Lease Tracking Software voor huurders en huurders

voor huurders en huurders is het volgen van uw leases zeker mogelijk met een Excel spreadsheet of Google Sheets. Maar hoe meer huurovereenkomsten je hebt, hoe moeilijker het is om belangrijke huurovereenkomsten, documenten en gegevens bij te houden. Dit geldt vooral als het aantal huurovereenkomsten die u hebt in de dubbele of drie cijfers. Het implementeren van lease management software stroomlijnt uw lease administratie processen en verbetert uw rapportage, onderhandelen, en forecasting mogelijkheden.

Lease management, ook wel lease tracking of lease administratie genoemd, is noodzakelijk omdat elk contract zijn eigen nuances en complexiteit heeft. Het beheren van huurovereenkomsten omvat het routeren van een contract naar relevante afdelingen, het creëren van een lease abstract, het voorbereiden van de activa voor gebruik, en, ten slotte, het verwerven van het. Iemand moet verantwoordelijk zijn voor de uitvoering op de voorwaarden van de huurovereenkomst en dienen als point person voor interne stakeholders. Lease management software automatiseert veel van deze taken en maakt de informatie die u het meest nodig hebt toegankelijker.

hoe weet je of je software nodig hebt voor lease tracking

als je meer dan tien leases hebt, dan heb je waarschijnlijk lease management software nodig. Dag-tot-dag lease administratie taken kunnen een groot deel van de handmatige inspanning te betrekken als je geen software te gebruiken.

op de dag van het leven van een leasemanager kunnen al deze scenario ‘ s zich voordoen: de juridische afdeling vraagt om kopieën van contracten; veldmanagers vragen om details over de data van bezit en contactpunten; en de financiële afdeling heeft rapporten nodig om de begroting voor volgend jaar te kunnen voorspellen. Als u uw documenten in bestanden op een lokale server bewaart, kan het reageren op deze verzoeken gemakkelijk een aanzienlijk deel van uw tijd in beslag nemen. Het voltooien van deze taken voor slechts één lease kan tijdrovend genoeg zijn. Dat is de reden waarom bedrijven met meer dan tien huurovereenkomsten een software moeten overwegen om tijd te besparen en fouten te verminderen.

veel leasemanagers gebruiken Excel om de belangrijkste gegevens met betrekking tot hun huurovereenkomsten bij te houden. Excel kan tijd besparen, maar slechts zoveel. Plus, het is foutgevoelig. U moet de spreadsheet maken en bepalen welke gegevens u wilt vastleggen. Als je dat eenmaal hebt, heb je nog steeds een apart proces nodig voor het opslaan van lease-documenten. Wanneer u rapporten over huurovereenkomsten moet maken, moet u de juiste informatie uit Excel halen. En je moet hopen dat niemand foutieve gegevens in uw spreadsheet heeft ingevoerd en uw formules nauwkeurig zijn. Organisaties die leasemanagementsoftware implementeren, kunnen deze functies in één systeem consolideren en de menselijke fouten die bij Excel horen elimineren.

welke industrieën hebben doorgaans leasesoftware nodig?

Leasing is een gangbare praktijk in alle sectoren, maar er zijn bepaalde sectoren die dit vaker doen dan andere. Retail, olie en gas, gezondheidszorg, productie, en logistiek en transport bedrijven leasen meestal een groot volume aan activa. De Voorwaarden en de dagelijkse vereisten van het beheer van huurovereenkomsten voor vliegtuigen, land, medische apparatuur, gebouwen of een wagenpark kunnen complex zijn. En bedrijven die gespecialiseerde apparatuur leasen of activa die geografisch zijn verspreid, hebben vooral behoefte aan systemen die leasetracking stroomlijnen.

Bekijk hier onze transitiehandleidingen voor leaseadministratie.

kiezen voor de beste lease management software

er is geen tekort aan lease management systemen op de markt. Sommige zijn specifiek op maat gemaakt voor onroerend goed, apparatuur, of voertuig leases. U vindt er zelfs gratis en open source lease management software. Zoek naar de volgende functies om ervoor te zorgen dat u een systeem kiest dat u echt tijd bespaart en de veiligheid van uw leasegegevens beschermt.

fouten voorkomen met kritieke datumwaarschuwingen

een van de meest uitdagende aspecten van leasebeheer is het bijhouden van belangrijke datums: bezit, aanvang, beëindiging, vernieuwing, enz. Het missen van een belangrijke datum kan leiden tot onderbrekingen in het bedrijfsleven en leiden tot overbetalingen. Zonder waarschuwingen voor belangrijke data, is het mogelijk om te vergeten dat een lease bevat huurvermindering, niet voor te bereiden op de onderhandelingen voor de verlenging, of missen op leasebepalingen die u geld kunnen besparen. En in het geval dat een van deze scenario ‘ s gebeurt, is het onwaarschijnlijk dat de Verhuurder zal u waarschuwen voor uw fout. Een lease management systeem vangt belangrijke data en biedt u geautomatiseerde waarschuwingen voordat die data aankomen om tijd, geld en stress te besparen.

