Menu

als u net bent gekozen in de Raad van bestuur van uw HOA, kan het een spannende en overweldigende ervaring zijn. Je bent misschien een beetje bekend met wat er gebeurt, maar je maakt je nog steeds zorgen over het uitvoeren van al je HOA rollen en verantwoordelijkheden. De weg naar succes begint echter met een uitgebreid begrip van uw HOA officers functieomschrijvingen.

het afbreken van functiebeschrijvingen van HOA Officers

wanneer u een van de bestuursfuncties van HOA aanvaardt, moet u weten dat u veel verantwoordelijkheden op zich neemt. Maar laat dat je niet bang maken. Je rol als bestuurslid kan ook zeer bevredigend zijn. Echter, om uw taken succesvol uit te voeren, moet u eerst weten wat ze zijn.

het bestuur is verantwoordelijk voor het beheer van de hele vereniging. Soms, HOAs zal zich tot een Hoa management bedrijf om bepaalde verplichtingen te voldoen. Dat betekent niet dat het bestuur gewoon werkeloos kan toekijken. Als uw vereniging werkt met een Hoa management bedrijf, uw taak als een bestuurslid is om taken te overzien.

de specifieke taken van de bestuursleden van de HOA hangen echter af van de titel van de functionaris. Hier zijn de functieomschrijvingen van de HOA-functionarissen:

voorzitter van de Raad van bestuur

in alle opzichten dient de voorzitter van de vereniging als het gezicht van de operatie. Het is vergelijkbaar met de CEO van een bedrijf. Hoewel elke vereniging anders is, blijven de taken en verantwoordelijkheden van de voorzitter van de HOA grotendeels hetzelfde.

ten eerste leidt de president alle vergaderingen van de Raad van bestuur. Zij voeren ook contracten, bestellingen en documenten uit namens de vereniging. De voorzitter verzorgt ook de dagelijkse administratie van de vereniging. Bovendien zorgen zij ervoor dat alle taken van het HOA-bestuur worden vervuld met het oog op het belang van de gemeenschap.

leren hoe je een goede HOA president moet zijn, vergt inspanning. Op basis van de functieomschrijving van de president moet iedereen die deze rol op zich neemt, uitstekende leiderschaps -, management-en communicatievaardigheden hebben. Ze moeten weten hoe ze moeten delegeren en een teamspeler zijn. Een president is geen dictator. Integendeel, een president zorgt ervoor dat de hele raad werkt als een goed geoliede machine met de belangen van de Gemeenschap in het achterhoofd.

Vice-President van de Raad van bestuur van de HOA

de vice-president van de Hoa neemt eenvoudig de rol van president op zich wanneer deze om welke reden dan ook niet in staat is. In dat geval vervult de VP de verantwoordelijkheden van de president. De vice-president kan deze bevoegdheden alleen uitoefenen als de president er niet is.

andere functies van de HOA vice president kunnen variëren afhankelijk van de vereniging. De meeste HOAs, hoewel, toewijzen de VP met verantwoordelijkheden zoals het beheer van gronden en gebouwen, alsmede recreatieve eigenschappen. De vice-voorzitter kan ook andere activiteiten van de HOA en de leidende commissies overnemen. Als uw HOA werknemers in dienst heeft, kan de vicepresident dienen als uitvoerend directeur van de employee manager.

secretaris van de Raad van bestuur

enkele van de verantwoordelijkheden van de secretaris van de Raad van bestuur omvatten het bijhouden en bijhouden van een meerderheid van de administratie van de vereniging. Dit verwijst naar lidmaatschap records, bestuursvergadering records, en andere officiële Hoa records.

de secretaris neemt ook notulen van de vergadering op en stuurt berichten van de vergadering. Anders dan dat, Hoa secretaris taken omvatten het indienen van corporate jaarverslagen en verklaringen van juridische documenten ondertekend door de president namens de HOA.

het uitvoeren van taken als HOA-secretaris brengt vaak uitdagingen met zich mee. Dus, het vereist een persoon met grote organisatorische vaardigheden en een oog voor detail.

HOA Board Treasurer

de treasurer beheert de financiën van de vereniging. Als onderdeel van de HOA treasurer taken, ze houden alle financiële administratie en dienen als de bewaarder van effecten en fondsen. De treasurer is ook verantwoordelijk voor het opstellen — of, als u uitbesteedt aan een CPA, het toezicht op de voorbereiding van — alle financiële overzichten en rapporten. Daarnaast werkt de treasurer nauw samen met andere leiders om het jaarlijkse budget te plannen.

Overige verantwoordelijkheden van de Raad van bestuur van de HOA

er zijn ook enkele collectieve verantwoordelijkheden die een Raad van bestuur van de Vereniging van huiseigenaren moet vervullen. Naast de specifieke taken die met hun functie worden verbonden, moet de Raad van bestuur van de HOA als geheel de volgende taken van de Raad van bestuur van de HOA vervullen:

1. Volg bestuursdocumenten

elke vereniging van huiseigenaren, ongeacht in welke staat ze zich bevinden, heeft een reeks bestuursdocumenten. Deze omvatten de statuten van de vereniging, statuten en CC&Rs. Dergelijke documenten bevatten richtsnoeren over hoe de Raad van bestuur de Gemeenschap moet leiden. Ze bestaan ook meestal uit bepalingen over wat het bestuur wel en niet kan doen.

