ce este o implementare ERP?

implementarea unui nou sistem ERP poate fi una dintre cele mai mari investiții de timp, bani și resurse pe care o companie le va face. Procesul de implementare ERP, fazele, cronologia și complexitatea se bazează în mare parte pe variabile precum numărul de module implementate, personalizările necesare, conversia datelor și resursele de management de proiect disponibile. Să aruncăm o privire mai atentă la ceea ce este o implementare ERP și să răspundem la câteva întrebări frecvente despre proces și diverse metode.

în acest articol:

• Prezentare generală a procesului de implementare ERP
• pași de implementare ERP
• care este cea mai bună metodă
• cât durează o implementare?
• la ce să vă așteptați în faza Go-Live
• Întrebări Frecvente despre implementarea ERP

Prezentare generală a procesului de implementare ERP

procesul de implementare ERP include diverse etape și etape, cel mai tipic constând din:

1. instalare software ERP
2. Setări și opțiuni configurare
3. Transfer de date financiare și de tranzacții din vechiul sistem (aka migrarea datelor)
4. Configurarea angajaților (sau „utilizatori”) cu roluri definite, acces la sistem și setări de securitate
5. instruire software ERP pentru utilizatorii finali

în funcție de abordarea de implementare pe care o alegeți (mai multe despre cea de mai jos) și de complexitatea proceselor dvs. de afaceri, implementarea software-ului ERP ar putea dura de la două luni la doi ani … uneori mai mult.

cu alte cuvinte, cronologia pentru o companie de servicii financiare care implementează module de contabilitate de bază, cum ar fi Registrul General, conturile de plătit și conturile de încasat, va fi mai rapidă și mai puțin complexă decât o afacere de producție care are nevoie, de asemenea, de module de producție și de producție, inventar și cumpărare, procesarea comenzilor și toate configurațiile suplimentare, procesele de flux de lucru și datele care vin cu aceasta.

indiferent de cronologie, alegerea partenerului ERP potrivit, stabilirea unui plan de proiect bine documentat și alocarea corectă a resurselor vor determina cât de eficientă, eficientă și de succes va fi implementarea ERP.

care sunt pașii în implementarea ERP?

primul pas într-o implementare ERP este mobilizarea echipei de proiect. Pe partea de client există de obicei un sponsor executiv, diverși proprietari de procese de afaceri și utilizatorii finali. Pe partea de partener ERP (sau „furnizor de tehnologie”), vor exista analiști de afaceri, consultanți tehnici și un manager de proiect.

managementul de proiect este esențial pentru comunicarea progresului implementării ERP, gestionarea rapidă și eficientă a problemelor și atingerea obiectivelor definite.

cu echipa legată și pregătită, este timpul să prezentăm procesul de implementare ERP, care va include adesea:

• definirea domeniului de aplicare al implementării, etapele proiectului, personalizările necesare, hărțile proceselor și rezultatele așteptate.
• Analiza cerințelor de afaceri, instalarea software-ului într-un mediu „sandbox” și configurarea sistemului pentru a se potrivi fluxului de lucru necesar procesului.
• migrarea și maparea datelor în noul sistem și efectuarea verificărilor de verificare.
• testarea sistemului în toate departamentele și testarea și rularea consecventă a ciclului de cotare la numerar.
• instruirea utilizatorilor finali în zona lor funcțională specifică pe baza rolurilor și permisiunilor. Abordarea „antrenează formatorul” este utilizată pe scară largă, prin care utilizatorii selectați sunt instruiți în sistem și apoi acționează ca formatori interni.
• implementarea Software-ului în mediul de producție, adesea menționată ca „go-live.”Acest lucru va necesita o putere suplimentară a omului pentru a monitoriza procesul și a asigura o tranziție lină.
• Post go-suport live și revizuirea proiectului.

planificarea cuprinzătoare și testarea riguroasă vor fi cele două aspecte principale ale procesului de implementare ERP care asigură trecerea sistemului de la concept la mediul live.

care este cea mai bună metodă de implementare?

două dintre cele mai populare metode sunt implementarea Big bang ERP versus o abordare pe etape.

