como criar um roteiro do projeto: um kit de ferramentas para o sucesso

comunicar o seu objetivo e estratégia do projeto nem sempre é fácil. Muitas vezes, as principais partes interessadas e executivos querem ver como um projeto vai se desenrolar, mas não têm tempo para arrastá-lo através de um plano excessivamente detalhado.

é por isso que um roteiro de projeto é tão útil. Ele oferece uma forma concisa de mapear Marcos e objetivos do projeto para que os decisores saibam quais os resultados a esperar e quando. É também uma forma de estabelecer streams de trabalho eficazes, ajudando você a delegar e gerenciar tarefas desde o início.

aqui, nós cobrimos os fundamentos da criação de um roteiro de projeto, desde a definição de uma linha de tempo realista até o estabelecimento de workstreams equilibrados com objetivos definíveis.

adicionámos links rápidos para o ajudar a navegar no Guia e a encontrar as informações de que necessita:

• o que é um roteiro de projeto?
• Project roadmaps and agile: what’s the link?
• como fazer um roteiro de projecto: passo a passo
• Passo 1: Definir os objetivos do projeto e os planos de
• Passo 2: Criar um calendário realista (exemplo incluído)
• Passo 3: Avaliar o valor e os riscos de cada tarefa do projeto
• Passo 4: Considere os custos e recursos
• Passo 5: Delegar eficazmente
• Passo 6: Defina realizáveis marcos
• de Contingência e gerenciamento de risco
• pedidas

o Que é um projeto de roteiro?

um roteiro de projecto dá uma visão de alto nível dos objectivos, objectivos e resultados de um projecto. É apresentado como uma linha do tempo, mostrando quando e como os marcos chave do projeto serão cumpridos.

um roteiro do projecto deve ser simples e conciso. Evite incluir muitos detalhes, já que isso vai para o plano principal do projeto. Seu roteiro deve dar uma orientação sobre o cronograma do projeto, tornando mais fácil de gerenciar as expectativas das partes interessadas e comunicar os próximos passos e marcos Para a equipe.

Pense num roteiro de projecto como um recurso de relance que complementa o plano de projecto principal. Ele fornece uma visão estratégica de um projeto, para que todos possam rever o status do projeto à medida que ele se move para a conclusão.

aqui, nós olhamos para o que um roteiro de projeto deve conter:

• objectivos e objectivos
• a timeline outlining key milestones
• Deliverables
• Risks
• Contingencies

Project roadmaps and agile: what’s the link?

a gestão ágil dos projectos está a tornar-se a norma nas disciplinas orientadas para o processo, à medida que as empresas procuram afastar-se de formas rígidas de trabalhar em favor de ciclos de desenvolvimento curtos que se centram na melhoria contínua e na optimização. Mas como é que os roteiros do projecto se enquadram nesta nova prática de gestão? E ainda têm valor?

o modelo ágil de gestão de projetos depende de uma grande quantidade de colaboração entre os stakeholders individuais e as equipes, todos os quais se reúnem para fazer o projeto acontecer. Devido à natureza multifacetada desta dinâmica de trabalho, é vital que todos possam facilmente acompanhar e rever o estado do projeto – e é aí que entra um roteiro do projeto.

um roteiro de projeto complementa a gestão ágil perfeitamente. Leve em detalhes, mas conciso e gerenciável, roteiros tornam a gestão ágil do projeto fácil, com as equipes dadas uma visão clara dos objetivos e objetivos do projeto sem ficar atolada em pequenos detalhes – que é a chave para alcançar uma estratégia de gestão ágil.

Como fazer um projeto de roteiro passo-a-passo

Um projeto efetivo roteiro, devem comunicar de alto nível, os objetivos do projeto e atividade em um piscar de olhos. Aqui está como criar um roteiro de projeto que descreve sua estratégia claramente.

Passo 1: Definir objectivos e planos de projecto

um bom roteiro de projecto comunica objectivos e planos de forma sucinta, fornecendo detalhes de alto nível sem depender de notas e resumos de planeamento excessivos. Seu mapa deve traçar os objetivos do projeto simplesmente, destacando o que os stakeholders podem esperar e como sua equipe vai alcançá-lo.

comece por criar uma lista de entregas. Este é um resumo pré-definido do que será alcançado, demonstrando o valor e viabilidade do projeto para executivos seniores. Não ofereça resmas de detalhes aqui; simplesmente declare suas expectativas antes de completar os objetivos com uma linha do tempo do projeto viável.

Passo 2: Criar uma linha do tempo realista (exemplo incluído)

uma linha do tempo é a parte mais importante de um roteiro do projeto. Isto estabelece não só a duração do projecto, mas também a forma como ele evoluirá, quando os objectivos forem atingidos e como as diferentes componentes de trabalho se irão reunir para alcançar objectivos em conformidade com o calendário do projecto.

comece por determinar as correntes de trabalho e os recursos necessários para completar os objectivos, uma vez que estes irão ditar a duração do projecto e quando definir metas-chave. O cronograma deve identificar o tempo que levará para completar seus objetivos e a que custo. Até que ponto você olha para o futuro ao comunicar esses horários e custos depende de você, e dependerá do escopo do projeto e do nível de trabalho envolvido.

abaixo, nós montamos um exemplo de um roteiro do projeto, para que você possa ter uma idéia clara de como sua linha do tempo deve parecer.

