Planer wydarzeń specjalnych: rodzaje wydarzeń towarzyskich

Planer wydarzeń specjalnych: rodzaje wydarzeń towarzyskich

dla większości planistów wydarzeń Arena społeczna jest ich forté. Zorganizowanie dobrej imprezy wymaga dużej kreatywności i umiejętności planowania, organizowania i koordynowania. Planiści muszą być bardzo zorientowani na szczegóły. Planiści ślubne są oczywiście najbardziej znane z planistów imprez towarzyskich; jednak większość planistów imprez Są tak samo szczęśliwi, aby ułożyć spotkanie rodzinne, jak ułożyć ślub. Proces jest zasadniczo taki sam. Powody są po prostu trochę inne, podobnie jak niektóre z niezbędnych kroków.

imprezy towarzyskie, podobnie jak imprezy firmowe, muszą zaczynać się od celu i budżetu. Co to za wydarzenie? Co jest obchodzone? Dlaczego warto mieć wydarzenie lub imprezę? Wtedy pojawia się kwestia budżetu. Często zostaniesz poproszony o wystawienie szampana i kawioru na piwo i pizzę. Twoim zadaniem niekoniecznie jest powiedzenie klientowi, że nie możesz tego zrobić. Będziesz musiał być kreatywny i oferować opcje. Pokaż klientowi, gdzie można dostosować budżet, aby wydać więcej pieniędzy na jedzenie, a mniej Na Rozrywkę lub wystrój. Spróbuj odkryć wizję swojego klienta i zobacz, jak możesz pomóc klientowi osiągnąć to w ramach ograniczeń zatwierdzonego budżetu.

chociaż nie mają one takiego samego znaczenia na arenie społecznej, są nie mniej ważne dla Twojego klienta. To, co odkryjesz na arenie społecznej, to to, że większość twoich klientów będzie miała bardzo silne emocjonalne przywiązanie do przyczyny wydarzenia. Twoim celem będzie zatem zaspokojenie potrzeb klienta, aby impreza zakończyła się sukcesem. Dobrze jest ocenić swoje umiejętności i zdecydować na wczesnym etapie procesu, czy można sprawić, że to wydarzenie będzie udane. Zawsze lepiej jest odejść od umowy, niż mieć porażkę i złe referencje dotyczące pracy.

szczególnie na arenie społecznej Twoim pierwszym zadaniem jest ustalenie, czy ty i twój Klient jesteście dla siebie dobrymi partnerami. W końcu masz zamiar rozpocząć dość intensywny związek z tą osobą, który może trwać kilka miesięcy. Upewnij się, że zarówno ty, jak i twój klient dobrze do siebie pasujecie. Lepiej jest dowiedzieć się teraz, że Twoje style są niekompatybilne, niż po poświęceniu wielu godzin na wydarzenie.

wybór dostawców

kiedy po raz pierwszy rozpoczynasz działalność w zakresie planowania specjalnych wydarzeń, naprawdę musisz odrobić pracę domową dla swoich wydarzeń towarzyskich. Dopóki nie masz listy dostawców, z którymi nawiązałeś współpracę, ważne jest, aby postępować ostrożnie.

zgodnie z radą Better Business Bureau (BBB), rozsądnie jest przeprowadzić wywiad z trzema lub czterema możliwymi dostawcami dla każdej specjalności. Porozmawiaj z trzema lub czterema firmami cateringowymi, trzema lub czterema fotografami i przedstawicielami trzech lub czterech miejsc. Śledź te rozmowy. Następnie, z powrotem w biurze, można porównać wszystkie z nich, ich szacunki, i co oferują w cenie.

poproś o próbki pracy każdego sprzedawcy. Spójrz na zdjęcia każdego fotografa. Smak żywności każdego catering. Upewnij się, że każdy sprzedawca jest odpowiedzialny za próbki. Czasami otrzymasz portfolio najlepszych prac studia lub restauracji, co oznacza, że praca jest kompilacją kilku osób, niekoniecznie tej, którą zamierzasz zatrudnić. Nie da to dobrego wyobrażenia o jakości pracy ze strony sprzedawcy przed złożeniem jakichkolwiek zaleceń dla klienta.

