RFP-proces en stappen: de ultieme gids om uw proces te stroomlijnen

6 essentiële RFP-processtappen

per definitie bieden RFP ‘ s veel cruciale informatie om een bedrijf in staat te stellen een geïnformeerde en strategische beslissing te nemen. Om dat doel te bereiken vereist een aanzienlijke hoeveelheid voorbereiding, onderzoek en bekwame uitvoering.

hoewel het ingewikkeld lijkt, is het RFP-proces vrij eenvoudig wanneer het wordt opgesplitst in de essentiële zes stappen.

1. verzamelen van RFP-vereisten
2. opstellen van uw RFP
3. uitvoeren van de initiële evaluatie
4. opvolgen met verkopers op de shortlist
5. uw definitieve selectie maken
6. opzetten en voltooien van het contract

verzamelen van zakelijke vereisten

een succesvolle RFP leidt tot een partnerschap. Met het doel om de beste partner in gedachten te vinden, is het belangrijk om leveranciers de achtergrond en context te bieden om de behoeften van het bedrijf te begrijpen. Dit zorgt ervoor dat leveranciers een begrip te ontwikkelen en zijn bevoegd om adequaat te reageren.

de RFP moet verkopers informeren over de problemen die de uitgevende instelling hoopt aan te pakken. Zeker, het is in het belang van de uitgever om dit document zo duidelijk mogelijk te maken. Hoe meer informatie Er wordt verstrekt, hoe nauwkeuriger en nuttiger de voorstellen zullen zijn.

bij het verzamelen van informatie en oplossingsvereisten van belangrijke belanghebbenden, zijn er vier belangrijke aandachtsgebieden. De RFP moet elk van deze elementen gedetailleerd zodat leveranciers effectieve reacties kunnen leveren.

stakeholder discovery considerations

Purpose

vraag stakeholders eerst om informatie over de noodzaak. Wat zoek je? Bent u geïnteresseerd in een langdurige partner of een oplossing voor een eenmalig project? Welke uitdaging ben je aan het oplossen? Gebruik die informatie om het doel van de RFP in detail te beschrijven. Dit stelt verwachtingen vroeg en zorgt ervoor dat u alleen voorstellen van gekwalificeerde leveranciers ontvangt.

doelen

leg vervolgens precies uit wat het bedrijf wil bereiken. Vraag stakeholders hoe ze verwachten dat de leverancier de uitdaging oplost. Daarnaast, vraag welke rol zal de leverancier spelen in het helpen u succesvol te zijn? Hoe zou een succesvol resultaat eruit zien?

evaluatiecriteria

bespreek met belanghebbenden wat de belangrijkste factoren van de oplossing zijn. Wanneer u de voorstellen ontvangt, hoe gaat u ze scoren? Wat zal de belangrijkste informatie zijn om u te helpen een beslissing te nemen? Dit zal in bijna elke RFP anders zijn. Bijvoorbeeld, de belangrijkste factor kan zijn prijs, beschikbaarheid, snelheid van de oplossing, klantervaring of een ander aantal technische of immateriële overwegingen.

aanvullende verzoeken

Verzamel eventuele aanvullende opmerkingen over wat leuk zou kunnen zijn om in een oplossing te hebben. Deze moeten niet noodzakelijkerwijs eisen, maar in plaats daarvan een verlanglijst van dingen die uw uitzicht op het aanbod van een leverancier zou kunnen verbeteren. Dit stelt leveranciers in staat om deze items te markeren als ze ze aanbieden, zonder reacties te ontmoedigen van degenen die dat niet doen.

2. Het opstellen van het RFP-document

elke RFP heeft vragen. Terwijl sommigen een dozijn vragen hebben, kunnen anderen er honderden hebben. Om de evaluatie te vereenvoudigen, is het nuttig om het aantal RFP-vragen zo laag mogelijk te houden. Niet alleen maken kortere RFP ‘ s het selecteren van de juiste leverancier veel eenvoudiger, het verhoogt ook de tijdige voltooiing en voorkomt dat nuttige leveranciers weigeren te reageren.

met behulp van de informatie die u van belanghebbenden hebt verzameld, kunt u beginnen met het opstellen van vragen. Voor essentiële vereisten kan het formuleren van vragen in een ja of nee-formaat helpen om ongekwalificeerde of onderkwalificeerde leveranciers snel te elimineren. Aan de andere kant, als u op zoek bent naar een partner met een diep begrip van uw Industrie en behoeften, open tekst antwoorden kunnen leveranciers aanmoedigen om hun creativiteit en visie te delen.

