Wat is een ERP-implementatie?

het implementeren van een nieuw ERP-systeem kan een van de grootste investeringen van tijd, geld en middelen zijn die een bedrijf zal doen. Het ERP-implementatieproces, fasen, tijdlijn en complexiteit zijn grotendeels gebaseerd op variabelen zoals het aantal modules dat wordt geïmplementeerd, vereiste aanpassingen, gegevensconversie en beschikbare projectbeheerbronnen. Laten we eens een kijkje op wat een ERP-implementatie is en beantwoorden een aantal veelgestelde vragen over het proces en de verschillende methoden.

In dit artikel:

• ERP-implementatieproces overzicht
• ERP-implementatiestappen
• Wat is de beste methode
• Hoe lang duurt een implementatie?
• wat te verwachten in de Go-Live-fase
• ERP-implementatie FAQs

ERP-implementatieproces overzicht

het ERP-implementatieproces omvat verschillende stappen en fasen, meestal bestaande uit::

1. ERP-software installeren
2. Instellingen en opties voor de configuratie
3. Overdracht van financiële en transactie gegevens van het oude systeem (aka data migratie)
4. het opzetten van de werknemers (of “gebruikers”) met rollen gedefinieerd, toegang tot het systeem, en beveiligingsinstellingen
5. ERP-software training voor eindgebruikers

Afhankelijk van de implementatie aanpak u kiest (meer informatie hieronder) en de complexiteit van uw bedrijfsprocessen, ERP software implementatie kan variëren van twee maanden tot twee jaar … soms meer.

met andere woorden, de tijdlijn voor een financiële dienstverlener die basis boekhoudmodules zoals grootboek, crediteuren en debiteuren implementeert, zal sneller en minder complex zijn dan een productiebedrijf dat ook werkvloer-en productiemodules, inventaris en inkoop, orderverwerking en alle bijkomende configuratie, workflowprocessen en gegevens nodig heeft.

ongeacht de tijdlijn, het kiezen van de juiste ERP-partner, het opstellen van een goed gedocumenteerd projectplan en het correct toewijzen van middelen zal bepalen hoe effectief, efficiënt en succesvol de ERP-implementatie uitpakt.

welke stappen zijn ERP-implementatie?

de eerste stap in een ERP-implementatie is het mobiliseren van het projectteam. Aan de kant van de klant is er typisch een uitvoerende sponsor, diverse bedrijfsproceseigenaren, en de eindgebruikers. Aan de ERP partner kant (of “technologie provider”), zullen er business analisten, technische consultants, en een project manager.

Projectmanagement is van cruciaal belang om de voortgang van de ERP-implementatie te communiceren, problemen snel en effectief te beheren en de vastgestelde doelstellingen te bereiken.

met het team vastgebonden en klaar, is het tijd om het ERP-implementatieproces uit te leggen, dat vaak zal bestaan uit::

• het definiëren van de reikwijdte van de implementatie, project mijlpalen, aanpassingen nodig, proceskaarten, en verwachte resultaten.
• het analyseren van de bedrijfsvereisten, het installeren van de software in een “sandbox” – omgeving en het configureren van het systeem om te voldoen aan de noodzakelijke procesworkflow.
• gegevens migreren en in kaart brengen in het nieuwe systeem en verificatiecontroles uitvoeren.
• testen van het systeem op alle afdelingen en consequent testen en doorlopen van de quote-to-cash cyclus.
• opleiden van eindgebruikers in hun specifieke functionele gebied op basis van rollen en machtigingen. De” train the trainer ” – benadering wordt op grote schaal gebruikt, waarbij geselecteerde gebruikers worden opgeleid op het systeem en vervolgens fungeren als interne trainers.
• Software-implementatie in de productieomgeving, vaak aangeduid als de “go-live”.”Hiervoor is extra mankracht nodig om het proces te monitoren en een soepele overgang te garanderen.
• post go-live ondersteuning en projectbeoordeling.Een uitgebreide planning en strenge tests zullen de twee belangrijkste aspecten van het ERP-implementatieproces zijn die ervoor zorgen dat het systeem van concept naar live-omgeving gaat.
  

  

  Wat is de beste implementatiemethode?

  twee van de meest populaire methoden zijn big bang ERP implementatie versus een gefaseerde aanpak.

  met big bang ERP gaat uw hele systeem live en iedereen in ons bedrijf wordt tegelijkertijd overgestapt. Kortom, je neemt alle modules van alle afdelingen tegelijk live mee. Deze aanpak kan de ERP-implementatietijdlijn verkorten, maar kan ook leiden tot meer verstoring van de dagelijkse bedrijfsvoering en meer druk op werknemers.

  bij een gefaseerde aanpak zal het ERP-systeem ook achtereenvolgens worden uitgerold, vaak per module of functioneel gebied. Deze methode, ook bekend als “land and expand”, zal langer duren als Delen van de nieuwe ERP-software geleidelijk worden geïmplementeerd over een gemeten periode. Deze methode kan helpen verlichten risico en angst op interne personeel.

  er zijn voors en tegens aan beide ERP-implementatiemethoden. Uw ERP partner team kan u helpen bij het opstellen van het implementatieplan dat het beste is voor uw situatie.

