SharePoint uma plataforma poderosa para a gestão de projectos

“os projectos de grupo são completados com menos frustração, e todos são capazes de obter o seu contributo em todos os aspectos de um projecto. Este programa é a definição de trabalho em equipe.”

— SharePoint Review, Capterra.

as capacidades do SharePoint e do Office 365 são incomparáveis, as capacidades de customização, colaboração e gestão de documentos da plataforma tornam-no a solução para 80% das 500 empresas da Fortune. SharePoint funciona bem como uma ferramenta de gerenciamento de projetos; gerentes de projetos podem criar listas de tarefas para uma melhor gestão de Tarefas. Crie um plano de projeto e uma biblioteca de documentos para armazenar documentos do projeto dentro do site do projeto. Neste artigo, vamos rever os casos de Uso do SharePoint para a gestão de projetos e os componentes que fazem dele uma poderosa ferramenta de gerenciamento de projetos.

SharePoint Project Management Overview

From project initiation to the closing of the project, SharePoint facilitates for all the five stages of collaborative project management.

início do projecto

SharePoint ajuda os gestores de projectos a construir uma base sólida para o trabalho futuro. Nesta fase, você vai criar um site de projeto no SharePoint; o site pode ser compartilhado com patrocinadores, tornando mais fácil obter aprovação, patrocínio ou recursos. O site do projeto apresenta funcionalidade SharePoint nativa, para que as partes envolvidas possam trabalhar em conjunto para definir o objetivo ou a abordagem do projeto. Você pode usar o site para criar uma carta do projeto e definir o objeto, escopo do trabalho, e a linha do tempo do projeto.

Planning, Setting up

After creating a designated project site, team members can use SharePoint to create a document repository on the project site and create task lists. À medida que o projeto progride, você pode atualizar as tarefas e cronologias. Você também pode usar SharePoint para verificar o plano do projeto, compartilhando-o com membros da equipe e patrocinadores. Você também pode notificar os membros da equipe sobre suas responsabilidades e permitir o recurso de reconhecimento para se certificar de que eles estão cientes de sua função atribuída.

trabalhar

o Gestor de projecto pode apresentar a lista de tarefas na página inicial do local do projecto, aumentando a visibilidade das tarefas à mão. Os membros da equipe podem facilmente encontrar o seu trabalho e marcá-lo COMPLETO após terminar a tarefa. Você também pode gerar relatórios e monitorar o progresso do projeto.

Seguimento e re-planeamento

SharePoint permite um acompanhamento contínuo do projecto, tornando mais fácil para os gestores de projecto re-planear o projecto caso o projecto não esteja em execução de acordo com o plano. Você pode colocar os KPIs na página inicial do site do projeto, tornando mais fácil para todos verificar e entender o estado do projeto.

encerramento

SharePoint simplifica o encerramento de um projecto; os gestores de projectos podem criar uma lista de pontos, determinar o curso de Acção para futuros projectos através da criação de um relatório post mortem. Os gestores de projecto podem marcar as tarefas completadas nos sítios do projecto e actualizar os documentos relevantes. Você também pode executar uma retrospectiva do projeto e adicionar um documento lição aprendida ao site.

os componentes do SharePoint que o tornam uma poderosa ferramenta de gestão de projectos

os quatro componentes-chave que fazem do SharePoint uma poderosa ferramenta de gestão de projectos são os seguintes.

listas SharePoint

os gestores de projectos têm de acompanhar todos os componentes do projecto para uma gestão eficaz do projecto. SharePoint oferece uma maneira conveniente de gerenciar projetos; os usuários podem criar várias listas para tarefas em mãos. Cada vez que você adiciona uma lista, você está adicionando um processo de gerenciamento de projeto para o seu site SharePoint. Estas listas podem incluir:;

• listas de tarefas com a capacidade de organizar a estrutura de divisão do trabalho, transferência, baralhar e indentar ou superar tarefas.
• Document library with native SharePoint capabilities, including co-authoring, document versioning, version control, check-in, check-out, etc.
• outras listas que os gestores de projectos podem criar para uma gestão eficaz do projecto incluem a declaração do projecto, os riscos dos projectos, as questões relacionadas com o projecto, etc.

partes da Web

as listas do SharePoint são uma forma conveniente de acompanhar o processo e introduzir actualizações do projecto. Por outro lado, as partes da web do SharePoint permitem aos usuários rastrear o progresso de seu projeto, com a opção de relatar o progresso diretamente na lista. As partes da Web tornam mais fácil acompanhar e relatar o progresso dos processos na lista com a ajuda de painéis.

pode utilizar partes web para.

• indicadores dos semáforos
• emissões abertas
• gráficos relativos ao Estado
• atraso no trabalho
• KPIs, etc.

SharePoint Sites

SharePoint sites fornecem um balcão único, reunindo todos os componentes de suas ferramentas de gerenciamento de projetos SharePoint, incluindo bibliotecas, partes da web, listas. Cada um dos seus projetos pode ter um site dedicado ao projeto, a partir do qual você pode facilmente acessar as ferramentas de relatórios (parte da web), e atualizar ou acompanhar (listas) o seu trabalho. Estes sites de projeto são colaborativos para que os membros do projeto possam trabalhar juntos de acordo com os papéis que lhes foram atribuídos.

a funcionalidade de pesquisa do SharePoint torna mais fácil encontrar um documento sem perder tempo a realizar buscas manuais em várias pastas ou redes. Um site de projeto tem todas as características chave de um site SharePoint, incluindo modelos, permissões e navegação.

SharePoint Site Collection

como o nome sugere, SharePoint site collection é uma coleção de sites de projeto SharePoint. Na gestão de projetos, uma coleção de sites SharePoint funciona como um portfólio onde a informação de uma variedade de fontes é armazenada em um único lugar. Este recurso é útil, especialmente se cada unidade de Negócio de sua organização tem seus próprios requisitos de projeto exclusivo.

conclusão

SharePoint como uma ferramenta de gestão de projetos traz muito para a tabela; ele fornece uma localização central para gerenciar, colaborar e acompanhar o progresso do projeto.Jessie Bell W., O proprietário de uma empresa de construção, tem usado SharePoint por mais de dois anos. Ela diz que o SharePoint ajuda os membros da equipe a se organizarem, mantém a equipe remota conectada, e mantém os arquivos do projeto documentados. Ela ainda afirma que o SharePoint ajuda a manter os gestores de projeto e administradores responsáveis. Sua equipe tem um grande número de membros de sua equipe trabalham em locais remotos, mas devido ao acesso móvel, eles foram capazes de manter o fluxo de documentos.