Hoe maak je een project roadmap: een toolkit voor succes

het communiceren van je projectdoel en strategie is niet altijd eenvoudig. Vaak willen belangrijke stakeholders en leidinggevenden zien hoe een project zich zal ontvouwen, maar hebben ze geen tijd om een al te gedetailleerd plan te doorlopen.

daarom is een project roadmap zo nuttig. Het biedt een beknopte manier om mijlpalen en doelstellingen van projecten in kaart te brengen, zodat besluitvormers weten welke resultaten ze kunnen verwachten en wanneer. Het is ook een manier om effectieve workstreams tot stand te brengen, waarmee u taken vanaf het begin kunt delegeren en beheren.

hier behandelen we de basisprincipes van het maken van een project roadmap, van het instellen van een realistische tijdlijn tot het opzetten van evenwichtige workstreams met definieerbare doelstellingen.

we hebben snelle links toegevoegd om u te helpen door de gids te navigeren en de informatie te vinden die u nodig hebt:

• Wat is een project roadmap?
• projectroadmaps en agile: Wat is de link?
• Hoe maak je een project roadmap: stap-voor-stap
• Stap 1: Definieer projectdoelen en-plannen
• Stap 2: Maak een realistische tijdlijn (voorbeeld inbegrepen)
• Stap 3: Beoordeel de waarde en risico ‘ s van elke projecttaak
• Stap 4: overweeg kosten en middelen
• Stap 5: delegeer effectief
• Stap 6: Stel haalbare mijlpalen
• Contingency and risk management
• Key takeaways

Wat is een projectroadmap?

een projectroadmap geeft een overzicht op hoog niveau van de doelstellingen, doelstellingen en resultaten van een project. Het wordt gepresenteerd als een tijdlijn, die laat zien wanneer en hoe belangrijke project mijlpalen zullen worden gehaald.

een routekaart voor een project moet eenvoudig en beknopt zijn. Vermijd het opnemen van te veel detail, als dit gaat in het hoofdproject plan. Uw roadmap moet een sturing geven op de tijdlijn van het project, waardoor het gemakkelijker wordt om de verwachtingen van belanghebbenden te beheren en de volgende stappen en mijlpalen aan het team te communiceren.

beschouw een projectroad als een in één oogopslag beschikbare hulpbron die het hoofdproject aanvult. Het geeft een strategisch overzicht van een project, zodat iedereen de status van het project kan beoordelen als het op weg is naar voltooiing.

hier bekijken we wat een project roadmap zou moeten bevatten:

• doelstellingen
• een tijdlijn met belangrijke mijlpalen
• Deliverables
• risico ‘ s
• onvoorziene gebeurtenissen

projectroadmaps en agile: Wat is het verband?

Agile Projectmanagement is de norm aan het worden in procesgedreven disciplines, aangezien bedrijven proberen om van starre manieren van werken af te stappen ten gunste van korte ontwikkelingscycli die gericht zijn op continue verbetering en optimalisatie. Maar hoe passen projectroadmaps in deze nieuwe managementpraktijk? En zijn ze nog steeds van waarde?

het agile projectmanagementmodel steunt op een grote mate van samenwerking tussen individuele belanghebbenden en teams, die allemaal samenkomen om het project te realiseren. Vanwege de veelzijdige aard van deze werkdynamiek is het essentieel dat iedereen de status van het project eenvoudig kan volgen en beoordelen-en dat is waar een project roadmap van pas komt.

een project roadmap vormt een perfecte aanvulling op agile management. Licht op detail maar beknopt en beheersbaar, roadmaps maken agile project management eenvoudig, met teams die een duidelijk beeld van de doelstellingen van het project zonder vast te zitten in kleine details – dat is de sleutel tot het bereiken van een agile management strategie.

How to make a project roadmap: step-by-step

een effectief Project roadmap moet projectdoelstellingen en activiteiten op hoog niveau in één oogopslag communiceren. Zo maak je een project roadmap die je strategie duidelijk schetst.

Stap 1: definieer projectdoelen en-plannen

een goede projectroadmap communiceert doelstellingen en plannen bondig, met gedetailleerde informatie op hoog niveau zonder te vertrouwen op excessieve planningsnota ‘ s en-instructies. Uw kaart moet de doelstellingen van het project eenvoudig in kaart brengen, met de nadruk op wat stakeholders kunnen verwachten en hoe uw team dit zal bereiken.

begin met het maken van een lijst met deliverables. Dit is een vooraf gedefinieerd overzicht van wat er zal worden bereikt, waaruit de waarde en haalbaarheid van het project voor senior executives. Niet bieden riemen van detail hier; gewoon uw verwachtingen te vermelden voordat u de doelen aan te vullen met een werkbare Project tijdlijn.

Stap 2: Maak een realistische tijdlijn (voorbeeld inbegrepen)

een tijdlijn is het belangrijkste onderdeel van een projectroadmap. Dit beschrijft niet alleen de duur van het project, maar hoe het zal evolueren, wanneer mijlpalen zullen worden gehaald, en hoe individuele workstreams zullen samenkomen om doelstellingen te bereiken die aansluiten bij uw project timings.

begin met het bepalen van de noodzakelijke werkstromen en middelen die nodig zijn om de doelstellingen te verwezenlijken, aangezien deze de lengte van het project bepalen en wanneer belangrijke mijlpalen moeten worden vastgesteld. De tijdlijn moet de tijd identificeren die nodig is om uw doelstellingen te voltooien en tegen welke kosten. Hoe ver je in de toekomst kijkt bij het communiceren van deze tijden en kosten is aan jou, en zal afhangen van de omvang van het project en het niveau van het werk dat betrokken is.

hieronder hebben we een voorbeeld van een project roadmap samengesteld, zodat u een duidelijk idee kunt krijgen van hoe uw tijdlijn eruit zou moeten zien.

