RFP process and steps: the ultimate guide to streamline your process

6 essential RFP process steps

pr.definition giver RFP ‘ er en masse vigtige oplysninger for at give en virksomhed mulighed for at træffe en informeret og strategisk beslutning. For at nå dette mål kræver en betydelig mængde forberedelse, forskning og dygtig udførelse.

selvom det kan virke kompliceret, er RFP-processen ret ligetil, når den opdeles i de væsentlige seks trin.

1. Gathering RFP krav
2. Crafting din RFP
3. gennemførelse af den indledende evaluering
4. opfølgning med shortlistede leverandører
5. Gør dit endelige valg
6. oprettelse og gennemførelse af kontrakten

Gathering business krav

en vellykket RFP fører til et partnerskab. Med målet om at finde den bedste partner i tankerne, det er vigtigt at give leverandører baggrunden og konteksten for at forstå virksomhedens behov. Dette sikrer leverandører udvikle en forståelse og er bemyndiget til at reagere hensigtsmæssigt.

RFP skal informere leverandører om de problemer, som udstederen håber at løse. Det er bestemt i udstederens bedste interesse at gøre dette dokument så klart som muligt. Jo flere oplysninger der gives, jo mere præcise og nyttige forslagene vil være.

når der indsamles information og løsningskrav fra vigtige interessenter, er der fire primære områder, der overvejes. RFP skal specificere hvert af disse elementer, så leverandører kan levere effektive svar.

overvejelser om opdagelse af interessenter

formål

Bed først interessenter om information om behovet. Hvad Leder du efter? Er du interesseret i en langsigtet partner eller en løsning til et engangsprojekt? Hvilken udfordring løser du? Brug disse oplysninger til at specificere formålet med RFP. Dette sætter forventningerne tidligt og sikrer, at du kun modtager forslag fra kvalificerede leverandører.

mål

forklar derefter nøjagtigt, hvad virksomheden ønsker at opnå. Spørg interessenter, hvordan de forventer, at sælgeren løser udfordringen. Spørg desuden, hvilken rolle vil sælgeren spille for at hjælpe dig med at få succes? Hvordan ville et vellykket resultat se ud?

evalueringskriterier

Diskuter med interessenter, hvad de vigtigste faktorer i løsningen er. Når du modtager forslagene, hvordan vil du score dem? Hvad vil være de vigtigste oplysninger til at hjælpe dig med at træffe en beslutning? Dette vil være anderledes i næsten alle RFP. For eksempel kan den vigtigste faktor være pris, tilgængelighed, løsningens hastighed, kundeoplevelse eller ethvert andet antal tekniske eller immaterielle overvejelser.

yderligere anmodninger

Saml yderligere noter om, hvad der kan være rart at have i en løsning. Disse bør ikke nødvendigvis være krav, men i stedet en ønskeliste over ting, der kan forbedre dit syn på en sælgers tilbud. Dette giver leverandører mulighed for at fremhæve disse varer, hvis de tilbyder dem, mens de ikke afskrækker svar fra dem, der ikke gør det.

2. Udformning af RFP-dokumentet

hver RFP har spørgsmål. Mens nogle har et dusin spørgsmål, kan andre have hundreder. For at forenkle evalueringen er det nyttigt at holde antallet af RFP-spørgsmål så lavt som muligt. Ikke kun gør kortere RFP ‘ er at vælge den rigtige leverandør meget enklere, det vil også øge færdiggørelsen til tiden og forhindre nyttige leverandører i at falde for at reagere.

Brug de oplysninger, du har indsamlet fra interessenter, begynde crafting spørgsmål. For væsentlige krav kan formuleringsspørgsmål i et ja eller nej-format hjælpe med hurtigt at eliminere ukvalificerede eller underkvalificerede leverandører. På den anden side, hvis du søger en partner med en dyb forståelse af din branche og behov, åbne tekst svar kan tilskynde leverandører til at dele deres kreativitet og vision.

nøglespørgsmål at stille i en RFP inkluderer:

tilbyder du en prøve?
gratis forsøg kan give udstedere et klart billede af, hvad sælgeren har at tilbyde uden risiko for deres organisation.

