co to jest wdrożenie ERP?

wdrożenie nowego systemu ERP może być jedną z największych inwestycji czasu, pieniędzy i zasobów firmy. Proces wdrażania ERP, fazy, oś czasu i złożoność są w dużej mierze oparte na zmiennych, takich jak liczba wdrażanych modułów, wymagane dostosowania, konwersja danych i dostępne zasoby do zarządzania projektami. Przyjrzyjmy się bliżej, czym jest wdrożenie ERP i odpowiemy na Często zadawane pytania dotyczące procesu i różnych metod.

w tym artykule:

• przegląd procesu wdrożenia ERP
• etapy wdrożenia ERP
• Jaka jest najlepsza metoda
• jak długo trwa wdrożenie?
• czego można się spodziewać w fazie uruchomienia
• Często zadawane pytania dotyczące wdrożenia ERP

przegląd procesu wdrażania ERP

proces wdrażania ERP obejmuje różne etapy i etapy, najczęściej składające się z:

1. instalacja oprogramowania ERP
2. Konfiguracja Ustawień i opcji
3. Transfer danych finansowych i transakcyjnych ze starego systemu (aka migracja danych)
4. Konfigurowanie pracowników (lub „użytkowników”) z zdefiniowanymi rolami, dostępem do systemu i ustawieniami zabezpieczeń
5. szkolenie z oprogramowania ERP dla użytkowników końcowych

w zależności od wybranego podejścia wdrożeniowego (więcej na ten temat poniżej) i złożoności procesów biznesowych, wdrożenie oprogramowania ERP może trwać od dwóch miesięcy do dwóch lat … czasami dłużej.

innymi słowy, oś czasu dla firmy świadczącej usługi finansowe wdrażającej podstawowe moduły księgowe, takie jak Księga główna, zobowiązania i należności, będzie szybsza i mniej złożona niż firma produkcyjna wymagająca również modułów produkcyjnych i produkcyjnych, zapasów i zakupów, przetwarzania zamówień i wszystkich dodatkowych konfiguracji, procesów przepływu pracy i danych, które się z nim wiążą.

niezależnie od harmonogramu, wybór odpowiedniego partnera ERP, ustalenie dobrze udokumentowanego planu projektu i właściwa alokacja zasobów zadecyduje o tym, jak skuteczne, wydajne i skuteczne okaże się wdrożenie ERP.

jakie są etapy wdrażania ERP?

pierwszym krokiem we wdrożeniu ERP jest mobilizacja zespołu projektowego. Po stronie klienta jest zazwyczaj sponsor wykonawczy, właściciele różnych procesów biznesowych i użytkownicy końcowi. Po stronie partnera ERP (lub „dostawcy technologii”) będą analitycy biznesowi, konsultanci techniczni i kierownik projektu.

zarządzanie projektami ma kluczowe znaczenie dla informowania o postępach wdrażania ERP, szybkiego i skutecznego zarządzania problemami oraz osiągania zdefiniowanych celów.

mając zespół gotowy i gotowy, nadszedł czas, aby rozplanować proces wdrażania ERP, który często będzie obejmował:

• określenie zakresu wdrożenia, kamieni milowych projektu, potrzebnych dostosowań, map procesów i oczekiwanych rezultatów.
• Analizowanie wymagań biznesowych, instalowanie oprogramowania w środowisku „sandbox” i konfigurowanie systemu tak, aby pasował do niezbędnego przebiegu procesu.
• migracja i mapowanie danych do nowego systemu oraz przeprowadzanie kontroli weryfikacyjnych.
• testowanie systemu we wszystkich działach oraz konsekwentne Testowanie i uruchamianie cyklu quote-to-cash.
• szkolenie użytkowników końcowych w ich określonym obszarze funkcjonalnym na podstawie ról i uprawnień. Szeroko stosowane jest podejście „trenuj trenera”, w którym wybrani użytkownicy są szkoleni w systemie, a następnie działają jako trenerzy wewnętrzni.
• wdrożenie oprogramowania w środowisku produkcyjnym, często określane jako „go-live.”Będzie to wymagało dodatkowej siły roboczej do monitorowania procesu i zapewnienia płynnego przejścia.
• Opublikuj wsparcie go-live i przegląd projektu.

kompleksowe planowanie i rygorystyczne testy będą dwoma głównymi aspektami procesu wdrażania ERP, które zapewniają przejście systemu od koncepcji do środowiska rzeczywistego.

