Lista de verificare completă a planificării Conferinței

găzduirea unei conferințe de succes are multe beneficii. Acestea includ ajutarea la promovarea organizației și a rețelelor dvs., pe lângă extinderea acoperirii dvs. prin intermediul avocaților din marketing și industrie. Cel mai bun dintre toate, puteți genera venituri!

statisticile recente de marketing pentru evenimente arată că 41% dintre marketeri consideră că evenimentele sunt cel mai eficient canal de marketing decât Publicitatea Digitală, marketingul prin e-mail și marketingul de conținut. Aceasta reflectă o creștere de 32% din 2017, potrivit Bizzabo.

există o varietate de factori de luat în considerare atunci când vă planificați Conferința. Primii doi factori pentru a începe sunt perioada anului și locul de desfășurare. Când decideți cea mai bună perioadă a anului pentru a vă organiza Conferința, gândiți-vă la sezonul de vârf pentru afacerile și rolurile profesionale ale participanților. Veți dori să stați departe de perioadele lor aglomerate, când nu vor putea neapărat să participe la evenimentul dvs.

din punct de vedere bugetar, fiți conștienți de sezonul de vârf al conferinței din regiunea în care intenționați să vă organizați Conferința, cum ar fi Ianuarie-Martie, în destinațiile stațiunii. De asemenea, luați în considerare destinațiile care s-ar putea să nu fie primele care vă vin în minte. Orașele de nivel al doilea și al treilea pot oferi un apel unic, precum și pot oferi tarife excelente pentru cei care sunt mai conștienți de buget.

doriți să oferiți participanților o experiență excelentă a conferinței, care ar putea fi o provocare. Există multe fațete ale procesului de planificare. Este nevoie de o echipă dedicată de oameni, cu experiență în diferite domenii de planificare a Conferinței, pentru a gestiona setul divers de activități. Aceste activități acoperă gama, de la promovare și înregistrare, până la planificarea întâlnirilor și planificarea agendei.

este imperativ să aveți o listă de verificare a planificării conferinței, pentru a menține totul în ordine. Lista de verificare este un document all-inclusive care cuprinde o listă de sarcini pe care dvs. și echipa dvs. trebuie să le finalizați înainte, în timpul și după o conferință.

lista de verificare vă va ajuta, de asemenea, să vă mențineți echipa pe aceeași pagină, cu date și elemente cheie pe care nu doriți să le pierdeți. Va trebui să Actualizați săptămânal lista de verificare, pentru a păstra un document viu și pentru a vă asigura că rămâneți pe drumul cel bun.

există diferite modalități de abordare a unei liste de verificare a planificării conferinței. Acesta poate fi rupt de pre, la fața locului și post elemente, pe categorii de activitate, sau poate fi în ordine cronologie. Indiferent de format, trebuie să includă datele scadente și cine este responsabil pentru fiecare element rând.

Iată un exemplu de listă de verificare a planificării conferinței, care include cele mai importante:

promotii

• elaborarea unui plan de marketing eveniment
• determinarea strategiei de brand eveniment
• Tema Strategize, pe baza obiectivelor de locație și de eveniment
• inițierea programului de vânzări pentru sponsori și furnizori
• crearea unui site dedicat conferinței
• dezvoltarea reclame și programul
• dezvoltați postări, conținut și program social media
• dezvoltați comunicat de presă și coordonați alte activități de relații publice
• dezvoltați mementouri din seria Eblast și programați
• Distribuiți broșuri promoționale sau flyers

locul conferinței

• inițiați cererea de propunere (RFP) cu Convenția și Biroul vizitatorilor (CVB) în locația dorită(e)
• Centrul de conferințe de cercetare opțiuni loc
• efectuați inspecția site-ului
• finalizați selecția, confirmați detaliile și negociați contractul
• inițiați RFP pentru audio/vizual și Wi-Fi
• stabiliți programul pentru rapoartele blocului de camere de la Hotel
• coordonați securitatea
• planificați comenzile pentru evenimente de catering și banchet, inclusiv alimente și băuturi

în afara amplasamentului & Activități legate de destinație

• examinați și selectați DMC partner
• Opțiuni de cercetare în afara amplasamentului, pentru a oferi participanților la conferință
• finalizarea contractelor în afara amplasamentului
• finalizarea numărului de locații în afara amplasamentului
• confirmați transportul
• verificați orele și locațiile de preluare

planificare generală

• elaborați bugetul evenimentului
• aranjați anularea evenimentului și asigurarea de răspundere civilă
• solicitați licență muzicală
• coordonați călătoria personalului
• creați o listă zilnică de verificare a elementelor de acțiune la fața locului și sarcini
• dezvoltarea unei agende interne „show flow”
• închiriere show contractor; determinați aspectul zonei expoziționale
• determinați și finalizați divertismentul
• determinați și cumpărați cadouri
• dezvoltați cartea programului
• implementarea aplicațiilor Mobile
• examinați opțiunile de semnalizare și comandați
• coordonați decorațiunile
• coordonați orice nevoi speciale
• dezvoltarea unui pachet de diapozitive de master, pentru a include slide-uri sponsor

înregistrare

• taxele de înregistrare set
• set-up un sistem de înregistrare și de înregistrare on-line
• coordonate insigne
• lanyards ordine, determina final cantități
• fiți gata cu pătratul, pentru a procesa plățile

Difuzoare

• birouri de vorbitori de Contact, pentru a furniza vorbitori principali
• identificați subiectele și vorbitorii din industrie
• finalizați subiectele și vorbitorii
• dezvoltați foaia de calcul a vorbitorilor cu toate informațiile de contact
• program prep-apel cu boxe
• colecta prezentări vorbitor
• adauga boxe la site-ul web
• coordona rezervari hoteliere VIP

post eveniment de planificare

• actualizare site-ul conferinței după eveniment
• trimiteți scrisori de mulțumire
• Distribuiți sondaje post-eveniment
• răspundeți la locul de desfășurare și CVB sondaje post-eveniment
• dezvoltați raportul post-conferință al informațiilor și rezultatelor financiare

deși am împărtășit câteva dintre cele mai bune sfaturi de planificare a Conferinței, după cum puteți vedea din această listă extinsă de verificare, planificarea evenimentelor atinge multe domenii și are multe straturi. În funcție de timp și resurse, ar putea avea sens să lucrați cu un partener de planificare a conferinței, care are propria echipă dedicată și expertiza pentru a gestiona toate tipurile de evenimente.

există companii de planificare a conferințelor care se specializează nu numai în managementul evenimentelor, ci pot oferi și o gamă completă de servicii, inclusiv marketing. Având o companie să se ocupe de toate componentele va duce la o conferință mai fără sudură, plăcută și de succes.

aveți nevoie de asistență pentru planificarea următoarei conferințe? Contactați-ne astăzi, pentru a începe conversația.