Oto bezpłatny szablon zlecenia prac konserwacyjnych i jak go używać

Zarządzanie zleceniami pracy jest istotną częścią bycia kierownikiem obiektu i zapewnia najlepsze funkcjonowanie sprzętu. Zlecenie pracy to dokument, który opisuje prace konserwacyjne lub konserwacyjne, które muszą zostać ukończone w budynku. Głównym celem zlecenia pracy jest zorganizowanie informacji i pomoc personelowi obiektu w jak najszybszym i wydajnym zakończeniu konserwacji budynku.

na tym blogu zbadamy krok po kroku proces tworzenia skutecznego zlecenia pracy. Dołączając te krytyczne informacje, Twój zespół będzie na drodze do proaktywnej konserwacji obiektu. Nie zapomnij pobrać bezpłatnego, łatwego w użyciu szablonu zlecenia pracy AkitaBox przed wyjazdem.

Jak stworzyć skuteczne zlecenie pracy

Zbierz ogólne szczegóły zadania konserwacji

pierwsza część szablonu zlecenia pracy powinna zawsze zawierać ogólne informacje na temat zadania konserwacji. Informacje te są niezbędne do zorientowania techników utrzymania ruchu lub opiekunów i pomocy kierownikom obiektów w sortowaniu zleceń z powrotem w biurze. Utwórz pola dla następujących informacji w sekcji Informacje ogólne:

• Rodzaj konserwacji (konserwacja Ogólna, czyszczenie/dozorowanie, Kontrola, Test itp.)

• rodzaj handlu (Ochrona, Elektryka, ogień, HVAC, IT, Hydraulika itp.)

• cesjonariusz(s)

• priorytet (niski, średni, wysoki)

• szacowane godziny wykonania zadania

określ lokalizację zasobu wymagającego naprawy

dzięki ogólnym szczegółom na zleceniu pracy wymienionym na górze strony następna sekcja powinna być bardziej szczegółowa na temat lokalizacji i szczegółów zasobu wymagającego naprawy. Informacje te pomagają personelowi obiektu organizować i priorytetyzować zadania konserwacyjne na dany dzień. Oto cztery szczegóły związane z lokalizacją, które zlecenia pracy powinny zawierać:

• Budynek

• piętro

• numer pokoju

• Nazwa aktywów

Rejestruj dodatkowe szczegóły i informacje o zasobach

każdy składnik aktywów w budynku jest unikalny. Dlatego ważne jest, aby poświęcić część trzecią swojego zlecenia pracy szczegółom i informacjom o zasobach. Ta sekcja może być tak prosta lub rozbudowana, jak chcesz, ale sugerujemy rozpoczęcie od listy następujących pięciu pól szczegółowych. W zależności od organizacji możesz dodać więcej pól dla większej specyfiki.

• identyfikator aktywów

• Kategoria wyposażenia (AGD, Drzwi, Elektryczne, przeciwpożarowe, IT, mechaniczne, hydrauliczne, dachowe, zabezpieczające)

• Typ urządzenia (tj. wieża chłodnicza, agregat skraplający, Klimatyzator itp.)

• Marka, Model i producent

• Seriale #

Utwórz opis zlecenia pracy

opis zlecenia pracy jest jedną z najważniejszych części szablonu. Jest to sekcja, w której kierownicy obiektów pobierają informacje z przychodzących zgłoszeń serwisowych i konwertują je na instrukcje krok po kroku, jak rozwiązać problem. Poniższe punkty wskazują przykłady procedur i protokołów, które mogą być wymienione w opisie zlecenia pracy. Do administratora zlecenia pracy należy lista szczegółowych kroków związanych z zakończeniem zadania.

• procedury blokady

• protokoły inspekcji

• zmiany filtrów

• Kontrola łożysk

• instrukcje czyszczenia

Zaloguj podsumowanie pracy i szczegóły zamknięcia

Zamknięcie zlecenia pracy to coś więcej niż tylko napisanie „gotowe”, podpisanie formularza i wrzucenie go z powrotem do stosu zlecenia pracy. W tym miejscu wchodzą w grę” szczegóły zamknięcia ” zlecenia pracy. Użyj tej ostatniej sekcji zlecenia pracy, aby wskazać, że zadanie zostało zakończone. Następnie należy wskazać notatki, użyte materiały i inne przydatne informacje do wykorzystania w podsumowaniach naprawy aktywów. Rozważ poproszenie personelu serwisowego o następujące informacje po zakończeniu zleceń:

• opis wykonanej pracy/podjętych działań

• przydatne uwagi do wykorzystania w przyszłości

• uzupełnione przez: (który cesjonariusz?)

• Data wykonania zadania

• godziny zajęło wykonanie zadania

• koszt i materiały użyte do wykonania zadania

• podpis zatwierdzający od administratora zlecenia pracy

przejście od „długopisu i papieru”do” wskaż i kliknij ”

część proaktywnego zarządzania obiektami staje się wygodna dzięki szablonom zleceń i wypełnianiu ich, zarówno całkowicie, jak i dokładnie. Jednak korzystanie z oprogramowania do zarządzania obiektami może wyeliminować wiele obciążeń związanych z utrzymaniem zasobów w formie papierowej i arkuszowej. W miarę skalowania się zespołu i obciążenia pracą korzystanie z papierowych zleceń lub arkusza kalkulacyjnego może nie być już możliwe.

oprogramowanie do zarządzania obiektami, takie jak AkitaBox, zawiera portal zgłoszeń serwisowych, w którym użytkownicy mogą zgłaszać
żądania konserwacji, a także solidny moduł zarządzania zleceniami pracy

jeśli twój dział nadal działa w oparciu o jedną z tych metod, nigdy nie jest za późno na bardziej zautomatyzowane podejście do zleceń pracy oraz konserwacji i zarządzania budynkiem. W AkitaBox pomożemy Ci określić, gdzie twój zespół może się rozwijać i jakie narzędzia będą mu potrzebne do osiągnięcia sukcesu. Zacznij od obejrzenia krótkiego filmu demonstracyjnego oprogramowania AkitaBox lub zaplanowania spersonalizowanej konsultacji z zespołem AkitaBox. Dzięki dostosowanym do potrzeb szkoleniom i wsparciu nasz zespół menedżerów sukcesu pomoże poprowadzić Twój zakład we właściwym kierunku.

Czytaj dalej:

• Konserwacja prewencyjna 101: Jak wdrożyć udany Program

• Dlaczego Twój CMMS jest do bani: 7 znaków potrzebujesz nowego oprogramowania do konserwacji