O que é CAFM e como ele pode ajudar o seu negócio?

Por Aleks Sheynkman
Diretor de Engenharia
SpaceIQ

auxiliado por Computador gestão de instalações (CAFM) é uma crescente área de tecnologia da informação que permite aos proprietários de empresas e seus negócios para mover essencial logístico tarefas em espaço digital, através da continuidade de negócios e gestão de instalações de software. Desde a gestão diária do espaço de mesa e salas de conferências até uma análise abrangente de se o actual espaço de escritório está a cumprir os planos de Negócio de uma organização, o sistema CAFM fornece a solução tecnológica ideal para um problema tão antigo como o próprio conceito de um edifício de escritório. Saiba mais sobre o que este tipo de software pode fazer por você e como a solução certa CAFM pode revolucionar tudo, desde a moral dos funcionários para mover a gestão quando é hora de atualizar para um novo espaço de escritório, bem como gestão preventiva de manutenção.

o padrão CAD Nacional dos Estados Unidos, ou NCS, ajuda a simplificar o intercâmbio de dados de design e construção de edifícios a partir do desenvolvimento do projeto com uma instalação. Eles fornecem um recurso consistente para a organização de dados e podem racionalizar a gestão eletrônica de dados de gerenciamento de instalações. É importante quando se fala de CAFM porque os dados de projeto de construção costumavam ser apresentados em vários formatos diferentes. CAD fornece padrões relevantes para os sistemas CAFM para ajudar a tornar os processos mais fáceis e eficientes.

Exploring CAFM: Objectivo e execução

como é que uma equipa de gestão de instalações regista, analisa e referencia todos os pontos de dados pelos quais são responsáveis para garantir a continuidade dos negócios? Antes do sistema CAFM, essa resposta era complicada. Uma série de ferramentas analógicas, planilhas, diagramas de layout e folhas de inscrição criaram uma montanha de papéis que eram difíceis de sinergizar em uma imagem eficiente e completa de como os atributos físicos do Escritório estavam se comportando. Desde cadeiras individuais a secções de uma sala e áreas ainda maiores, como todo um andar ou edifício, as equipas de gestão de instalações tiveram o seu trabalho talhado para eles.

o software CAFM pode ajudar a desenvolver e gerenciar recursos humanos, gerenciar recursos financeiros e físicos, e produzir e entregar soluções e resultados. Todos esses ativos em combinação também podem ajudar a identificar processos relevantes e identificar processos de conhecimento que precisam de avaliação adicional e ativos físicos que podem exigir manutenção preventiva adicional planejada.

CAFM solutions make ineficient tracking and cumberous analog management systems a thing of the past. Planejamento espacial, reservas de quarto, e até mesmo a localização dos funcionários são agora tão simples como alguns cliques em um programa CAFM. Uma interface limpa e fácil de usar dá visibilidade clara a todos os diferentes componentes com os quais você precisa trabalhar para gerenciar e planejar os atributos físicos em um escritório, incluindo os humanos que fazem o lugar funcionar. É muito mais fácil do que a velha caneta e papel.

quando usar CAFM

então, quando é que um programa CAFM é útil? Há aplicações diárias e especiais para eventos a considerar. Para uso diário, um bom sistema CAFM pode ajudar a determinar quais os espaços de escritórios comuns estão abertos para uma reserva para que as equipes possam fazer planos para colaborar em uma sala de reuniões com um quadro branco. A funcionalidade CAFM também pode manter o controle de quais funcionários estão onde em qualquer momento, então você nunca terá que correr ao redor de todo o escritório para encontrar membros da equipe chave para assinaturas e outras funções que requerem uma interface pessoal.

