cum se creează o foaie de parcurs a proiectului: Un set de instrumente pentru succes

comunicarea scopului și strategiei proiectului dvs. nu este întotdeauna ușoară. Adesea, părțile interesate cheie și directorii doresc să vadă cum se va desfășura un proiect, dar nu au timp să treacă printr-un plan prea detaliat.

de aceea o foaie de parcurs a proiectului este atât de utilă. Acesta oferă o modalitate concisă de a schița etapele și obiectivele proiectului, astfel încât factorii de decizie să știe ce rezultate să se aștepte și când. Este, de asemenea, o modalitate de a stabili fluxuri de lucru eficiente, ajutându-vă să delegați și să gestionați sarcinile de la început.

aici, acoperim elementele de bază ale creării unei foi de parcurs a proiectului, de la stabilirea unui calendar realist până la stabilirea unor fluxuri de lucru echilibrate cu obiective definibile.

am adăugat linkuri rapide pentru a vă ajuta să navigați în ghid și să găsiți informațiile de care aveți nevoie:

• ce este o foaie de parcurs a proiectului?
• foile de parcurs ale proiectului și agile: care este legătura?
• cum se face o foaie de parcurs a proiectului: pas cu pas
• Pasul 1: Definiți obiectivele și planurile proiectului
• Pasul 2: Creați o cronologie realistă (exemplu inclus)
• Pasul 3: evaluați valoarea și riscurile fiecărei sarcini de proiect
• Pasul 4: luați în considerare costurile și resursele
• Pasul 5: delegați eficient
• Pasul 6: stabiliți repere realizabile
• gestionarea situațiilor neprevăzute și a riscurilor
• key takeaways

ce este o foaie de parcurs a proiectului?

o foaie de parcurs a proiectului oferă o imagine de ansamblu la nivel înalt a obiectivelor, obiectivelor și rezultatelor unui proiect. Este prezentat ca o cronologie, care arată când și cum vor fi îndeplinite etapele cheie ale proiectului.

o foaie de parcurs a proiectului trebuie să fie simplă și concisă. Evitați să includeți prea multe detalii, deoarece acest lucru intră în planul principal al proiectului. Foaia dvs. de parcurs ar trebui să ofere o direcție asupra cronologiei proiectului, facilitând gestionarea așteptărilor părților interesate și comunicarea următoarelor etape și etape către echipă.

gândiți-vă la o foaie de parcurs a proiectului ca la o resursă dintr-o privire care completează planul principal al proiectului. Oferă o imagine de ansamblu strategică a unui proiect, astfel încât toată lumea să poată revizui starea proiectului pe măsură ce se îndreaptă spre finalizare.

aici, ne uităm la ceea ce ar trebui să conțină o foaie de parcurs a proiectului:

• obiective și obiective
• o cronologie care prezintă etapele cheie
• livrabile
• riscuri
• contingențe

foi de parcurs ale proiectului și agile: care este legătura?

managementul de proiect agil devine norma în disciplinele bazate pe proces, deoarece întreprinderile încearcă să se îndepărteze de modalitățile rigide de lucru în favoarea ciclurilor scurte de dezvoltare care se concentrează pe îmbunătățirea și optimizarea continuă. Dar cum se încadrează foile de parcurs ale proiectului în această nouă practică de management? Și mai au valoare?

modelul agile de management de proiect se bazează pe o cantitate mare de colaborare între părțile interesate individuale și echipe, care se reunesc pentru a face proiectul să se întâmple. Datorită naturii multiple a acestei dinamici de lucru, este vital ca toată lumea să poată urmări și revizui cu ușurință starea proiectului – și aici intervine o foaie de parcurs a proiectului.

o foaie de parcurs a proiectului completează perfect managementul agil. Ușor de detaliat, dar concis și ușor de gestionat, foile de parcurs facilitează gestionarea agilă a proiectelor, echipele având o imagine clară a obiectivelor și obiectivelor proiectului fără a se împotmoli în detalii mici – ceea ce este cheia realizării unei strategii de management agil.

cum se face o foaie de parcurs a proiectului: pas cu pas

o foaie de parcurs eficientă a proiectului ar trebui să comunice dintr-o privire obiectivele și activitatea proiectului la nivel înalt. Iată cum puteți crea o foaie de parcurs a proiectului care să vă contureze clar strategia.

