Planificator de evenimente speciale: tipuri de evenimente sociale

Planificator de evenimente speciale: tipuri de evenimente sociale

pentru majoritatea planificatorilor de evenimente, arena socială este Fortul lor. Organizarea unei petreceri bune necesită multă creativitate și capacitatea de a planifica, organiza și coordona. Planificatorii trebuie să fie foarte orientați spre detalii. Planificatorii de nunta, evident, sunt cele mai bine cunoscute de planificatorii de evenimente sociale; cu toate acestea, cele mai multe planificatorii de evenimente sunt la fel de fericit pentru a pune împreună o reuniune de familie ca pentru a pune împreună o nunta. Procesul este în esență același. Motivele sunt doar un pic diferite, și așa sunt unele dintre măsurile necesare.

evenimentele sociale, ca și evenimentele corporative, trebuie să înceapă cu scopul și bugetul. Care este evenimentul? Ce se sărbătorește? De ce să organizezi un eveniment sau o petrecere? Apoi, problema bugetului intră în joc. Frecvent vi se va cere să puneți un eveniment de șampanie și caviar pe un buget de bere și pizza. Treaba ta nu este neapărat să-i spui clientului tău că nu o poți face. Va trebui să fii creativ și să oferi opțiuni. Arată-client în cazul în care bugetul poate fi ajustat pentru a cheltui mai mulți bani pe produsele alimentare și mai puțini bani pe divertisment sau D-uri. Încercați să descoperiți viziunea clientului dvs. și să vedeți cum vă puteți ajuta clientul să realizeze acest lucru în limitele bugetului aprobat.

deși nu au același înțeles în arena socială, ele nu sunt mai puțin importante pentru clientul tău. Ceea ce veți descoperi în arena socială este că majoritatea clienților dvs. vor avea un atașament emoțional foarte puternic față de motivul evenimentului. Scopul dvs., atunci, va fi de a satisface nevoia clientului dvs. de a face evenimentul un succes. Este înțelept să vă evaluați abilitățile și să decideți la începutul procesului dacă puteți face acest eveniment unul de succes. Este întotdeauna mai bine să renunți la un contract decât să ai un eșec și o referință proastă despre un loc de muncă.

în special în arena socială, prima dvs. sarcină este să stabiliți dacă dvs. și clientul dvs. sunteți un meci bun unul pentru celălalt. La urma urmei, sunteți pe cale să vă angajați într-o relație destul de intensă cu această persoană, care ar putea dura câteva luni. Asigurați-vă că atât dvs., cât și clientul dvs. sunteți potriviți unul pentru celălalt. Este mai bine să aflați acum că stilurile dvs. sunt incompatibile decât după ce ați pus multe ore la eveniment.

selectarea furnizorilor

când începeți pentru prima dată în afacerea de planificare a evenimentelor speciale, trebuie să vă faceți temele pentru evenimentele dvs. sociale. Până când aveți o listă de furnizori cu care ați construit o relație de lucru, este esențial să continuați cu prudență.

în urma sfatul Better Business Bureau (BBB), este înțelept să interviu trei sau patru posibili furnizori pentru fiecare specialitate. Discutați cu trei sau patru catering, trei sau patru fotografi, și reprezentanți ai trei sau patru locuri. Urmăriți aceste conversații. Apoi, înapoi la birou, vă puteți compara toate acestea, estimările lor, și ceea ce le oferă pentru prețul.

cere mostre din munca fiecărui furnizor. Uită-te la fotografiile de la fiecare fotograf. Gustă mâncarea fiecărui furnizor. Asigurați-vă că fiecare furnizor este responsabil pentru probele. Uneori vi se va oferi un portofoliu cu cea mai bună lucrare a unui studio sau restaurant; ceea ce înseamnă că lucrarea este o compilație de mai multe persoane, nu neapărat cea pe care intenționați să o angajați. Acest lucru nu vă va oferi o idee bună despre calitatea lucrării de la vânzător înainte de a face recomandări clientului dvs.

