Complete Conference Planning Checklist

Hosting udanej konferencji ma wiele zalet. Obejmują one pomoc w promowaniu organizacji i nawiązywaniu kontaktów, a także poszerzanie zasięgu za pośrednictwem przedstawicieli marketingu i branży. Co najlepsze, możesz generować przychody!

ostatnie statystyki event marketingowe pokazują, że 41 procent marketerów uważa, że wydarzenia są najbardziej skutecznym kanałem marketingowym nad reklamą cyfrową, e-mail marketingiem i content marketingiem. Według Bizzabo oznacza to 32-procentowy wzrost od 2017 roku.

podczas planowania konferencji należy wziąć pod uwagę wiele czynników. Dwa najważniejsze czynniki na początek to pora roku i miejsce. Decydując się na najlepszą porę roku na zorganizowanie konferencji, pomyśl o szczycie sezonu dla firm i ról zawodowych uczestników. Będziesz chciał trzymać się z dala od ich pracowitych okresów, kiedy niekoniecznie będą mogli uczestniczyć w Twoim wydarzeniu.

z perspektywy budżetu należy pamiętać o szczycie sezonu konferencyjnego w regionie, w którym planujemy zorganizować konferencję, na przykład w styczniu-marcu, w ośrodkach wypoczynkowych. Rozważ również miejsca, które mogą nie być pierwszymi, które przychodzą na myśl. Miasta drugiego i trzeciego poziomu mogą oferować wyjątkową atrakcyjność, a także oferować świetne stawki dla tych, którzy są bardziej świadomi budżetu.

chcesz zaoferować uczestnikom doskonałe doświadczenie konferencyjne, które może być wyzwaniem. Proces planowania ma wiele aspektów. Wymaga to dedykowanego zespołu ludzi, z doświadczeniem w różnych obszarach planowania konferencji, do obsługi zróżnicowanego zestawu działań. Działania te obejmują gamę działań, od promocji i rejestracji, po planowanie spotkań i planowanie agendy.

konieczne jest posiadanie listy kontrolnej planowania konferencji, aby wszystko było w porządku. Lista kontrolna to jeden, kompleksowy dokument zawierający listę zadań, które ty i twój zespół musicie wykonać przed konferencją, w jej trakcie i po niej.

Lista kontrolna pomoże również utrzymać zespół na tej samej stronie, z kluczowymi datami i elementami, których nie chcesz przegapić. Będziesz musiał aktualizować listę kontrolną co tydzień, aby zachować ją jako żywy dokument i upewnić się, że jesteś na dobrej drodze.

istnieją różne sposoby podejścia do listy kontrolnej planowania konferencji. Może być podzielony na elementy przed, na miejscu i po, według kategorii aktywności lub może być w kolejności na osi czasu. Niezależnie od formatu, musi zawierać terminy i kto jest odpowiedzialny za każdą pozycję.

oto przykład listy kontrolnej planowania konferencji, która zawiera najważniejsze informacje:

promocje

• opracowanie planu event marketingowego
• określenie strategii marki eventowej
• opracowanie strategii tematycznej na podstawie lokalizacji i celów wydarzenia
• zainicjowanie programu sprzedaży dla sponsorów i sprzedawców
• stworzenie dedykowanej strony internetowej konferencji
• opracowanie reklam i harmonogram
• opracowanie postów w mediach społecznościowych, treści i harmonogramu
• opracowanie informacji prasowych i koordynacja innych działań public relations
• opracowanie przypomnień z serii eblast i harmonogramu
• dystrybucja broszur promocyjnych lub ulotki

Miejsce konferencji

• Zainicjuj zapytanie ofertowe (RFP) z Biurem konferencji i odwiedzających (CVB) w żądanej lokalizacji(lokalizacjach)
• opcje lokalizacji centrum konferencyjnego badawczego
• przeprowadź kontrolę witryny
• sfinalizuj wybór, potwierdź szczegóły i negocjuj umowę
• zainicjuj RFP dla audio/wizualnych i Wi-Fi
• ustal harmonogram raportów o blokach pokoi z hotelu
• koordynuj bezpieczeństwo
• planuj zamówienia cateringowe i bankietowe, w tym jedzenie i napoje

poza siedzibą & Działania związane z miejscem docelowym

• Przejrzyj i wybierz partnera DMC
• zbadaj opcje off-site, aby zaoferować uczestnikom konferencji
• sfinalizuj umowy off-site
• sfinalizuj liczby off-site
• Potwierdź transport
• Sprawdź czasy i miejsca odbioru

planowanie ogólne

• Opracowanie budżetu wydarzenia
• zorganizowanie odwołania wydarzenia i ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej
• ubieganie się o licencję na muzykę
• koordynowanie podróży personelu
• tworzenie codziennej listy kontrolnej i zadań na miejscu
• opracowanie wewnętrznego programu „show flow”
• wynajmij wykonawcę show; ustal układ powierzchni wystawienniczej
• ustal i sfinalizuj rozrywkę
• ustal i Kup prezenty
• opracuj książkę programową
• wdrożenie aplikacji mobilnej
• sprawdź opcje oznakowania i zamów
• koordynuj dekoracje
• koordynuj wszelkie specjalne potrzeby
• zaprojektuj master slide deck, aby uwzględnić slajdy sponsora

rejestracja

• Ustaw opłaty rejestracyjne
• skonfiguruj system rejestracji i rejestrację online
• koordynuj odznaki
• zamów smycze, określ ostateczną ilości
• Bądź gotowy do kwadratu, aby przetworzyć płatności

Prelegenci

• skontaktuj się z prelegentami biura, aby uzyskać źródło kluczowych prelegentów
• Zidentyfikuj tematy i prelegentów z branży
• sfinalizuj tematy i prelegentów
• opracuj arkusz kalkulacyjny prelegentów ze wszystkimi informacjami kontaktowymi
• zaplanuj Prep-call z prelegentami
• zbierz prezentacje prelegentów
• Dodaj prelegentów do strony internetowej
• koordynuj rezerwacje hoteli VIP

planowanie wydarzeń po konferencji

• zaktualizuj stronę konferencji po zakończeniu konferencji event
• Wyślij listy z podziękowaniami
• rozpowszechniaj ankiety po wydarzeniu
• odpowiadaj na ankiety po wydarzeniu i CVB
• opracuj raport pokonferencyjny z informacjami finansowymi i wynikami

chociaż podzieliłem się niektórymi z moich najlepszych wskazówek dotyczących planowania konferencji, jak widać z tej obszernej listy kontrolnej, planowanie wydarzeń dotyka wielu obszarów i ma wiele warstwy. W zależności od czasu i zasobów, sensowna może być współpraca z partnerem organizującym konferencje, który ma własny dedykowany zespół i wiedzę specjalistyczną do obsługi wszelkiego rodzaju wydarzeń.

istnieją firmy zajmujące się planowaniem konferencji, które specjalizują się nie tylko w zarządzaniu wydarzeniami, ale także mogą zaoferować pełen zakres usług, w tym marketing. Posiadanie jednej firmy do obsługi wszystkich komponentów spowoduje bezproblemową, przyjemną i udaną konferencję.

potrzebujesz pomocy przy planowaniu kolejnej konferencji? Skontaktuj się z nami już dziś, aby rozpocząć rozmowę.