Pasul 1: definiți obiectivele și planurile proiectului

o foaie de parcurs bună a proiectului comunică succint obiectivele și planurile, oferind detalii la nivel înalt fără a se baza pe note și briefuri de planificare excesive. Harta dvs. ar trebui să traseze obiectivele proiectului pur și simplu, subliniind la ce se pot aștepta părțile interesate și modul în care echipa dvs. o va realiza.

începeți prin crearea unei liste de rezultate. Aceasta este o trecere in revista predefinita a ceea ce se va realiza, demonstrand valoarea si fezabilitatea proiectului directorilor executivi. Nu oferiți detalii aici; pur și simplu spuneți-vă așteptările înainte de a completa obiectivele cu o cronologie a proiectului viabilă.

Pasul 2: Creați o cronologie realistă (exemplu inclus)

o cronologie este cea mai importantă parte a unei foi de parcurs a proiectului. Aceasta stabilește nu numai durata proiectului, ci și modul în care acesta va evolua, când vor fi îndeplinite etapele și modul în care fluxurile de lucru individuale se vor reuni pentru a atinge obiectivele în conformitate cu calendarul proiectului.

începeți prin a determina fluxurile de lucru și resursele necesare pentru a finaliza obiectivele, deoarece acestea vor dicta durata proiectului și când să stabiliți etapele cheie. Cronologia ar trebui să identifice timpul necesar pentru a vă îndeplini obiectivele și cu ce costuri. Cât de departe vă uitați în viitor atunci când comunicați aceste termene și Costuri depinde de dvs. și va depinde de domeniul de aplicare al proiectului și de nivelul de muncă implicat.

mai jos, am pus împreună un exemplu de foaie de parcurs a proiectului, astfel încât să puteți obține o idee clară despre cum ar trebui să arate cronologia dvs.

Pasul 3: evaluați valoarea și riscurile fiecărei sarcini de proiect

unele sarcini au o greutate și o responsabilitate mai mari decât altele, deci trebuie să vă asigurați că acestea sunt delegate persoanelor potrivite. Clasificați fiecare sarcină în funcție de cât de critică este pentru succesul proiectului și atribuiți-o în mod corespunzător membrului sau departamentului adecvat al echipei.

Pasul 4: luați în considerare costurile și resursele

fiecare flux de lucru trebuie evaluat cu atenție pentru a evalua costul și resursele necesare. Părțile interesate vor dori să vadă cât timp, bani și resurse sunt investite în sarcini specifice, astfel încât să includă aceste informații în fluxul de lucru.

Pasul 5: Delegați eficient

odată ce aveți o idee despre costuri și resurse, puteți începe să delegați activitatea proiectului departamentelor individuale și membrilor echipei. Delegarea necesită un echilibru atent între cost și fezabilitate; nu are rost să acordăm unei persoane proprietatea principală a unui flux de lucru ca măsură de reducere a costurilor dacă există îndoieli cu privire la posibilitatea de a-și atinge obiectivul. Fiți realiști și luați în considerare viabilitatea pe termen lung a proiectului, mai degrabă decât reducerea costurilor pe termen scurt.

Tip – o foaie de parcurs a proiectului este o soluție dintr-o privire, așa că nu simțiți că trebuie să includeți fiecare detaliu al modului în care obiectivele vor fi atinse. Fluxurile de lucru sunt o modalitate de comunicare a proprietății asupra sarcinilor de proiect la nivel înalt, dar nu ar trebui să fie nevoie să mergeți mai granular decât acesta.

activitatea membrilor echipei individuale poate forma o mare parte dintr-un flux de lucru mai larg, deci nu este nevoie să includeți acest lucru pe foaia de parcurs. Acest lucru va menține lucrurile mai flexibile, permițându-vă să transferați responsabilitatea și să creați un plan de urgență fără a justifica fiecare schimbare părților interesate.

