Organizador de eventos especiais: Tipos De Eventos Sociais

Organizador De Eventos Especiais: tipos de Eventos Sociais

para a maioria dos organizadores de eventos, a arena social é o seu forte. Montar uma boa festa requer muita criatividade e uma capacidade de planejar, organizar e coordenar. Os planejadores devem ser muito detalhados. Os planejadores de casamento obviamente são os mais conhecidos dos planejadores de eventos sociais; no entanto, a maioria dos planejadores de eventos são tão felizes em reunir uma reunião de família como para montar um casamento. O processo é essencialmente o mesmo. As razões são apenas um pouco diferentes, assim como alguns dos passos necessários.Como em eventos corporativos, você sempre deve se lembrar de que você não é hospedeiro nem convidado. É seu trabalho ouvir e, em última análise, exceder as expectativas do seu cliente, poupando o seu cliente Todas as dores de cabeça associadas com a criação de um evento social.

os eventos sociais, como os eventos corporativos, têm que começar com o propósito e orçamento. Qual é o evento? O que está sendo celebrado? Porquê ter um evento ou uma festa? Em seguida, entra em jogo a questão do orçamento. Você frequentemente será convidado para colocar em um evento de champanhe e caviar em um orçamento de Cerveja e pizza. O seu trabalho não é necessariamente dizer ao seu cliente que não pode fazê-lo. Você terá que ser criativo e oferecer opções. Mostre ao seu cliente onde o orçamento pode ser ajustado para gastar mais dinheiro na comida e menos dinheiro no entretenimento ou na decoração. Tente descobrir a visão do seu cliente e veja como você pode ajudar o seu cliente a conseguir isso dentro das restrições do orçamento aprovado.Embora não tenham o mesmo significado na arena social, não são menos importantes para o seu cliente. O que você vai descobrir na arena social é que a maioria de seus clientes vão ter um apego emocional muito poderoso à razão para o evento. Seu objetivo, então, será satisfazer a necessidade do seu cliente de fazer do evento um sucesso. É sábio avaliar suas habilidades e decidir no início do processo se você pode fazer deste evento um sucesso. É sempre melhor afastar-se de um Contrato do que ter um fracasso e uma má referência a um emprego. Especialmente na área social, a sua primeira tarefa é determinar se você e o seu cliente são um bom par um para o outro. Afinal, você está prestes a embarcar em uma relação muito intensa com esta pessoa que poderia durar por um número de meses. Certifique-se de que você e o seu cliente são adequados um para o outro. É melhor descobrir agora que seus estilos são incompatíveis do que depois que você colocou em muitas horas no evento.

selecionando vendedores

quando você está começando pela primeira vez no negócio de planejamento de eventos especiais, você realmente tem que fazer o seu dever de casa para os seus eventos sociais. Até que você tenha uma lista de fornecedores com os quais você construiu uma relação de trabalho, é essencial que você proceda com cautela.

seguindo o conselho do Better Business Bureau( BBB), é aconselhável entrevistar três ou quatro fornecedores possíveis para cada especialidade. Fale com três ou quatro fornecedores, três ou quatro fotógrafos e representantes de três ou quatro locais. Acompanha estas conversas. Então, de volta ao seu escritório, você pode comparar todos eles, suas estimativas, e o que eles oferecem pelo preço.

peça amostras do trabalho de cada vendedor. Veja as fotografias de cada fotógrafo. Prova a comida de cada fornecedor. Assegurar que cada vendedor seja responsável pelas amostras. Às vezes você será dado um portfólio do melhor trabalho de um estúdio ou restaurante; o que significa que o trabalho é uma compilação de várias pessoas, não necessariamente aquele que você pretende contratar. Isto não lhe dará uma boa idéia da qualidade do trabalho do fornecedor antes de fazer quaisquer recomendações ao seu cliente.

cada vez que se encontrar com um novo vendedor, peça uma cópia do seu contrato para manter. Isto irá ajudá-lo a familiarizar-se com a terminologia dos contratos no negócio de planejamento de eventos especiais e irá ajudá-lo a avaliar se um contrato que o seu cliente deve assinar é justo.Lembrem-se, quando assinarem um contrato, têm de concordar com tudo o que está no contrato. Em outras palavras, se há algo no contrato que você não gosta, ou seu cliente não gosta, Faça a mudança antes do contrato ser assinado.

na maioria das vezes, recomenda-se que você trabalhe com fornecedores que têm estado no negócio por um tempo. Há muito que se verifica que a maioria das novas empresas falham no primeiro ano de funcionamento. Você não quer contratar um fornecedor que é uma nova empresa para um evento que é mais de um ano fora apenas para descobrir que a empresa fechou suas portas e levou o depósito do seu cliente com ele. O BBB recorda-nos também que, para as empresas que só estão em actividade há alguns meses, não houve tempo suficiente para apresentar queixas contra elas.