Este tipo de funcionalidade também suporta as necessidades em constante mudança de um local de trabalho ágil que permite aos funcionários para tomar conta dos seus dias e trabalhar quando e onde faz mais sentido para o seu estilo e necessidades. Locais de trabalho com assentos abertos e não classificados pode tornar muito mais fácil para os trabalhadores para encontrar um lugar para sentar que não é ocupado atualmente por outro funcionário que pode ter se levantado para pegar uma xícara de café ou carne com companheiros de equipe em uma sala de conferências.

um sistema CAFM como SpaceIQ também é perfeito para planejamento de alto nível, seja para uma mudança ou reorganização de escritório. Planejar layouts hipotéticos móveis e arranjos de assentos é super fácil quando você tem uma representação digital para trabalhar. Os membros da equipe de planejamento chave podem colaborar, salvar rascunhos, enviar mockups para a gestão, e rapidamente reorganizar um mapa de assentos para atender a gama de demandas que inevitavelmente surgem durante este tipo de processo de planejamento. O software CAFM pode até mesmo ajudar a manter o controle de quais peças de mobiliário estão onde durante uma mudança, reduzindo a chance de que a propriedade valiosa da empresa fica deslocada em trânsito.

quais os empregados que beneficiam da utilização da CAFM?Software e programas CAFM revolucionaram completamente a forma como os profissionais de gestão de instalações fazem o seu trabalho. O processo de montar o quebra-cabeça de finanças, RH, Gestão e preocupações físicas logísticas não é mais um processo complexo que leva tempo longe do trabalho real de supervisionar o espaço e os recursos físicos. Algumas empresas agora até mesmo contratar administradores CAFM para cuidar dos detalhes processuais, enquanto os gestores de instalações se concentram em tarefas de grande imagem e planejamento.

no entanto, como sugerimos acima, os programas CAFM podem beneficiar uma ampla gama de pessoas no escritório. Embora em teoria, uma equipe de gerenciamento de instalações pode se beneficiar mais diretamente de um programa que torna seu trabalho diário muito mais fácil e eficiente, o benefício pode estender-se a quase qualquer pessoa que trabalha em seu espaço de escritório, incluindo membros de equipes que fazem parte de outras organizações que compartilham a mesma facilidade. Os funcionários que precisam reservar espaço ou encontrar companheiros de equipe ficarão contentes por ter o recurso disponível para eles, e a gerência ficará feliz em ver suas operações funcionando sem problemas.Se a sua organização operar a partir de instalações físicas, pode beneficiar da CAFM. Não há nichos industriais ou outras divisões categóricas que excluam um negócio de colher os benefícios de um programa CAFM. Desde startups de tecnologia a conglomerados de mídia, qualquer negócio que tenha gestão de espaço, gerenciamento de movimento, alocação de espaço ou necessidades de atribuição de lugares pode fazer uso efetivo da CAFM. Estes sistemas são ideais para locais de trabalho modernos e ágeis que permitem a livre circulação em torno do escritório, mas ainda mais locais de trabalho tradicionais podem ver um benefício financeiro e processual com a adoção de programas de fácil utilização que facilitam a gestão de instalações.

empresas de marketing Digital, centros de chamadas, escritórios de negócios de fabricação, etiquetas de roupas, redes sociais, e muitos mais são todos os principais candidatos para melhorias de eficiência CAFM. Se o seu escritório usa cubículos, secretárias comunais ou escritórios individuais, a capacidade de rastrear, analisar e relatar sobre o uso das instalações e alocação de espaço fará um grande impacto positivo na forma como a sua organização funciona e seus funcionários trabalham.

benefícios financeiros de CAFM

quanto é que está a pagar pelo seu espaço de escritório? Tens a certeza que estás a maximizar cada centavo desse custo? A tecnologia CAFM permite uma análise de alto nível do que está acontecendo nos espaços físicos que sua organização ocupa. Ter um ambiente expansivo no qual se espalhar e trabalhar pode ser uma forma fantástica de fazer os funcionários se sentirem confortáveis, o que, por sua vez, aumenta a produtividade. No entanto, pode haver áreas de imagens quadradas subutilizadas que ainda nem sequer sabe. Esse é um dos benefícios financeiros mais importantes da CAFM: a capacidade de rastrear o uso real das instalações e determinar se você tem mais espaço do que realmente precisa. Com um pouco de reestruturação, você pode encontrar uma maneira de receber uma pequena empresa em seu espaço de trabalho, coletando renda mensal e usando seu software CAFM para ajudar a negociar quem começa a usar que partes do Escritório e quando.

