Start, Stop, Continue Tutorial

gastpost geschreven door

David Ciccarelli

CEO van Voices.com

ik weet niet zeker hoe lang het al aan de gang was voordat ik het besefte, maar het was waarschijnlijk een tijdje.

misschien zou een beetje achtergrond nuttig zijn om te starten. Als medeoprichter van een snelgroeiend bedrijf, vooral in onze beginjaren (die nog maar een paar jaar geleden waren), was ik erg gewend om alles te doen. We groeiden en dingen evolueerden, en langzaam hoefde ik niet alles te doen – maar zelfs toen had ik nog steeds een goed gevoel van hoe ik het moest doen. Zeker ik had een grote greep op wat al die verschillende kleine dingen waren die samen dreef het bedrijf vooruit.

nu, in mijn rol als CEO van een bedrijf met bijna 100 mensen, ligt mijn focus terecht op dat grote plaatje: het stimuleren van de strategie, het creëren van de visie, het zien van de volgende kans. Die kleine dingen vallen niet zo vaak op mijn radar. Op geen enkel moment echter, zijn ze minder belangrijk geworden, en gelukkig heb ik geweldige mensen om mijn ogen te zijn.

het probleem is natuurlijk dat deze ogen nooit een tekort aan andere dingen te doen hebben. Mensen hebben volledige banen en volledige to-do lijsten. Ze kennen allemaal de pijnpunten omdat ze ze voelen, maar om verschillende redenen, voelen ze zich ook te druk om iets te doen, dat ze niet de autoriteit of de middelen hebben om verandering in gang te zetten, de impact niet volledig waarderen of er anderszins niet aan toe komen.

dat is hoe het eindigde dat we zaten op 5 volle dagen van de cash flow. Nu, op het eerste gelezen, dat lijkt misschien niet zo ‘ n grote deal – dus het geld komt in de deur 5 dagen later dan het anders zou kunnen zijn; we waren nog steeds de rekeningen te betalen. Maar als business leaders kunnen empathize, zelfs 1 dag van de extra cash flow kan zeer invloedrijk financieel. Velen zouden hun linkerarm geven voor slechts 1 dag! Hoe komen we aan die vijf dagen extra geld?

we stuurden een e-mail naar onze klanten en vroegen ernaar.

ja-zo eenvoudig was het. We stuurden een e-mail naar een klant wanneer een factuur moest worden betaald, en in plaats daarvan stuurden we het ongeveer een week eerder. En raad eens? Ze hebben betaald. Het is zo pijnlijk eenvoudig, maar het is een van die kleine dingen die ik niet zag, en de mogelijkheid of de oplossing ervan niet leerde totdat ik het vroeg (plaats hier ‘hand tot voorhoofd’).

wat ik me echter realiseerde, was dat het identificeren van al die kleine dingen die grote verschillen maken niet kon gebeuren door mensen één voor één te vragen – Ik had een structuur, een toegewijd proces en een stuk tijd nodig om het te doen. De structuur die ik implementeerde die dit en vele andere inzichten plaagde was het Start/Stop/Continue proces, maar met onze eigen twist. Zo werkt het voor ons bedrijf en mij in het bijzonder.

het opzetten van uw Start, Stop, Continue sessie

ik nodigde hele afdelingen uit voor een speciale vergadertijd, om te delen dat we zouden brainstormen over dingen in hun gebied die we zouden moeten starten, stoppen of doorgaan. Ik introduceerde de deelnemers aan de sessie Door uit te leggen dat we in het laatste kwartaal of jaar allemaal betrokken zijn geweest bij een verscheidenheid aan activiteiten, projecten en relaties. De tijd stond ons als het ware niet toe om veelbelovende kansen na te streven die ons recht in het gezicht staarden, vooral omdat we al overbelast waren. Hadden we maar de tijd, energie en middelen om dat nieuwe project te starten.

ik treed op als facilitator van de sessie die een belangrijk punt is. Met de verantwoordelijkheid voor het modereren van de activiteiten van de groep en het brengen van duidelijkheid over wat er gezegd wordt, zorgt dit ervoor dat mijn focus ligt op luisteren in plaats van deelnemen. Naast natuurlijk het geven van me een stoel op de eerste rij voor gesprekken die ik misschien niet anders gehoord.

ik zorg er ook voor dat een afzonderlijke persoon gedetailleerde aantekeningen maakt onder de drie rubrieken Start, Stop en Continue. Krijgen in een kamer met een whiteboard of een middel om de notities weer te geven in real time is ook nuttig.