uma recomendação forte é pagar por tudo com um cartão de crédito. A Fair Credit Billing Act diz que no prazo de três meses a contar da data da compra, os encargos sobre o cartão de crédito podem ser contestados. A empresa do cartão de crédito irá intervir em seu nome e tentar resolver o assunto, e você não terá que pagar o saldo da compra disputada ou quaisquer juros acumulados durante o período de investigação.Por último, se estiver insatisfeito com os Serviços de um vendedor ou de qualquer empresa ou empresa que contrate, escreva uma carta para informar o proprietário. Além disso, escreva uma carta para o BBB para que ele terá a sua reclamação em arquivo para futuros clientes que indagam sobre a qualidade do serviço desse fornecedor.

casamentos

casamentos provavelmente são a celebração mais comum na vida de um organizador de eventos especial. Porque a maioria das noivas não têm idéia do que eles têm que fazer para ter seu casamento pronto, a maioria vai contratar alguém como você para ajudá-los com alguns ou todos os planos para o seu casamento.

os casamentos têm algumas considerações especiais, tais como:

• orçamentos: que Família paga para quê?
• festa nupcial: quem vai ficar com os noivos?
• planejamento: começar muito antes do evento.
• festas de noivado: quem vai hospedá-los e onde?
• correspondência e convites: Selecione a lista de convidados e Papelaria.
• Traje De Casamento: as escolhas devem ser feitas para a noiva, noivo, atendentes, pais, etc.
• Caterer: quem vai lidar com todas as necessidades de comida e bebida para cada evento associado com o casamento?
• Bolo De Casamento: Selecione de padarias especiais.
• Gravação do evento: tomar decisões sobre fotografia e videografia.
• música: as escolhas devem ser feitas para a cerimônia e a recepção.
• Flores De Casamento: As seleções são necessárias para a noiva, damas de Honor, noivo, padrinhos, pais, a cerimônia e a recepção, bem como para a possível preservação de algumas flores comemorativas.
• anéis: devem ser escolhidos e comprados.
• hóspedes de fora da cidade: transporte e acomodações devem ser organizadas.
• presentes de casamento.
• cerimônia de casamento: o tipo, estilo e localização devem ser escolhidos.
• recepção de casamento: escolhas de localização, comida, música, e mais deve ser feito.
• casamentos de destino: devem ser tomadas disposições para que os participantes possam viajar para um destino único.
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• lua-de-mel: planos de viagem, bilhetes e acomodações devem ser reservados.
• questões pós-casamento: arranjos devem ser feitos para preservar o vestido de noiva, devolver roupas de aluguel e acessórios, obter as fotos de casamento, etc.

enquanto cada casamento será único, há uma série de passos que você vai tomar que são familiares para você. O que você tem que lembrar a si mesmo é que um casamento é um dia muito especial para todos e você deve trabalhar muito duro para garantir que ele acaba por ser um especial, de fato. Os casamentos, mais do que qualquer outra celebração, devem ir sem problemas.

eventos familiares: reuniões, aniversários e aniversários

reuniões: as reuniões familiares tornaram-se um evento enorme na indústria. Estes geralmente são grandes, eventos casuais. Com cada vez mais famílias espalhadas por todo o país, mesmo por todo o mundo, as reuniões são uma forma de se conectar com parentes há muito perdidos. Há muitas famílias que criaram comitês de reunião para planejar o evento, supervisionar o orçamento, e cuidar de cada pequeno detalhe. Mais frequentemente, porém, as pessoas de hoje estão simplesmente demasiado ocupadas com os seus empregos e vidas para dedicar o tempo necessário ao planeamento de uma boa Reunião. Como resultado, eles estão se voltando para planejadores de eventos. O organizador do evento irá cuidar tanto ou tão pouco do processo de planejamento da reunião como sua família deseja.

uma reunião de família bem sucedida tem muitos passos e, como organizador de Eventos, você pode fazer a maioria deles para o seu cliente:

• determinar que família deve ser convidada para a reunião. Este passo vai precisar de ajuda da família.
• com base no passo anterior, crie uma lista de convidados. Obtenha os nomes de todos: Família, cônjuges e filhos. Como organizador de Eventos, você vai precisar entrar em contato com vários ramos da família para ajudar o seu cliente em rastrear os membros apropriados da árvore genealógica.
• bem antes da reunião, você vai querer enviar uma pesquisa simples para os membros da família convidados. Esta pesquisa irá ajudá-lo e ao seu cliente a decidir a data e localização. Vai começar aqui uma discussão sobre o orçamento.
• selecione a data.
• Selecione e reserve o local de reunião. Porque as reuniões geralmente incluem um número de crianças, encontrar um local que é familiar é geralmente uma boa idéia. Algumas reuniões familiares podem ser realizadas em zoos, parques temáticos, ou em instalações especiais, como um rancho dude.
• estabelecer um orçamento. Seu cliente terá que determinar se ele ou ela vai suportar todos os encargos financeiros do evento, ou se uma taxa por família será cobrada para cobrir o custo do evento.
• determinar o tema.
• crie uma lista de discussão, e-mail, serviço postal, ou ambos.
• ajuda a determinar o menu. O evento será servido? No todo ou em parte?
• planejar atividades. Porque as reuniões familiares incluem pessoas de todas as idades, encontrar atividades que vão abranger a diferença de geração é uma parte importante do seu trabalho. Esta pode ser uma boa altura para apresentar o seu cliente a palhaços, pintores de rosto, mágicos, artistas de caricatura, etc.
• determinar a necessidade de fotografia e videografia.
• envie convites e mantenha o controle das respostas.
• imprime um programa.
• decorem para o evento.