  Hoe lang duurt een ERP-implementatie?

  er is niet zoiets als one-size-fits-all als het gaat om ERP-implementatie. Een bedrijf hoeft alleen maar om hun financiën te upgraden, terwijl een ander kan een fabrikant met duizenden SKU ‘ s, meerdere magazijnen, en producten die het schip over de hele wereld. Een basis-systeemimplementatie kan slechts twee maanden in beslag nemen, terwijl een complexer systeem meerdere jaren kan beslaan. Echter, een gemiddelde mid-market ERP-systeem implementatie zoals Sage of Acumatica ERP zal ongeveer vier tot zes maanden duren.

  het is goed om te onthouden dat een ERP-implementatie meestal geen rechte weg is, maar een winderige. Idealiter zou de software voldoen aan al uw functionele behoeften direct uit de doos. Maar meer realistisch, er zijn vaak software integraties van derden of systeem aanpassingen die nodig zijn om te voldoen aan alle zakelijke eisen.

  het is ook belangrijk om in gedachten te houden dat de software zelf slechts een deel van de vergelijking is in een succesvol ERP-project. Even belangrijk is de keuze om te werken met een ervaren ERP-implementatiepartner die uw bedrijf begrijpt, de impact van technische problemen die onvermijdelijk zullen opkomen, kan minimaliseren en hun ervaring kan gebruiken om het project binnen het bereik en binnen het budget te houden.

  zie ook: Waar staat ERP voor?

  ERP-implementatie Go-Live en verder

  zodra de ERP-implementatie is voltooid en het systeem live is, kunt u een welverdiende uitademing nemen. Alle handen zullen nog steeds aan dek voor de komende weken als medewerkers zich aanpassen aan het nieuwe systeem en processen, maar het harde werk is achter in de achteruitkijkspiegel en uw nieuwe ERP-systeem moet binnenkort beginnen met het betalen van dividenden.

  zodra het stof is neergedaald, wilt u nagaan en meten hoe het project De aan het begin beschreven doelstellingen heeft bereikt. Het systeem zou handmatige processen moeten verminderen, de productiviteit moeten verbeteren en meer zichtbaarheid en inzicht moeten bieden in alle business units en uw gehele bedrijfsvoering.

  het implementeren van een volledig geïntegreerd ERP-systeem is een grootschalig, bedrijfsspecifiek proces dat een grote impact heeft op de organisatie. Na alles wat gezegd en gedaan is, moet uw ERP-softwareprovider en-partner uw bedrijf bijna net zo goed kennen als u. Want in de toekomst zal hun rol niet alleen zijn om het systeem te ondersteunen en te onderhouden, maar ook om aanvullende oplossingen te adviseren en aan te bevelen die u verder zullen helpen uw groei-en financiële doelen te bereiken. Door bedrijfsprocessen na de go-live te blijven evalueren en optimaliseren en geleidelijk extra functies en functionaliteit te integreren, zal de investering in het ERP-systeem worden uitgebreid. Kortom, een ERP-implementatie is slechts zo goed als het team erachter. Het ontwikkelen van een sterk plan, het kiezen van de juiste implementatiemethode en het openlijk communiceren gedurende het hele proces zal uiteindelijk leiden tot een succesvol einde van wat vaak een (zeer) uitdagend project is.

  gerelateerde FAQ ‘ s

  Wat is de levenscyclus van ERP-implementatie?

  een levenscyclus voor ERP-implementatie is de tijdspanne die nodig is om ERP-software (enterprise resource planning) in een organisatie te implementeren. De volledige levenscyclus van de implementatie omvat vele stappen en processen, van projectplanning, toewijzing van middelen en workflowanalyse tot software-installatie, maatwerk (indien nodig) en configuratie, training en go-live. De implementatie levenscyclus – of tijdlijn-kan sterk variëren, afhankelijk van de complexiteit van uw bedrijf, maar varieert meestal van 6 tot 12 maanden voor de meeste mid-market ERP-toepassingen.

  wanneer is de beste tijd om ERP-Software te implementeren?

  Zoals altijd varieert het per bedrijf, bedrijfstak en uw conjunctuurcyclus. Maar in het algemeen, de beste tijd om nieuwe ERP-software te implementeren is tijdens langzamere periodes van het bedrijfsleven (bijvoorbeeld als uw bedrijf is seizoensgebonden, implementeren in de “off” seizoen). U moet er ook naar streven om een nieuw ERP-systeem te implementeren wanneer uw bedrijf redelijk stabiel is. Proberen om ERP te implementeren in het midden van belangrijke organisatorische verandering zal alleen maar verstoren operaties verder en je kan uiteindelijk niet eens de voltooiing van de implementatie.
  zie ook: Acumatica systeemvereisten

  Wat is de laatste fase van een ERP implementatie?

  de laatste fase van een ERP – implementatie – en misschien wel de meest opwindende-is go-live. Na maanden van hard werken bent u eindelijk klaar om de schakelaar om te draaien, de nieuwe software te gebruiken en uw reis naar efficiëntere en winstgevendere bedrijfsactiviteiten en bedrijfsgroei te beginnen.