RFP processo e etapas: o último guia para simplificar o seu processo
6 etapas essenciais do processo RFP
por definição, RFPs fornecem uma série de informações cruciais, a fim de permitir que uma empresa faça uma decisão informada e estratégica. Para alcançar esse objetivo, é necessário uma quantidade substancial de preparação, pesquisa e execução hábil. Embora possa parecer complicado, o processo de PFR é bastante simples quando dividido nos seis passos essenciais.
- Coleta de RFP requisitos
- Elaboração de RFP
- Conduzir a avaliação inicial
- acompanhamento com os finalistas dos fornecedores
- Fazer a sua selecção final
- Criação e de completar o contrato
Coleta de requisitos de negócios
o sucesso de Um RFP leva a uma parceria. Com o objetivo de encontrar o melhor parceiro em mente, é importante fornecer aos fornecedores o pano de fundo e contexto para entender as necessidades do negócio. Isso garante que os vendedores desenvolvem um entendimento e estão capacitados para responder adequadamente.
o PFR deve informar os fornecedores sobre os problemas que o emitente espera resolver. Certamente, é do interesse do emitente deixar este documento o mais claro possível. Quanto mais informações forem fornecidas, mais exactas e úteis serão as propostas.
ao recolher informações e requisitos de solução dos principais interessados, há quatro áreas principais de consideração. O PFR deve detalhar cada um destes elementos para que os vendedores possam fornecer respostas efetivas.
Considerações sobre a descoberta das partes interessadas
objectivo
em primeiro lugar, pedir informações às partes interessadas sobre a necessidade. O que procuras? Está interessado num parceiro a longo prazo ou numa solução para um projecto único? Que Desafio estás a resolver? Use essa informação para detalhar o objetivo do PFR. Isso define as expectativas cedo e garante que você só recebe propostas de fornecedores qualificados.
metas
em seguida, explique exatamente o que o negócio quer alcançar. Pergunte aos stakeholders como eles esperam que o fornecedor resolva o desafio. Além disso, pergunte qual o papel que o fornecedor vai desempenhar em ajudá-lo a ser bem sucedido? Como seria um resultado bem sucedido?
os critérios de avaliação
discutem com as partes interessadas quais são os factores mais importantes da solução. Quando você receber as propostas, como você vai marcá-las? Qual será a informação mais importante para ajudá-lo a tomar uma decisão? Isto será diferente em quase todos os PFR. Por exemplo, o fator mais importante pode ser o preço, disponibilidade, velocidade da solução, experiência do cliente ou qualquer outro número de considerações técnicas ou intangíveis.
pedidos adicionais
recolher quaisquer notas adicionais sobre o que pode ser bom ter em uma solução. Estes não devem necessariamente ser requisitos, mas sim uma lista de desejos de coisas que podem melhorar a sua visão da oferta de um vendedor. Isso permite aos vendedores destacar esses itens se eles os oferecerem, sem desencorajar as respostas daqueles que não o fazem.
2. Crafting the RFP document
Every RFP has questions. Enquanto alguns têm uma dúzia de perguntas, outros podem ter centenas. Para simplificar a avaliação, é útil manter o número de questões PDR o mais baixo possível. Não só fazer RFPs mais curtos tornar a seleção do Fornecedor direito muito mais simples, ele também vai aumentar a conclusão on-time e evitar que os fornecedores úteis de declinar para responder.
usando as informações que recolheu das partes interessadas, comece a elaborar perguntas. Para requisitos essenciais, formular perguntas num formato de SIM ou não pode ajudar a eliminar rapidamente fornecedores não qualificados ou subqualificados. Por outro lado, se você está procurando um parceiro com uma profunda compreensão de sua indústria e necessidades, respostas de texto aberto podem incentivar os fornecedores a compartilhar sua criatividade e visão.
as questões-chave a serem colocadas num PFR incluem:
você oferece um julgamento?Os ensaios gratuitos podem dar aos emitentes uma imagem clara do que o vendedor tem a oferecer sem riscos para a sua organização.Quem são os seus concorrentes?Fazer esta pergunta pode ajudar os emitentes a determinar a integridade de um vendedor. Permite aos emitentes saber se os vendedores são honestos sobre quem são os seus concorrentes e porque perdem para eles. Pode também ajudar os emitentes a determinar se há outras opções que devem explorar.Como é o seu processo de implementação?Ao comprar software, configurá-lo corretamente é crucial para maximizar a sua eficácia. Os emitentes de PFR devem determinar quanto tempo o processo de implementação levará e como o fornecedor estará envolvido.Que tipo de formação oferece?Quanto mais complexa for a solução, mais importante será esta questão. Certamente, se você não entender como usar todos os recursos e funcionalidades da solução, você pode perder os principais benefícios. Os emitentes devem indagar sobre a equipe de sucesso do cliente do Fornecedor, O escopo da oferta de vendedores de treinamento, bem como os formatos disponíveis. Por exemplo, o suporte será oferecido apenas por telefone ou também haverá auto-serviço online e E-mail?Como lida com o apoio ao cliente?
quase todos os usuários de software encontram um problema em algum momento do tempo. Os emitentes devem determinar o tempo que os fornecedores demoram a responder aos pedidos de Apoio ao cliente, bem como a forma como podem apresentar esses pedidos.Pode fornecer referências, revisões e estudos de caso?Na ausência de um teste, não há melhor maneira de determinar a eficácia de uma solução do que aprender sobre as experiências daqueles que já a usam. Peça para falar diretamente com um cliente atual. Se possível, peça para falar com alguém que tenha um negócio similar ou caso de uso.Por último, os emitentes de PFR devem fazer perguntas relacionadas com a sua indústria. É importante determinar se um fornecedor entende os desafios do negócio e pode usar sua experiência para ser bem sucedido.
