Jak stworzyć mapę drogową projektu: zestaw narzędzi do sukcesu

komunikowanie celu i strategii projektu nie zawsze jest łatwe. Często kluczowi interesariusze i kadra kierownicza chcą zobaczyć, jak rozwinie się projekt, ale nie mają czasu na przeanalizowanie zbyt szczegółowego planu.

dlatego plan działania projektu jest tak przydatny. Oferuje zwięzły sposób tworzenia wykresów kamieni milowych i celów projektu, dzięki czemu decydenci wiedzą, których rezultatów należy się spodziewać i kiedy. Jest to również sposób na tworzenie efektywnych strumieni pracy, pomagając delegować zadania i zarządzać nimi od samego początku.

tutaj omówimy podstawy tworzenia mapy drogowej projektu, od ustalenia realistycznej osi czasu po ustanowienie zrównoważonych strumieni pracy z definiowalnymi celami.

dodaliśmy Szybkie linki, które pomogą Ci poruszać się po przewodniku i znaleźć potrzebne informacje:

• co to jest mapa drogowa projektu?
• projekt roadmaps i agile: jaki jest link?
• jak zrobić mapę drogową projektu: krok po kroku
• Krok 1: Zdefiniuj cele i plany projektu
• Krok 2: Stwórz realistyczną oś czasu (w tym Przykład)
• Krok 3: Oceń wartość i ryzyko każdego zadania projektu
• Krok 4: rozważ koszty i zasoby
• Krok 5: skutecznie deleguj
• Krok 6: Ustaw osiągalne kamienie milowe
• awaryjność i zarządzanie ryzykiem

co to jest mapa drogowa projektu?

Mapa Drogowa projektu zapewnia ogólny przegląd celów, celów i rezultatów projektu. Jest on prezentowany jako oś czasu, pokazująca, kiedy i w jaki sposób zostaną osiągnięte kluczowe kamienie milowe projektu.

plan działania projektu powinien być prosty i zwięzły. Unikaj umieszczania zbyt wielu szczegółów, ponieważ dotyczy to głównego planu projektu. Twoja Mapa Drogowa powinna wskazywać kierunek na osi czasu projektu, co ułatwia zarządzanie oczekiwaniami interesariuszy i przekazywanie zespołowi kolejnych kroków i kamieni milowych.

pomyśl o mapie drogowej projektu jako o zasobie, który uzupełnia główny plan projektu. Zapewnia Strategiczny Przegląd projektu, dzięki czemu każdy może przejrzeć status projektu w miarę jego realizacji.

tutaj sprawdzamy, co powinien zawierać plan działania projektu:

• cele i zadania
• oś czasu określająca kluczowe etapy
• rezultaty
• zagrożenia
• nieprzewidziane okoliczności

plany działania i zwinność projektu: co to jest link?

zwinne zarządzanie projektami staje się normą w dyscyplinach opartych na procesach, ponieważ firmy chcą odejść od sztywnych sposobów pracy na rzecz krótkich cykli rozwoju, które koncentrują się na ciągłym doskonaleniu i optymalizacji. Ale jak plany projektowe pasują do tej nowej praktyki zarządzania? I czy nadal są wartościowe?

zwinny model zarządzania projektami opiera się na dużej współpracy między poszczególnymi interesariuszami i zespołami, z których wszystkie łączą się, aby zrealizować projekt. Ze względu na wieloaspektowy charakter tej dynamiki pracy ważne jest, aby każdy mógł łatwo śledzić i przeglądać status projektu-i tu pojawia się plan działania projektu.

plan działania projektu doskonale uzupełnia zwinne zarządzanie. Lekkie detale, ale zwięzłe i łatwe w zarządzaniu, plany działania ułatwiają zwinne zarządzanie projektami, a zespoły mają jasny obraz celów i celów projektu bez zagłębiania się w drobne szczegóły – co jest kluczem do osiągnięcia zwinnej strategii zarządzania.

jak zrobić mapę drogową projektu: krok po kroku

efektywny plan działania projektu powinien na pierwszy rzut oka komunikować cele i działania projektu na wysokim poziomie. Oto jak stworzyć mapę drogową projektu, która jasno określi Twoją strategię.