Volg elk actief

zelfs als uw bedrijf gewoonlijk één type actief least, is het een goed idee om een actief-agnostisch systeem te krijgen dat met u kan groeien naarmate uw behoeften veranderen. Investeren in equipment lease management software lijkt misschien een goed idee als je bijvoorbeeld alleen zware machines least. Maar wat gebeurt er als u besluit om uw businessmodel te veranderen en veldkantoren te leasen om uw producten te verkopen? Koopt u een property lease management software en volgt u uw huurovereenkomsten afzonderlijk? Of schakelt u over naar een systeem dat beide kan beheren? Te beginnen met een asset-agnostisch systeem voorkomt dat je die beslissing onder ogen moet zien.

centraliseer lease-documenten

hoe meer leases u hebt, hoe moeilijker het is om alle contracten, addendums, rapporten en memo ‘ s voor elk ervan bij te houden. Dat is de reden waarom het hebben van een lease-software die u in staat stelt om uw lease-informatie te uploaden en op te slaan, evenals het uitvoeren van een snelle zoekopdracht om de informatie die u nodig hebt over een bepaalde lease, is de sleutel. Met de ideale software kunt u ook controles instellen over de toegang tot lease-documenten. Als u collega ‘ s hebt die documenten moeten bekijken, maar u wilt niet dat ze wijzigingen kunnen aanbrengen, kunt u ze alleen-lezen toegang geven. Uw lease management software moet een enkele bron van waarheid voor alle documenten, en deze functionaliteit helpt fouten te voorkomen.

Verbeter uw rapportage

door gebruik te maken van software die speciaal is ontwikkeld voor leaseovereenkomsten, krijgt u toegang tot rapportagefuncties die het gemakkelijk maken om leasegegevens op te halen. De beste lease management software zal u toelaten om rapporten te genereren op basis van vierkante meters, geografie, type van de lease, of een attribuut dat u kiest. Dus als het financiële team om gegevens vraagt om het budget voor volgend jaar te plannen, of als de vice president of operations een idee wil krijgen van hoeveel activa u least in een bepaalde staat, kunt u snel reageren en vertrouwen hebben in de nauwkeurigheid van uw rapportage.

waarom het volgen van leasecontracten belangrijker is dan ooit

de afgelopen jaren zijn de boekhoudkundige afdelingen druk bezig geweest met het aannemen van nieuwe standaarden voor de manier waarop zij over leasecontracten rapporteren. Door deze nieuwe begeleiding onderzoeken bedrijven en investeerders leaseovereenkomsten zorgvuldiger dan voorheen. Zelfs als ze geen deel uitmaken van de boekhoudafdeling, kunnen leasemanagers betrokken raken bij verzoeken om documenten en gegevens over huurovereenkomsten.

vóór de nieuwe lease accounting guidance hadden veel bedrijven gefragmenteerde lease-gegevens, waarbij verschillende stakeholders elk hun eigen stukje van de puzzel hadden. Nu, het is noodzakelijk voor bedrijven om alle financiële informatie in verband met hun huurovereenkomsten te volgen voor rapportage-en auditdoeleinden. Hoewel dat proces tijdrovend kan zijn, heeft het zijn voordelen.

met een volledige inventaris van uw lease-overeenkomsten vastgelegd in één software, kan iedereen in de organisatie een vollediger beeld krijgen van uw lease-verplichtingen. En voor bedrijven die de nieuwe normen nog niet hebben overgenomen, bespaart het vinden van een leasemanagementsoftware die gemakkelijk wordt ingevoerd in een leaseboekhoudsysteem u kostbare tijd. Je hoeft je huurovereenkomsten maar één keer te inventariseren en je hebt maar één systeem om te implementeren.

stroomlijn de communicatie tussen afdelingen

door de snelle (en mogelijk langdurige) verschuiving naar werk op afstand, is het voltooien van samenwerkingstaken ingewikkeld geworden. Het hebben van een cloud-based systeem voor toegang tot lease-gegevens is niet alleen een gemak; het is een noodzaak. Middelen zijn ook beperkt, en lease manager rollen kunnen zijn gesneden of gecombineerd met andere functies. Lease management software stelt stakeholders in de hele organisatie in staat om zelf te bedienen wanneer ze documenten en rapporten nodig hebben.

het afronden van het

tussen de nieuwe boekhoudregels en de toename van het werk op afstand, is nu een goed moment om te investeren in leasemanagementsoftware. Het hebben van de mogelijkheid om toegang te krijgen tot alle documentatie op één plaats, samen met het ontvangen van regelmatige waarschuwingen over belangrijke data, en eenvoudige rapportage zijn slechts enkele van de bijproducten van een uitgebreide oplossing. Zorg ervoor dat u deze voordelen in gedachten te houden als je gaat over het lezen van beoordelingen en op zoek naar de beste lease management software-oplossing voor uw bedrijf.