Pasul 6: stabilirea unor repere realizabile

fluxurile de lucru individuale ar trebui să contribuie la evidențierea dezvoltării unui proiect, iar reperele reprezintă o modalitate simplă de comunicare pas cu pas a progreselor către părțile interesate. Atunci când stabiliți fluxuri de lucru, reperele facilitează vizualizarea modului în care activitatea individuală va ajuta la atingerea țintelor și obiectivelor, asigurându-vă că fiecare fațetă a proiectului progresează conform previziunilor din foaia de parcurs.

managementul de urgență și risc

pe măsură ce construiți cronologia și începeți să adăugați fluxuri de lucru definite, trebuie să luați în considerare zonele cu risc ridicat și să implementați măsuri de urgență care vor conduce proiectul înapoi spre succes dacă ceva nu merge bine.

gestionarea riscurilor este crucială pentru cartografierea drumurilor din proiecte, iar părțile interesate cheie vor dori să vadă că fiecare eventualitate a fost luată în considerare. Împiedicați activitatea specifică cu risc ridicat cu o etichetă adecvată, cum ar fi’ resurse limitate’,’ potențial de întârzieri externe ‘sau’ problemă financiară’, astfel încât părțile interesate să fie conștiente de domeniile de risc încă de la început. Acest lucru nu numai că gestionează așteptările, dar vă poate ajuta să rezolvați problemele; de exemplu, dacă aprobați finanțare sau resurse suplimentare pentru a sprijini finalizarea fără probleme a fluxurilor de lucru individuale și a obiectivelor proiectului.

pentru a completa foaia de parcurs a proiectului, creați un document de urgență care să acopere măsurile care vor fi luate în cazul în care oricare dintre fluxurile de lucru nu își îndeplinesc obiectivul. Aceasta ar trebui să contureze în mod eficient un plan B pentru realizarea proiectului, ținând seama de analiza gestionării riscurilor și de măsurile de urgență.

takeaways cheie

iată câteva dintre takeaways cheie și lucruri de reținut atunci când creați propriul proiect foaie de parcurs:

• o foaie de parcurs a proiectului ar trebui să aibă sens pentru oricine o Citește, oferind o defalcare concisă a obiectivelor, strategiei și activității dvs. dintr-o privire. Încercați să evitați includerea prea multor detalii; Acest lucru poate fi inclus într-o strategie sau un document de planificare mai lung.
• o foaie de parcurs a proiectului ar trebui să conțină două părți cheie: o listă clară a obiectivelor și livrabilelor definite și o cronologie însoțitoare care detaliază fluxurile de lucru care vă vor ajuta să vă atingeți obiectivele.
• fii realist atunci când elaborezi o cronologie a proiectului și gândește-te cu atenție cui să delegi sarcini specifice.
• nu supraîncărcați fluxurile de lucru cu activități și procese granulare; includeți numai informații la nivel înalt pentru a menține fluxurile de lucru ale proiectului flexibile.
• cereți unui coleg să vă verifice foaia de parcurs înainte de a o distribui părților interesate. Dacă nu pot înțelege ceva sau au incertitudini cu privire la realizabilitatea acestuia, poate fi necesar să faceți unele modificări.

Faceți clic aici pentru cele mai recente știri și caracteristici de la Gazprom Marketing & Trading sau vizitați pagina noastră de pornire pentru a afla despre cele mai recente oportunități de carieră.

opiniile, opiniile și pozițiile exprimate în cadrul acestui articol sunt doar cele ale furnizorilor noștri de conținut terți și nu reprezintă cele ale Gazprom Marketing & Trading. Acuratețea, exhaustivitatea și validitatea oricăror declarații făcute în cadrul acestui articol nu sunt garantate. Gazprom Marketing & Trading nu își asumă nicio răspundere pentru eventualele erori, omisiuni sau declarații.