Krok 1: Zdefiniuj cele i plany projektu

dobra mapa drogowa projektu zwięźle komunikuje cele i plany, zapewniając szczegółowe informacje na wysokim poziomie bez polegania na nadmiernych notatkach i aktach planowania. Twoja mapa powinna w prosty sposób określać cele projektu, podkreślając, czego mogą oczekiwać interesariusze i jak Twój zespół to osiągnie.

zacznij od utworzenia listy rezultatów. Jest to wstępnie zdefiniowany przegląd tego, co zostanie osiągnięte, wykazujący wartość i wykonalność projektu dla kadry kierowniczej wyższego szczebla. Nie oferuj tu ryz szczegółów; po prostu określ swoje oczekiwania przed uzupełnieniem celów realnym harmonogramem projektu.

Krok 2: Utwórz realistyczną oś czasu (w zestawie przykład)

oś czasu jest najważniejszą częścią mapy drogowej projektu. Określa to nie tylko czas trwania projektu, ale także sposób, w jaki będzie on ewoluował, kiedy zostaną osiągnięte kamienie milowe oraz sposób, w jaki poszczególne strumienie robocze będą się łączyć, aby osiągnąć cele zgodnie z czasem realizacji projektu.

zacznij od określenia niezbędnych strumieni pracy i zasobów potrzebnych do osiągnięcia celów, ponieważ będą one dyktować długość projektu i kiedy ustawić kluczowe kamienie milowe. Oś czasu powinna określać czas potrzebny na realizację celów i jakim kosztem. To, jak daleko w przyszłość spojrzysz, komunikując te terminy i koszty, zależy od Ciebie i zależy od zakresu projektu i poziomu zaangażowanej pracy.

poniżej przedstawiamy przykład mapy drogowej projektu, dzięki czemu możesz uzyskać jasny obraz tego, jak powinna wyglądać Twoja oś czasu.

Krok 3: Oceń wartość i ryzyko każdego zadania projektu

niektóre zadania mają większą wagę i odpowiedzialność niż inne, więc musisz upewnić się, że są one delegowane właściwym osobom. Oceniaj każde zadanie według tego, jak ważne jest to dla sukcesu projektu i przypisuj odpowiednio do odpowiedniego członka zespołu lub działu.

Krok 4: rozważ koszty i zasoby

każdy strumień pracy powinien być dokładnie oceniony, aby ocenić potrzebne koszty i zasoby. Zainteresowane strony będą chciały sprawdzić, ile czasu, pieniędzy i zasobów inwestuje się w konkretne zadania, więc włącz te informacje do strumienia prac.

Krok 5: Skutecznie deleguj

gdy masz pomysł na koszty i zasoby, możesz zacząć delegować działania projektowe do poszczególnych działów i członków zespołu. Delegowanie wymaga starannej równowagi między kosztami a wykonalnością; nie ma sensu dawać osobie głównej własności strumienia pracy jako środka obniżającego koszty, jeśli istnieją wątpliwości, czy może osiągnąć swój cel. Być realistycznym i rozważyć długoterminową rentowność projektu, a nie krótkoterminowe cięcia kosztów.

Wskazówka-Mapa Drogowa projektu jest natychmiastowym rozwiązaniem, więc nie myśl, że musisz uwzględniać każdy szczegół tego, w jaki sposób cele zostaną osiągnięte. Strumienie robocze są sposobem komunikowania odpowiedzialności za zadania projektowe wysokiego poziomu,ale nie powinno być potrzeby bardziej szczegółowego niż to.

aktywność poszczególnych członków zespołu może stanowić dużą część szerszego strumienia pracy, więc nie ma potrzeby uwzględniania tego w planie działania. Zapewni to większą elastyczność, umożliwiając zmianę odpowiedzialności i stworzenie planu awaryjnego bez uzasadniania każdej zmiany interesariuszom.