za każdym razem, gdy spotykasz się z nowym sprzedawcą, poproś o kopię jego umowy do zachowania. Pomoże Ci to zapoznać się z terminologią umów w branży planowania specjalnych wydarzeń i pomoże ocenić, czy umowa, którą twój Klient musi podpisać, jest uczciwa.

pamiętaj, że kiedy podpisujesz umowę, musisz oboje zgodzić się na wszystko w umowie. Innymi słowy, jeśli w umowie jest coś, co ci się nie podoba lub twój Klient nie lubi, dokonaj zmiany przed podpisaniem umowy.

w większości przypadków zaleca się współpracę z dostawcami, którzy działają w biznesie od jakiegoś czasu. Od dawna wiadomo, że większość nowych firm upada w pierwszym roku działalności. Nie chcesz zatrudnić sprzedawcy, który jest nową firmą na wydarzenie, które trwa dłużej niż rok, tylko po to, aby odkryć, że firma zamknęła swoje drzwi i zabrała depozyt Twojego klienta. BBB przypomina również, że w przypadku przedsiębiorstw, które prowadzą działalność zaledwie od kilku miesięcy, nie było wystarczająco dużo czasu na złożenie skarg na nie.

mocną rekomendacją jest płacenie za wszystko kartą kredytową. Ustawa o uczciwych rozliczeniach kredytowych mówi, że w ciągu trzech miesięcy od momentu zakupu, opłaty na karcie kredytowej mogą być kwestionowane. Firma obsługująca Karty kredytowe interweniuje w Twoim imieniu i próbuje rozwiązać sprawę, a ty nie będziesz musiał płacić salda spornego zakupu ani żadnych odsetek naliczonych w okresie dochodzenia.

na koniec, jeśli jesteś ostatecznie niezadowolony z usług sprzedawcy lub jakiejkolwiek firmy lub firmy, którą zatrudniasz, napisz list, aby powiadomić właściciela. Napisz również list do BBB, aby mógł złożyć skargę dla przyszłych klientów, którzy pytają o jakość usług tego dostawcy.

wesela

wesela są prawdopodobnie najczęstszą uroczystością w życiu specjalnego organizatora imprez. Ponieważ większość narzeczonych nie mają pojęcia, co mają zrobić, aby ich ślub gotowy, większość zatrudni kogoś takiego jak ty, aby pomóc im w niektórych lub wszystkich planowania ich ślubu.

wesela mają pewne szczególne względy, takie jak:

• budżet: która rodzina za co płaci?
• przyjęcie weselne: kto stanie z panną młodą i panem młodym?
• planowanie: rozpocznij przed wydarzeniem.
• przyjęcia zaręczynowe: kto i gdzie będzie je gościł?
• korespondencja i zaproszenia: Wybierz listę gości i papeterię.
• strój ślubny: wybór należy dokonać dla panny młodej, pana młodego, uczestników, rodziców itp.
• Catering: kto zajmie się wszystkimi potrzebami gastronomicznymi na każdą imprezę związaną ze ślubem?
• tort weselny: Wybierz spośród piekarni specjalistycznych.
• nagrywanie wydarzenia: podejmowanie decyzji dotyczących fotografii i wideografii.
• Muzyka: należy dokonać wyboru na ceremonię i przyjęcie.
• Kwiaty Ślubne: Wybór jest potrzebny dla panny młodej, druhny, pana młodego, drużbów, rodziców, ceremonii i przyjęcia, a także dla ewentualnego zachowania niektórych uroczystych kwiatów.
• Pierścionki: należy wybrać i zakupić.
• goście spoza miasta: należy zorganizować transport i zakwaterowanie.
• Prezenty ślubne.
• ceremonia ślubna: należy wybrać rodzaj, styl i miejsce.
• przyjęcie weselne: należy dokonać wyboru lokalizacji, jedzenia, muzyki i innych.
• wesela docelowe: uczestnicy muszą przygotować się do podróży do wyjątkowego miejsca docelowego.
  chcesz dowiedzieć się więcej? Weź udział w kursie Online dotyczącym planowania wydarzeń specjalnych.
• miesiąc miodowy: plany podróży, bilety i zakwaterowanie muszą być zarezerwowane.
• sprawy Poslubne: trzeba Poczynic ustalenia w celu zachowania sukni slubnej, zwrotu wynajetej odziezy i dodatków, uzyskania zdjec slubnych itp.

