Speciale evenementenplanner: soorten sociale evenementen

speciale evenementenplanner: soorten sociale evenementen

voor de meeste evenementenplanners is de sociale arena hun forté. Het samenstellen van een goed feest vereist veel creativiteit en het vermogen om te plannen, organiseren en coördineren. Planners moeten zeer detailgericht zijn. Wedding planners zijn uiteraard de meest bekende van de sociale event planners; echter, de meeste event planners zijn net zo blij om samen een familiereünie als om samen te stellen een bruiloft. Het proces is in wezen hetzelfde. De redenen zijn gewoon een beetje anders, en zo zijn een aantal van de noodzakelijke stappen.

sociale evenementen moeten, net als bij bedrijfsevenementen, beginnen met het doel en het budget. Wat is het evenement? Wat wordt er gevierd? Waarom een evenement of feest? Dan speelt de kwestie van de begroting een rol. U wordt vaak gevraagd om op een champagne en kaviaar evenement op een bier en pizza budget. Jouw taak is niet noodzakelijk om je cliënt te vertellen dat je het niet kunt doen. Je moet creatief zijn en opties bieden. Laat uw klant zien waar het budget kan worden aangepast om meer geld uit te geven aan het eten en minder geld aan het entertainment of de inrichting. Probeer de visie van uw klant te ontdekken en te zien hoe u uw klant kunt helpen dit te bereiken binnen de beperkingen van het goedgekeurde budget.

hoewel ze niet helemaal dezelfde betekenis hebben in de sociale arena, zijn ze niet minder belangrijk voor uw cliënt. Wat u zult ontdekken in de sociale arena is dat de meeste van uw klanten gaan om een zeer krachtige emotionele gehechtheid aan de reden voor het evenement te hebben. Uw doel, dan, zal zijn om te voldoen aan de behoefte van uw klant om het evenement een succes te maken. Het is verstandig om je vaardigheden te evalueren en vroeg in het proces te beslissen of je deze gebeurtenis succesvol kunt maken. Het is altijd beter om weg te lopen van een contract dan een mislukking en een slechte referentie over een baan.

vooral op sociaal gebied is het uw eerste taak om vast te stellen of u en uw cliënt een goede match voor elkaar zijn. Immers, je staat op het punt om te beginnen aan een vrij intense relatie met deze persoon die kan duren voor een aantal maanden. Zorg ervoor dat zowel u en uw klant zijn goed geschikt voor elkaar. Het is beter om uit te vinden nu dat uw stijlen zijn onverenigbaar dan nadat u in vele uren op het evenement hebt gezet.

verkopers selecteren

wanneer u voor het eerst begint met het plannen van speciale evenementen, moet u echt uw huiswerk maken voor uw sociale evenementen. Totdat u een lijst van Leveranciers met wie u een werkrelatie hebt opgebouwd, is het essentieel dat u voorzichtig te werk gaat.

op advies van het Better Business Bureau (BBB) is het verstandig om drie of vier mogelijke verkopers voor elke specialiteit te interviewen. Praat met drie of vier cateraars, drie of vier fotografen en vertegenwoordigers van drie of vier locaties. Houd deze gesprekken bij. Dan, terug op uw kantoor, kunt u ze allemaal te vergelijken, hun schattingen, en wat ze bieden voor de prijs.

vraag monsters van het werk van elke verkoper. Kijk naar de foto ‘ s van elke fotograaf. Proef het eten van elke cateraar. Zorg ervoor dat elke leverancier verantwoordelijk is voor de monsters. Soms krijg je een portfolio van het beste werk van een studio of restaurant; wat betekent dat het werk een compilatie is van meerdere mensen, niet noodzakelijk degene die je van plan bent in te huren. Dit zal niet geven u een goed idee van de kwaliteit van het werk van de leverancier voordat u eventuele aanbevelingen aan uw klant.

elke keer dat u een nieuwe verkoper ontmoet, vraagt u om een kopie van zijn of haar contract te bewaren. Dit zal u helpen om vertrouwd te raken met de terminologie van contracten in de special event planning business en zal u helpen te evalueren of een contract dat uw klant moet ondertekenen eerlijk is.

