proces zapytań ofertowych i kroki: najlepszy przewodnik do usprawnienia procesu

6 podstawowych etapów procesu zapytań ofertowych

z definicji Zapytania ofertowe dostarczają wiele kluczowych informacji, aby umożliwić firmie podejmowanie świadomych i strategicznych decyzji. Osiągnięcie tego celu wymaga znacznego przygotowania, badań i umiejętnego wykonania.

chociaż może się to wydawać skomplikowane, proces zapytań ofertowych jest dość prosty, gdy dzieli się go na sześć niezbędnych kroków.

1. zbieranie wymagań RFP
2. Tworzenie zapytania ofertowego
3. Przeprowadzanie wstępnej oceny
4. kontynuowanie współpracy z wybranymi dostawcami
5. Dokonywanie ostatecznego wyboru
6. Tworzenie i realizacja umowy

zbieranie wymagań biznesowych

pomyślne zapytanie ofertowe prowadzi do partnerstwa. W celu znalezienia najlepszego partnera ważne jest, aby zapewnić dostawcom tło i kontekst, aby zrozumieć potrzeby firmy. Dzięki temu dostawcy rozwijają zrozumienie i są upoważnieni do odpowiedniego reagowania.

zapytanie ofertowe powinno informować sprzedawców o problemach, które emitent zamierza rozwiązać. Oczywiście, w najlepszym interesie emitenta jest, aby ten dokument był tak jasny, jak to możliwe. Im więcej dostarczonych informacji, tym bardziej dokładne i użyteczne będą wnioski.

podczas zbierania informacji i wymagań dotyczących rozwiązań od kluczowych interesariuszy należy wziąć pod uwagę cztery podstawowe obszary. Zapytanie ofertowe powinno wyszczególnić każdy z tych elementów, aby dostawcy mogli dostarczyć skuteczne odpowiedzi.

rozważania dotyczące odkrywania interesariuszy

cel

najpierw poproś interesariuszy o informacje na temat potrzeby. Czego szukasz? Jesteś zainteresowany długoterminowym partnerem lub rozwiązaniem jednorazowego projektu? Jakie wyzwanie rozwiązujesz? Użyj tych informacji, aby szczegółowo określić cel zapytania ofertowego. To wcześnie stawia oczekiwania i zapewnia, że otrzymujesz oferty tylko od wykwalifikowanych dostawców.

cele

następnie wyjaśnij dokładnie, co firma chce osiągnąć. Zapytaj interesariuszy, w jaki sposób oczekują od dostawcy rozwiązania problemu. Ponadto zapytaj, jaką rolę odegra sprzedawca, pomagając Ci odnieść sukces? Jak wyglądałby udany wynik?

kryteria oceny

Porozmawiaj z zainteresowanymi stronami, jakie są najważniejsze czynniki rozwiązania. Kiedy otrzymasz propozycje, jak je zdobędziesz? Jakie będą najważniejsze informacje, które pomogą Ci podjąć decyzję? Będzie to inne w prawie każdym zapytaniu ofertowym. Na przykład, najważniejszym czynnikiem może być cena, dostępność, szybkość rozwiązania, customer experience lub wszelkie inne względy techniczne lub niematerialne.

dodatkowe żądania

Zbierz dodatkowe uwagi na temat tego, co może być miłe w rozwiązaniu. Niekoniecznie powinny to być wymagania, ale zamiast tego lista życzeń rzeczy, które mogą poprawić twój widok na ofertę sprzedawcy. Pozwala to dostawcom wyróżnić te produkty, jeśli je oferują, nie zniechęcając jednocześnie do odpowiedzi od tych, którzy tego nie oferują.

2. Tworzenie dokumentu RFP

każde zapytanie ofertowe ma pytania. Podczas gdy niektórzy mają tuzin pytań, inni mogą mieć setki. Aby uprościć ocenę, warto ograniczyć liczbę zapytań ofertowych do jak najniższego poziomu. Krótsze Zapytania ofertowe nie tylko ułatwiają wybór odpowiedniego dostawcy, ale także zwiększają terminowość realizacji i zapobiegają odmawianiu odpowiedzi pomocnym dostawcom.

korzystając z informacji zebranych od interesariuszy, Rozpocznij tworzenie pytań. W przypadku zasadniczych wymagań, frazowanie pytań w formacie tak lub nie może pomóc szybko wyeliminować niewykwalifikowanych lub niedokwalifikowanych dostawców. Z drugiej strony, jeśli szukasz partnera z głębokim zrozumieniem Twojej branży i potrzeb, otwarte odpowiedzi tekstowe mogą zachęcić dostawców do dzielenia się swoją kreatywnością i wizją.