Hvem er dine konkurrenter?
at stille dette spørgsmål kan hjælpe udstedere med at bestemme en leverandørs integritet. Det lader udstedere vide, om sælgerne er ærlige om, hvem deres konkurrenter er, og hvorfor de mister dem. Det kan også hjælpe udstedere med at afgøre, om der er andre muligheder, de skal undersøge.

hvordan er din implementeringsproces?
når du køber programmel, er det vigtigt at konfigurere det korrekt for at maksimere dets effektivitet. RFP-udstedere bør bestemme, hvor lang tid implementeringsprocessen vil tage, og hvor involveret sælgeren vil være.

hvilken slags træning tilbyder du?
jo mere kompleks løsningen er, desto vigtigere er dette spørgsmål. Bestemt, hvis du ikke forstår, hvordan du bruger alle løsningens funktioner og funktionalitet, kan du gå glip af vigtige fordele. Udstedere bør forhøre sig om sælgerens kundesucceshold, omfanget af uddannelsesleverandørers tilbud samt de tilgængelige formater. For eksempel, vil support kun blive tilbudt via telefon, eller vil der også være online selvbetjening og e-mail?

hvordan håndterer du kundesupport?
næsten alle brugere støder på et problem på et tidspunkt. Udstedere bør bestemme, hvor lang tid det tager leverandører at svare på kundesupportanmodninger, samt hvordan de kan indsende disse anmodninger.

kan du give referencer, anmeldelser og casestudier?
i mangel af et forsøg er der ingen bedre måde at bestemme effektiviteten af en løsning end ved at lære om erfaringerne fra dem, der allerede bruger den. Bed om at tale direkte med en nuværende kunde. Hvis det er muligt, skal du anmode om at tale med en, der har en lignende forretnings-eller brugssag.

yderligere overvejelser, når du skriver en RFP

endelig skal RFP-udstedere stille spørgsmål relateret til deres branche. Det er vigtigt at afgøre, om en leverandør forstår virksomhedens udfordringer og kan bruge deres erfaring til at få succes.

når du bygger RFP ‘ er, kan du finde det nyttigt at gemme dem som skabeloner. Husk, altid gennemgå dine skabeloner og fjerne eventuelle unødvendige eller irrelevante spørgsmål. RFP gør det nemt med dynamiske skabeloner opdelt i sektioner.

indledende evaluering for at vælge udvalgte leverandører

efter leverandører har indsendt deres forslag, kan RFP-udstederen påbegynde en foreløbig evaluering. I løbet af denne fase identificerer udstederen en delmængde af leverandører, der er mest kvalificerede til at imødekomme deres behov. Denne delmængde er kendt som en shortlist.

3 trin til at vælge din shortlist:

• Sammenlign kritiske faktorer med leverandørstyrker
• Eliminer leverandører, der ikke er kvalificerede eller ikke kan konkurrere
• Identificer differentieringsfaktorer til en dybdegående sammenligning

spørgsmål til evaluering af leverandørforslag

• leverede de et rettidigt og nøjagtigt forslag?
• hvor længe har leverandøren været i erhvervslivet?
• er leverandøren i stand til at skalere, når din virksomhed vokser? Vil de være i stand til at imødekomme dine behov i fremtiden?
• er leverandøren blevet anbefalet til dig af en peer-eller netværksforbindelse?
• er sælgeren medlem af en betroet organisation, brancheforening eller certificeret af et regeringsorgan?
• har de erfaring med at arbejde med din konkurrence eller andre virksomheder i en lignende branche?

opfølgning med shortlistede leverandører

når RFP-udstederen har bestemt, hvilke leverandører der har lavet shortlisten, kan de begynde en mere dybtgående evaluering. Denne proces skal identificere, hvilken leverandør der i sidste ende vinder budet.

• Engager de shortlistede leverandører
• Stil opfølgende spørgsmål, der fokuserer på kritiske faktorer
• Indstil vægtede scoringskriterier
• Anmod om en RFP-præsentation eller demo fra finalister

på dette stadium er det vigtigt for udstedere at skelne mellem de resterende leverandørers tilbud, samtidig med at gearing opretholdes. Ifølge computerverden:

“leverandører stadig i betragtning kan roses for deres indsats hidtil, som en velvilje gestus. Men de skal også have at vide, at der stadig er konkurrence, og at de skal skærpe deres blyanter. Dine væsentlige kundemål på dette tidspunkt er at opretholde fleksibilitet, etablere en vis forhandlingsstyrke og holde dine muligheder åbne. Et Fejltrin her kan miste dig en vis gearing.”