onthoud dat wanneer u een contract ondertekent, u beide akkoord moet gaan met alles in het contract. Met andere woorden, als er iets in het contract staat dat u niet leuk vindt, of uw klant niet leuk vindt, maak dan de wijziging voordat het contract wordt ondertekend.

meestal wordt aanbevolen dat u werkt met leveranciers die al een tijdje actief zijn. Het is al lang vastgesteld dat de meeste nieuwe bedrijven failliet gaan binnen het eerste jaar van de exploitatie. U wilt niet een leverancier die is een nieuw bedrijf in te huren voor een evenement dat is meer dan een jaar uit alleen om te ontdekken dat het bedrijf zijn deuren heeft gesloten en nam de storting van uw klant mee. De BBB herinnert ons er ook aan dat er voor bedrijven die nog maar een paar maanden actief zijn, niet genoeg tijd is geweest om klachten tegen hen in te dienen.

een sterke aanbeveling is om alles met een creditcard te betalen. De Fair Credit Billing Act zegt dat binnen drie maanden na het moment van een aankoop, de kosten op de creditcard kan worden betwist. De creditcardmaatschappij zal namens u ingrijpen en proberen de zaak op te lossen, en u hoeft niet het saldo van de betwiste aankoop of rente te betalen die tijdens het onderzoektijdvak is opgelopen.

ten slotte, als u uiteindelijk ontevreden bent over de diensten van een verkoper of een bedrijf of bedrijf dat u huurt, schrijf dan een brief om de eigenaar hiervan op de hoogte te stellen. Ook, schrijf een brief aan de BBB, zodat het uw klacht in het dossier voor toekomstige klanten die informeren over de kwaliteit van de dienstverlening van die Leverancier zal hebben.

bruiloften

bruiloften zijn waarschijnlijk de meest voorkomende viering in het leven van een speciale evenementenplanner. Omdat de meeste bruiden geen idee hebben wat ze moeten doen om hun bruiloft klaar te krijgen, zullen de meeste iemand zoals jij inhuren om hen te helpen met sommige of alle van de planning voor hun bruiloft.

bruiloften hebben een aantal speciale overwegingen, zoals:

• budgetten: welke familie betaalt waarvoor?
• bruids partij: wie zal staan met de bruid en bruidegom?
• Planning: begin ver voor het evenement.
• Verlovingsfeesten: wie organiseert ze en waar?
• correspondentie en uitnodigingen: Selecteer de gastenlijst en briefpapier.
• bruiloft kleding: keuzes moeten worden gemaakt voor de bruid, bruidegom, verzorgers, ouders, enz.
• cateraar: wie zal alle voedsel en drank behoeften voor elk evenement in verband met de bruiloft te behandelen?
• bruidstaart: kies uit speciale bakkerijen.
• opnemen van het evenement: neem beslissingen over fotografie en videografie.
• muziek: er moeten keuzes gemaakt worden voor de ceremonie en de receptie.
• Bruiloft Bloemen: Selecties zijn nodig voor de bruid, bruidsmeisjes, bruidegom, bruidsjonkers, ouders, de ceremonie en de receptie, evenals voor het mogelijk behoud van een aantal feestelijke bloemen.
• ringen: moet worden gekozen en gekocht.
• gasten buiten de stad: vervoer en accommodaties moeten worden geregeld.
• huwelijkscadeaus.
• huwelijksceremonie: het type, de stijl en de locatie moeten worden gekozen.
• bruiloft receptie: keuzes van de locatie, eten, muziek, en meer moeten worden gemaakt.
• bestemming bruiloften: er moeten afspraken worden gemaakt voor deelnemers om naar een unieke bestemming te reizen.
  wilt u meer weten? Volg een online cursus in speciale evenementen Planning.
• huwelijksreis: reisplannen, tickets en accommodaties moeten worden geboekt.
• post-bruiloft kwesties: arrangementen moeten worden gemaakt om de bruidsjurk te behouden, retourneren verhuur kleding en accessoires, het verkrijgen van de bruiloft foto ‘ s, enz.