de fiecare dată când vă întâlniți cu un nou furnizor, cereți o copie a contractului său de păstrat. Acest lucru vă va ajuta să vă familiarizați cu terminologia contractelor din afacerea specială de planificare a evenimentelor și vă va ajuta să evaluați dacă un contract pe care clientul dvs. trebuie să îl semneze este corect.

amintiți-vă, atunci când semnați un contract, trebuie să fiți de acord cu tot ce este în contract. Cu alte cuvinte, dacă există ceva în contract care nu vă place sau clientul dvs. nu vă place, Faceți modificarea înainte de semnarea contractului.

de cele mai multe ori, este recomandat să lucrați cu furnizori care au fost în afaceri pentru un timp. S-a stabilit de mult că majoritatea întreprinderilor noi eșuează în primul an de funcționare. Nu doriți să angajeze un furnizor care este o companie nouă pentru un eveniment care este mai mult de un an doar pentru a descoperi că societatea a închis porțile și a luat depozit clientului cu ea. BBB ne amintește, de asemenea, că pentru întreprinderile care au fost în afaceri doar câteva luni, nu a fost suficient timp pentru plângeri împotriva lor să fi fost depuse.

o recomandare puternică este să plătiți totul cu un card de credit. Fair Credit Billing Act spune că în termen de trei luni de la momentul achiziției, taxele de pe cardul de credit pot fi contestate. Compania de carduri de credit va interveni în numele dvs. și va încerca să rezolve problema și nu va trebui să plătiți soldul achiziției în litigiu sau orice dobândă acumulată în perioada de anchetă.

în cele din urmă, dacă sunteți nemulțumit în cele din urmă de serviciile unui furnizor sau de orice firmă sau companie pe care o angajați, scrieți o scrisoare pentru a informa proprietarul. De asemenea, scrieți o scrisoare către BBB, astfel încât să aibă plângerea dvs. la dosar pentru viitorii clienți care se întreabă despre calitatea serviciului furnizorului respectiv.

nunti

nunti, probabil, sunt cele mai comune celebrare în viața de un planificator de evenimente speciale. Deoarece cele mai multe mirese au nici o idee despre ceea ce au de a face pentru a obține nunta lor gata, Cele mai multe va angaja pe cineva ca tine pentru a le ajuta cu unele sau toate de planificare pentru nunta lor.

nunti au unele considerații speciale, cum ar fi:

• bugete: ce familie plătește pentru ce?
• Bridal party: cine va sta cu mireasa si mirele?
• planificare: începeți cu mult înainte de eveniment.
• petreceri de logodnă: cine le va găzdui și unde?
• corespondență și invitații: Selectați lista de invitați și papetărie.
• ținută de nuntă: trebuie făcute alegeri pentru mireasă, mire, însoțitori, părinți etc.
• Caterer: cine se va ocupa de toate nevoile de alimente și băuturi pentru fiecare eveniment asociat nunții?
• tort de nunta: selectați din brutării de specialitate.
• înregistrarea evenimentului: luați decizii cu privire la fotografie și videografie.
• Muzică: trebuie făcute alegeri pentru ceremonie și recepție.
• Flori de nunta: Sunt necesare selecții pentru mireasă, domnișoare de onoare, mire, groomsmen, părinți, ceremonia și recepția, precum și pentru posibila conservare a unor flori festive.
• inele: trebuie alese și achiziționate.
• oaspeții din afara orașului: transportul și cazarea trebuie aranjate.
• Cadouri de nunta.
• ceremonia de nuntă: tipul, stilul și locația trebuie alese.
• recepția de nuntă: trebuie făcute alegeri de locație, mâncare, muzică și multe altele.
• nunti de destinatie: trebuie facute aranjamente pentru ca participantii sa calatoreasca intr-o destinatie unica.
  vrei să afli mai multe? Luați un curs online în planificarea evenimentelor speciale.
• luna de miere: planurile de călătorie, biletele și cazarea trebuie rezervate.
• probleme Post-nuntă: trebuie făcute aranjamente pentru a păstra rochia de mireasă, a returna îmbrăcămintea și accesoriile închiriate, a obține fotografiile de nuntă etc.