cu big bang ERP, întregul sistem merge direct și toată lumea în compania noastră este tranziționat în același timp. Pe scurt, luați toate modulele din toate departamentele live simultan. Această abordare poate scurta calendarul implementării ERP, dar poate provoca, de asemenea, mai multe perturbări ale operațiunilor zilnice de afaceri și poate pune mai multă presiune asupra angajaților.

alternativ, o abordare pe etape va vedea sistemul ERP rulat secvențial, adesea în funcție de modul sau zona funcțională. Această metodă, cunoscută și sub numele de” land and expand”, va dura mai mult, deoarece porțiuni din noul software ERP sunt implementate treptat pe o perioadă măsurată. Această metodă poate ajuta la atenuarea riscului și anxietății asupra personalului intern.

există argumente pro și contra pentru ambele metode de implementare ERP. Echipa de parteneri ERP vă poate ajuta să stabiliți planul de implementare care este cel mai potrivit pentru situația dvs.

cât durează o implementare ERP?

nu există un astfel de lucru ca One-size-fits-all atunci când vine vorba de implementarea ERP. O afacere poate avea nevoie doar să-și actualizeze finanțele, în timp ce alta poate fi un producător cu mii de SKU-uri, mai multe depozite și produse care se livrează în întreaga lume. O implementare de bază a sistemului ar putea dura mai puțin de două luni, în cazul în care un sistem mai complex ar putea dura mai mulți ani. Cu toate acestea, o implementare medie a sistemului ERP de piață medie, cum ar fi Sage sau Acumatica ERP, va dura aproximativ patru până la șase luni.

este bine să ne amintim că o implementare ERP nu este de obicei o cale dreaptă, ci una vântoasă. În mod ideal, software-ul ar satisface toate nevoile dvs. funcționale chiar out-of-the-box. Dar, mai realist, există adesea integrări de software terță parte sau personalizări de sistem necesare pentru a satisface toate cerințele de afaceri.

de asemenea, este important să rețineți că software-ul în sine este doar o parte a ecuației într-un proiect ERP de succes. La fel de important este alegerea de a lucra cu un partener de implementare ERP cu experiență, care înțelege afacerea dvs., poate minimiza impactul problemelor tehnice care vor apărea în mod inevitabil, și pârghie experiența lor de a menține proiectul în domeniul de aplicare și pe buget.

Vezi și: ce înseamnă ERP?

implementarea ERP Go-Live și dincolo

odată ce implementarea ERP este completă și sistemul este live, puteți lua o expirație bine meritată. Toate mâinile vor fi în continuare pe punte în următoarele câteva săptămâni, pe măsură ce angajații se adaptează la noul sistem și procese, dar munca grea este în urmă în oglinda retrovizoare, iar noul dvs. sistem ERP ar trebui să înceapă în curând să plătească dividende.

odată ce praful se instalează, veți dori să revizuiți și să măsurați modul în care proiectul a atins obiectivele care au fost prezentate la început. Sistemul ar trebui să reducă procesele manuale, să îmbunătățească productivitatea și să aducă o mai mare vizibilitate și înțelegere în toate unitățile de afaceri și în întreaga dvs. operațiune.

implementarea unui sistem ERP complet integrat este un proces la scară largă, specific companiei, care are un impact major asupra organizației. După ce totul este spus și făcut, furnizorul de software ERP și partenerul ar trebui să știe afacerea dvs. aproape la fel de bine ca tine. Pentru că, mergând mai departe, rolul lor nu va fi doar de a sprijini și menține sistemul, ci și de a consilia și recomanda soluții suplimentare care vă vor ajuta să vă atingeți în continuare obiectivele de creștere și financiare.

continuarea revizuirii și optimizării proceselor de afaceri după lansare și încorporarea treptată a funcțiilor și funcționalităților suplimentare vor contribui la extinderea investițiilor făcute în sistemul ERP. Pe scurt, o implementare ERP este la fel de bună ca echipa din spatele acesteia. Dezvoltarea unui plan puternic, alegerea metodei corecte de implementare și comunicarea deschisă pe tot parcursul procesului vor aduce în cele din urmă un sfârșit de succes a ceea ce este adesea un proiect (foarte) provocator.

Întrebări frecvente