Complete Conference Planning Checklist

Hosting a successful conference has many benefits. Eles incluem ajudar a promover a sua organização e networking, além de expandir o seu alcance através de marketing e advogados da indústria. O melhor de tudo, você pode gerar receita!As estatísticas recentes de marketing de eventos mostram que 41 por cento dos profissionais de marketing acreditam que os eventos são o único canal de marketing mais eficaz sobre a publicidade digital, email marketing e conteúdo de marketing. Isso reflete um aumento de 32% desde 2017, de acordo com Bizzabo.

há uma variedade de factores a considerar ao planear a sua conferência. Os dois principais fatores para começar são a época do ano e local. Ao decidir sobre a melhor época do ano para realizar sua conferência, pense sobre a época alta para os negócios de seus participantes e papéis profissionais. Você vai querer ficar longe de seus períodos ocupados, quando eles não serão necessariamente capazes de assistir ao seu evento.

de uma perspectiva orçamental, esteja ciente da época de pico da conferência na região que você está planejando realizar sua conferência, como janeiro-março, em destinos de resort. Além disso, considere destinos que podem não ser os primeiros que vêm à mente. Segundo e terceiro nível cidades podem oferecer apelo único, bem como entregar grandes taxas para aqueles que são mais conscientes do orçamento.

você quer oferecer aos participantes uma excelente experiência de conferência, o que pode ser um desafio. Há muitas facetas no processo de planejamento. Requer uma equipe dedicada de pessoas, com experiência em diferentes áreas de planejamento de conferências, para lidar com o conjunto diversificado de atividades. Essas atividades abrangem a gama, desde a promoção e registro, até o planejamento de reuniões e planejamento de agenda.

é imperativo ter uma lista de planejamento de conferência, para manter tudo em ordem. A lista de verificação é um documento inclusivo que inclui uma lista de tarefas que você e sua equipe precisam completar antes, durante e depois de uma conferência.

a lista de verificação também ajudará a manter a sua equipa na mesma página, com datas-chave e itens que você não quer perder. Você vai precisar atualizar a lista de verificação semanal, para mantê-lo um documento vivo e garantir que você fique no caminho certo.

existem diferentes formas de abordar uma lista de planeamento de conferências. Ele pode ser quebrado por pré, onsite e post itens, por categoria de atividade, ou pode estar em ordem de linha do tempo. Independentemente do formato, ele precisa incluir datas de vencimento e quem é responsável por cada item de linha.

aqui está um exemplo de uma lista de controle de planejamento de conferências, que inclui os destaques:

Promoções

• Desenvolver um evento plano de marketing
• Determinar evento estratégia de marca
• Desenvolva o tema, com base na localização e metas de evento
• Iniciar o programa de vendas para patrocinadores e fornecedores
• Criar uma conferência dedicada site
• Desenvolver anúncios e agendar
• Desenvolver posts de mídia social, conteúdo e cronograma
• Desenvolver comunicado de imprensa e coordenar outras actividades de relações públicas
• Desenvolver Eblast série de lembretes e agendar
• Distribuir folhetos promocionais ou panfletos

Local da Conferência

• Iniciar a Solicitação de Proposta (RFP) com o Convention e Visitors Bureau (CVB) no local desejado(s)
• Pesquisa do centro de conferência opções de locais
• Realizar inspeção local
• Finalizar a seleção, confirme detalhes e negociar o contrato
• Iniciar RFP para áudio/visual e acesso Wi-Fi gratuito
• Estabelecer a agenda para o quarto bloco de relatórios do hotel
• Coordenar segurança
• Plano de catering e banquetes eventos ordens, incluindo alimentos e bebidas

Off-Site & Destino Actividades Relacionadas com

• analisar e selecionar DMC parceiro
• Investigação fora do local, opções, para oferecer os participantes da conferência
• Finalizar off-site contratos
• Finalizar off-site contagens
• Confirme transporte
• Verificar pick-up com os horários e locais

Planejamento Geral

• Desenvolver o orçamento do evento
• Organizar para o evento de cancelamento e de seguro de responsabilidade
• Aplicar para a música de licença
• Coordenar a equipe de viagem
• Criar um diário no local de ação item da lista de verificação e as atribuições de
• desenvolver uma agenda interna “show flow”
• contratador de aluguer; determinar a área de exibição de layout
• Determinar e finalizar entretenimento
• Determinar e compra de brindes
• Desenvolver o programa do livro
• Aplicativo Móvel implementação
• Revisão de sinalização e opções de ordem
• Coordenar decorações
• Coordenar a quaisquer necessidades especiais
• Desenvolver uma master slide deck, para incluir patrocinador slides

Inscrição

• Definir taxa de inscrição
• Definir-se um sistema de registo e inscrição online
• Coordenar emblemas
• Ordem de amarras, determine final quantidades
• Estar pronto com a Praça, para processar pagamentos

alto-Falantes

• entre em Contato com Falantes de Agências, a fonte de oradores
• Identificar os tópicos da indústria e alto-falantes
• Finalizar temas e palestrantes
• Desenvolver planilha de alto-falantes com todas as informações de contato
• Agenda de prep de chamada com alto-falantes
• Recolher apresentações dos palestrantes
• Adicionar colunas ao site
• Coordenar VIP reservas de hotel

Pós Planejamento de Eventos

• Atualização do site da conferência após a evento
• Enviar cartas de agradecimentos
• Distribuir pesquisas pós-evento
• Responder ao local e CVB pesquisas pós-evento
• Desenvolver a pós-conferência de relatório de informações financeiras e resultados

Embora eu compartilhei alguns dos meus melhores conferência dicas de planejamento, como você pode ver a partir desta extensa lista de verificação, planejamento de eventos toca em muitas áreas e tem muitas camadas. Dependendo do tempo e recursos, poderia fazer sentido trabalhar com um parceiro de planejamento de conferências, que tem sua própria equipe dedicada e a experiência para lidar com todos os tipos de eventos.

existem empresas de planejamento de conferências que se especializam não só na gestão de eventos, mas também podem oferecer uma gama completa de serviços, incluindo marketing. Ter uma empresa para lidar com todos os componentes resultará em uma conferência mais perfeita, agradável e bem sucedida.Precisa de Ajuda para planear a próxima conferência? Contacte-nos hoje, para começar a conversa.