Complete Conference Planning Checklist

het organiseren van een succesvolle conferentie heeft vele voordelen. Ze omvatten het helpen bij het bevorderen van uw organisatie en netwerken, in aanvulling op het uitbreiden van uw bereik door middel van marketing en industrie advocaten. Het beste van alles, u kunt inkomsten genereren!Uit recente statistieken blijkt dat 41 procent van de marketeers gelooft dat evenementen het meest effectieve marketingkanaal zijn in vergelijking met digitale reclame, e-mailmarketing en contentmarketing. Dit weerspiegelt een stijging van 32 procent sinds 2017, volgens Bizzabo.

er zijn verschillende factoren waarmee rekening moet worden gehouden bij het plannen van uw conferentie. De top twee factoren om mee te beginnen zijn de tijd van het jaar en de locatie. Bij het bepalen van de beste tijd van het jaar om uw conferentie te houden, denken over het hoogseizoen voor de bedrijven en professionele rollen van uw bezoekers. Je wilt wegblijven van hun drukke periodes, wanneer ze niet per se in staat zijn om uw evenement bij te wonen.

uit budgettair oogpunt moet u zich bewust zijn van het piekconferentieseizoen in de regio die u van plan bent uw conferentie te houden, zoals Januari-Maart, in resortbestemmingen. Ook, overwegen bestemmingen die misschien niet de eerste die te binnen schieten. Tweede en derde niveau steden kunnen bieden unieke aantrekkingskracht, evenals het leveren van grote tarieven voor degenen die meer budget bewust zijn.

u wilt de deelnemers een uitstekende conferentieervaring bieden, wat een uitdaging kan zijn. Het planningsproces heeft vele facetten. Het vereist een toegewijd team van mensen, met expertise in verschillende conferentieplanning gebieden, om de diverse set van activiteiten te behandelen. Deze activiteiten hebben betrekking op het gamma, van promotie en registratie tot vergaderplanning en agenda-planning.

het is noodzakelijk om een checklist voor de planning van conferenties te hebben, om alles in orde te houden. De checklist is een all-inclusive document met een lijst van taken die u en uw team moeten uitvoeren voor, tijdens en na een conferentie.

de checklist helpt ook om uw team op dezelfde pagina te houden, met belangrijke data en items die u niet wilt missen. Je moet de checklist wekelijks bijwerken, om het een levend document te houden en ervoor te zorgen dat je op de rails blijft.

er zijn verschillende manieren om een checklist voor de planning van conferenties te benaderen. Het kan worden opgesplitst door pre, onsite en post items, per categorie van activiteit, of kan in tijdlijn volgorde. Ongeacht het formaat moet het vervaldata bevatten en wie verantwoordelijk is voor elk regelitem.

hier is een voorbeeld van een checklist voor conferentieplanning, die de hoogtepunten bevat:

promoties

• Ontwikkel een event marketing plan
• Bepaal de merkstrategie van het event
• Strategize theme, gebaseerd op de doelstellingen van locatie en evenement
• start verkoopprogramma voor sponsors en leveranciers
• Creëer een speciale conferentiewebsite
• ontwikkel advertenties en schema
• ontwikkel social media posts, content en schema
• perscommuniqué ontwikkelen en andere public relations-activiteiten coördineren
• eblast-serieherinneringen en-schema ontwikkelen
• promotiebrochures verspreiden of flyers

Conference Venue

• Starten Request for Proposal (RFP) met de Convention en Visitors Bureau (CVB) op de gewenste locatie(s)
• Research conference center locatie-opties
• Gedrag site-inspectie
• Voltooien selectie, bevestig de details en het onderhandelen over het contract
• Starten RFP voor audio – /visuele-en Wi-Fi
• Vast schema voor de kamer blok rapporten van hotel
• Coördineren beveiliging
• Plan catering en banket evenement orders, met inbegrip van voedsel en drank

Off-Site & Destination Related Activities

• DMC-partner
• onderzoek off-site opties, om deelnemers aan conferenties
• off-site contracten
• off-site tellingen
• vervoer bevestigen
• ophaaltijden en locaties controleren

algemene Planning

• Evenementbudget ontwikkelen
• annuleringsverzekering en aansprakelijkheidsverzekering regelen
• muzieklicentie aanvragen
• personeelsreizen coördineren
• dagelijks een checklist voor actie-items maken en toewijzingen
• ontwikkeling van een interne “show flow” agenda
• huur een showcontractant; bepalen tentoonstellingsruimte van de lay-out
• Bepalen en af te ronden entertainment
• Bepalen en de aankoop van cadeaus
• het Ontwikkelen van programma boek
• Mobiele App uitvoering
• Review signage opties en bestellen
• Coördineren decoraties
• Coördineren van eventuele bijzondere behoeften
• het Ontwikkelen van een master slide deck, om sponsor dia ‘ s

Registreren

• Stel registratierechten
• Set-up van een registratie systeem en online registratie
• Coördineren badges
• Om lanyards, bepalen de uiteindelijke hoeveelheden
• klaar is met het Plein, om de betalingen te verwerken

Luidsprekers

• neem Contact op met Speakers Bureaus, om de bron van de keynote sprekers
• Identificeren de industrie onderwerpen en sprekers
• Voltooien onderwerpen en sprekers
• Ontwikkelen werkblad van luidsprekers met alle contact informatie
• Schema prep-gesprek met sprekers
• Verzamelen luidspreker presentaties
• Toevoegen luidsprekers aan op de web-site
• Coördineren VIP hotel reserveringen

Post Event Planning

• Update conferentie website na de event
• bedankbrieven sturen
• post-event surveys
• reageer op venue en CVB post-event surveys
• ontwikkel post-conference rapport van financiële informatie en resultaten

hoewel ik enkele van mijn beste tips voor conferentieplanning heb gedeeld, zoals u kunt zien aan deze uitgebreide checklist, raakt event planning veel gebieden en heeft vele lagen. Afhankelijk van tijd en middelen kan het zinvol zijn om samen te werken met een conferentieplanningspartner, die een eigen toegewijd team heeft en de expertise heeft om alle soorten evenementen af te handelen.

er zijn conferentieplanningsbedrijven die niet alleen gespecialiseerd zijn in evenementenbeheer, maar ook een volledig scala aan diensten kunnen aanbieden, waaronder marketing. Het hebben van één bedrijf om alle componenten te behandelen zal resulteren in een naadloze, plezierige en succesvolle conferentie.

heeft u hulp nodig bij het plannen van uw volgende conferentie? Neem vandaag nog contact met ons op om het gesprek op gang te brengen.