no outro lado, você pode usar seu CAFM para dizer quando certas partes do escritório são sobre-utilizadas. Se um departamento específico tem sofrido de problemas de produtividade, pode ser que o uso ineficiente do espaço é a culpa. Os funcionários que se sentem muito apertados ou lotados em uma parte indesejável do Escritório poderia experimentar um renascimento da produtividade com um pouco de reequipamento.

além do custo das instalações que você ocupa, no entanto, programas CAFM podem ser usados para manter o controle dos ativos físicos, mesmo até unidades individuais como cadeiras e Mesas. Você pode usar um programa CAFM para manter o controle de todos os recursos do espaço de trabalho no escritório, reduzindo a chance de que algo caro poderia ficar deslocado ou de outra forma sair do escritório sem aviso prévio. Além disso, o monitoramento CAFM pode ajudá-lo a controlar quais os quartos que estão sendo utilizados quando, o que lhe dá uma melhor imagem dos custos de utilidade. A integração de sensores pode otimizar ainda mais a forma como os custos de utilidade se acumulam em um local de trabalho, desligando automaticamente as luzes quando a última pessoa sai de uma sala de conferências ou outro espaço lateral.

por que CAFM é essencial para as operações modernas no local de trabalho

os locais de trabalho modernos precisam de soluções modernas para problemas clássicos. O SpaceIQ oferece um programa que seus funcionários terão o maior prazer em usar. Com recursos úteis como a integração frouxa e a capacidade de gestão móvel, tornamos simples para cada membro de sua equipe entrar a bordo e usar as ferramentas que estão disponíveis para eles.

a alocação de espaço é uma questão-chave em locais de trabalho ágeis que permitem movimento e flexibilidade. Esta abordagem livre e aberta ao espaço de escritório é provada para fazer os funcionários mais felizes e mais produtivos, mas pode criar algumas dores de cabeça de planejamento quando se trata de evitar conflitos sobre quais equipes podem usar o espaço quando. Você pode ignorar a questão de quem recebe o quê, fornecendo transparência e comunicação aberta sobre o ambiente de escritório. E, à medida que a sua empresa cresce, é fácil adicionar novos funcionários ao programa para um rápido embarque e uma orientação perfeita para o espaço. A HR terá o prazer de ter uma maneira tão direta de integrar novos membros da equipe na paisagem física do seu ambiente de escritório.

a maioria dos locais de trabalho modernos exigem mobilidade e flexibilidade. É importante um CAFM capaz de se adaptar e evoluir para acompanhar a evolução das necessidades do negócio. É também uma ferramenta eficaz quando se trata de analisar a produtividade do trabalhador e abordar quaisquer questões que possam surgir. As aplicações CAFM permitem que a programação da força de trabalho se torne mobilizada e o feedback recebido do cliente pode ser usado para rever o pessoal e abordar quaisquer possíveis problemas de treinamento que possam surgir. Finalmente, as aplicações CAFM podem ajudar nas relações interpessoais com o pessoal e podem ajudar a determinar se a intervenção de gestão é necessária para uma dada situação.

os passos de análise e ação são importantes para qualquer estratégia CAFM, seja sobre as finanças do negócio, a satisfação do cliente, a manutenção do edifício e equipamentos, ou a satisfação global e conforto das pessoas que o negócio emprega. A alta moral do pessoal é um componente crítico para alcançar a produtividade no local de trabalho.

como começar a integrar CAFM em sua estratégia

se você tem uma estratégia de gestão de instalações estabelecida que precisa de modernização ou se você é uma empresa de iniciação que precisa formalizar alguns de seus processos, um CAFM pode ajudar. UM programa CAFM vai ajudá-lo a se organizar e ficar assim por todo o crescimento e mudança que está no futuro de sua empresa. O software CAFM tornará tudo, desde a mudança para a gestão diária do espaço, mais fácil, mais eficiente e tudo em torno melhor para todos em seu escritório.

