Meniu
dacă tocmai ați fost ales în Consiliul de administrație al HOA, poate fi o experiență interesantă și copleșitoare. S-ar putea să fiți ușor familiarizați cu ceea ce se întâmplă, dar totuși vă faceți griji cu privire la îndeplinirea tuturor rolurilor și responsabilităților HOA. Drumul spre succes, totuși, începe cu o înțelegere cuprinzătoare a descrierilor postului de ofițeri HOA.
în acest articol:
defalcarea descrierilor postului ofițerilor HOA
când acceptați una dintre pozițiile Consiliului HOA, ar trebui să știți că vă asumați o mulțime de responsabilități. Dar, nu lăsa asta să te sperie. Rolul dvs. de membru al Consiliului poate fi, de asemenea, extrem de îndeplinit. Cu toate acestea, pentru a vă îndeplini sarcinile cu succes, trebuie să știți mai întâi ce sunt.
Consiliul de administrație este responsabil pentru gestionarea întregii asociații. Uneori, Hoa se va adresa unei companii de administrare HOA pentru a îndeplini anumite obligații. Asta nu înseamnă că Consiliul poate sta cu mâinile în sân. Dacă asociația dvs. lucrează cu o companie de administrare HOA, sarcina dvs. ca membru al Consiliului este de a supraveghea sarcinile.
atribuțiile specifice ale membrilor Consiliului HOA vor depinde însă de titlul de ofițer. Iată descrierile postului ofițerilor HOA:
președintele Consiliului HOA
în toate sensurile, președintele Asociației servește ca față a operațiunii. Este similar cu a fi CEO al unei companii. Deși fiecare asociație este diferită, atribuțiile și responsabilitățile președintelui HOA rămân în mare parte aceleași.
în primul rând, președintele conduce toate ședințele Consiliului. De asemenea, aceștia efectuează contracte, comenzi și documente în numele Asociației. Președintele se ocupă și de administrarea zilnică a Asociației. În plus, se asigură că toate sarcinile Consiliului HOA sunt îndeplinite ținând cont de interesul comunității.
a învăța cum să fii un bun președinte HOA necesită efort. Pe baza descrierii postului președintelui, oricine își asumă acest rol trebuie să aibă abilități excelente de conducere, management și comunicare. Ei trebuie să știe cum să delege și să fie un jucător de echipă. Un președinte nu este un dictator. Mai degrabă, un președinte se asigură că întregul consiliu funcționează ca o mașină bine unsă, având în vedere interesul comunității.
vicepreședinte al Consiliului HOA
vicepreședintele HOA, în termeni simpli, își asumă rolul de președinte atunci când, din orice motiv, acesta din urmă nu poate. În acest caz, VP îndeplinește responsabilitățile președintelui. Desigur, vicepreședintele poate exercita aceste puteri numai în absența președintelui.
alte funcții de vicepreședinte HOA pot varia în funcție de asociație. Cele mai multe Hoa, deși, atribuie VP cu responsabilități cum ar fi gestionarea terenuri și clădiri, precum și proprietăți De Agrement. Vicepreședintele poate prelua și alte activități ale HOA și ale comitetelor de conducere. Dacă HOA-ul dvs. angajează lucrători, vicepreședintele poate servi ca director executiv al managerului angajaților.
secretarul Consiliului HOA
unele dintre responsabilitățile secretarului HOA includ menținerea și păstrarea majorității înregistrărilor Asociației. Aceasta se referă la înregistrările de membru, înregistrările de întâlnire ale Consiliului și alte înregistrări oficiale HOA.
Secretarul ia, de asemenea, în jos de întâlnire minute și trimite notificări de întâlnire. În afară de aceasta, atribuțiile secretarului HOA includ depunerea rapoartelor anuale corporative și atestarea documentelor legale semnate de președinte în numele HOA.
îndeplinirea sarcinilor de secretar al Consiliului HOA vine adesea cu provocări. Astfel, este nevoie de o persoană cu abilități organizatorice deosebite și un ochi pentru detalii.
Trezorierul Consiliului HOA
Trezorierul gestionează finanțele Asociației. Ca parte a îndatoririlor trezorierului HOA, aceștia păstrează toate înregistrările financiare și servesc drept custode al valorilor mobiliare și Fondurilor. Trezorierul este, de asemenea, responsabil de pregătirea — sau, dacă externalizați către un CPA, supravegherea pregătirii — tuturor situațiilor financiare și rapoartelor. În plus, Trezorierul lucrează îndeaproape cu alți lideri pentru a planifica bugetul anual.
Alte responsabilități ale Consiliului HOA
există, de asemenea, unele responsabilități colective pe care trebuie să le îndeplinească Consiliul de administrație al Asociației proprietarilor de locuințe. În plus față de sarcinile specifice care vin cu titlurile lor de locuri de muncă, Consiliul de administrație al HOA în ansamblu trebuie să îndeplinească următoarele atribuții de membru al Consiliului HOA:
1. Urmați documentele de guvernare
fiecare asociație de proprietari, indiferent de statul în care se află, are un set de documente de guvernare. Acestea includ statutul asociației, actul constitutiv și CC&Rs. Aceste documente conțin orientări privind modul în care consiliul ar trebui să conducă comunitatea. De asemenea, ele constau de obicei din dispoziții cu privire la ceea ce Consiliul poate și nu poate face.
aceste documente de guvernare, al doilea numai la legile țării, dețin cea mai înaltă autoritate într-un HOA. Ele dictează regulile și reglementările din cadrul unei asociații, pe care atât Consiliul, cât și membrii comunității trebuie să le respecte.
