oprogramowanie do śledzenia umów najmu dla najemców i najemców

dla najemców i najemców śledzenie umów najmu jest z pewnością możliwe za pomocą arkusza kalkulacyjnego Excel lub Arkuszy Google. Ale im więcej masz umów najmu, tym trudniej jest nadążyć za ważnymi datami najmu, dokumentami i danymi. Jest to szczególnie ważne, jeśli liczba dzierżaw, które posiadasz, jest dwu-lub trzycyfrowa. Wdrożenie oprogramowania do zarządzania najmem usprawnia procesy zarządzania najmem i poprawia możliwości raportowania, negocjowania i prognozowania.

zarządzanie najmem, czasami znane jako śledzenie najmu lub zarządzanie najmem, jest konieczne, ponieważ każda umowa ma swoje własne niuanse i zawiłości. Zarządzanie umowami leasingowymi obejmuje kierowanie umowy do odpowiednich działów, tworzenie abstrakcji leasingowej, przygotowanie aktywów do użytkowania i wreszcie ich nabycie. Ktoś musi być odpowiedzialny za wykonanie na warunkach umowy najmu i służyć jako point person dla wewnętrznych interesariuszy. Oprogramowanie do zarządzania dzierżawą automatyzuje wiele z tych zadań i sprawia, że najbardziej potrzebne informacje są bardziej dostępne.

Jak sprawdzić, czy potrzebujesz oprogramowania do śledzenia najmu

jeśli masz więcej niż dziesięć umów najmu, prawdopodobnie potrzebujesz oprogramowania do zarządzania najmem. Codzienne czynności administracyjne związane z dzierżawą mogą wiązać się z dużym wysiłkiem ręcznym, jeśli nie używasz oprogramowania.

w życiu menedżera leasingu wszystkie te scenariusze mogą się zdarzyć: dział prawny żąda kopii umów; kierownicy terenowi pytają o szczegóły dotyczące dat posiadania i punktów kontaktowych; a dział finansowy potrzebuje raportów, aby pomóc w prognozowaniu przyszłorocznego budżetu. Jeśli przechowujesz dokumenty w plikach na serwerze lokalnym, reagowanie na te żądania może z łatwością zająć znaczną część twojego czasu. Wykonanie tych zadań za jedną dzierżawę może być wystarczająco czasochłonne. Dlatego firmy, które mają więcej niż dziesięć umów najmu, powinny rozważyć oprogramowanie, które oszczędza czas i zmniejsza liczbę błędów.

wielu menedżerów leasingu korzysta z programu Excel, aby nadążyć za najważniejszymi danymi związanymi z ich umowami leasingowymi. Excel może zaoszczędzić czas, ale tylko tyle. Dodatkowo jest podatny na błędy. Musisz utworzyć arkusz kalkulacyjny i określić, jakie dane chcesz przechwycić. Gdy już to masz, nadal potrzebujesz oddzielnego procesu przechowywania dokumentów leasingowych. Gdy chcesz utworzyć raporty dotyczące umów najmu, musisz pobrać odpowiednie informacje z programu Excel. I musisz mieć nadzieję, że nikt nie wprowadził błędnych danych w Twoim arkuszu kalkulacyjnym, a twoje formuły są dokładne. Organizacje, które wdrażają oprogramowanie do zarządzania najmem, są w stanie skonsolidować te funkcje w jeden system i wyeliminować błędy ludzkie związane z programem Excel.

które branże zazwyczaj potrzebują oprogramowania leasingowego?

Leasing jest powszechną praktyką w różnych branżach, ale są pewne sektory, które praktykują go bardziej niż inne. Firmy zajmujące się handlem detalicznym, ropą i gazem, opieką zdrowotną, produkcją oraz logistyką i transportem zazwyczaj dzierżawią duże ilości aktywów. Warunki i codzienne wymagania dotyczące zarządzania leasingiem samolotów, gruntów, sprzętu medycznego, budynków lub floty pojazdów mogą być złożone. Firmy wynajmujące specjalistyczny sprzęt lub rozproszone geograficznie aktywa szczególnie potrzebują systemów usprawniających śledzenie transakcji najmu.

zapoznaj się z naszymi przewodnikami przejścia na rachunkowość leasingową tutaj.

wybór najlepszego oprogramowania do zarządzania najmem

na rynku nie brakuje systemów do zarządzania najmem. Niektóre z nich są dostosowane specjalnie do wynajmu nieruchomości, sprzętu lub pojazdów. Znajdziesz nawet bezpłatne i otwarte oprogramowanie do zarządzania dzierżawą. Poszukaj następujących funkcji, aby upewnić się, że wybierzesz system, który naprawdę oszczędza czas i chroni bezpieczeństwo danych leasingowych.

Zapobiegaj błędom dzięki krytycznym powiadomieniom o datach

jednym z najtrudniejszych aspektów zarządzania najmem jest dotrzymywanie ważnych terminów: posiadanie, rozpoczęcie, zakończenie, odnowienie itp. Brak ważnej daty może powodować przerwy w działalności gospodarczej i prowadzić do nadpłat. Bez alertów o ważnych terminach można zapomnieć, że umowa najmu zawiera obniżkę czynszu, nie przygotować się do negocjacji przed odnowieniem lub nie skorzystać z postanowień najmu, które mogą zaoszczędzić pieniądze. A w przypadku, gdy którykolwiek z tych scenariuszy się spełni, jest mało prawdopodobne, że wynajmujący powiadomi Cię o błędzie. System zarządzania najmem rejestruje ważne daty i zapewnia automatyczne alerty przed tymi datami, aby zaoszczędzić czas, pieniądze i stres.