ao integrar CAFM em sua estratégia, você vai querer se concentrar no valor, bem como na análise e objetivos estratégicos da empresa para que o valor real seja estabelecido dentro da organização. Se não houver metas claras em mente, então pode haver um desalinhamento de estratégia, bem como tomada de decisão desconectada, as decisões de projeto são melhores quando ligadas com KPI’s e outros objetivos para garantir que cada objetivo é claramente definido e as estratégias melhorar a empresa.

KPI significa indicador de desempenho chave, e é um valor mensurável que pode ajudar a demonstrar a eficácia do negócio está cumprindo e alcançando seus objetivos. A KPI ajuda a empresa a manter-se alinhada com os seus objectivos globais. Para desenvolver uma estratégia de KPI para seu negócio, você deve primeiro descrever seus objetivos ou resultados pretendidos e, em seguida, entender as medidas que devem ser tomadas para alcançar esses objetivos. Você também selecionará medições para definir cada objetivo, definir indicadores compostos e, em seguida, definir as metas. KPI’s são uma ferramenta de relatórios flexível e interativo que pode ser usado com CAFM.

a implementação de um CAFM na sua estratégia de gestão de instalações ou de gestão de propriedades pode ser esmagadora para aqueles que irão utilizá-lo se ainda não estiverem familiarizados com o que isso implica. Se você lentamente introduzir CAFM às pessoas que vão usá-lo, você lhes dará tempo adicional para aprender os novos processos para que antes do programa ser totalmente iniciado haja uma clara compreensão da funcionalidade e das capacidades de uma solução CAFM que pode ajudar a aliviar quaisquer problemas ao longo da linha. Um gerente de sucesso dedicado ao cliente deve estar disponível para ajudar os trabalhadores na aprendizagem e compreensão dos novos processos e ser capaz de responder a quaisquer perguntas que possam ter.

Sistemas de manutenção planeados

um sistema de manutenção planificado ajudará a identificar e resolver quaisquer questões-chave em que um investimento CAFM bem sucedido deve concentrar-se. A utilização deste sistema requer que o negócio compreenda que questões terão de ser abordadas para que a implementação de um sistema CAFM seja bem sucedida e atinja o seu potencial. Um sistema CAFM de sucesso pode aumentar a produtividade e abordar o ROI, ou retorno do investimento, o negócio verá.

um sistema de manutenção planejado acompanha tanto a manutenção planejada como não planejada e software de manutenção planejado é útil para rastrear certas tarefas. Os sistemas de manutenção planeados podem ajudar uma empresa a criar um local de trabalho mais confortável e a reduzir quaisquer impactos ambientais que possam ter. Pode também contribuir para reduzir os custos de funcionamento da facilidade e assegurar que todos os activos sejam devidamente geridos e mantidos e funcionem de forma eficiente.

o que é um sistema de gestão de Manutenção de computadores?

um sistema de gestão de manutenção por computador, ou CMMS, é um software de computador que é projetado para ajudar a simplificar a gestão de manutenção dentro de uma empresa. A gestão de manutenção inclui a supervisão de diferentes recursos de manutenção que uma empresa utiliza para que não experimentem tempo de inatividade devido a equipamentos avariados ou defeituosos ou procedimentos de manutenção insuficientes.

as empresas já não estão sujeitas ao registo de dados de manutenção com um lápis e um pedaço de papel, e já ultrapassámos há muito os dias em que a manutenção só é realizada quando algo se encontra errado com as máquinas. A fim de manter o controle desses registros vitais de manutenção e manter um nível adequado de controle, tudo mudou para os computadores para que o negócio possa rastrear quaisquer ordens de trabalho que eles recebem, eles podem gerar técnicas de relato mais precisas e podem ajudar a determinar quais máquinas vão exigir mais atenção e manutenção.