hoewel elke bruiloft uniek zal zijn, zijn er een aantal stappen die u zult nemen die u bekend zijn. Wat je jezelf moet herinneren is dat een bruiloft is een zeer speciale dag voor iedereen en je moet heel hard werken om ervoor te zorgen dat het blijkt te zijn een speciale, inderdaad. Bruiloften, meer dan enig ander feest, zouden zonder problemen moeten verlopen.

familiebijeenkomsten: reünies, verjaardagen en jubilea

familiebijeenkomsten: familiebijeenkomsten zijn uitgegroeid tot een grote gebeurtenis in de industrie. Dit zijn meestal grote, toevallige gebeurtenissen. Met meer en meer gezinnen verspreid over het land, zelfs over de hele wereld, reünies zijn een manier om verbinding te maken met lang verloren familieleden. Er zijn veel families die reüniecomités opzetten om het evenement te plannen, toezicht te houden op het budget en voor elk klein detail te zorgen. Maar vaker zijn mensen vandaag de dag gewoon te druk met hun werk en leven om de nodige tijd te steken in het plannen van een goede hereniging. Als gevolg daarvan wenden ze zich tot evenementenplanners. De event planner zal zorgen voor zo veel of zo weinig van de reünie planning proces als uw familie wenst.

een succesvolle familiereünie kent vele stappen en als evenementenplanner kunt u de meeste voor uw klant doen.:

• Bepaal welke familie wordt uitgenodigd voor de reünie. Deze stap zal input van de familie nodig.
• op basis van de vorige stap, Maak een gastenlijst. Krijg de namen van iedereen: familie, echtgenoten en kinderen. Als event planner moet u in contact komen met verschillende takken van de familie om uw klant te helpen bij het opsporen van geschikte leden van de stamboom.
• ruim voor de reünie wilt u een eenvoudige enquãate sturen naar de uitgenodigde familieleden. Deze enquête helpt u en uw klant bij het bepalen van een datum en locatie. Hier begint een discussie over de begroting.
• Selecteer de datum.
• Selecteer en reserveer de reüniesite. Omdat reünies meestal een aantal kinderen, het vinden van een locatie die is Gezinsvriendelijk is meestal een goed idee. Sommige familiereünies kunnen worden gehouden in dierentuinen, in themaparken of in speciale faciliteiten, zoals een Dude ranch.
• Stel een budget op. Uw klant zal moeten bepalen of hij of zij alle financiële lasten van het evenement zal dragen, of dat een PER-FAMILIE vergoeding in rekening zal worden gebracht om de kosten van het evenement te dekken.
• Bepaal het thema.
• Maak een mailinglijst, e-mail, postdienst, of beide.
• Help om het menu te bepalen. Wordt het evenement verzorgd? Geheel of gedeeltelijk?
• Plan activiteiten. Omdat familiereünies mensen van alle leeftijden omvatten, is het vinden van activiteiten die de generatiekloof zullen overspannen een belangrijk onderdeel van je werk. Dit is misschien een goed moment om uw klant kennis te laten maken met clowns, gezichtschilders, goochelaars, karikatuurkunstenaars, enz.
• Bepaal de behoefte aan fotografie en videografie.
• stuur uitnodigingen en houd de reacties bij.
• een programma afdrukken.
• versieren voor het evenement.

mensen over de hele wereld besteden bijzondere aandacht aan verschillende overgangsriten in hun leven of in het leven van hun kinderen. Begrijpelijk, deze zijn beladen met zeer geladen emoties en kunnen stressvol zijn. Deze gebeurtenissen zijn meestal gebaseerd op het bereiken van een bepaalde leeftijd of fase in iemands leven. Typische overgangsriten zijn doopfeesten, bar-en bat mitswa’ s, bevestigingen, Quincenera, diploma-uitreikingen, pensionering en zelfs begrafenissen. Dergelijke ceremonies zijn meestal geritualiseerd en kunnen zwaar religieus zijn of met het zware gewicht van Culturele waarden. Vanwege dit, is het verstandig om zo veel over het evenement te leren als je eventueel kunt om eventuele fouten te voorkomen bij de interactie met uw klant.

