i – 9 Compliance to „gorący” obszar-jak uniknąć poparzenia

od 1986 roku USA nałożyły na pracodawców ciężar działania jako strażnicy bramek w egzekwowaniu prawa imigracyjnego. Jednocześnie pracodawcy muszą być bardzo ostrożni, aby nie dyskryminować upoważnionych pracowników lub kandydatów do pracy ze względu na obywatelstwo lub pochodzenie narodowe. Rezultatem jest bardzo cienka linia, którą pracodawcy muszą przejść, ze stromymi pułapkami (zakłócenia w biznesie, wysokie grzywny, negatywny rozgłos, pozwy sądowe o dyskryminację i kary karne) oczekującymi na wszelkie pomyłki.

w ciągu ostatnich kilku lat szeroko dyskutowano nad reformami imigracyjnymi i zwiększonym egzekwowaniem prawa. Podczas gdy nasi politycy nie byli w stanie zgodzić się na jakąkolwiek poważną nową Politykę, jedną z propozycji, która wydaje się nie budzić zastrzeżeń, jest pomysł, że pracodawcy powinni być poddawani większej kontroli i egzekwowaniu, zwiększając ciężar ich roli jako osób oceniających uprawnienia pracownicze na pierwszej linii. Rzeczywiście, w ostatnich latach odnotowano znaczny wzrost kontroli siły roboczej i nalotów dokonywanych przez amerykańskie organy imigracyjne i celne („ICE”) na wszystkich szczeblach. W rzeczywistości administracja Obamy uczyniła z pracodawców centrum swojej strategii egzekwowania prawa w walce z nielegalnymi pracownikami i nielegalną imigracją. Być może czytałeś raporty o kilku bardziej znanych nalotach lub działaniach egzekucyjnych, które uczyniły wiadomości krajowe.

audyt I-9 może zostać uruchomiony z wielu powodów, w tym z losowych próbek i sprawozdań niezadowolonych pracowników (lub byłych pracowników). Niektóre sektory biznesu, na przykład produkcja żywności, są szczególnie podatne na audyty I-9 i „ciche naloty” przez lód. W przypadku audytu Twoja firma będzie musiała ustalić zgodność I-9 z ICE. Bez proaktywnego podejścia takie reakcje mogą być reaktywne i defensywne. Zazwyczaj prowadzi to do wewnętrznej sytuacji awaryjnej w szybkiej reakcji, co skutkuje ciężką reakcją, utratą wydajności, zwiększonymi opłatami adwokackimi, trudnościami w zastępowaniu pracowników i ewentualnie grzywnami lub opłatami karnymi.

dlatego, chociaż właściwa zgodność Z I-9 zawsze była ważna, nigdy nie była bardziej istotna. Nie wystarczy, aby pracodawcy po prostu wypełnili formularz I-9 najlepiej jak potrafią zgodnie z podstawowymi instrukcjami formularza i wrzucili je do pliku. Ryzyko jest po prostu zbyt wysokie, aby utrzymać słabe podejście do zgodności z I-9, jeśli taka jest twoja obecna postawa. Właściwa zgodność Z I-9 wymaga należytej staranności i proaktywnego planowania.

każdy pracodawca powinien mieć formalną wewnętrzną politykę i-9 Compliance, określającą dokładne zasady i procedury pracodawcy dotyczące prawidłowego wypełniania, weryfikacji i przechowywania dokumentacji I-9 i dokumentów autoryzacji zatrudnienia, przydzielania odpowiedzialności Nadzorczej w firmie za te obowiązki, a także samokontroli lub innych okresowych wewnętrznych działań monitorujących w celu zapewnienia zgodności. Ponadto podręcznik pracownika pracodawcy powinien zawierać sekcję wyjaśniającą pracownikowi obowiązki pracodawcy i pracownika w odniesieniu do formularza i-9.

przy wszystkich działaniach związanych z egzekwowaniem prawa, reklamą i ryzykiem nadszedł czas, aby uzyskać proaktywność w tej kwestii – skontaktuj się z jednym z doświadczonych adwokatów ds. imigracji lub zatrudnienia w Foster Swift, aby omówić kompleksowe podejście.

• Czytaj całość Jesień 2011 zatrudnienie, praca & świadczenia kwartalne