a utilização de um CMMS pode aumentar a produtividade, garantir uma vida mais longa do equipamento, eliminar papelada confusa e reduzir o tempo de inatividade. Enquanto os computadores não podem tomar o lugar de um técnico qualificado, eles premiam os técnicos mais tempo para concentrar sua atenção e habilidade na manutenção, em vez de lidar com a papelada. É uma solução de gestão de manutenção com um design assistido por computador que apresenta várias características e capacidades distintas que podem funcionar para diferentes sistemas.

características dos sistemas e capacidades integrados CAFM

os CMMS e os sistemas CAFM fundiram-se para criar sistemas integrados de gestão do local de trabalho (IWMS). O software CAFM combina design assistido por computador com software de banco de dados relacional e emprega habilidades específicas em Gestão de instalações, ou FM.

o IWMS combina cinco domínios funcionais diferentes. Estes domínios incluem a gestão imobiliária e de arrendamento, instalações e gestão espacial, gestão de manutenção, gestão de projectos e sustentabilidade ambiental. Os sistemas CAFM operam usando múltiplas plataformas tecnológicas, enquanto o IWMS usa apenas uma única plataforma.Ao determinar se uma empresa pode beneficiar da navegação interior, é importante considerar os custos internos e externos e o valor monetário de um ponto de vista a longo prazo. Compare o investimento total que deve ser feito com os benefícios de total transparência, eficiência, conformidade, apoio à decisão e economia de custos que podem ser encontrados com o IWMS (leia mais sobre o que é software IWMS).

CAFM for Property Management

CAFM property management software is beneficial for businesses because it provides the ability to manage single or multiple companies within only one database. Estabelecer um banco de dados de informações de propriedade para qualquer local de negócios em qualquer nível da hierarquia CAFM Explorer é simples de seguir e inclui muitas características-chave para a gestão de propriedades. Estas características incluem uma ligação dinâmica à manutenção planeada relacionada com a propriedade e a capacidade da empresa para acompanhar o estado dos elementos de construção, tais como a estrutura e detalhes mecânicos do edifício.

uma empresa pode também aumentar os seus lucros relativos aos seus activos físicos, tais como imóveis, edifícios, equipamento e infra-estruturas conexas, quando empregue CAFM para a gestão de imóveis. Estas características benéficas podem ajudar uma empresa a analisar melhor o seu desenvolvimento imobiliário, melhorando ao mesmo tempo qualquer planeamento estratégico no processo.

software de gestão de Propriedades é mais benéfico no que diz respeito aos objetivos e processos de longo prazo de uma empresa ou estabelecimento e pode fornecer uma solução de gestão de propriedades que pode ajudar a melhorar o planejamento de longo prazo e gestão de ativos. Algumas soluções CAFM podem fornecer descrições mais detalhadas do espaço físico e localização de um edifício, e então o CAFM pode usar bancos de dados em combinação com ferramentas de modelagem visual e sistemas de Informação Geográfica para obter uma visão única da instalação.

CAFM Asset Management

CAFM Asset Management offers a solution to managing computers, printers, office services, and other equipment. O portfólio de gestão de ativos incluirá a localização, história, condição e valor dos ativos da empresa. A gestão de ativos é normalmente utilizada em modelos CAFM que incluem o Help Desk, manutenção preventiva planejada e testes. Não se limita a apenas um departamento da organização, mas pode estender-se a várias operações diferentes dentro do negócio.

um gestor de activos pode ajudar a equilibrar o trabalho e os recursos, incluindo o acompanhamento de despesas relacionadas com a manutenção e reparações, localizar e rever informações detalhadas sobre os activos, auditoria e alterar o registo histórico, e gerar e exportar documentação sobre activos com visibilidade em tempo real.

a gestão de activos cria outro nível de valor para a empresa e varia em função da dimensão da organização e da quantidade de activos disponíveis. Ele também integra processos em várias operações, incluindo RH, Gestão de risco e aspectos financeiros do negócio.