Etapa 3: avaliar o valor e os riscos de cada tarefa do projeto

algumas tarefas têm maior peso e responsabilidade do que outras, então você precisa se certificar de que estas são delegadas às pessoas certas. Classificar cada tarefa por quão crítica é para o sucesso do projeto e atribuir em conformidade ao membro da equipe ou departamento apropriado.

Etapa 4: considerar os custos e os recursos

cada fluxo de trabalho deve ser cuidadosamente avaliado para avaliar o custo e os recursos necessários. Os Stakeholders vão querer ver quanto tempo, dinheiro e recursos estão sendo investidos em tarefas específicas, por isso incluir esta informação no fluxo de trabalho.

Passo 5: Delegar efetivamente

uma vez que você tem uma idéia de custos e recursos, você pode começar a delegar a atividade do projeto a departamentos individuais e membros da equipe. Delegação requer um equilíbrio cuidadoso entre custo e viabilidade; não faz sentido dar a uma pessoa a propriedade principal de um fluxo de trabalho como uma medida de redução de custos se houver dúvidas sobre se eles podem alcançar o seu objetivo. Seja realista e considere a viabilidade a longo prazo do projeto e não cortes de custos a curto prazo.

Tip – um roteiro de projeto é uma solução at-a-relance, então não sinta que você tem que incluir todos os detalhes de como os objetivos serão alcançados. Os Workstreams são uma forma de comunicar a apropriação de tarefas de projecto de alto nível, mas não deve haver necessidade de ir mais granular do que isto.

a actividade de cada membro da equipa pode formar uma grande parte de um fluxo de trabalho mais amplo, por isso não há necessidade de incluir isto no roteiro. Isso irá manter as coisas mais flexíveis, permitindo que você mude a responsabilidade e crie um plano de contingência sem justificar todas as mudanças para as partes interessadas.

Passo 6: estabelecer metas alcançáveis

asstreamsindividuais de trabalho devem ajudar a destacar o desenvolvimento de um projecto, e as metas são uma forma simples de comunicar o progresso passo a passo às partes interessadas. Ao estabelecer as vertentes de trabalho, os objectivos tornam mais fácil ver como as actividades individuais ajudarão a atingir objectivos e metas, garantindo que cada faceta do projecto está a progredir como previsto no seu roteiro.

Gestão de contingência e risco

à medida que você constrói a linha do tempo e começa a adicionar correntes de trabalho definidas, você precisa considerar áreas de alto risco e implementar medidas de contingência que irão orientar o projeto de volta para o sucesso caso algo corra mal.

a gestão do risco é crucial para a cartografia das estradas do projecto e os principais interessados desejarão que todas as eventualidades tenham sido contabilizadas. Ressalvar a actividade específica de alto risco com um rótulo adequado, como “recurso limitado”, “potencial para atrasos externos” ou “problema financeiro”, de modo a que as partes interessadas estejam cientes das áreas de risco desde o início. Isto não só gere as expectativas, mas também pode ajudá-lo a resolver problemas; por exemplo, se aprovar fundos ou recursos adicionais para apoiar a conclusão harmoniosa dos fluxos de trabalho individuais e dos objectivos do projecto.

para completar o roteiro do seu projecto, crie um documento de contingência que abranja as medidas que serão tomadas caso algum dos grupos de trabalho não cumpra o seu objectivo. Tal deverá delinear efectivamente um “plano B” para a entrega do projecto, tendo em conta a análise da gestão do risco e as medidas de contingência.

pedidas

Aqui estão algumas das principais lições e coisas para lembrar ao criar o seu próprio projecto de roteiro:

• Um projeto de roteiro deve fazer sentido para quem lê, dando uma breve detalhamento de seus objetivos, a estratégia e a actividade de relance. Tente evitar incluir muitos detalhes; isso pode ser incluído em uma estratégia mais longa ou documento de planejamento.
• um roteiro do projecto deve conter duas partes-chave: uma lista clara de objetivos e prestações definidos e uma linha do tempo que a acompanha detalhando os fluxos de trabalho que irão ajudá-lo a alcançar seus objetivos.
• seja realista ao elaborar uma linha temporal do projecto e pense cuidadosamente em quem delegar tarefas específicas.
• Não sobrecarregue as redes de trabalho com actividades e processos granulares; inclua apenas informação de alto nível para manter as redes de trabalho do projecto flexíveis.
• peça a um colega para verificar o seu roteiro antes de distribuí-lo aos stakeholders. Se eles não podem entender algo ou ter incertezas sobre a sua capacidade de realização, Você pode precisar fazer algumas mudanças.

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