Menu

If you’ve just been elected to your HOA’s board of directors, it can be an exciting and oppressing experience. Você pode estar um pouco familiarizado com o que acontece, mas você ainda se preocupa em realizar todos os seus papéis e responsabilidades HOA. O caminho para o sucesso, no entanto, começa com uma compreensão abrangente de suas descrições de funções de oficiais HOA.

ao aceitar um dos cargos da HOA, deve saber que está a assumir muitas responsabilidades. Mas não deixes que isso te assuste. O seu papel como membro do conselho também pode ser extremamente gratificante. No entanto, para cumprir os seus deveres com sucesso, você deve primeiro saber o que eles são.

o conselho de administração é responsável pela gestão de toda a associação. Às vezes, a HOAs vai recorrer a uma empresa de gestão HOA para cumprir certas obrigações. Isso não significa que o conselho fique parado. Se a sua Associação trabalha com uma empresa de gestão HOA, o seu trabalho como membro do conselho é supervisionar as tarefas.

as funções específicas dos membros do Conselho de Hoa dependerão do título do oficial, no entanto. Aqui estão as descrições de funções dos oficiais da HOA:

Presidente do Conselho da Hoa

em todos os sentidos, o presidente da associação serve como o rosto da operação. É semelhante a ser o CEO de uma empresa. Embora cada associação seja diferente, os deveres e responsabilidades do Presidente HOA permanecem em grande parte os mesmos.

por um lado, o presidente dirige todas as reuniões do Conselho. Eles também realizam contratos, encomendas e documentos em nome da Associação. O presidente também lida com a administração diária da Associação. Além disso, asseguram que todas as funções do Conselho de administração HOA sejam cumpridas tendo em conta os melhores interesses da comunidade.Aprender a ser um bom presidente Hoa requer esforço. Com base na descrição do trabalho do Presidente, qualquer um que assume este papel deve ter excelentes habilidades de liderança, gestão e comunicação. Eles devem saber delegar e ser um jogador de equipe. Um presidente não é um ditador. Em vez disso, um presidente garante que todo o conselho funciona como uma máquina bem oleada, tendo em mente os melhores interesses da comunidade.

Hoa Vice-Presidente do Conselho de Administração

o vice-presidente da HOA, em termos simples, assume o papel de presidente quando, por qualquer razão, este último é incapaz de o fazer. Nesse caso, o vice-presidente cumpre as responsabilidades do Presidente. Claro que o vice-presidente só pode exercer esses poderes na ausência do Presidente.

outras funções de vice-presidente HOA podem variar dependendo da Associação. A maioria das HOAs, porém, atribui ao VP responsabilidades como a gestão de terrenos e edifícios, bem como propriedades recreativas. O vice-presidente também pode assumir outras atividades da HOA e dos comitês líderes. Se sua HOA emprega trabalhadores, o vice-presidente pode servir como o diretor executivo do gerente empregado.

Hoa Secretary

Some of the HOA secretary responsibilities include maintaining and keeping a majority of the association’s records. Isto refere-se a registros de membros, registros de reuniões do Conselho, e outros registros oficiais da HOA.

o secretário também anota as actas das reuniões e envia os avisos da reunião. Além disso, as funções de secretário da HOA incluem a apresentação de relatórios anuais corporativos e a comprovação de documentos legais assinados pelo presidente em nome da HOA.

desempenhar funções de secretário do Conselho Hoa muitas vezes vem com desafios. Assim, requer uma pessoa com grandes habilidades organizacionais e um olho para o detalhe.O tesoureiro gere as finanças da Associação. Como parte das funções de tesoureiro da HOA, eles mantêm todos os registros financeiros e servem como guarda de títulos e fundos. O tesoureiro também é responsável pela preparação — ou, se você terceirizar para uma CPA, supervisionando a preparação de — todas as demonstrações financeiras e relatórios. Além disso, o tesoureiro trabalha em estreita colaboração com outros líderes para planejar o orçamento anual.

outras responsabilidades do Conselho de administração da HOA

existem também algumas responsabilidades coletivas que um conselho de administração da Associação de proprietários de habitação deve cumprir. Além das tarefas específicas que vêm com seus títulos de trabalho, o conselho de administração HOA como um todo deve realizar as seguintes funções de membro do Conselho:

1. Siga os documentos do Governo

cada associação de proprietários, não importa em que estado eles estão, tem um conjunto de documentos do governo. Estes incluem Estatutos da Associação, artigos de incorporação e CC & Rs. Esses documentos contêm orientações sobre o modo como o conselho de administração deve gerir a comunidade. Eles também normalmente consistem em disposições sobre o que o conselho pode e não pode fazer.

estes documentos de governo, a seguir apenas às leis do land, detêm a mais alta autoridade em um HOA. Eles ditam as regras e regulamentos dentro de uma associação, que tanto o conselho e os membros da Comunidade devem seguir.Como líderes da comunidade, o conselho de HOA deve certificar-se de seguir as estipulações estabelecidas nos documentos regulamentares. Devem seguir os processos e procedimentos indicados nesses documentos. O não cumprimento pode ser considerado uma violação da responsabilidade fiduciária dos membros do Conselho de administração da HOA.

