software de rastreamento de Locação para inquilinos e locatários

para inquilinos e locatários, rastrear suas locações é certamente possível com uma planilha Excel ou folhas do Google. Mas quanto mais Locações você tem, mais difícil é manter-se com datas importantes de Locação, documentos e dados. Isto é especialmente verdadeiro se o número de locações que você tem está nos dígitos duplos ou triplos. A implementação de software de gestão de Locação agiliza os seus processos de administração de locação e melhora as suas capacidades de comunicação, negociação e previsão.

Lease management, às vezes conhecido como lease tracking ou lease administration, é necessário porque cada contrato tem suas próprias nuances e complexidades. A gestão de locações envolve o encaminhamento de um contrato para departamentos relevantes, a criação de um resumo de Locação, a preparação do ativo para uso e, finalmente, a aquisição. Alguém tem de ser responsável pela execução nos termos do contrato de arrendamento e servir de ponto de referência para as partes interessadas internas. Software de gestão de Locação automatiza muitas dessas tarefas e torna a informação que você precisa mais acessível.

como saber se você precisa de software para rastreamento de Locação

se você tem mais de dez locações, então você provavelmente precisa de software de gestão de Locação. Tarefas diárias de administração de Locação podem envolver uma boa quantidade de esforço manual se você não usar software.

no dia da vida de um gestor de Locação, todos estes cenários podem acontecer: o departamento jurídico solicita cópias de contratos; os gestores de campo pedem informações sobre as datas de posse e os pontos de contacto; e o Departamento Financeiro precisa de relatórios para ajudar na previsão do orçamento do próximo ano. Se você manter seus documentos em arquivos em um servidor local, responder a esses pedidos pode facilmente tomar uma parte significativa do seu tempo. Completar estas tarefas por apenas um contrato de Locação pode ser demorado o suficiente. É por isso que as empresas com mais de dez locações devem considerar um software para economizar tempo e reduzir erros.

muitos gestores de Locação usam o Excel para acompanhar os dados mais importantes relacionados com as suas locações. O Excel pode poupar tempo, mas não tanto. Além disso, é propenso a erros. Você tem que criar a planilha e determinar que dados você deseja capturar. Uma vez que você tem isso no lugar, você ainda precisa de um processo separado para armazenar documentos de Locação. Quando você precisa criar relatórios sobre locações, você vai precisar retirar a informação apropriada do Excel. E você tem que esperar que ninguém tenha introduzido dados errôneos em sua planilha e suas fórmulas são precisas. As organizações que implementam software de gerenciamento de Locação são capazes de consolidar essas funções em um sistema e eliminar os erros humanos que vêm com o Excel.Que indústrias necessitam normalmente de software de Locação?

a locação financeira é uma prática comum em todas as indústrias, mas há certos sectores que a praticam mais fortemente do que outros. As empresas de varejo, petróleo e gás, saúde, fabricação e logística e transporte normalmente alugam um alto volume de ativos. Os Termos e requisitos do dia-a-dia de gestão de locações para aeronaves, Terra, equipamento médico, edifícios, ou uma frota de veículos podem ser complexos. E as empresas que alugam equipamentos especializados ou ativos que estão espalhados geograficamente estão particularmente na necessidade de sistemas que simplifiquem o rastreamento de Locação.Veja aqui os nossos guias de transição contabilística.

escolher o melhor software de gestão de Locação

não há escassez de sistemas de gestão de Locação no mercado. Alguns são adaptados especificamente para imóveis, equipamentos, ou locações de veículos. Você vai até encontrar software livre e de código aberto de gestão de Locação. Procure os seguintes recursos para se certificar de que você escolhe um sistema que realmente economiza tempo e protege a segurança de seus dados de Locação.

prevenir erros com alertas de data crítica

um dos aspectos mais desafiadores da administração da locação está a acompanhar datas importantes: posse, início, terminações, renovações, etc. Falta de uma data importante pode causar interrupções no negócio e levar a pagamentos em excesso. Sem alertas para datas importantes, é possível esquecer que um contrato de Locação contém redução de renda, não se preparar para as negociações antes da renovação, ou perder as estipulações de Locação que pode economizar dinheiro. E no caso de algum desses cenários acontecer, é improvável que o locador o alerte para o seu erro. Um sistema de gestão de Locação captura datas importantes e fornece-lhe alertas automatizados antes dessas datas chegar para economizar tempo, dinheiro e estresse.