najważniejsze pytania, które należy zadać w zapytaniu ofertowym to:

czy oferujecie wersję próbną?
bezpłatne wersje próbne mogą dać emitentom jasny obraz tego, co dostawca ma do zaoferowania, bez ryzyka dla ich organizacji.

kim są twoi konkurenci?
zadanie tego pytania może pomóc emitentom w określeniu integralności dostawcy. Pozwala emitentom wiedzieć, czy dostawcy są uczciwi co do tego, kim są ich konkurenci i dlaczego przegrywają z nimi. Może również pomóc emitentom określić, czy istnieją inne opcje, które powinni zbadać.

jak wygląda proces implementacji?
przy zakupie oprogramowania prawidłowe skonfigurowanie go ma kluczowe znaczenie dla maksymalizacji jego skuteczności. Wystawcy zapytań ofertowych powinni określić, jak długo potrwa proces wdrożenia i jak zaangażowany będzie sprzedawca.

jakie szkolenia oferujecie?
im bardziej złożone rozwiązanie, tym ważniejsze jest to pytanie. Oczywiście, jeśli nie rozumiesz, jak korzystać ze wszystkich funkcji i funkcjonalności rozwiązania, możesz przegapić kluczowe korzyści. Wystawcy powinni zapytać o zespół ds. sukcesu klienta dostawcy, zakres szkoleń oferowanych przez dostawców,a także dostępne formaty. Na przykład, czy wsparcie będzie oferowane tylko przez telefon, czy będzie również samoobsługa online i e-mail?

jak radzisz sobie z obsługą klienta?
prawie wszyscy użytkownicy oprogramowania napotykają problem w pewnym momencie. Emitenci powinni określić, jak długo Dostawcy muszą odpowiadać na prośby o wsparcie klienta, a także w jaki sposób mogą je przesyłać.

czy możesz podać referencje, recenzje i studia przypadków?
w przypadku braku próby nie ma lepszego sposobu na określenie skuteczności rozwiązania niż poznanie doświadczeń tych, którzy już z niego korzystają. Poproś o rozmowę bezpośrednio z obecnym klientem. Jeśli to możliwe, poproś o rozmowę z osobą, która ma podobny przypadek biznesowy lub użytkowy.

dodatkowe uwagi podczas pisania zapytania ofertowego

wreszcie, emitenci zapytań ofertowych powinni zadawać pytania związane z ich branżą. Ważne jest, aby określić, czy sprzedawca rozumie wyzwania biznesowe i może wykorzystać swoje doświadczenie, aby odnieść sukces.

podczas tworzenia zapytań ofertowych pomocne może okazać się zapisywanie ich jako szablonów. Pamiętaj, zawsze przeglądaj szablony i usuwaj niepotrzebne lub nieistotne pytania. Oprogramowanie RFP ułatwia to dzięki dynamicznym szablonom podzielonym na sekcje.

wstępna ocena w celu wybrania sprzedawców na krótkiej liście

po złożeniu przez sprzedawców swoich propozycji wystawca zapytania ofertowego może rozpocząć wstępną ocenę. Na tym etapie emitent wskaże podzbiór dostawców, którzy są najbardziej wykwalifikowani do zaspokojenia swoich potrzeb. Ten podzbiór jest znany jako lista skrócona.

3 kroki, aby wybrać swoją listę:

• Porównaj czynniki krytyczne z mocnymi stronami dostawcy
• wyeliminuj dostawców, którzy nie są kwalifikowani lub nie mogą konkurować
• Zidentyfikuj czynniki różnicujące w celu dogłębnego porównania

pytania do oceny propozycji dostawców

• czy dostarczyli oni terminową i dokładną propozycję?
• jak długo dostawca działa?
• czy dostawca jest w stanie skalować się wraz z rozwojem Twojej firmy? Czy będą w stanie zaspokoić Twoje potrzeby w przyszłości?
• czy dostawca został Ci polecony przez partnera lub połączenie sieciowe?
• czy sprzedawca jest członkiem zaufanej organizacji, stowarzyszenia handlowego lub certyfikowanej przez agencję rządową?
• czy mają doświadczenie w pracy z konkurencją lub innymi firmami w podobnej branży?

skontaktuj się z wybranymi dostawcami

gdy wystawca zapytania ofertowego ustali, którzy dostawcy dokonali krótkiej listy, może rozpocząć bardziej szczegółową ocenę. Proces ten powinien określić, który dostawca ostatecznie wygra ofertę.