as pessoas em todo o mundo prestam especial atenção a vários ritos de passagem em suas vidas ou na vida de seus filhos. Compreensivelmente, estas são cheias de emoções altamente carregadas e podem ser estressantes. Estes eventos são tipicamente baseados na obtenção de uma certa idade ou estágio em sua vida. Os ritos típicos de passagem incluem batismos, bar e bat mitzvahs, confirmações, Quincenera, graduações, aposentadoria e até funerais. Tais cerimônias geralmente são ritualizadas e podem ser fortemente religiosas ou com o peso pesado dos valores culturais. Por causa disso, é sábio aprender tanto sobre o evento quanto possível para evitar quaisquer erros ao interagir com o seu cliente.

Estas celebrações podem ser tão ornamentado e envolvidos como o planejamento de um casamento, mesmo que o convidado de honra é normalmente uma adolescente:

• Bar e bat mitzvahs: Estas celebrações honra de um menino ou menina que veio da idade na religião Judaica, geralmente com 13 anos de idade para o menino e 12 para a menina. A cerimônia religiosa celebra a primeira vez em que a criança participa como adulta em um serviço de sábado normal. Após a cerimônia, a celebração pode ser realizada na casa da criança ou em um salão de banquetes.
• Quinceañera: esta é uma celebração do 15º aniversário de uma menina, tipicamente por católicos romanos de língua espanhola. A celebração começa com uma cerimônia religiosa na qual a menina afirma sua fé. Depois, uma recepção é realizada, muitas vezes em um salão de banquetes. A corte de Quinceañera é composta por seus pais, padrinhos e o Chambelan, ou jovem que é sua escolta para a noite. Normalmente, os padrinhos da rapariga organizam a celebração.
• Doce 16: Normalmente esta festa comemora o 16º aniversário de uma rapariga. Pode ser tão tradicional ou elaborado como o cliente deseja. Normalmente não há conotações religiosas para esta celebração.
• Baile Debutante: este evento, enquanto soa datado, ainda ocorre hoje. Como historicamente indicou, uma debutante é uma jovem que atingiu a idade de maturidade, é elegível para o casamento, e é introduzida à sociedade nesta apresentação formal. A maioria dos bailes modernos foram transformados em eventos de caridade em que os pais da debutante doam para uma causa de caridade, e as pessoas que foram convidadas realmente pagam por seus ingressos. Tais bolas podem ser muito ornamentadas e formais e levar meses e meses de planejamento.

às vezes o seu cliente vai optar por um cocktail em vez de jantar, caso em que geralmente começa mais tarde à noite e terá até seis ou sete tipos de tabuleiros de Entradas e dois ou três itens estacionários. Festas de Cocktail podem ser realizadas na casa do seu cliente ou podem ser configuradas como um caso mais formal em um local alugado, como parte de uma gala de angariação de fundos ou até mesmo um casamento. Você pode ser contratado para sediar toda a festa, ou seu cliente pode optar por ter a festa em um restaurante local. Se você também é um catering, você pode ser convidado para planejar e apresentar toda a festa cocktail para o seu cliente.

Jantares Íntimos

Estes são eventos menores, mas, na verdade, pode dar-lhe uma maior compreensão do seu negócio do que alguns dos eventos de maior dimensão. A razão para isso é que você está mais intimamente envolvido no planejamento de cada detalhe do jantar. Vais mesmo sentar-te com o teu cliente e arranjar ideias para o jantar. Descubra os pratos preferidos do seu cliente e tenha uma ideia de gostos e antipatia. Descubra se o seu cliente tem preferência por um tipo específico de alimento para cada curso. Em seguida, você vai sentar-se com o chef selecionado e pedir a ele ou ela para projetar um menu especificamente para o seu cliente. Uma vez estabelecido o menu, envie-o de volta ao seu cliente completo com uma lista dos ingredientes necessários para o jantar.

Outros Eventos

Como um evento especial planner, você será chamado para planejar qualquer coisa, desde um chá de bebê para um comício. Veja a seguinte lista e veja a grande variedade de eventos que provavelmente irá fazer o seu trabalho. Dois eventos nunca serão iguais. Essa é uma das melhores vantagens deste negócio!