belangrijke vragen in een RFP zijn:

biedt u een proef aan?Gratis proeven kunnen uitgevende instellingen een duidelijk beeld geven van wat de verkoper te bieden heeft zonder risico voor hun organisatie.

wie zijn uw concurrenten?
het stellen van deze vraag kan uitgevende instellingen helpen de integriteit van een verkoper te bepalen. Het laat uitgevende instellingen weten of de verkopers eerlijk zijn over wie hun concurrenten zijn en waarom ze aan hen verliezen. Het kan uitgevende instellingen ook helpen te bepalen of er andere opties zijn die zij moeten onderzoeken.

hoe ziet uw implementatieproces eruit?
bij de aankoop van software is het correct instellen van de software cruciaal om de effectiviteit ervan te maximaliseren. RFP-emittenten moeten bepalen hoe lang het implementatieproces zal duren en hoe betrokken de verkoper zal zijn.

wat voor soort opleiding biedt u aan?
hoe complexer de oplossing, des te belangrijker is deze vraag. Zeker, als je niet begrijpt hoe u alle functies en functionaliteit van de oplossing te gebruiken, kunt u missen op de belangrijkste voordelen. Emittenten moeten informeren naar het klantensucces team van de leverancier, de omvang van de opleiding die verkopers bieden, evenals de beschikbare formaten. Wordt support bijvoorbeeld alleen telefonisch aangeboden of is er ook online selfservice en e-mail?

hoe gaat u om met klantenondersteuning?
bijna alle softwaregebruikers ondervinden op enig moment een probleem. Uitgevende instellingen moeten bepalen hoe lang het duurt voordat verkopers reageren op verzoeken om klantenondersteuning en hoe zij die verzoeken kunnen indienen.

kunt u referenties, reviews en casestudy ‘ s verstrekken?
bij afwezigheid van een proef is er geen betere manier om de effectiviteit van een oplossing te bepalen dan door te leren over de ervaringen van degenen die het al gebruiken. Vraag om rechtstreeks met een huidige klant te praten. Indien mogelijk, verzoek om te spreken met een die een soortgelijk bedrijf of use case heeft.

Aanvullende overwegingen bij het schrijven van een RFP

ten slotte dienen RFP-uitgevende instellingen vragen te stellen met betrekking tot hun sector. Het is belangrijk om te bepalen of een leverancier de uitdagingen van het bedrijf begrijpt en hun ervaring kan gebruiken om succesvol te zijn.

Als u RFP ‘ s bouwt, kunt u het nuttig vinden om ze op te slaan als sjablonen. Vergeet niet, controleer altijd uw sjablonen en verwijder alle onnodige of irrelevante vragen. RFP-software maakt dit eenvoudig met dynamische sjablonen opgesplitst in secties.

initiële evaluatie om verkopers op de shortlist te selecteren

nadat verkopers hun voorstellen hebben ingediend, kan de RFP-uitgever beginnen met een voorlopige evaluatie. Tijdens deze fase zal de uitgevende instelling een subset van verkopers identificeren die het meest gekwalificeerd zijn om in hun behoeften te voorzien. Deze subset staat bekend als een shortlist.

3 stappen om uw shortlist te selecteren:

• kritische factoren vergelijken met sterktes van Leveranciers
• Elimineer verkopers die niet gekwalificeerd zijn of niet kunnen concurreren
• Identificeer differentiatiefactoren voor een diepgaande vergelijking

vragen voor het evalueren van leveranciersvoorstellen

• hebben zij een tijdig en nauwkeurig voorstel opgeleverd?
• Hoe lang is de leverancier al actief?
• kan de leverancier opschalen naarmate uw bedrijf groeit? Zullen zij in de toekomst aan uw behoeften kunnen voldoen?
• is de leverancier u aanbevolen door een peer-of netwerkverbinding?
• is de verkoper lid van een vertrouwde organisatie, handelsorganisatie of gecertificeerd door een overheidsinstantie?
• hebben zij ervaring met uw concurrenten of andere bedrijven in een soortgelijke sector?

Follow-up met verkopers op de shortlist

zodra de RFP-uitgevende instelling heeft bepaald welke verkopers op de shortlist hebben gestaan, kunnen zij beginnen met een meer diepgaande evaluatie. Dit proces moet bepalen welke verkoper uiteindelijk het bod zal winnen.