deze bestuursdocumenten, na de wetten van het land, hebben de hoogste autoriteit in een HOA. Zij dicteren de regels en voorschriften binnen een vereniging, die zowel het bestuur als de leden van de Gemeenschap moeten volgen.

als leiders van de Gemeenschap moet de Raad van bestuur van de HOA erop toezien dat de bepalingen in de bestuursdocumenten worden nageleefd. Zij moeten de in deze documenten vermelde processen en procedures volgen. Het niet doen van dit kan worden beschouwd als een schending van de fiduciaire verantwoordelijkheid van de leden van de Raad van bestuur van de HOA.

natuurlijk spreekt het vanzelf dat de HOA-raad ook federale, staats-en lokale wetten moet volgen. Niet alle staten hebben dezelfde wetten als het gaat om huiseigenaren verenigingen. Daarom is het het beste om uw staatswetten te herzien voordat u verder gaat met acties of beslissingen. Bij twijfel, is het altijd een goed idee om te overleggen met uw HOA advocaat. Zo voorkomt u het risico van aansprakelijkheid.

2. Regels afdwingen

de CC&Rs van een vereniging en operationele regels bepalen wat huiseigenaren wel en niet kunnen doen in de gemeenschap. De CC&Rs geven ook aan hoe beoordelingen moeten worden berekend en verzameld.

bestuursleden hebben de plicht om deze convenanten en regels te handhaven om een vlotte werking mogelijk te maken. Bijvoorbeeld, als een huiseigenaar zijn contributie niet betaalt, kan de HOA board boetes opleggen of een pandrecht op zijn eigendom plaatsen om betaling aan te moedigen. Natuurlijk, zorg ervoor dat u zich nog steeds houden aan uw bestuursdocumenten bij het handhaven van dergelijke regels.

een probleem voor veel verenigingen is selectieve handhaving. Dit betekent dat het Hoa-bestuur de regels niet consequent toepast onder alle huiseigenaren, misschien vanwege voortrekkerij of persoonlijke vooringenomenheid. Selectieve handhaving kan het bestuur in ernstige problemen brengen, zoals juridische stappen. Als zodanig moet het bestuur altijd een uniforme handhaving van regels en convenanten toepassen. Volg voorrang en blijf uit de buurt van belangenconflicten.

3. Behoud van gemeenschappelijke ruimten

een van de primaire taken van het HOA-bestuur is het behoud van de gemeenschap. Dit betekent het inhuren van Leveranciers om gemeenschappelijke ruimtes in tiptop vorm te houden. De meeste verenigingen worden echter geconfronteerd met de moeilijkheid van het hebben van te veel reparaties of onderhoud verzoeken. In dergelijke gevallen moet het bestuur leren prioriteiten te stellen. Welke verzoeken zijn het zwaarst en vragen de meeste aandacht? Een plan ontwikkelen om deze verzoeken in volgorde van prioriteit aan te pakken.

bovendien moet de Raad regelmatig inspecties uitvoeren van alle gemeenschappelijke ruimtes en de buitenkant van het gebouw. Het bestuur hoeft de inspectie niet per se zelf uit te voeren. In feite is het oneindig veel beter om de baan uit te besteden aan een professional die zelfs de kleinste kwetsbaarheden kan herkennen. Door regelmatige inspecties in te plannen, kunt u ervoor zorgen dat alle gebieden veilig en in goede staat blijven.

4. Het beheer van de financiën van de vereniging valt ook onder de lijst van taken van de Raad van bestuur van de HOA. Bestuursleden werken samen om de jaarlijkse begroting voor het komende jaar op te stellen. Om dit te doen, het bestuur anticipeert op aankomende kosten, het nemen van dingen zoals diensten en verzekeringen. Het bestuur moet ook kijken naar de werkelijke uitgaven van het voorgaande jaar en het verkrijgen van voorstellen van verkopers.

vergeet niet ook rekening te houden met het reservefonds. De reserves van een vereniging zijn er om toekomstige grootschalige vervangingen of reparaties te dekken. Een deel van de verzamelde beoordelingen gaat naar het reservefonds om een gezond niveau te handhaven. Om het optimale niveau voor uw reserves te bepalen, moet u regelmatig een reservestudie uitvoeren. Sommige staten eisen dat om de paar jaar een reservestudie wordt uitgevoerd.

vanaf daar moet het bestuur dan berekenen hoeveel huiseigenaren in contributies moeten rekenen. Zodra u een nummer in gedachten hebt, moet u alle huiseigenaren op de hoogte van het bedrag. De Raad van bestuur neemt ook de verantwoordelijkheid voor het verzamelen van deze beoordelingen, met inbegrip van eventuele late vergoedingen bewoners kunnen oplopen. Voor delinquente huiseigenaren kan de Raad van bestuur samenwerken met een Hoa collections agency, een beheermaatschappij, of het probleem zelf afhandelen.

kennis leidt tot succes

individuele leden van de Raad hebben hun eigen leidinggevende functies en taken. Echter, als geheel, uw HOA board moet samenwerken om uw doelstellingen te bereiken. Het begrijpen van uw HOA officers functieomschrijvingen is essentieel voor succes. Als je eenmaal weet wat je moet doen, kun je de juiste stappen nemen om je doelen te bereiken. Sommigen vinden het misschien lastig om bestuurslid te worden, maar het werk loont en de rol kan uiteindelijk vervullen.