SharePoint een krachtig Platform voor projectmanagement

” groepsprojecten worden met minder frustratie voltooid en iedereen kan zijn input krijgen over elk aspect van een project. Dit programma is de definitie van teamwork.”

— SharePoint Review, Capterra.

de mogelijkheden van SharePoint en Office 365 zijn ongeëvenaard, de aanpassing, samenwerking en document management mogelijkheden van het platform maken het de go-to oplossing voor 80% van de Fortune 500 bedrijven. SharePoint werkt goed als een project management tool; projectmanagers kunnen takenlijsten maken voor beter Taakbeheer. Maak een projectplan en een documentbibliotheek om projectdocumenten op te slaan binnen de projectsite. In dit artikel, we zullen de use cases van SharePoint voor project management en de componenten die het een krachtige project management tool te maken.

SharePoint Projectmanagement overzicht

vanaf het begin van het project tot het einde van het project faciliteert SharePoint alle vijf fasen van projectmanagement in samenwerkingsverband.

Project initiatie

SharePoint helpt projectmanagers een stevige basis te bouwen voor toekomstig werk. In dit stadium maak je een project site op SharePoint; de site kan worden gedeeld met sponsors, waardoor het makkelijker wordt om goedkeuring, sponsoring of resourcing te krijgen. De project site beschikt over native SharePoint functionaliteit, zodat de betrokken partijen kunnen samenwerken om het doel of de aanpak van het project te definiëren. U kunt de site gebruiken om een projectcharter te maken en het object, de omvang van het werk en de tijdlijn van het project in te stellen.

Planning, opzetten

na het maken van een aangewezen project site, kunnen teamleden SharePoint gebruiken om een document repository op de project site te maken en takenlijsten te maken. Naarmate het project vordert, kunt u de taken en tijdlijnen bijwerken. U kunt SharePoint ook gebruiken om het projectplan te controleren door het te delen met teamleden en sponsors. U kunt ook teamleden informeren over hun verantwoordelijkheden en de bevestigingsfunctie inschakelen om ervoor te zorgen dat ze zich bewust zijn van hun toegewezen rol.

Working

de projectmanager kan de takenlijst weergeven op de homepage van de projectsite, waardoor de zichtbaarheid van de lopende taken wordt vergroot. Teamleden kunnen gemakkelijk hun werk vinden en markeren het voltooid na het voltooien van de taak. U kunt ook rapporten genereren en de voortgang van het project volgen.

Tracking en herplanning

SharePoint maakt continue monitoring van het project mogelijk, waardoor het voor projectmanagers gemakkelijker wordt om het project opnieuw te plannen als het project niet volgens het plan loopt. U kunt de KPI ‘ s vastzetten op de homepage van de projectsite, waardoor het voor iedereen gemakkelijker is om de status van het project te controleren en te begrijpen.

Closing

SharePoint vereenvoudigt het sluiten van een project; projectmanagers kunnen een punch list maken, de koers bepalen voor toekomstige projecten door een post mortem rapport te maken. Projectmanagers kunnen de voltooide taken op de projectsites markeren en de relevante documenten bijwerken. U kunt ook een retrospectieve project uitvoeren en een less learned document toevoegen aan de site.

SharePoint-componenten die het een krachtige projectbeheertool maken

de vier belangrijkste componenten die SharePoint een krachtige projectbeheertool maken zijn als volgt.

SharePoint Lists

projectmanagers moeten alle componenten van het project bijhouden voor effectief projectbeheer. SharePoint biedt een handige manier voor het beheren van projecten; gebruikers kunnen verschillende lijsten maken voor taken bij de hand. Elke keer dat u een lijst toevoegt, voegt u een projectbeheerproces toe aan uw SharePoint-site. Deze lijsten kunnen;

• takenlijsten met de mogelijkheid om de structuur van de verdeling van werk, overdracht, shuffle, en inspringen of outdent taken te organiseren.
• documentbibliotheek met native SharePoint-mogelijkheden, waaronder co-authoring, documentversiebeheer, versiebeheer, check-in, check-out, enz.
• andere lijsten die projectmanagers kunnen maken voor effectief projectbeheer omvatten projectverklaring, projectrisico ‘ s, projectkwesties, enz.

Web Parts

SharePoint-lijsten zijn een handige manier om het proces bij te houden en projectupdates in te voeren. Aan de andere kant, SharePoint web parts kunnen gebruikers de voortgang van hun project te volgen, met de optie om de voortgang direct op de lijst te rapporteren. Web parts maken het gemakkelijker om de voortgang van processen op de lijst te volgen en te rapporteren met behulp van dashboards.

u kunt web parts gebruiken voor.

• Verkeerslichtindicatoren
• openstaande nummers
• statusrapporten
• achterstallige werkzaamheden
• KPI’ s, enz.

SharePoint-Sites

SharePoint-sites bieden een one-stop-shop door alle componenten van uw SharePoint-projectbeheertools samen te brengen, inclusief bibliotheken, webonderdelen en lijsten. Elk van uw projecten kan een speciale project site, van waaruit u gemakkelijk toegang tot rapportage tools (web part), en update of track (lijsten) uw werk. Deze projectsites zijn collaboratief, zodat de projectleden kunnen samenwerken volgens de rollen die aan hen zijn toegewezen.

SharePoint ‘ s zoekfunctie maakt het gemakkelijker om een document te vinden zonder tijd te verliezen door handmatig zoeken in verschillende mappen of netwerken. Een project site heeft alle belangrijke functies van een SharePoint site, met inbegrip van sjablonen, machtigingen en navigatie.

SharePoint-Sitecollectie

zoals de naam al doet vermoeden, is SharePoint-sitecollectie een verzameling van SharePoint-projectsites. In projectmanagement werkt een SharePoint-sitecollectie als een portfolio waar informatie uit verschillende bronnen op één plaats wordt opgeslagen. Deze functie is handig, vooral als elke business unit van uw organisatie zijn eigen unieke projectvereisten heeft.

conclusie

SharePoint als een project management tool brengt veel naar de tabel; het biedt een centrale locatie voor het beheren, samenwerken en bijhouden van de voortgang van het project.Jessie Bell W., eigenaar van een bouwbedrijf, gebruikt SharePoint al meer dan twee jaar. Ze zegt dat SharePoint teamleden helpt georganiseerd te blijven, het externe team verbonden houdt en de projectbestanden gedocumenteerd houdt. Verder stelt ze dat SharePoint helpt om de projectmanagers en beheerders verantwoordelijk te houden. Haar team heeft een groot aantal van haar teamleden werken vanuit afgelegen locaties, maar door mobiele toegang, ze waren in staat om de document flow te behouden.