opdatering af den globale adresseliste i Outlook
en Global adresseliste er et værdifuldt værktøj til enhver virksomhed, klub eller samfund, hvor medlemmer har brug for at e-maile hinanden dagligt.
i store organisationer er den daglige drift utænkelig uden sådanne Vinduesværktøjer, da fordelene er indlysende.
oprettelse af en centraliseret adresseliste gør elektronisk kommunikation hurtigere og mere effektiv, hvilket er vigtigt i erhvervslivet. Fra deres computer kan hver medarbejder få adgang til oplysninger om deres kolleger og overordnede.
Indholdsfortegnelse:
- hvad er den globale Outlook-adresseliste?
- hvordan oprettes en global adresseliste?
- Sådan ser du den globale adresseliste?
- tilføjelse af global adresseliste til kontakter i Outlook
- opdatering af den globale adresseliste i Outlook
- eksport af global adresseliste fra Outlook
- Sådan eksporteres Outlook-e-mail-adresser til distributionsliste
Hvad er den globale adresseliste i Outlook?
Oplev en ekstremt praktisk type liste, der styres centralt og giver dig mulighed for at opdatere den globale adresseliste i Outlook. Med enhver version af Outlook (2010, 2013, 2016, 2019), en virksomhed skal have sin e-mail hostet via Microsoft-udveksling. Listen indeholder kontaktoplysninger for hver virksomheds e-mail-bruger og de relaterede distributionsgrupper. GAL varetages normalt af IT-afdelingen.
hvordan oprettes en global adresseliste?
for at gøre dette i Microsoft-vinduer skal du bruge udveksling online Strømshell. Det giver dig mulighed for at justere dine indstillinger via kommandolinjen. Hver af nedenstående procedurer kræver omkring 5 minutter.
den generelle sekvens er:
ny-Globaladdressliste-navn ” <GAL navn>”
Således kan du anvende enten et” pre-dåse “modtagerfilter eller et” brugerdefineret”. Her er den grundlæggende forskel mellem de to.
hvis din organisations navn er Blink, er et muligt GAL-navn “Blink GAL”, og det prækonserverede filter vælger alle modtagere med blink som virksomhedsværdi:
ny-Globaladdressliste-navn “Blink GAL” -Inkluderetmodtagere Allemodtagere-ConditionalCompany Blink
på den anden side, med en brugerdefineret mulighed, kun modtagere, hvor for eksempel CustomAttribute15 ejendom indeholder “AgencyB”, vil blive inkluderet:
ny-Globaladdressliste-navn “agentur B GAL” -modtagerfilter {customattribute15-lignende “*Agencyb*”}
når det er gjort, så glem ikke at kontrollere, om du har lykkedes. Prøv at skrive navnet på din GAL i stedet for < GAL navn> og køre dette:
Get-Globaladdressliste-identitet “< GAL Name >” | Format-Listnavn,RecipientFilterType,RecipientFilter,Inkluderetmodtagere,betinget*
samlet set, selvom processen kan virke skræmmende, er den logisk og hurtig. Det tager kun et par kommandoer for at sikre, at din helt nye GAL er klar!
visning af den globale adresseliste
fra Ny, hoved til adressebog og derefter til Global adressebog.
du vil se, hvad din globale adresseliste indeholder. Hvis du ønsker at eksportere til dine personlige kontakter, skal du fremhæve alle de data, du har brug for. For hele den globale adresseliste skal du trykke på Ctrl-A. For at fremhæve et bestemt område skal du klikke på det første element i det, holde Skift nede og klikke på det sidste element. Højreklik på området får knappen Tilføj til Kontakter til at vises.
tilføjelse af global adresseliste til kontakter i Outlook
når en bruger har gennemgået nedenstående sekvens, ser de nødvendige kontakter kopieret til deres egen adressebog for at øge effektiviteten.
- Klik på adressebog under afsnittet Find (se på det øverste bånd).
- Vælg nu Avanceret Find mulighed.
- Indtast navnet på den person, der skal findes.
- Klik på OK.
- Find navnet i søgeresultaterne, og dobbeltklik på det. Åbningsvinduet indeholder kontaktoplysningerne for den pågældende person.
- i nederste venstre hjørne finder du indstillingen Føj til Kontakter og trykker på den.
- i åbningsvinduet er du fri til at ændre detaljerne om nødvendigt.
- Afslut med Gem & Luk.
opdatering af den globale adresseliste i Outlook
proceduren er enkel, hurtig og afgørende, da den grundlæggende opdaterer kontaktlisten på din PC. For at sikre, at alle ændringer til den vigtigste globale adresseliste vises på din enhed, og alt er synkroniseret:
på fanen med titlen Send/Modtag, find Hent Adressebog… i Send/Modtag grupper optionslist. Det er vigtigt, at overførslen ændringer siden sidste Send/modtag i Offline adressebog er markeret. Afslut proceduren ved at trykke på OK.
alle ændringerne er nu trådt i kraft, og du kan være sikker på, at din e-mail-assistent er fuldt synkroniseret. Husk at gentage denne procedure regelmæssigt for at din e-mail-korrespondance kan køre problemfrit.
eksport af global adresseliste fra Outlook
hvis du har brug for at eksportere, er det lidt mere kompliceret end et par klik. Du skal først tilføje alle GAL-kontakter til din personlige kontaktliste (se ovenfor). For at forhindre blanding med dine andre kontakter kan du midlertidigt flytte sidstnævnte til en anden mappe. Til dette kan du filtrere efter datoen for oprettelse eller ændring.
derefter er der to veje at overveje. For det første kan kontakterne eksporteres til en CSV – fil. Alternativt kan de bruges direkte fra Kontakter til en brevfletning. Installation af Access forenkler proceduren, da du enten kan importere oplysningerne direkte til din Access-database eller eksportere dem derfra som en csv eller en CSV.
eksport af Outlook – e-mail-adresser
når du har brug for at oprette en distributionsliste fra Outlook-modtagere og fjerne duplikatadresser, er der den eneste løsning-Dataekstraktionssæt til Outlook.
her er hvad du skal gøre:
- Kør data Ekstrakton Kit til Outlook ansøgning.
- Klik på Rapporter og vælg Liste over modtagerens e-mail-adresser Mulighed.
- dette åbner et rapportindstillingsvindue:
- Vælg *.CSV-fil mulighed for at eksportere Outlook-modtageradresser til Format
- Vælg passende kilde: ekstern PST – fil – hvis du vil oprette distributionsliste fra de e-mail-modtagere, der findes i den eksterne PST-fil eller Outlook-brugerprofil-for at oprette en distributionsliste fra aktuelle Outlook-e-mails.
- Klik På Kør rapport, og angiv placeringen og filnavnet for at gemme det.
værktøjet gemmer e-mail-modtageradresserne i distributionslisten, som du kan bruge senere.
flere vidensbase artikler