CAFM Digital Dashboard

o CAFM Digital Dashboard é uma representação gráfica dos KPI’s e SLA encontrados dentro de sua organização. Você será capaz de receber feedback sobre os níveis de Serviço, Gestão de manutenção e desempenho para que você seja mais capaz de monitorar e agir sobre esse feedback.

você terá a capacidade de monitorar o desempenho e tendências facilmente, analisar ineficiências, tomar decisões informadas com base puramente em fatos que são apresentados, alinhar suas metas com estratégias potenciais, rever deveres administrativos, e gerar e examinar outros dados estatísticos sobre a sua organização.

a queda para a implementação de um painel digital com software CAFM é que eles só são úteis quando as ferramentas adequadas são estabelecidas no lugar. O painel de instrumentos deve ser usado para medir dados significativos que representarão a análise do negócio para que eles possam encontrar estratégias para melhorar e ter sucesso em alcançar metas alvo. Muitas vezes, o painel digital é criado sem o usuário em mente e pode exigir uma configuração complicada e assistência de uma equipe de TI. Compatibilidade é também um problema que muitas pessoas enfrentam com painéis digitais, porque se o painel digital Não pode se conectar com sucesso com sistemas de negócios críticos, então o negócio pode receber informações defeituosas ou informações incorretas e desatualizadas.

um painel digital de sucesso irá conectar seus usuários a informações que são criadas em tempo real e atualizar diariamente para garantir a informação mais atualizada. Os usuários também devem ser capazes de se conectar a essas informações remotamente se eles não estão em suas secretárias.Os sistemas digitais de gestão do local de trabalho são ideais para profissionais imobiliários e podem fornecer ferramentas essenciais que podem ajudá-los a supervisionar seu portfólio, especialmente no que diz respeito à gestão de bancos de dados imobiliários, gestão de locação e rastreamento. Os sistemas digitais de gestão do local de trabalho também são eficazes para proporcionar aos profissionais imobiliários uma gestão contabilística e orçamental.

mais considerações CAFM

sistemas e soluções CAFM e software CAFM podem diferir de muitas maneiras, incluindo variações no design, capacidades e recursos e é importante que o negócio Defina primeiro os objetivos que eles querem implementar dentro de um sistema CAFM e fornecer representação para a equipe que estará executando a solução CAFM. Também é importante que toda a informação seja introduzida para que não haja dados inconsistentes ou em falta que possam interferir com o potencial do sistema CAFM.

uma front end acessível na web torna o processo CAFM mais eficiente para que o negócio possa compartilhar dados em tempo real e informações de gerenciamento com usuários em vários locais. As empresas também podem configurar CAFM para que possam utilizar as funções de gestão de espaço, e então, mais tarde, optam por adicionar gestão de ativos. Portanto, olhar para o futuro é importante na implementação de qualquer sistema CAFM. A rede deve ter velocidades suficientes para transportar todos os dados sem comprometer a base de dados em qualquer momento.

também é permitido definir a acessibilidade dos dados relativos ao sistema de gestão da manutenção. O acesso ao sistema de gestão de manutenção pode ser concedido de acordo com a função de trabalho individual do trabalhador para que o risco de arquivos corrompidos ou outros desastres podem ser reduzidos.

a integração do software CAFM fornece a um negócio com várias vantagens benéficas em relação à gestão de manutenção que pode nem mesmo ser plenamente realizado até que seja completamente implementado. Os sistemas CAFM devem ser escolhidos com base nas necessidades da empresa e implementados em um ambiente gerenciado para que a formação adequada em seus processos seja concluída. Deve haver também papéis específicos na gestão sobre as diferentes responsabilidades que serão delineadas ao usar uma solução CAFM.

a gestão e a produtividade do local de trabalho, bem como a eficiência, são possíveis vantagens para uma empresa que optou por empregar uma solução CAFM. O planejamento e a gestão do espaço, o controle financeiro, a gestão de segurança, a gestão imobiliária e a gestão de projetos também podem se beneficiar de um sistema CAFM.