Jaka jest najlepsza metoda wdrożenia?

dwie z najpopularniejszych metod to implementacja big bang ERP w porównaniu z podejściem stopniowym.

dzięki big bang ERP cały system działa, a wszyscy w naszej firmie są zmieniani w tym samym czasie. Krótko mówiąc, przenosisz wszystkie moduły we wszystkich działach na żywo jednocześnie. Takie podejście może skrócić czas wdrożenia systemu ERP, ale może również powodować większe zakłócenia w codziennej działalności biznesowej i bardziej obciążać pracowników.

alternatywnie, etapowe podejście spowoduje, że system ERP będzie rozwijany kolejno, często według modułów lub obszarów funkcjonalnych. Metoda ta, znana również jako” land and expand”, potrwa dłużej, ponieważ części nowego oprogramowania ERP są stopniowo wdrażane w mierzonym okresie. Metoda ta może pomóc złagodzić ryzyko i niepokój na pracowników wewnętrznych.

obie metody implementacji ERP są plusy i minusy. Twój zespół ERP partner pomoże Ci opracować plan wdrożenia, który jest najlepszy dla twojej sytuacji.

jak długo trwa wdrożenie ERP?

nie ma czegoś takiego jak Jeden rozmiar dla wszystkich, jeśli chodzi o wdrażanie ERP. Jedna firma może potrzebować tylko uaktualnić swoje finanse, podczas gdy inna może być producentem z tysiącami jednostek SKU, wieloma magazynami i produktami wysyłanymi na całym świecie. Wdrożenie podstawowego systemu może zająć zaledwie dwa miesiące, a bardziej złożony system może trwać wiele lat. Jednak przeciętne wdrożenie systemu ERP Klasy średniej, takiego jak Sage lub Acumatica ERP, zajmie około czterech do sześciu miesięcy.

dobrze jest pamiętać, że implementacja ERP zazwyczaj nie jest drogą prostą, ale drogą wietrzną. Idealnie byłoby, gdyby oprogramowanie spełniało wszystkie twoje potrzeby funkcjonalne od razu po wyjęciu z pudełka. Ale bardziej realistycznie, często istnieją integracje oprogramowania firm trzecich lub dostosowania systemu potrzebne do spełnienia wszystkich wymagań biznesowych.

ważne jest również, aby pamiętać, że samo oprogramowanie jest tylko częścią równania w udanym projekcie ERP. Równie ważne jest podjęcie współpracy z doświadczonym partnerem wdrożeniowym ERP, który rozumie twoją firmę, może zminimalizować wpływ problemów technicznych, które nieuchronnie pojawią się, i wykorzystać swoje doświadczenie, aby utrzymać projekt w zakresie i budżecie.

Zobacz też: co oznacza ERP?

wdrożenie ERP Go-Live and Beyond

po zakończeniu wdrożenia ERP i uruchomieniu systemu możesz wziąć Zasłużony wydech. Wszystkie ręce będą nadal na pokładzie przez następne kilka tygodni, ponieważ pracownicy dostosowują się do nowego systemu i procesów, ale ciężka praca jest z tyłu w lusterku wstecznym, a Twój nowy system ERP powinien wkrótce zacząć wypłacać dywidendy.

gdy opadnie kurz, będziesz chciał przejrzeć i zmierzyć, w jaki sposób projekt osiągnął cele, które zostały nakreślone na początku. System powinien ograniczać ręczne procesy, zwiększać produktywność i zapewniać większą widoczność i wgląd we wszystkie jednostki biznesowe i wszystkie operacje.

wdrożenie w pełni zintegrowanego systemu ERP to wielkoskalowy, specyficzny dla firmy proces, który ma duży wpływ na organizację. Po tym wszystkim, co zostało powiedziane i zrobione, Twój dostawca oprogramowania ERP i partner powinien znać Twoją firmę prawie tak dobrze, jak ty. Ponieważ w przyszłości ich rolą będzie nie tylko wspieranie i utrzymanie systemu, ale także doradzanie i polecanie dodatkowych rozwiązań, które pomogą Ci w dalszym osiąganiu celów rozwojowych i finansowych.

kontynuacja przeglądu i optymalizacji procesów biznesowych po uruchomieniu i stopniowe wprowadzanie dodatkowych funkcji i funkcjonalności pomoże rozszerzyć inwestycje dokonane w system ERP. Podsumowując, wdrożenie ERP jest tak dobre, jak zespół za nim stojący. Opracowanie silnego planu, wybór odpowiedniej metody wdrożenia i otwarcie komunikowania się w całym procesie ostatecznie doprowadzą do pomyślnego zakończenia tego, co często jest (bardzo) wymagającym projektem.

powiązane FAQ