Stap 3: Beoordeel de waarde en risico ‘ s van elke projecttaak

sommige taken dragen meer gewicht en verantwoordelijkheid dan andere, dus je moet ervoor zorgen dat deze worden gedelegeerd aan de juiste mensen. Beoordeel elke taak op basis van hoe cruciaal het is voor het succes van het project en wijs dienovereenkomstig toe aan het juiste teamlid of de juiste afdeling.

Stap 4: overweeg kosten en middelen

elke werkstroom moet zorgvuldig worden beoordeeld om de kosten en middelen te peilen die nodig zijn. Belanghebbenden zullen willen zien hoeveel tijd, geld en middelen worden geïnvesteerd in specifieke taken, dus neem deze informatie op in de workstream.

Stap 5: Delegeren effectief

zodra u een idee hebt van kosten en middelen, kunt u beginnen met het delegeren van projectactiviteiten aan individuele afdelingen en teamleden. Delegeren vereist een zorgvuldige balans tussen kosten en haalbaarheid; het heeft weinig zin om een persoon als kostenbesparende maatregel hoofdeigendom van een werkstroom te geven als er twijfels zijn over de vraag of ze hun doel kunnen bereiken. Wees realistisch en overweeg de levensvatbaarheid van het project op lange termijn in plaats van de kostenbesparingen op korte termijn.

Tip-een project roadmap is een oplossing in één oogopslag, dus denk niet dat u elk detail moet vermelden van hoe de doelstellingen zullen worden bereikt. Workstreams zijn een manier om de eigendom van projecttaken op hoog niveau te communiceren, maar het zou niet nodig moeten zijn om meer in detail te gaan dan dit.

de activiteit van individuele teamleden kan een groot deel uitmaken van een bredere workstream, dus het is niet nodig om dit op de routekaart op te nemen. Dit houdt de zaken flexibeler, zodat u de verantwoordelijkheid kunt verschuiven en een rampenplan kunt opstellen zonder elke verandering naar belanghebbenden te rechtvaardigen.

Stap 6: Stel haalbare mijlpalen

individuele workstreams moeten helpen om de ontwikkeling van een project onder de aandacht te brengen, en mijlpalen zijn een eenvoudige manier om stapsgewijze vooruitgang te communiceren met belanghebbenden. Bij het opzetten van workstreams, mijlpalen maken het gemakkelijk om te zien hoe individuele activiteit zal helpen bij het bereiken van doelstellingen en doelstellingen, ervoor te zorgen dat elk facet van het project vordert zoals voorspeld in uw roadmap.

Contingency and risk management

naarmate u de tijdlijn opbouwt en gedefinieerde workstreams begint toe te voegen, moet u gebieden met een hoog risico overwegen en noodmaatregelen implementeren die het project terug naar succes zullen leiden als er iets misgaat.

Risicobeheer is van cruciaal belang voor het in kaart brengen van projecten en de belangrijkste belanghebbenden zullen graag zien dat rekening wordt gehouden met alle eventualiteiten. Specifieke risicovolle activiteiten met een passend label, zoals “beperkte middelen”, “potentieel voor externe vertragingen” of “financiële problemen”, op te merken, zodat belanghebbenden van meet af aan op de hoogte zijn van risicogebieden. Dit beheert niet alleen verwachtingen, maar kan u helpen problemen op te lossen; bijvoorbeeld als u aanvullende financiering of middelen goedkeurt om de vlotte voltooiing van individuele workstreams en projectdoelen te ondersteunen.

als aanvulling op uw project roadmap, Maak een nooddocument waarin wordt beschreven welke actie zal worden ondernomen als een van de werkstromen hun doel niet bereikt. Hierin moet een “plan B” voor de uitvoering van het project worden geschetst, rekening houdend met risicobeheeranalyses en noodmaatregelen.

Key afhaalmaaltijden

hier zijn enkele belangrijke afhaalmaaltijden en dingen om te onthouden bij het maken van uw eigen project roadmap:

• een project roadmap moet zinvol zijn voor iedereen die het leest, het geven van een beknopte uitsplitsing van uw doelen, strategie en activiteit in een oogopslag. Probeer niet te veel details op te nemen; dit kan worden opgenomen in een langere strategie of planning document.
• een projectroadmap moet twee belangrijke delen bevatten: een duidelijke lijst van gedefinieerde doelen en deliverables en een bijbehorende tijdlijn met details van de workstreams die u zullen helpen uw doelstellingen te bereiken.
• wees realistisch bij het opstellen van een projecttijdlijn en denk goed na aan wie specifieke taken moeten worden gedelegeerd.
• overbelast workstreams niet met korrelige activiteit en processen; neem alleen informatie op hoog niveau op om de workstreams van het project flexibel te houden.
• vraag een collega om uw roadmap te controleren voordat u deze aan de stakeholders verspreidt. Als ze iets niet kunnen begrijpen of onzekerheden hebben over de haalbaarheid ervan, moet u mogelijk enkele wijzigingen aanbrengen.

Klik hier voor het laatste nieuws en features van Gazprom Marketing & Trading of bezoek onze homepage om meer te weten te komen over onze nieuwste carrièremogelijkheden.

de standpunten, meningen en standpunten in dit artikel zijn die van onze externe contentproviders alleen en vertegenwoordigen niet die van Gazprom Marketing & Trading. De juistheid, volledigheid en geldigheid van de verklaringen in dit artikel zijn niet gegarandeerd. Gazprom Marketing & Trading aanvaardt geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten, omissies of verklaringen.