śledź dowolne aktywa

nawet jeśli Twoja Firma zazwyczaj wynajmuje jeden rodzaj aktywów, dobrym pomysłem jest uzyskanie systemu zależnego od aktywów, który może się rozwijać wraz ze zmianą potrzeb. Inwestowanie w oprogramowanie do zarządzania dzierżawą sprzętu może wydawać się dobrym pomysłem, na przykład, gdy wynajmujesz tylko ciężkie maszyny. Ale co się stanie, jeśli zdecydujesz się zmienić model biznesowy i wynająć biura terenowe, aby sprzedawać swoje produkty? Czy kupujesz oprogramowanie do zarządzania najmem nieruchomości i osobno śledzisz swoje umowy najmu? A może przełączysz się na system, który może zarządzać obydwoma? Począwszy od systemu, który jest niezależny od aktywów, nie musisz podejmować tej decyzji.

Scentralizuj dokumenty leasingowe

im więcej masz umów leasingowych, tym trudniej jest nadążyć za wszystkimi umowami, dodatkami, raportami i notatkami dla każdej z nich. Dlatego kluczowe jest posiadanie oprogramowania leasingowego, które umożliwia przesyłanie i przechowywanie informacji o leasingu, a także szybkie wyszukiwanie potrzebnych informacji na temat danej umowy leasingowej. Idealne oprogramowanie pozwoli również ustawić kontrolę nad dostępem do dokumentów leasingowych. Jeśli masz kolegów, którzy muszą przeglądać dokumenty, ale nie chcesz, aby mogli wprowadzać zmiany, możesz dać im dostęp tylko do odczytu. Oprogramowanie do zarządzania najmem powinno być jednym źródłem prawdy dla wszystkich dokumentów, a ta funkcja pomaga zapobiegać błędom.

popraw raportowanie

Korzystanie z oprogramowania stworzonego specjalnie dla umów najmu daje dostęp do funkcji raportowania, które ułatwiają pobieranie danych z umów najmu. Najlepsze oprogramowanie do zarządzania najmem pozwoli Ci generować raporty w oparciu o metraż, geografię, rodzaj najmu lub dowolny wybrany atrybut. Gdy więc zespół finansowy poprosi o dane, które pomogą mu zaplanować przyszłoroczny budżet lub gdy wiceprezes ds. operacyjnych chce dowiedzieć się, ile aktywów dzierżawisz w danym stanie, możesz szybko odpowiedzieć i mieć pewność co do dokładności raportowania.

dlaczego śledzenie najmu jest ważniejsze niż kiedykolwiek

w ciągu ostatnich kilku lat działy księgowości były zajęte przyjmowaniem nowych standardów dotyczących sposobu raportowania umów najmu. Dzięki tym nowym wskazówkom firmy i inwestorzy dokładniej niż dotychczas analizują umowy najmu. Nawet jeśli nie są częścią działu księgowości, menedżerowie mogą zaangażować się w prośby o dokumenty i dane dotyczące Leasingu.

przed wprowadzeniem nowych wytycznych dotyczących rachunkowości leasingowej wiele firm miało rozdrobnione dane dotyczące Leasingu, a różni interesariusze trzymali swój własny kawałek układanki. Teraz firmy muszą śledzić wszystkie informacje finansowe związane z ich umowami leasingowymi do celów raportowania i audytu. Chociaż proces ten może być czasochłonny, ma swoje zalety.

dzięki kompletnemu spisowi umów najmu zarejestrowanemu w jednym oprogramowaniu każdy w organizacji może uzyskać pełniejszy obraz zobowiązań najmu. A dla firm, które jeszcze nie przyjęły nowych standardów, znalezienie oprogramowania do zarządzania najmem, które z łatwością wprowadzi do systemu księgowego leasingu, pozwoli zaoszczędzić cenny czas. Będziesz musiał inwentaryzować swoje umowy najmu tylko raz i będziesz mieć tylko jeden system do wdrożenia.

Usprawnij komunikację między działami

dzięki szybkiemu (i potencjalnie długotrwałemu) przejściu na pracę zdalną, wykonywanie zadań współpracy stało się skomplikowane. Posiadanie opartego na chmurze systemu dostępu do danych leasingowych to nie tylko wygoda, ale konieczność. Zasoby są również ograniczone, a role menedżera leasingu mogły zostać skrócone lub połączone z innymi funkcjami. Oprogramowanie do zarządzania dzierżawą umożliwia udziałowcom w całej organizacji samodzielną obsługę, gdy potrzebują dokumentów i raportów.

zamykając go

między nowymi przepisami księgowymi a wzrostem pracy zdalnej, nadszedł dobry czas, aby zainwestować w oprogramowanie do zarządzania najmem. Możliwość dostępu do całej dokumentacji w jednym miejscu, regularne otrzymywanie powiadomień o ważnych datach i łatwe raportowanie to tylko niektóre z produktów ubocznych kompleksowego rozwiązania. Pamiętaj o tych korzyściach, czytając recenzje i szukając najlepszego oprogramowania do zarządzania najmem dla Twojej firmy.