Wat moet u opnemen in uw contract voor Grafisch Ontwerp

wanneer u uw stempel drukt als freelance grafisch ontwerper, gaat u zaken doen met uzelf. Ja, het ontwerpen van overtuigende logo ‘ s of het realiseren van de visie van de klant is belangrijk. Aan de andere kant, echter, ontwerpvaardigheid alleen zal niet leiden tot een succesvolle carrière. Het opbouwen van een klantenbestand, marketing jezelf, en het beschermen van uw werk zijn belangrijke stukjes van de puzzel. Misschien is niets belangrijker dan het wettelijk vastleggen van voorwaarden en betalingen door het opstellen van een beknopt maar grondig grafisch ontwerpcontract.

als je begint met werken zonder een contract te gebruiken, is het heel goed mogelijk om kortgesloten te worden door klanten — hoe professioneel ze ook lijken. Het kost slechts één project om door te gaan, en tientallen uren werk om verloren te gaan, voor een freelance grafisch ontwerper om het belang van een ontwerpcontract te begrijpen. Maar, het opstellen van een contract is een evenwichtsoefening — u wilt niet om weg te schrikken klanten met een document in totaal 40 of 50 pagina ‘ s (u wilt ook al uw bases te dekken).

wanneer u uw hoofdcontract opstelt, wilt u een sjabloonkopie opslaan en indien nodig per geval bewerken. Maar eerst, laten we praten over wat op te nemen in een grafisch ontwerp contract.

houd het simpel, maar bezuinig niet

als u een advocaat raadpleegt, of een juridisch professional een algemeen contract laat opstellen voor uw freelancing, kunt u eindigen met iets vol “legalese”, dat uw Betekenis kan vertroebelen en klanten kan ontmoedigen. Dit is een grafisch ontwerpcontract — het doel moet altijd duidelijke en directe communicatie zijn die beide partijen begrijpen. Een goed contract is ijzersterk, maar het breekt nog steeds de informatie tot een beheersbare grootte, zonder onnodige opvulling.

AIGA heeft een standaard vorm van Overeenkomst voor ontwerpdiensten, op hun site die alle informatie bevat die u ooit nodig zou hebben om in een ontwerpcontract op te nemen. Kijk eens naar de lengte van dit document. Is uw nieuwe klant bereid om 80 pagina ‘ s van bescherming en voorwaarden te zeven om de belangrijke werkclausules te vinden? En, hoeveel klanten zullen blijven voor woorden als “waarin” en “daardoor”?

aan de andere kant van het spectrum is dit voorbeeldcontract voor grafisch ontwerpers, dat minder dan 500 woorden telt. Er ontbreken verschillende clausules en verduidelijkingen in dit basiscontract die altijd moeten worden opgenomen bij het werken als freelance ontwerper.

een evenwicht vinden tussen ijzersterk en leesbaar is moeilijk. Met dit in het achterhoofd, de volgende is een lijst van primaire punten die altijd moeten verschijnen in uw freelance grafisch ontwerp contracten.

Project details

dit lijkt misschien voor de hand liggend — in feite is het zo eenvoudig, het wordt vaak over het hoofd gezien. Hoewel jij en de klant een verbale verstandhouding hebben over het project, is het belangrijk om deze gegevens schriftelijk te hebben zodat je rol en je te leveren zaken glashelder zijn. Dit voorkomt dat de reikwijdte op de lange termijn kruipt.

Bepaal het algemene kader van het project en uw verantwoordelijkheden, zodat u later kunt weigeren als de client u om meer vraagt. Als u niet geneigd bent om technische ondersteuning te bieden zodra uw bestanden worden geleverd, neem dit dan expliciet op in het contract. Als de klant vijf versies van een logo heeft aangevraagd, dan vraagt hij om vijf meer als het project aan de gang is — een gemeenschappelijk probleem —kunt u terugkeren naar dit gedeelte van het ontwerpcontract om dat extra werk uit te sluiten.

tijdlijnen en deadlines

Niemand wil een 60-urige werkweek invoeren. Neem daarom clausules op die uw werkuren per week beperken, inclusief wanneer de klant u overdag kan bereiken. Stel duidelijke grenzen-voeg een sectie toe aan uw grafisch ontwerpcontract waarin uw beschikbare uren worden beschreven. Inclusief details zoals de volgende:

• Weekends en onregelmatige uren – de kosten van die uren, in vergelijking met doordeweekse uren.
• overuren – of de klant extra kan verwachten als u meer dan 40 uur per week werkt.
• hoe snel een client een antwoord kan verwachten wanneer hij u contacteert met vragen of bewerkingen, tijdens off-uren.

in dit gedeelte dient u ook de overeengekomen termijnen te vermelden. Terwijl veel ontwerpers verafschuwen deadline beperkingen, het zal u productief te houden, terwijl het helpen van de klant te begrijpen wanneer u het werk zal indienen. Deze termijnen moeten altijd rekening houden met extra dagen en tegenslagen. Niet gretig springen in een contract deadline, verwacht nul hik in het creatieve proces. Geef jezelf meer tijd dan je nodig hebt; op die manier is de klant aangenaam verrast als je alles vroeg levert.

verantwoordelijkheden van de cliënt

schetsen alles wat de cliënt aan u zal leveren zodat u het project kunt voltooien — en wanneer. Het is ook belangrijk om de commandostructuur van de klant af te bakenen, zodat je niet verstrikt raakt in het midden van een meningsverschil.

• Creative Brief-gebruik een sjabloon dat alle details van een project specificeert die u vooraf moet weten. Leg uit dat hoe meer ze er vooraf in stoppen, hoe minder vragen ze moeten beantwoorden. Hoewel de opdracht idealiter het volledige operationele handboek van het project is, is er soms niet genoeg informatie aan het begin van het project. Dat geeft niet. U kunt hen vragen om het toe te voegen als er meer informatie beschikbaar is.
• contactpunt-verzoek om één persoon te vestigen voor communicatiedoeleinden, om de stroom van informatie en verzoeken te controleren. Er zijn weinig situaties erger dan meerdere mensen die u rechtstreeks e-mailen met hun eigen verzoeken om wijzigingen (die misschien niet met elkaar praten). Met alle respect, roep het uit zodra je het ziet, en vraag om een contactpunt.
• goedkeuringsproces-Maak een duidelijk pad naar het voltooien van het project. Soms zal je aanspreekpunt dat intern afhandelen. Echter, u kunt vragen om dingen zoals tijdlijnen, of als je extra communicatie van een andere persoon te verwachten. Als u liever papieren kopieën voor hen te ondertekenen — zeg het dan. Als virtuele handtekeningen of e-mailbevestigingen voldoende zijn, moet deze informatie worden opgenomen.

en, hoe zit het met mogelijke fouten? Als er een typefout optreedt, hoeveel tijd heeft de klant dan om je op de hoogte te stellen? Wat als een afbeelding moet worden vervangen? Inclusief uw prijzen voor extra werk, of verzoeken van deze aard, nadat het project is voltooid. Soms, het maken van tweaks nadat het eindproduct is ingediend is noodzakelijk — je moet dit van tevoren bespreken in uw contract. Zo niet, informeer de opdrachtgever dan dat de gecontracteerde taken zijn uitgevoerd en dat Voor het extra werk extra kosten in rekening worden gebracht.

Deliverables

beschrijf altijd wat het product bevat, bij voorkeur in de briefing, en op welke manier u het eindproduct zult leveren. Welke bestandstypen kan de client aanvragen? En hoe ga je deze bestanden bezorgen? Heeft u liever E-Mail, cloud link, of een flash drive/harde schijf. Als de klant een leveringsmethode specificeert, leg dan elk detail van dit proces in uw contract.

voeg ook een clausule toe die uitlegt hoe lang de client kan verwachten dat u de bestanden opslaat. Als je de bestanden hebt gearchiveerd, en de klant reikt uit zes maanden vanaf nu voor een andere kopie, moeten ze verwachten om een vergoeding te betalen? Zorg voor duidelijkheid voor alle situaties die u voorziet, zodat u een eerlijke vergoeding ontvangt voor bestandslevering en-opslag.