podczas gdy każdy ślub będzie wyjątkowy, istnieje szereg kroków, które podejmiesz, które są ci znane. Trzeba sobie przypomnieć, że ślub to bardzo wyjątkowy dzień dla każdego i trzeba bardzo ciężko pracować, aby okazał się on naprawdę wyjątkowy. Wesela, bardziej niż jakakolwiek inna uroczystość, powinny przebiegać bez przeszkód.

imprezy rodzinne: zjazdy, urodziny i rocznice

zjazdy: zjazdy rodzinne stały się ogromnym wydarzeniem w branży. Są to zazwyczaj duże, przypadkowe wydarzenia. Z coraz większą liczbą rodzin rozsianych po całym kraju, a nawet na całym świecie, zjazdy są sposobem na nawiązanie kontaktu z dawno zaginionymi krewnymi. Jest wiele rodzin, które tworzą komitety zjazdowe, które planują imprezę, nadzorują budżet i dbają o każdy najmniejszy szczegół. Coraz częściej jednak ludzie są po prostu zbyt zajęci pracą i życiem, aby poświęcić niezbędny czas na planowanie dobrego zjazdu. W rezultacie zwracają się do organizatorów wydarzeń. Organizator wydarzeń zajmie się tak dużo lub tak mało procesu planowania zjazdu, jak twoja rodzina pragnie.

udany zjazd rodzinny ma wiele kroków, a jako organizator wydarzeń możesz wykonać większość z nich dla swojego klienta:

• określ, która rodzina ma zostać zaproszona na zjazd. Ten krok będzie wymagał wkładu rodziny.
• na podstawie poprzedniego kroku Utwórz listę gości. Zdobądź imiona wszystkich: rodziny, małżonków i dzieci. Jako organizator wydarzeń, będziesz musiał skontaktować się z kilkoma gałęziami rodziny, aby pomóc klientowi w znalezieniu odpowiednich członków drzewa genealogicznego.
• na długo przed zjazdem, będziesz chciał wysłać prostą ankietę do zaproszonych członków rodziny. Ta ankieta pomoże Tobie i Twojemu klientowi zdecydować o dacie i lokalizacji. Tutaj rozpocznie się dyskusja na temat budżetu.
• Wybierz datę.
• wybrać i zarezerwować miejsce zjazdu. Ponieważ zjazdy zazwyczaj obejmują wiele dzieci, znalezienie miejsca przyjaznego rodzinie jest zwykle dobrym pomysłem. Niektóre spotkania rodzinne mogą odbywać się w ogrodach zoologicznych, parkach rozrywki lub w specjalnych obiektach, takich jak dude ranch.
• ustal budżet. Twój klient będzie musiał ustalić, czy poniesie wszystkie obciążenia finansowe związane z wydarzeniem, lub czy zostanie pobrana opłata rodzinna na pokrycie kosztów wydarzenia.
• Określ temat.
• Utwórz listę mailingową, e-mail, usługę pocztową lub obie te usługi.
• pomoc w określeniu menu. Czy impreza będzie cateringowa? W całości czy w części?
• Zaplanuj działania. Ponieważ spotkania rodzinne obejmują osoby w każdym wieku, znalezienie działań, które będą obejmować lukę pokoleniową, jest ważną częścią twojej pracy. To może być dobry moment, aby przedstawić swojego klienta klaunom, malarzom twarzy, magikom, artystom karykatury itp.
• Określ potrzebę fotografii i wideografii.
• wysyłaj zaproszenia i śledź odpowiedzi.
• Wydrukuj program.
• Udekoruj wydarzenie.

