SharePoint potężna platforma do zarządzania projektami

BY admin
|

” projekty grupowe są zakończone z mniejszą frustracją i każdy jest w stanie uzyskać swój wkład w każdy aspekt projektu. Ten program jest definicją pracy zespołowej.”

możliwości SharePoint i Office 365 są niezrównane, a możliwości dostosowywania, współpracy i zarządzania dokumentami platformy sprawiają, że jest to gotowe rozwiązanie dla 80% firm z listy Fortune 500. SharePoint działa dobrze jako narzędzie do zarządzania projektami; kierownicy projektów mogą tworzyć listy zadań w celu lepszego zarządzania zadaniami. Utwórz plan projektu i bibliotekę dokumentów, aby przechowywać dokumenty projektu w miejscu projektu. W tym artykule omówimy przypadki użycia SharePoint do zarządzania projektami i składniki, które sprawiają, że jest to potężne narzędzie do zarządzania projektami.

przegląd zarządzania projektami SharePoint

od rozpoczęcia projektu do zakończenia projektu SharePoint ułatwia wszystkie pięć etapów wspólnego zarządzania projektami.

inicjacja projektu

SharePoint pomaga kierownikom projektów zbudować solidne podstawy do przyszłej pracy. Na tym etapie utworzysz witrynę projektu w SharePoint; witryna może być udostępniana sponsorom, co ułatwia uzyskanie akceptacji, sponsorowania lub zasobów. Strona projektu posiada natywną funkcjonalność SharePoint, więc zaangażowane strony mogą współpracować w celu określenia celu lub podejścia do projektu. Możesz użyć witryny, aby utworzyć kartę projektu i ustawić obiekt, Zakres pracy i oś czasu projektu.

planowanie, Konfigurowanie

po utworzeniu wyznaczonej witryny projektu członkowie zespołu mogą używać SharePoint do tworzenia repozytorium dokumentów w witrynie projektu i tworzenia list zadań. W miarę postępu projektu możesz aktualizować zadania i harmonogramy. Możesz także użyć SharePoint, aby sprawdzić plan projektu, udostępniając go członkom zespołu i sponsorom. Możesz również powiadomić członków zespołu o ich obowiązkach i włączyć funkcję potwierdzania, aby upewnić się, że są świadomi przydzielonej im roli.

praca

kierownik projektu może wyświetlić listę zadań na stronie głównej witryny projektu, zwiększając widoczność dostępnych zadań. Członkowie zespołu mogą łatwo znaleźć swoją pracę i oznaczyć ją jako ukończoną po zakończeniu zadania. Możesz także generować raporty i monitorować postęp projektu.

śledzenie i ponowne planowanie

SharePoint umożliwia ciągłe monitorowanie projektu, ułatwiając kierownikom projektów ponowne zaplanowanie projektu w przypadku, gdy projekt nie działa zgodnie z planem. Wskaźniki KPI można przypiąć na stronie głównej witryny projektu, co ułatwia wszystkim sprawdzenie i zrozumienie statusu projektu.

zamykanie

SharePoint upraszcza zamykanie projektu; kierownicy projektów mogą utworzyć listę dziur, określić kierunek działań dla przyszłych projektów, tworząc raport pośmiertny. Kierownicy projektów mogą oznaczyć ukończone zadania na stronach projektu i zaktualizować odpowiednie dokumenty. Możesz również uruchomić retrospektywę projektu i dodać dokument z lekcji do witryny.

Komponenty SharePoint, które sprawiają, że jest to potężne narzędzie do zarządzania projektami

cztery kluczowe komponenty, które sprawiają, że SharePoint jest potężnym narzędziem do zarządzania projektami, są następujące.

listy SharePoint

kierownicy projektów muszą nadążać za wszystkimi komponentami projektu, aby skutecznie zarządzać projektem. SharePoint zapewnia wygodny sposób zarządzania projektami; użytkownicy mogą tworzyć różne listy zadań pod ręką. Za każdym razem, gdy dodajesz listę, dodajesz proces zarządzania projektem do witryny SharePoint. Wykazy te mogą obejmować;

  • listy zadań z możliwością organizowania struktury podziału pracy, przenoszenia, tasowania i wcięć lub przeszacowania zadań.
  • biblioteka dokumentów z natywnymi możliwościami SharePoint, w tym współtworzenie, wersjonowanie dokumentów, Kontrola wersji, odprawa, wymeldowanie itp.
  • inne listy, które kierownicy projektów mogą tworzyć w celu skutecznego zarządzania projektami, obejmują Oświadczenie o projekcie, ryzyko związane z projektami, problemy związane z projektem itp.

Web Parts

listy SharePoint są wygodnym sposobem śledzenia procesu i wprowadzania aktualizacji projektu. Z drugiej strony, SharePoint Web parts pozwala użytkownikom śledzić postępy projektu, z opcją raportowania postępów bezpośrednio na liście. Części internetowe ułatwiają śledzenie i raportowanie postępu procesów na liście za pomocą pulpitów nawigacyjnych.

możesz użyć części internetowych do.

  • wskaźniki świetlne
  • otwarte problemy
  • wykresy raportowania stanu
  • zaległe prace
  • wskaźniki KPI itp.

witryny SharePoint

witryny SharePoint zapewniają kompleksową obsługę, łącząc wszystkie komponenty narzędzi do zarządzania projektami SharePoint, w tym biblioteki, części internetowe i listy. Każdy z twoich projektów może mieć dedykowaną stronę projektu, z której możesz łatwo uzyskać dostęp do narzędzi raportowania (część internetowa) i aktualizować lub śledzić (listy) swoją pracę. Te strony projektu współpracują, aby członkowie projektu mogli współpracować zgodnie z przypisanymi im rolami.

Funkcja wyszukiwania SharePoint ułatwia znalezienie dokumentu bez utraty czasu na ręczne wyszukiwanie w kilku folderach lub sieciach. Strona projektu ma wszystkie kluczowe funkcje witryny SharePoint, w tym szablony, uprawnienia i nawigację.

Kolekcja witryn SharePoint

jak sama nazwa wskazuje, Kolekcja witryn SharePoint jest zbiorem witryn projektów SharePoint. W zarządzaniu projektami zbiór witryn SharePoint działa jako portfolio, w którym informacje z różnych źródeł są przechowywane w jednym miejscu. Ta funkcja jest przydatna, zwłaszcza jeśli każda jednostka biznesowa Twojej organizacji ma swoje unikalne wymagania projektowe.

podsumowanie

SharePoint jako narzędzie do zarządzania projektami wnosi wiele do stołu; zapewnia centralną lokalizację do zarządzania, współpracy i śledzenia postępów projektu.

Jessie Bell W., właściciel firmy budowlanej, korzysta z SharePoint od ponad dwóch lat. Mówi, że SharePoint pomaga członkom zespołu zachować porządek, utrzymuje zdalny zespół w kontakcie i dokumentuje pliki projektu. Ponadto twierdzi, że SharePoint pomaga utrzymać odpowiedzialność kierowników projektów i administratorów. Jej zespół ma wielu członków zespołu pracujących ze zdalnych lokalizacji, ale dzięki mobilnemu dostępowi byli w stanie utrzymać przepływ dokumentów.