à medida que constrói RFPs, poderá achar útil salvá-los como modelos. Lembre-se, reveja sempre os seus modelos e remova quaisquer perguntas desnecessárias ou irrelevantes. Software RFP torna isso fácil com modelos dinâmicos divididos em seções.
avaliação inicial para selecionar fornecedores pré-seleccionados
após os fornecedores terem apresentado as suas propostas, o emissor de PFR pode iniciar uma avaliação preliminar. Durante esta fase, o emitente identificará um subconjunto de fornecedores mais qualificados para satisfazer as suas necessidades. Este subconjunto é conhecido como uma lista restrita.
3 passos para seleccionar a sua lista:Compare os factores críticos com os pontos fortes dos fornecedores Elimine os fornecedores que não são qualificados ou que não podem competir identificam factores de diferenciação para uma comparação aprofundadaHá quanto tempo o fornecedor está em actividade?
acompanhamento com os fornecedores pré-seleccionados
uma vez que o emissor de PFR tenha determinado quais os fornecedores que fizeram a lista, eles podem começar uma avaliação mais aprofundada. Este processo deve identificar qual o fornecedor acabará por ganhar a oferta.
- Envolver os fornecedores selecionados
- faça perguntas que o foco em fatores críticos
- Definir ponderada de critérios de pontuação
- Solicitação de uma RFP apresentação ou demonstração de finalistas
nesta fase, é importante para os emitentes para diferenciar entre os fornecedores remanescentes ofertas, mantendo a alavancagem. De acordo com a Computerworld:
“os vendedores ainda em consideração podem ser elogiados por seus esforços até agora, como um gesto de boa vontade. Mas também têm de saber que ainda há concorrência e que têm de afiar os lápis. Seus objetivos essenciais de cliente neste momento são manter a flexibilidade, estabelecer algum poder negocial e manter suas opções em aberto. Um passo em falso pode fazer-te perder alguma vantagem.”
os vendedores devem ser capazes de mostrar como suas ofertas diferem do resto da competição. Neste ponto, as necessidades e preocupações dos emitentes devem ser claras, proporcionando uma oportunidade para mensagens específicas.
completando a avaliação final
nesta fase, o emissor de PFR deve ter uma compreensão completa do que cada vendedor tem a oferecer. Agora, é hora de decidir qual solução melhor vai atender às suas necessidades.
para avaliar adequadamente os fornecedores, o emitente deve comparar cada fornecedor lado a lado. Isto envolve muitas vezes um processo de pontuação estratégica, como a pontuação ponderada — onde secções ou questões individuais que representam as áreas de maior preocupação são mais valorizadas.
as principais partes interessadas devem participar na avaliação e pontuação dos finalistas. Certamente, você pode rever e marcar em um conjunto ou individualmente. Se forem fornecidas pontuações individuais, as áreas de desacordo podem ser identificadas e abordadas, se necessário. Isso melhora a compra de partes interessadas e garante que cada perspectiva é contabilizada.
em alguns casos, podem ser necessárias outras partes interessadas para a pontuação. Por exemplo, se comprar uma solução de software, é sábio ter o departamento de TI revisando especificações técnicas e segurança.
depois de marcar os vendedores, os emitentes devem ter uma revisão interna da pontuação onde eles fazem sua seleção final pelo vendedor. Se o processo de pontuação é inconclusivo ou o grupo não chegou a um consenso, você pode desejar agendar entrevistas adicionais ou demonstrações de acompanhamento para abordar quaisquer questões pendentes.
criar, emitir e assinar o contrato
uma vez que o emitente selecione um vendedor, é hora de documentar a decisão, bem como o processo de avançar. Isto deve incluir::
- Proporcionando a RFP resultados para o departamento jurídico
- Elaboração de uma declaração do trabalho (SOW) a partir de respostas coletadas
- Incluindo métricas de desempenho e o processo de revisão do contrato
Conselhos para a sua instrução de trabalho
A porca deve ser tão detalhada quanto possível, como ele define como o RFP emissor e fornecedor selecionado irá trabalhar em conjunto. É por isso que é importante incluir métricas de desempenho e o método de revisão. Estes elementos-chave, em última análise, informar o fornecedor do que é esperado deles e proteger o emissor RFP no caso de que as expectativas acordadas não são atendidas.
a importância de criar um contrato cuidadoso
o processo de criação e assinatura de qualquer contrato requer extremo cuidado. Na verdade, são cruciais caso se torne necessário qualquer litígio.
- Eliminar mal-entendidos e confusão
- Reforçar o compromisso de ambas as partes
- Proporcionando uma clara as expectativas financeiras
- Limitando e definindo a sua responsabilidade
- Servir como um valioso documento de referência
uma Vez que seu contrato tem é final e completa, o seu RFP pode ser fechado. Neste momento, é hora de informar os fornecedores do resultado e fornecer feedback sobre as razões por trás de sua decisão, se possível. Certamente, eles vão apreciar a informação e manter um relacionamento positivo com os fornecedores garante que da próxima vez que você tiver um desafio, eles estarão ansiosos para ajudá-lo a encontrar uma solução.À medida que avança com a sua nova parceria, lembre-se de verificar e avaliar os resultados. É sensato permanecer envolvido para rever periodicamente ROI e resultados para garantir que as expectativas e necessidades estão sendo atendidas.
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