Ludzie na całym świecie zwracają szczególną uwagę na różne obrzędy przejścia w swoim życiu lub w życiu swoich dzieci. Co zrozumiałe, są one obarczone bardzo naładowanymi emocjami i mogą być stresujące. Wydarzenia te zazwyczaj opierają się na osiągnięciu pewnego wieku lub etapu w życiu człowieka. Typowe obrzędy przejścia obejmują chrzty, bar i bat micwy, potwierdzenia, Quincenera, ukończenie szkoły, emeryturę, a nawet pogrzeby. Takie ceremonie są zazwyczaj rytualizowane i mogą być silnie religijne lub z dużym ciężarem wartości kulturowych. Z tego powodu mądrze jest dowiedzieć się jak najwięcej o wydarzeniu, aby uniknąć błędów podczas interakcji z klientem.

takie uroczystości mogą być równie ozdobne i zaangażowane jak planowanie ślubu, mimo że gościem honorowym jest zazwyczaj nastolatek:

• Bar i bat micwy: obchody te uczczą chłopca lub dziewczynę, którzy osiągnęli pełnoletność w religii żydowskiej, zwykle w wieku 13 dla chłopca i 12 dla dziewczynki. Ceremonia religijna obchodzi pierwszy raz, w którym dziecko uczestniczy jako dorosły w normalnym nabożeństwie Szabatowym. Po uroczystości uroczystość może odbyć się w domu dziecka lub w sali bankietowej.
• Quinceañera: jest to święto 15. urodzin dziewczyny, zazwyczaj przez hiszpańskojęzycznych katolików. Uroczystość rozpoczyna się ceremonią religijną, podczas której dziewczyna potwierdza swoją wiarę. Następnie odbywa się przyjęcie, często w sali bankietowej. Dwór Quinceañery składa się z rodziców, chrzestnych i Szambelana, czyli młodego mężczyzny, który jest jej towarzyszem na wieczór. Zazwyczaj rodzice chrzestni dziewczyny organizują uroczystość.
• Sweet 16: Zwykle ta impreza upamiętnia 16 urodziny dziewczyny. Może być tak tradycyjny lub wyszukany, jak życzy sobie klient. Zwykle nie ma religijnego wydźwięku w tej uroczystości.
• Bal debiutantów: to wydarzenie, choć brzmi datowane, ma miejsce do dziś. Jak to historycznie wskazuje, debiutantką jest młoda dama, która osiągnęła wiek dojrzałości, kwalifikuje się do małżeństwa i jest przedstawiona społeczeństwu w tej formalnej prezentacji. Większość nowoczesnych Bali została zamieniona w imprezy charytatywne, w których rodzice debiutantki przekazują darowizny na cele charytatywne, a osoby zaproszone faktycznie płacą za bilety. Takie kulki mogą być bardzo ozdobne i formalne i wymagają miesięcy planowania.

czasami klient wybierze koktajl zamiast kolacji, w którym to przypadku zwykle rozpoczyna się później wieczorem i będzie miał do sześciu lub siedmiu rodzajów przystawek i dwóch lub trzech przedmiotów stacjonarnych. Koktajle mogą odbywać się w domu klienta lub mogą być ustawione jako bardziej formalna sprawa w wynajętym miejscu, takie jak część gali zbiórki pieniędzy lub nawet wesele. Możesz zostać zatrudniony do organizacji całego przyjęcia koktajlowego lub twój Klient może wybrać przyjęcie w lokalnej restauracji. Jeśli również jesteś firmą cateringową, możesz zostać poproszony o zaplanowanie i zaprezentowanie całego koktajlu dla swojego klienta.

kameralne kolacje

są to mniejsze imprezy, ale w rzeczywistości mogą dać Ci lepsze zrozumienie twojego biznesu niż niektóre z większych imprez. Powodem tego jest to, że jesteś bardziej intymnie zaangażowany w planowanie każdego szczegółu kolacji. W rzeczywistości usiądziesz ze swoim Klientem i zdobędziesz pomysły na kolację. Poznaj ulubione potrawy swojego klienta i dowiedz się, co lubi i czego nie lubi. Dowiedz się, czy twój klient preferuje konkretny rodzaj jedzenia dla każdego kursu. Następnie usiądziesz z wybranym szefem kuchni i poprosisz go o zaprojektowanie menu specjalnie dla Twojego klienta. Po ustaleniu menu odeślij je do Klienta wraz z listą składników niezbędnych do kolacji.

inne wydarzenia

jako specjalny planer wydarzeń zostaniesz poproszony o zaplanowanie wszystkiego, od baby shower po wiec polityczny. Spójrz na poniższą listę i zobacz wielką różnorodność wydarzeń, które prawdopodobnie złożą się na twoje zadanie. Żadne dwa wydarzenia nie będą takie same. To jedna z najlepszych zalet tego biznesu!