în timp ce fiecare nunta va fi unic, există un număr de pași pe care le va lua, care sunt familiare pentru tine. Ceea ce trebuie să vă reamintiți este că o nuntă este o zi foarte specială pentru toată lumea și trebuie să lucrați foarte mult pentru a vă asigura că se dovedește a fi una specială, într-adevăr. Nunțile, mai mult decât orice altă sărbătoare, ar trebui să se desfășoare fără probleme.

evenimente de familie: reuniuni, zile de Naștere și Aniversări

reuniuni: reuniunile de familie au devenit un eveniment imens în industrie. Acestea sunt de obicei evenimente mari, casual. Cu tot mai multe familii împrăștiate în toată țara, chiar și în întreaga lume, reuniunile sunt o modalitate de a vă conecta cu rudele pierdute de mult. Există multe familii care înființează comitete de reuniune pentru a planifica evenimentul, a supraveghea bugetul și a avea grijă de fiecare detaliu minuscul. Cu toate acestea, mai des, oamenii de astăzi sunt pur și simplu prea ocupați cu slujbele și viețile lor pentru a pune timpul necesar în planificarea unei reuniuni bune. Drept urmare, se îndreaptă către planificatorii de evenimente. Planificatorul de evenimente va avea grijă de cât mai mult sau mai puțin din procesul de planificare a reuniunii, după cum dorește familia ta.

o reuniune de familie de succes are mai multe etape și, ca un planificator de evenimente, puteți face cele mai multe dintre ele pentru clientul tau:

• determinați ce familie urmează să fie invitată la reuniune. Acest pas va avea nevoie de contribuții din partea familiei.
• pe baza pasului anterior, creați o listă de invitați. Obțineți numele tuturor: familie, soți și copii. În calitate de planificator de evenimente, va trebui să luați legătura cu mai multe ramuri ale familiei pentru a vă ajuta clientul să urmărească membrii corespunzători ai arborelui genealogic.
• cu mult înainte de reuniune, veți dori să trimiteți un sondaj simplu membrilor familiei invitați. Acest sondaj vă va ajuta pe dvs. și pe clientul dvs. să decideți o dată și o locație. O discuție despre buget va începe aici.
• selectați data.
• selectați și rezervați site-ul reunion. Deoarece reuniunile includ de obicei un număr de copii, găsirea unui loc care să fie potrivit pentru familie este de obicei o idee bună. Unele reuniuni de familie pot avea loc la grădini zoologice, la parcuri tematice sau la facilități de specialitate, cum ar fi o fermă de tip.
• stabiliți un buget. Clientul dvs. va trebui să stabilească dacă va suporta toată povara financiară a evenimentului sau dacă se va percepe o taxă pe familie pentru a acoperi costul evenimentului.
• determinați tema.
• creați o listă de corespondență, e-mail, Serviciu poștal sau ambele.
• ajutați la determinarea meniului. Va fi organizat evenimentul? Total sau parțial?
• planificați activitățile. Deoarece reuniunile de familie includ oameni de toate vârstele, găsirea activităților care vor acoperi decalajul dintre generații este o parte importantă a slujbei tale. Acesta ar putea fi un moment bun pentru a vă prezenta clientului Clovni, pictori de față, magicieni, artiști de caricatură etc.
• determinați nevoia de fotografie și videografie.
• trimiteți invitații și urmăriți răspunsurile.
• imprimați un program.
• decorați pentru eveniment.