betalingsgegevens

dit is misschien wel de belangrijkste sectie, vanuit het oogpunt van de ontwerper — detail precies wanneer u betaling verwacht, en via welke methode. Algemene best practices zijn dat u, de ontwerper, een aanbetaling van 50% van uw totale vergoeding moet ontvangen voordat u begint met werken. Dit beschermt u (en de klant), zodat u hun opdracht prioriteren terwijl motiveren u om het werk te voltooien om de andere helft te ontvangen. Geef aan wanneer u de laatste betaling ontvangt. Traditioneel zou dit moeten zijn voordat je bruikbare bestanden aan de client levert.

binnen de betalingsgegevens dient u eventuele aanvullende aanpassingen of verzoeken om extra betaling te motiveren. Als u werkt aan een uurtarief, schatting van de totale tijd, en splits de betaling, zodat de klant zal niet verbaasd zijn als u vragen om meer, zodra het project is voltooid. Als je gewoon werkt aan een projecttarief, voeg dan alle omstandigheden toe die ertoe zouden leiden dat je meer vraagt dan het overeengekomen bedrag.

hier zijn enkele subsecties met betrekking tot betaling, die van pas komen.

revisies

veel ontwerpers zullen een vast tarief kiezen voor een duidelijk gedefinieerd project, zoals een website of logo ontwerp. Het is typisch om een quotum van gratis revisies bieden binnen deze vergoeding, als projecten gaan meestal door een paar rondes van feedback. Twee doelstellingen zullen helpen corrale veranderingen, om de controle te behouden:

• definieer wat “revisie” betekent.
• groep revisies, en alle andere wijzigingen, naar genummerde rondes. Dit helpt (soms dwingt) de client om te consolideren.

u kunt kleine wijzigingen aanbrengen, zoals typefouten repareren. Maar, als de klant vraagt om een volledige re-do, nadat een mock up is goedgekeurd, ze zijn waarschijnlijk groter dan de overeengekomen project parameters. Het is een geweldig idee om de kosten van herzieningen aan te pakken voordat het inbegrepen quotum wordt overschreden. Je wilt niet vastzitten met extra werk, zonder eerlijke compensatie. Dit kan ook helpen om een kieskeurige klant te beteugelen. Op dit punt keren veel ontwerpers terug naar een uurtarief. Echter, als een klant wil dat je werkt aan een uitloper van het project – bijvoorbeeld een nieuwe pagina op de website die u voor hen hebt gemaakt – beschouw dit als een extra vast tarief, niet een revisie. Nogmaals, het herkennen van contractuele disrespect zo vroeg mogelijk voorkomt situaties van sneeuwbal-of steeds een “extra” de klant verwacht.

Annuleringsclausules

hoewel we allemaal willen dat 100% van de freelance ontwerpprojecten soepel verloopt, is dit niet altijd het geval. Wanneer u (of de klant) besluit om het contract te beëindigen, of het nu is vanwege een onbevredigende ervaring, of gewoon dat het project niet langer nodig is, moet uw contract een opzeggingsclausule bevatten, zodat het protocol duidelijk is.

als de client het project beëindigt, hoeveel zijn ze u dan verschuldigd? Hoe zou jij, of de klant, het project beëindigen en wat zou er in die situatie moeten gebeuren? Dit geldt voor de betaling, maar kan ook betrekking hebben op het retourneren van gelicentieerde afbeeldingen en gevoelige materialen. Zorg voor de mogelijkheid van annulering in uw contract, zodat het geen hoofdpijn wordt als de situatie zich voordoet.

daden van God

een juridische “daad van God”, vaak aangeduid in contracten als een overmacht, verwijst naar een onvoorziene situatie buiten uw controle die maakt u niet in staat om het contract op tijd af te ronden. Hoewel zeldzaam, kan dit gebeuren, vooral wanneer het gaat om digitale opslag. Laten we zeggen dat uw appartement overstromingen, afbreuk doen aan al uw hardware en opslag. Of er is ingebroken in je kantoorruimte. Of, er is een dood in de familie. Op een gegeven moment, zelfs als je een fijn afgestemde workflow hebt, kun je gewoon niet in staat zijn om een deadline te halen — of het project helemaal af te maken.