dergelijke vieringen kunnen net zo sierlijk en betrokken zijn als het plannen van een bruiloft, ook al is de eregast meestal een tiener:

• Bar en bat mitzvahs: deze vieringen eren een jongen of meisje die volwassen is geworden in de Joodse religie, meestal leeftijd 13 voor de jongen en 12 voor het meisje. De religieuze ceremonie viert de eerste keer dat het kind als volwassene deelneemt aan een normale Sabbatsdienst. Na de ceremonie kan de viering worden gehouden in het huis van het kind of in een feestzaal.
• Quinceañera: dit is een viering van de 15e verjaardag van een meisje, typisch door Spaanstalige Rooms-Katholieken. De viering begint met een religieuze ceremonie waarin het meisje haar geloof bevestigt. Daarna wordt een receptie gehouden, vaak in een feestzaal. De Quinceañera ‘ s Hof bestaat uit haar ouders, peetouders, en de Chambelan, of jonge man die haar escorte voor de avond. Meestal regelen de peetouders van het meisje de viering.
• Sweet 16: meestal herdenkt dit feest de 16e verjaardag van een meisje. Het kan zo traditioneel of uitgebreid zijn als de klant wenst. Er zijn meestal geen religieuze boventonen aan deze viering.
• Debutante ball: dit evenement klinkt gedateerd, maar vindt nog steeds plaats vandaag. Zoals het historisch aangegeven, een debutante is een jonge dame die de leeftijd van volwassenheid heeft bereikt, in aanmerking komt voor het huwelijk, en wordt geïntroduceerd in de samenleving in deze formele presentatie. De meeste moderne ballen zijn omgezet in liefdadigheid evenementen waarbij de ouders van de debutante doneren aan een goede doel, en de mensen die zijn uitgenodigd daadwerkelijk betalen voor hun tickets. Dergelijke ballen kunnen zeer sierlijk en formeel zijn en maanden en maanden van planning vergen.

soms zal uw klant kiezen voor een cocktail party in plaats van diner, in welk geval het meestal later in de avond begint en zal maximaal zes of zeven soorten hors d ‘ oeuvres trays en twee of drie stationaire items. Cocktailparty ‘ s kunnen worden gehouden in het huis van uw klant of kan worden opgezet als een meer formele affaire op een gehuurde locatie, zoals onderdeel van een fondsenwerving gala of zelfs een bruiloft. U kunt worden ingehuurd om het hele cocktailparty te organiseren, of uw klant kan ervoor kiezen om het feest in een lokaal restaurant te houden. Als u ook een cateraar, u kan worden gevraagd om het plannen en presenteren van de gehele cocktail party voor uw klant.

intieme diners

dit zijn kleinere evenementen, maar kunnen u eigenlijk meer inzicht geven in uw bedrijf dan sommige van de grotere evenementen. De reden hiervoor is dat u nauwer betrokken bent bij de planning van elk detail van het diner. Je gaat met je cliënt praten en ideeën krijgen voor het diner. Ontdek de favoriete gerechten van uw klant en krijg een idee van voorkeuren en antipathieën. Ontdek of uw klant voor elke cursus een voorkeur heeft voor een bepaald soort voedsel. Dan zult u met de geselecteerde chef-kok gaan zitten en hem of haar vragen om een menu speciaal voor uw klant te ontwerpen. Zodra u het menu hebt vastgesteld, stuur het terug naar uw klant, compleet met een lijst van de ingrediënten die nodig zijn voor het diner.

andere evenementen

als speciale evenementenplanner wordt u gevraagd om alles te plannen, van een babyfeestje tot een politieke bijeenkomst. Kijk naar de volgende lijst en zie de grote verscheidenheid aan evenementen die waarschijnlijk zal make-up van uw baan. Geen enkele gebeurtenis zal ooit hetzelfde zijn. Dat is een van de beste voordelen van deze business!