é evidente que o conselho de HOA também deve seguir as leis federais, estaduais e locais. Nem todos os estados têm as mesmas leis quando se trata de associações de proprietários. Portanto, é melhor rever as leis do seu estado antes de prosseguir com ações ou decisões. Em caso de dúvida, é sempre uma boa ideia consultar o seu advogado HOA. Desta forma, você pode evitar o risco de responsabilidade.

2. Aplicar as regras

an association’s CC &Rs and operating RS direct what homeowners can and can’t do in the community. O CC& Rs também informa como calcular e coletar avaliações.

os membros do Conselho têm o dever de fazer cumprir estes pactos e regras para permitir operações suaves. Por exemplo, se um proprietário não pagar seus direitos, o conselho de HOA pode impor multas ou colocar uma garantia em sua propriedade para incentivar o pagamento. É claro, certifique-se de ainda aderir aos seus documentos de governo ao aplicar tais regras.

um problema que muitas associações enfrentam é a aplicação selectiva. Isto significa que o conselho de HOA não aplica as regras consistentemente entre todos os proprietários, talvez devido a favoritismo ou preconceito pessoal. A aplicação selectiva pode colocar o Conselho em sérios problemas, como ação legal. Como tal, o conselho de administração deve sempre praticar a aplicação uniforme de regras e pactos. Seguir precedência e ficar longe de conflitos de interesses.

3. Manter áreas comuns

uma das principais funções do Conselho de HOA é manter a comunidade. Isso significa contratar vendedores para manter as áreas comuns na melhor forma. A maioria das Associações, no entanto, enfrentam a dificuldade de ter muitos reparos ou pedidos de manutenção. Em tais casos, o conselho deve aprender a priorizar. Que pedidos são os mais graves e exigem mais atenção? Elaborar um plano para dar resposta a estes pedidos por ordem de prioridade.

além disso, o conselho de administração deve realizar inspecções regulares de todas as áreas comuns e exteriores de edifícios. O conselho não precisa necessariamente de conduzir a inspecção. Na verdade, é infinitamente melhor terceirizar o trabalho para um profissional que pode detectar até mesmo a mais ínfima das vulnerabilidades. Ao agendar inspeções regulares, você pode garantir que todas as áreas permanecem seguras e em boas condições.

4. Manejar fundos

gerir as finanças da Associação também se insere na lista de funções do Conselho de Hoa. Os membros do Conselho trabalham em conjunto para preparar o orçamento anual para o próximo ano. Para fazer isso, o conselho antecipa as próximas despesas, levando coisas como serviços e seguros. O conselho também deve olhar para as despesas reais do ano anterior e obter propostas dos vendedores.

não se esqueça de contabilizar também o fundo de reserva. As reservas de uma associação existem para cobrir futuras substituições ou reparações em grande escala. Uma parte das avaliações coletadas vai para o fundo de reserva para manter um nível saudável. Para determinar o nível ideal para suas reservas, certifique-se de realizar um estudo de reserva periodicamente. Alguns estados exigem a realização de um estudo de reserva a cada poucos anos.

a partir daí, o conselho de administração deve então calcular quanto cobrar aos proprietários em taxas. Uma vez que você tem um número em mente, você deve notificar todos os proprietários da quantidade. O conselho também se encarrega de coletar essas avaliações, incluindo quaisquer taxas de atraso em que os residentes possam incorrer. Para os proprietários de casas delinquentes, o conselho pode fazer parceria com uma HOA collections agency, uma empresa de gestão, ou lidar com o problema eles mesmos.

o conhecimento leva ao sucesso

membros individuais do Conselho de administração têm seus próprios papéis e deveres de liderança HOA para cumprir. No entanto, como um todo, seu conselho HOA deve trabalhar em conjunto para alcançar seus objetivos. A compreensão de suas HOA oficiais descrições de trabalho é essencial para o sucesso. Uma vez que você sabe o que você precisa fazer, você pode tomar as medidas adequadas para atingir os seus objetivos. Alguns podem achar que é problemático para se tornar um membro do conselho de administração, mas o trabalho compensa e o papel pode ser gratificante no final.