Leverandører skal kunne vise, hvordan deres tilbud adskiller sig fra resten af konkurrencen. På dette tidspunkt bør udstedernes behov og bekymringer være klare, hvilket giver mulighed for målrettet meddelelse.

afslutning af den endelige evaluering

på dette stadium skal RFP-udstederen have en grundig forståelse af, hvad hver leverandør har at tilbyde. Nu er det tid til at beslutte, hvilken løsning der bedst imødekommer deres behov.

for at evaluere leverandører korrekt skal udstederen sammenligne hver leverandør side om side. Dette involverer ofte en strategisk scoringsproces, såsom vægtet scoring — hvor sektioner eller individuelle spørgsmål, der repræsenterer de områder, der er mest bekymrede, værdsættes mest.

vigtige interessenter bør engagere sig i evaluering og scoring af finalister. Sikkert, du kan gennemgå og score i en gruppeindstilling eller individuelt. Hvis der gives individuelle scoringer, kan områder med uenighed identificeres og behandles om nødvendigt. Dette forbedrer buy-in fra interessenter og sikrer, at der tages højde for hvert perspektiv.

i nogle tilfælde kan der kræves yderligere interessenter til scoring. For eksempel, hvis du køber en programmel løsning, er det klogt at have it-afdelingen gennemgå tekniske specifikationer og sikkerhed.

efter at have scoret sælgerne, skal udstedere have en intern gennemgang af scoringen, hvor de foretager deres endelige leverandørvalg. Hvis scoringsprocessen ikke er entydig, eller gruppen ikke er nået til enighed, kan du planlægge yderligere samtaler eller opfølgningsdemoer for at løse eventuelle dvælende spørgsmål.

oprettelse, udstedelse og underskrivelse af kontrakten

når udstederen vælger en leverandør, er det tid til at dokumentere beslutningen såvel som fremadrettet proces. Dette bør omfatte:

• tilvejebringelse af RFP-resultaterne til den juridiske afdeling
• udarbejdelse af en erklæring om arbejde (so) fra indsamlede svar
• inklusive præstationsmålinger og gennemgangsproces i kontrakten

rådgivning til din erklæring om arbejde

såret skal være så detaljeret som muligt, da det definerer, hvordan RFP-udstederen og den valgte leverandør vil arbejde sammen. Derfor er det vigtigt at medtage præstationsmålinger og metoden til gennemgang. Disse nøgleelementer informerer i sidste ende sælgeren om, hvad der forventes af dem, og beskytter RFP-udstederen i tilfælde af, at de aftalte forventninger ikke er opfyldt.

vigtigheden af at oprette en omhyggelig kontrakt

processen med at oprette og underskrive enhver kontrakt kræver ekstrem omhu. Ja, de er afgørende, hvis enhver retssag bliver nødvendig.

1. eliminering af misforståelser og forvirring
2. styrkelse af begge parters engagement
3. tilvejebringelse af klare økonomiske forventninger
4. begrænsning og definition af dit ansvar
5. tjener som et værdifuldt referencedokument

når din kontrakt er endelig og afsluttet, kan din RFP lukkes. På dette tidspunkt er det tid til at informere leverandører om resultatet og give feedback om årsagerne til din beslutning, hvis det er muligt. De vil helt sikkert sætte pris på oplysningerne og opretholde et positivt forhold til leverandører sikrer, at næste gang du har en udfordring, vil de være ivrige efter at hjælpe dig med at finde en løsning.

når du går videre med dit nye partnerskab, skal du huske at tjekke ind og evaluere resultaterne. Det er klogt at forblive engageret med jævne mellemrum at gennemgå ROI og resultater for at sikre, at forventninger og behov bliver opfyldt.

Udforsk hvordan du bestemmer ROI i denne e-bog: måling af værdien af RFP-programmer.