în calitate de lideri ai comunității, Consiliul HOA trebuie să se asigure că respectă prevederile stabilite în documentele de guvernare. Aceștia trebuie să urmeze procesele și procedurile menționate în aceste documente. Nerespectarea acestui lucru poate fi considerată o încălcare a responsabilității fiduciare a membrilor Consiliului HOA.
desigur, este de la sine înțeles că Consiliul HOA trebuie să respecte și legile federale, de stat și locale. Nu toate statele au aceleași legi atunci când vine vorba de asociațiile de proprietari. Prin urmare, cel mai bine este să vă revizuiți legile de stat înainte de a continua acțiunile sau deciziile. Când aveți îndoieli, este întotdeauna o idee bună să vă consultați cu avocatul HOA. În acest fel, puteți preveni riscul de răspundere.
2. Impune reguli
CC o asociație& Rs și normele de funcționare directe ceea ce proprietarii de case pot și nu pot face în comunitate. CC &Rs informează, de asemenea, modul de calculare și colectare a evaluărilor.
membrii Consiliului de Administrație au datoria de a pune în aplicare aceste legăminte și reguli pentru a permite buna funcționare. De exemplu, dacă un proprietar nu își plătește cotizațiile, Consiliul HOA poate impune amenzi sau poate pune un gaj pe proprietatea lor pentru a încuraja plata. Desigur, asigurați-vă că respectați în continuare documentele dvs. de guvernare atunci când aplicați astfel de reguli.
o problemă cu care se confruntă multe asociații este aplicarea selectivă. Aceasta înseamnă că Consiliul HOA nu aplică regulile în mod consecvent în rândul tuturor proprietarilor de case, probabil din cauza favoritismului sau a părtinirii personale. Aplicarea selectivă poate pune Consiliul în probleme grave, cum ar fi acțiunile în justiție. Ca atare, Consiliul trebuie să practice întotdeauna aplicarea uniformă a regulilor și a legămintelor. Urmați prioritate și stai departe de conflicte de interese.
3. Menținerea zonelor comune
una dintre sarcinile principale ale Consiliului HOA este menținerea comunității. Aceasta înseamnă angajarea furnizorilor pentru a menține zonele comune în formă tiptop. Cele mai multe asociații, deși, se confruntă cu dificultatea de a avea prea multe reparații sau cereri de întreținere. În astfel de cazuri, Consiliul trebuie să învețe cum să acorde prioritate. Care cereri sunt cele mai grave și necesită cea mai mare atenție? Elaborați un plan pentru a aborda aceste solicitări în ordinea priorității.
în plus, Consiliul trebuie să efectueze inspecții periodice ale tuturor zonelor comune și ale exterioarelor clădirilor. Consiliul nu trebuie neapărat să efectueze inspecția în sine. De fapt, este infinit mai bine să externalizați locul de muncă unui profesionist care poate observa chiar și cele mai mici vulnerabilități. Prin programarea inspecțiilor periodice, vă puteți asigura că toate zonele rămân în siguranță și în stare bună.
4. Gestionarea fondurilor
gestionarea finanțelor asociației se încadrează, de asemenea, în lista sarcinilor Consiliului HOA. Membrii consiliului lucrează împreună pentru a pregăti bugetul anual pentru anul următor. Pentru a face acest lucru, Consiliul anticipează cheltuielile viitoare, luând lucruri precum serviciile și asigurarea. De asemenea, Consiliul trebuie să analizeze cheltuielile reale din anul precedent și să obțină propuneri de la furnizori.
nu uitați să contabilizați și Fondul de rezervă. Rezervele unei asociații sunt acolo pentru a acoperi viitoarele înlocuiri sau reparații la scară largă. O parte din evaluările colectate se îndreaptă către Fondul de rezervă pentru a menține un nivel sănătos. Pentru a determina nivelul optim pentru rezervele dvs., asigurați-vă că efectuați periodic un studiu de rezervă. Unele state necesită efectuarea unui studiu de rezervă la fiecare câțiva ani.
de acolo, Consiliul trebuie să calculeze apoi cât de mult să perceapă proprietarii de case în taxe. Odată ce aveți un număr în minte, trebuie să notificați toți proprietarii de case cu privire la sumă. De asemenea, Consiliul se ocupă de colectarea acestor evaluări, inclusiv orice taxe de întârziere pe care le pot suporta rezidenții. Pentru proprietarii de case delincvenți, Consiliul poate colabora cu o agenție HOA collections, o companie de administrare sau poate gestiona problema în sine.
cunoașterea duce la succes
membrii individuali ai Consiliului au propriile lor roluri și îndatoriri de conducere HOA. Cu toate acestea, în ansamblu, Consiliul HOA ar trebui să lucreze împreună pentru a vă atinge obiectivele. Înțelegerea descrierilor postului de ofițeri HOA este parte integrantă a succesului. Odată ce știți ce trebuie să faceți, puteți lua măsurile adecvate pentru a vă atinge obiectivele. Unii ar putea găsi supărătoare pentru a deveni un membru al consiliului, dar munca se amortizează și rolul poate fi îndeplinirea în cele din urmă.