In deze situatie zou uw client moeten weten wat u kunt verwachten. Sommige gevestigde freelancers zijn comfortabel verbeuren van de tweede helft van hun betaling. Aangezien echter elke baan telt, zou deze clausule meer tijd moeten vragen. Op zijn minst, het moet de levering van uw betaling te beschermen. Werk dit uit met uw klant als er vragen zijn.

vertrouwelijkheid

vertrouwelijkheid is een verwachte clausule in de meeste freelance ontwerpcontracten. U zult omgaan met privé, gevoelige informatie, met betrekking tot dingen zoals productlanceringen of bedrijf marketing strategieën. Veel klanten zullen hun eigen vertrouwelijkheidsclausule of contract voor u te ondertekenen. U kunt echter onderhandelen en exacte voorwaarden opnemen in uw eigen contract om comfortabel te blijven met de inhoud.

omdat de ontwerpen die u maakt al dan niet geheimzinnig en gevoelig kunnen zijn, moet u in de standaard nomenclatuur van vertrouwelijkheid weten welke delen van uw ontwerp U kunt weergeven en waar. Is de klant comfortabel met u het uploaden van het voltooide werk naar uw eigen website portfolio onmiddellijk, of moet u wachten? Als je moet wachten, op welk moment zijn de ontwerpen niet meer vertrouwelijk?

promoties en krediet

deze clausule sluit aan bij het bovenstaande-u moet altijd in staat zijn om uw eigen werk te promoten en te delen. Voeg clausules toe die bepalen waar en hoe u het werk dat u voor de klant hebt gemaakt kunt gebruiken.

veel contracten bieden de ontwerper de mogelijkheid om voorbeelden van het werk op de website en portfolio van de ontwerper te gebruiken voor zelfpromotie. De meeste clausules laten klanten ook toe om het werk aan wedstrijden voor te leggen en behouden het recht om het werk te tonen zodra het door de klant openbaar is gemaakt.

u wilt ook eerlijk worden gecrediteerd voor uw harde werk-voeg informatie toe die de exacte taal bevat voor hoe u moet worden gecrediteerd — of dit nu op een persbericht, in een award, in een wedstrijd, enz.

(Opmerking: sommige clients zullen onder geen enkele omstandigheid willen dat u het werk laat zien of promoten. Pas uw promotieclausule per geval aan.)

dit zijn geen specifieke clausules, maar hier zijn enkele belangrijke richtlijnen om in gedachten te houden:

• laat aanpassen toe: Idealiter stelt u een template contract op dat u kunt aanpassen aan elk project. Pas clausules aan, voeg ze toe en laat ze weg terwijl u de projectbehoeften bespreekt met uw klant, zodat geen enkel deel van uw contract overbodig lijkt.
• krijg altijd een handtekening: dit is cruciaal! Gewoon e-mailen naar de klant een kopie van het contract is niet genoeg om u te beschermen, en, belangrijker nog, zal niet houden legaal. Beleefd aandringen dat de klant leveren een ondertekende kopie van het contract voordat u begint met werken. Geef uw klanten opties, zodat ze u de handtekening kunnen sturen via hun voorkeur levering methode.

extra middelen

natuurlijk is een van de beste middelen bij het opstellen van uw eigen contract het bekijken van de contracten van andere werkende grafische ontwerpers. Bekijk het template contract dat logo ontwerper Joni Solis bijhoudt op haar website. Hoewel het niet elke clausule bevat die hier wordt genoemd, toont het een waardering voor duidelijke taal en directe ontwerpcontracten in de industrie — in vergelijking met dichte contracten, vol jargon.

voor een geweldige verzameling voorbeeldclausules die u dienovereenkomstig kunt aanpassen, lees HOW ‘ s guide on keeping contract language simple.

als laatste opmerking dient u er rekening mee te houden dat dit artikel slechts als bron dient te worden geraadpleegd. Wanneer u belangrijke vragen heeft over uw contract en uw relatie met een klant, raadpleeg dan altijd een gelicentieerde, juridische professional.

bovenste afbeelding per pixome. Alle andere afbeeldingen van Crocolot.

(dit bericht werd oorspronkelijk gepubliceerd in Mei 2017. Het is bijgewerkt om veranderingen in de sector weer te geven.)