Start

de beste plaats om te beginnen is natuurlijk de start bucket. Welke ideeën zijn het meest zinvol om uit te voeren? Zijn de voorwaarden goed om vooruit te gaan met een nieuw proces, initiatief of activiteit gezien het huidige klimaat in het kantoor? Nu is het tijd om een nieuwe koers uit te stippelen om territorium te verwerven in gebieden waarvan je weet dat er kansen op je wachten.

overweeg om enkele belangrijke vragen klaar te hebben, zoals:

• “als geld geen factor was, waar zou je dan investeren?”
• ” stel je voor dat je een andere persoon in je team hebt. Welk project zou je hen toewijzen waar we nog niet mee begonnen zijn?”

de afhaalmaaltijd zou een mooie lijst moeten zijn van nieuwe ideeën die nog niet eerder zijn begonnen.

Stop

wat moet er echt stoppen? Is er iets dat veel van uw tijd verbruikt voor zeer weinig rendement of beloning? Het spotten van activiteiten die je afleiden van je kerndoel en ze vervolgens elimineren kan als een verademing zijn. Als je merkt dat een proces moet veranderen of dat een bepaald aspect van hoe je iets doet een buitensporige hoeveelheid stress veroorzaakt, dan is dat een andere kandidaat voor discussie in de stopfase.

aan de andere kant zou je teamleden kunnen horen zeggen dat hoewel ze genieten van een bepaalde activiteit of initiatief, ze het gevoel hebben dat het zijn loop heeft gehad. In staat zijn om iets te stoppen kunt u ruimte maken voor andere waardige bezigheden. Vergeet niet dat als je iets te stoppen, je nodig hebt om te overwegen wie anders in het bedrijf uw beslissing kan beïnvloeden. Als u vindt dat wat u wilt stoppen heeft betrekking op mensen in een andere afdeling, je nodig hebt om te overleggen met hen over wat je wilt doen en echt overwegen hun perspectief voordat stoomrollen vooruit met uw beslissing. Je weet nooit hoeveel van een impact uw beslissing zal maken, dus zorg ervoor om te vragen voordat u uw beslissing in steen te schrijven.

voor deze sectie zijn enkele vragen die aan de gang moeten zijn::

• “wat zou je van je werkdag afsnijden als je vroeg weg moest voor vakantie?”
• ” welke activiteiten plaatst u mentaal onderaan uw takenlijst, nog voordat u deze hebt geschreven?”
• ” heeft u ooit een gebied van uw baan opgemerkt dat consequent wordt verplaatst naar de volgende dag of zelfs de volgende maand? Wat is dat en waarom is het zo gemakkelijk om uit te stellen tot een latere datum?”

Continue

herinner je het oude axioma, “If it ain’ t broke, don ’t fix it”? Beschouw de Continue fase als een tijd om vast te stellen en te evalueren welke activiteiten nog steeds positieve resultaten opleveren. Deze sectie biedt uw team de mogelijkheid om die gebieden te identificeren waarvan zij denken dat ze positief bijdragen aan het succes van uw bedrijf. Deze activiteiten moeten levengevende activiteiten zijn die de inspanningen ondersteunen die nodig zijn om uw doelen te blijven bereiken.

het gesprek gaande houden door te vragen:

• “waar voegen we de meeste waarde toe voor onze klanten?”
• ” welke verantwoordelijkheden vindt u persoonlijk het meest bevredigend?”
• ” is er een activiteit die onze bedrijfscultuur definieert en die we moeten blijven doen?”

erken dat je op zoek bent naar bevestigende verklaringen en dat het dreigt af te komen als afgezaagd. Houd het gesprek gericht op de belangrijkste stakeholders, namelijk uw klanten, medewerkers en investeerders. Luister voor die dankbare gevoelens aan de oppervlakte, zoals de tijd dat we echt “wowed” de klant of we hielpen turnaround een moeilijke situatie. Het zijn die herinneringen die klanten voor het leven en werknemers bezig houden op de werkplek.

wat volgt

nadat u alle groepen hebt ontmoet, hebt u een stapel papers met de ideeën van uw organisatie. Dezelfde week, beslissen welke zinvol zijn om verder te gaan met nu, en welke te houden, maar voor een andere tijd (en instellen wanneer dat zal zijn). Ontwikkel implementatieplannen voor zover van toepassing, onthouden dat als je een aantal van de snelle overwinningen kan hebben bereikt Eerste, je zult geven iedereen bewijs dat hun mening telde, en dat het proces waardevol was.

ten slotte, doe een belofte om elkaar weer te ontmoeten om ervoor te zorgen dat de items volledig waren en plan een nieuwe Start, Stop, vervolg sessie in een paar maanden (we doen de onze twee keer per jaar).

door uw bereidheid aan te tonen om alle facetten van uw bedrijf te verkennen, om te luisteren naar de meningen van elke werknemer in een groepsomgeving en om actie te ondernemen op die gebieden in nood, kunt u verrast zijn met wat u leert en hoe een paar kleine veranderingen kunnen resulteren in enorme winsten. We vonden 5 extra dagen cash flow – ik vraag me af wat je zult ontdekken?