• Betrek de op de shortlist geplaatste verkopers
• stel vervolgvragen die zich richten op kritische factoren
• stel gewogen scoringscriteria
• vraag een RFP-presentatie of demo aan bij finalisten

in dit stadium is het belangrijk dat uitgevende instellingen onderscheid maken tussen het aanbod van de overige verkopers, met behoud van de hefboomwerking. Volgens Computerworld:

“verkopers nog steeds in overweging kan worden geprezen voor hun inspanningen tot nu toe, als een gebaar van goede wil. Maar ze moeten ook verteld worden dat er nog steeds concurrentie is en dat ze hun potloden moeten slijpen. Uw essentiële doelstellingen van de klant op dit punt zijn om de flexibiliteit te behouden, vestigen sommige onderhandelingsmacht en houd uw opties open. Een misstap hier kan je wat drukmiddel verliezen.”

verkopers moeten kunnen laten zien hoe hun aanbod verschilt van de rest van de concurrentie. Tegen die tijd moeten de behoeften en zorgen van de uitgevende instellingen duidelijk zijn en een gelegenheid bieden voor gerichte berichtgeving.

voltooiing van de eindevaluatie

in dit stadium moet de RFP-uitgever een grondig inzicht hebben in wat elke verkoper te bieden heeft. Nu is het tijd om te beslissen welke oplossing het beste tegemoet komt aan hun behoeften.

om verkopers goed te kunnen beoordelen, moet de uitgevende instelling elke verkoper naast elkaar vergelijken. Hierbij gaat het vaak om een strategisch scoringsproces, zoals gewogen scores — waarbij secties of individuele vragen die de gebieden van het grootste belang vertegenwoordigen het zwaarst worden gewaardeerd.

de belangrijkste belanghebbenden moeten deelnemen aan de evaluatie en waardering van finalisten. Zeker, u kunt beoordelen en score in een groep instelling of individueel. Als individuele scores worden verstrekt, kunnen de punten van verschil van mening worden geïdentificeerd en indien nodig worden aangepakt. Dit verbetert de buy-in van stakeholders en zorgt ervoor dat elk perspectief wordt verantwoord.

in sommige gevallen kunnen extra belanghebbenden nodig zijn om te scoren. Bijvoorbeeld, als de aankoop van een software-oplossing, is het verstandig om de IT-afdeling beoordelen technische specificaties en veiligheid.

na het scoren van de verkopers moeten uitgevende instellingen een interne beoordeling van de waardering hebben wanneer zij hun definitieve keuze van de verkoper maken. Als het scoringsproces niet overtuigend is of de groep niet tot een consensus is gekomen, kunt u aanvullende interviews of vervolgdemo ‘ s plannen om eventuele aanhoudende vragen te beantwoorden.

creëren, uitgeven en ondertekenen van het contract

zodra de emittent een verkoper selecteert, is het tijd om de beslissing en het go-forward-proces te documenteren. Dit moet omvatten:

• het Verstrekken van de RFP resultaten aan de juridische afdeling
• het Opstellen van een statement of work (SOW) antwoorden verzameld
• Inbegrip van prestatiemeting en review proces in het contract

Advies voor uw overzicht van het werk

De ZEUG moet zo gedetailleerd mogelijk als het bepaalt hoe de RFP uitgevende instelling en de geselecteerde verkoper zal samenwerken. Daarom is het belangrijk om prestatiemetingen en de methode van beoordeling op te nemen. Deze belangrijke elementen informeren uiteindelijk de verkoper over wat er van hen wordt verwacht en beschermen de RFP-uitgever in het geval dat de overeengekomen verwachtingen niet worden voldaan.

het belang van het creëren van een zorgvuldig contract

het proces van het creëren en ondertekenen van een contract vereist uiterste zorg. Zij zijn namelijk van cruciaal belang als er een rechtszaak nodig is.

1. misverstanden en verwarring wegnemen
2. de verbintenis van beide partijen versterken
3. duidelijke financiële verwachtingen scheppen
4. uw aansprakelijkheid beperken en definiëren
5. als waardevol referentiedocument dienen

zodra uw contract definitief en volledig is, kan uw RFP worden gesloten. Op dit punt is het tijd om leveranciers te informeren over het resultaat en feedback te geven over de redenen achter uw beslissing, indien mogelijk. Zeker, ze zullen de informatie waarderen en het onderhouden van een positieve relatie met leveranciers zorgt ervoor dat de volgende keer dat je een uitdaging hebt, ze zullen staan te popelen om u te helpen een oplossing te vinden.

als u verder gaat met uw nieuwe partnerschap, vergeet dan niet om in te checken en de resultaten te evalueren. Het is verstandig om betrokken te blijven om periodiek ROI en resultaten te beoordelen om ervoor te zorgen dat aan de verwachtingen en behoeften wordt voldaan.

ontdek hoe u de ROI van software kunt bepalen in dit ebook: Het meten van de waarde van RFP-software.