rastreie qualquer ativo

mesmo que seu negócio normalmente alugue um tipo de ativo, é uma boa idéia para obter um sistema agnóstico de ativo que pode crescer com você à medida que suas necessidades mudam. Investir em software de gerenciamento de locação de equipamentos pode parecer uma boa idéia quando você só arrenda máquinas pesadas, por exemplo. Mas o que acontece se você decidir mudar o seu modelo de negócio e alugar escritórios de campo para vender seus produtos? Você compra um software de gestão de arrendamento de propriedades e rastreia suas locações separadamente? Ou você muda para um sistema que pode gerenciar ambos? A partir de um sistema agnóstico-ativo evita que você tenha que enfrentar essa decisão.

Centralize lease documents

quanto mais Locações você tem, mais difícil é manter-se com todos os contratos, adendas, relatórios e memorandos para cada um. É por isso que ter um software de Locação que lhe permite fazer upload e armazenar suas informações de Locação, bem como realizar uma pesquisa rápida para encontrar as informações que você precisa sobre um determinado contrato de Locação, é a chave. O software ideal também lhe permitirá definir controles sobre o acesso a documentos de Locação. Se você tem colegas que precisam ver documentos, mas você não quer que eles sejam capazes de fazer alterações, você pode dar-lhes acesso apenas para leitura. Seu software de gerenciamento de Locação deve ser uma única fonte de verdade para todos os documentos, e esta funcionalidade ajuda a prevenir erros.

Melhore o seu relatório

usando software construído especificamente para locações dá-lhe acesso a recursos de relato que tornam fácil a obtenção de dados de Locação. O melhor software de gestão de leasing lhe permitirá gerar relatórios com base em imagens quadradas, Geografia, tipo de locação, ou qualquer atributo que você escolher. Assim, quando a equipe de finanças pede dados para ajudá-los a planejar o orçamento do próximo ano, ou quando o vice-presidente de operações quer ter uma ideia de como muitos ativos de arrendamento em um determinado estado, você pode reagir rapidamente, e se sentir confiante em rigor de seu relatório.Nos últimos anos, os departamentos de contabilidade têm estado ocupados a adoptar novas normas para a forma como relatam as locações. Devido a esta nova orientação, empresas e investidores estão examinando os acordos de Locação com mais cuidado do que antes. Mesmo que não façam parte do Departamento de Contabilidade, os gerentes de Locação podem se envolver em pedidos de documentos e dados sobre locações.

antes da nova orientação contabilística de Locação, muitas empresas tinham dados fragmentados de Locação, com diferentes partes interessadas cada um segurando sua própria peça do quebra-cabeça. Agora, é imperativo para as empresas rastrear todas as informações financeiras associadas com seus contratos de locação para fins de relatórios e auditoria. Embora esse processo possa ser demorado, tem os seus benefícios.Com um inventário completo de suas locações capturadas em um software, todos em toda a organização podem obter uma imagem mais completa de suas obrigações de Locação. E para as empresas que ainda não adotaram os novos padrões, encontrar um software de gestão de Locação que facilmente se alimenta em um sistema de Contabilidade de Locação irá lhe poupar tempo valioso. Só terá de inventariar as suas locações uma vez, e só terá um sistema para implementar.

racionalizar a comunicação entre os departamentos

com a rápida (e potencialmente de longa duração) mudança para o trabalho remoto, a conclusão de tarefas colaborativas tornou-se complicada. Ter um sistema baseado em nuvem para acessar dados de Locação não é apenas uma conveniência, é uma necessidade. Os recursos também são limitados, e funções de gerente de Locação podem ter sido cortadas ou combinadas com outras funções. O software de gerenciamento de Locação permite que os stakeholders em toda a organização se auto-sirvam quando eles precisam de documentos e relatórios.Entre os novos regulamentos contabilísticos e o aumento do trabalho à distância, é agora uma boa altura para investir em software de gestão de arrendamento. Ter a capacidade de acessar toda a documentação em um só lugar, juntamente com Receber alertas regulares sobre datas importantes, e relatórios fáceis são apenas alguns dos subprodutos de uma solução abrangente. Certifique-se de manter estes benefícios em mente enquanto você vai sobre a leitura de comentários e à procura da melhor solução de software de gestão de locação para o seu negócio.