• zaangażuj sprzedawców znajdujących się na krótkiej liście
• zadawaj kolejne pytania, które koncentrują się na czynnikach krytycznych
• ustalaj ważone kryteria oceny
• poproś finalistów o prezentację RFP lub wersję demonstracyjną

na tym etapie ważne jest, aby emitenci rozróżniali oferty pozostałych dostawców przy zachowaniu dźwigni finansowej. Według Computerworld:

„sprzedawcy wciąż rozważani mogą być pochwaleni za ich dotychczasowe wysiłki, jako gest dobrej woli. Ale trzeba im też powiedzieć, że nadal istnieje konkurencja i że muszą wyostrzyć ołówki. Twoje podstawowe cele klienta w tym momencie to zachowanie elastyczności, ustanowienie pewnej siły negocjacyjnej i utrzymanie otwartych opcji. Pomyłka może stracić przewagę.”

sprzedawcy powinni być w stanie pokazać, jak ich oferty różnią się od reszty konkurencji. W tym momencie potrzeby i obawy emitentów powinny być jasne, co zapewni możliwość ukierunkowanego przesyłania wiadomości.

zakończenie oceny końcowej

na tym etapie wystawca zapytania ofertowego powinien dokładnie zrozumieć, co każdy sprzedawca ma do zaoferowania. Teraz nadszedł czas, aby zdecydować, które rozwiązanie najlepiej zaspokoi ich potrzeby.

aby prawidłowo ocenić dostawców, emitent powinien porównać każdego dostawcę obok siebie. Często wiąże się to ze strategicznym procesem punktacji, takim jak punktacja ważona — gdzie sekcje lub poszczególne pytania, które reprezentują obszary o największym znaczeniu, są najbardziej cenione.

kluczowe zainteresowane strony powinny zaangażować się w ocenę i ocenę finalistów. Oczywiście możesz przeglądać i oceniać w grupie lub indywidualnie. Jeśli zapewnione zostaną indywidualne wyniki, obszary sporów mogą zostać zidentyfikowane i w razie potrzeby rozwiązane. Dzięki temu zyskują na wartości ze strony zainteresowanych stron i zapewniają uwzględnienie każdej perspektywy.

w niektórych przypadkach mogą być wymagane dodatkowe zainteresowane strony do oceny. Na przykład, jeśli kupujesz rozwiązanie programowe, dobrze jest, aby dział IT przejrzał specyfikacje techniczne i bezpieczeństwo.

po dokonaniu oceny dostawców, emitenci powinni mieć wewnętrzny przegląd punktacji, w którym dokonują ostatecznego wyboru dostawcy. Jeśli proces punktacji jest niejednoznaczny lub grupa nie doszła do porozumienia, możesz zaplanować dodatkowe wywiady lub kolejne dema, aby odpowiedzieć na wszelkie utrzymujące się pytania.

Tworzenie, wystawianie i podpisywanie umowy

gdy emitent wybierze sprzedawcę, nadszedł czas na udokumentowanie decyzji, a także procesu dalszego. Powinno to obejmować:

• dostarczenie wyników zapytania ofertowego do działu prawnego
• sporządzenie oświadczenia o pracy (locha) na podstawie zebranych odpowiedzi
• w tym wskaźników wydajności i procesu przeglądu w umowie

Porady dotyczące Twojego Oświadczenia o pracy

locha powinna być jak najbardziej szczegółowa, ponieważ określa, w jaki sposób wystawca zapytania ofertowego wybrany dostawca będzie współpracował. Dlatego ważne jest, aby uwzględnić metryki wydajności i metodę przeglądu. Te kluczowe elementy ostatecznie informują sprzedawcę o tym, czego od nich oczekuje i chronią wystawcę zapytań ofertowych w przypadku, gdy uzgodnione oczekiwania nie zostaną spełnione.

znaczenie tworzenia starannej umowy

proces tworzenia i podpisywania każdej umowy wymaga szczególnej ostrożności. W rzeczywistości mają one kluczowe znaczenie w przypadku, gdy konieczne stanie się jakiekolwiek postępowanie sądowe.

1. eliminacja nieporozumień i nieporozumień
2. wzmocnienie zaangażowania obu stron
3. zapewnienie jasnych oczekiwań finansowych
4. ograniczenie i zdefiniowanie odpowiedzialności
5. służąc jako cenny dokument referencyjny

gdy umowa jest ostateczna i zakończona, Twoje zapytanie ofertowe może zostać zamknięte. W tym momencie nadszedł czas, aby poinformować sprzedawców o wyniku i przekazać informacje zwrotne na temat powodów twojej decyzji, jeśli to możliwe. Z pewnością doceni informacje, a utrzymanie pozytywnych relacji z dostawcami zapewnia, że następnym razem, gdy będziesz miał wyzwanie, chętnie pomogą Ci znaleźć rozwiązanie.

w miarę rozwoju nowego partnerstwa pamiętaj o sprawdzeniu i ocenie wyników. Dobrze jest pozostać zaangażowanym w okresowe przeglądanie zwrotu z inwestycji i wyników, aby upewnić się, że oczekiwania i potrzeby są spełnione.

dowiedz się, jak określić ROI oprogramowania w tym ebooku: pomiar wartości oprogramowania RFP.