Krok 6: Ustaw osiągalne kamienie milowe

poszczególne strumienie robocze powinny pomóc podkreślić rozwój projektu, a kamienie milowe są prostym sposobem przekazywania zainteresowanym stronom postępów krok po kroku. Ustanawiając ścieżki robocze, kamienie milowe ułatwiają sprawdzenie, w jaki sposób poszczególne działania pomogą osiągnąć cele i cele, zapewniając, że każdy aspekt projektu postępuje zgodnie z prognozą zawartą w harmonogramie.

awaryjność i zarządzanie ryzykiem

gdy tworzysz oś czasu i zaczynasz dodawać zdefiniowane strumienie pracy, musisz rozważyć obszary wysokiego ryzyka i wdrożyć środki awaryjne, które skierują projekt z powrotem do sukcesu, jeśli coś pójdzie nie tak.

Zarządzanie Ryzykiem ma kluczowe znaczenie dla mapowania drogi projektu, a kluczowe zainteresowane strony będą chciały sprawdzić, czy każda ewentualność została uwzględniona. Zastrzeżenie określonych działań wysokiego ryzyka za pomocą odpowiedniej etykiety, takich jak „ograniczone zasoby”, „potencjalne opóźnienia zewnętrzne” lub „kwestia finansowa”, tak aby zainteresowane strony były świadome obszarów ryzyka od samego początku. To nie tylko zarządza oczekiwaniami, ale może pomóc w rozwiązywaniu problemów; na przykład, jeśli zatwierdzisz dodatkowe finansowanie lub zasoby, aby wesprzeć płynne zakończenie poszczególnych etapów pracy i celów projektu.

aby uzupełnić plan działania projektu, Utwórz dokument awaryjny zawierający, jakie działania zostaną podjęte w przypadku, gdy którykolwiek ze strumieni roboczych nie spełni swojego celu. Powinno to skutecznie nakreślić „plan B” realizacji projektu, z uwzględnieniem analizy zarządzania ryzykiem i środków awaryjnych.

kluczowe odpowiedzi

Oto niektóre z kluczowych odpowiedzi i rzeczy, o których należy pamiętać podczas tworzenia własnej mapy drogowej projektu:

• Mapa Drogowa projektu powinna mieć sens dla każdego, kto ją czyta, dając zwięzły podział celów, strategii i działań na pierwszy rzut oka. Staraj się unikać zawierania zbyt wielu szczegółów; może to być uwzględnione w dłuższej strategii lub dokumencie planowania.
• plan działania projektu powinien zawierać dwie kluczowe części: przejrzysta lista zdefiniowanych celów i rezultatów oraz towarzysząca im oś czasu wyszczególniająca etapy pracy, które pomogą Ci osiągnąć cele.
• bądź realistą podczas opracowywania harmonogramu projektu i dokładnie zastanów się, komu delegować określone zadania.
• nie przeciążaj strumieni roboczych szczegółową aktywnością i procesami; dołączaj tylko informacje wysokiego poziomu, aby zapewnić elastyczność strumieni roboczych projektu.
• poproś kolegę o sprawdzenie mapy drogowej przed jej rozpowszechnieniem wśród zainteresowanych stron. Jeśli nie mogą czegoś zrozumieć lub mają wątpliwości co do jego osiągalności, być może będziesz musiał wprowadzić pewne zmiany.

Kliknij tutaj, aby uzyskać najnowsze wiadomości i funkcje z marketingu Gazpromu & handlu lub odwiedź naszą stronę główną, aby dowiedzieć się o naszych najnowszych możliwościach kariery.

poglądy, opinie i stanowiska wyrażone w tym artykule są poglądami naszych zewnętrznych dostawców treści i nie reprezentują poglądów Gazprom Marketing & Trading. Dokładność, kompletność i ważność jakichkolwiek oświadczeń zawartych w niniejszym artykule nie są gwarantowane. Gazprom Marketing & Trading nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek błędy, pominięcia lub oświadczenia.