oamenii din întreaga lume acordă o atenție deosebită diferitelor rituri de trecere în viața lor sau în viața copiilor lor. În mod evident, acestea sunt pline de emoții foarte încărcate și pot fi stresante. Aceste evenimente se bazează de obicei pe atingerea unei anumite vârste sau etape în viața cuiva. Riturile tipice de trecere includ botezuri, bar și bat mitzvahs, Confirmări, Quincenera, absolviri, pensionare și chiar înmormântări. Astfel de ceremonii sunt de obicei ritualizate și pot fi puternic religioase sau cu greutatea mare a valorilor culturale. Din această cauză, este înțelept să înveți cât mai multe despre eveniment, pentru a evita orice greșeală atunci când interacționezi cu clientul tău.

astfel de sărbători pot fi la fel de ornamentate și implicate ca planificarea unei nunți, chiar dacă oaspetele de onoare este de obicei adolescent:

• bar și bat mitzvahs: aceste sărbători onorează un băiat sau o fată care a împlinit vârsta în religia evreiască, de obicei vârsta de 13 ani pentru băiat și 12 pentru fată. Ceremonia religioasă sărbătorește prima dată în care copilul participă ca adult la un serviciu normal de Sabat. După ceremonie, sărbătoarea poate avea loc în casa copilului sau într-o sală de banchet.
• quincea Unixtera: aceasta este o celebrare a 15-a aniversare a unei fete, de obicei de vorbitori de limba spaniolă romano-catolici. Sărbătoarea începe cu o ceremonie religioasă în care fata își afirmă credința. După aceea, se organizează o recepție, adesea într-o sală de banchet. Curtea quincea Unixtera cuprinde părinții ei, nașii, și Chambelan, sau tânăr care este escorta ei pentru seara. De obicei, nașii fetei aranjează sărbătoarea.
• dulce 16: de obicei, această petrecere comemorează ziua de naștere a unei fete 16. Poate fi la fel de tradițional sau elaborat pe cât dorește clientul. De obicei, nu există conotații religioase la această sărbătoare.
• Debutante ball: acest eveniment, în timp ce sună datat, are loc și astăzi. După cum a indicat istoric, o debutantă este o tânără care a ajuns la vârsta maturității, este eligibilă pentru căsătorie și este prezentată societății în această prezentare formală. Majoritatea balurilor moderne au fost transformate în evenimente caritabile în care părinții debutantului donează unei cauze caritabile, iar persoanele care au fost invitate își plătesc efectiv biletele. Astfel de bile pot fi foarte ornamentate și formale și pot dura luni și luni de planificare.

uneori, clientul dvs. va opta pentru un cocktail în loc de cină, caz în care începe de obicei mai târziu seara și va avea până la șase sau șapte tipuri de tăvi de aperitive și două sau trei articole staționare. Cocktail-urile pot fi organizate în casa clientului dvs. sau pot fi înființate ca o afacere mai formală într-un loc Închiriat, cum ar fi o parte a unei gale de strângere de fonduri sau chiar o nuntă. S-ar putea să fiți angajat să găzduiți întreaga petrecere de cocktail sau clientul dvs. poate alege să aibă petrecerea la un restaurant local. Dacă sunteți, de asemenea, un furnizor, vi se poate cere să planificați și să prezentați întregul cocktail pentru clientul dvs.

cine intime

acestea sunt evenimente mai mici, dar de fapt vă pot oferi o mai bună înțelegere a afacerii dvs. decât unele dintre evenimentele mai mari. Motivul pentru aceasta este că sunteți implicat mai intim în planificarea fiecărui detaliu al cinei. Tu de fapt, va sta jos cu clientul dvs. și de a lua idei pentru cina. Aflați mâncărurile preferate ale clientului dvs. și faceți o idee despre aprecieri și antipatii. Aflați dacă clientul dvs. are o preferință pentru un anumit tip de mâncare pentru fiecare curs. Apoi, vă veți așeza cu bucătarul selectat și îi veți cere să proiecteze un meniu special pentru clientul dvs. După ce ați stabilit meniul, trimiteți-l înapoi clientului dvs. complet cu o listă a ingredientelor necesare pentru cină.

alte evenimente

în calitate de planificator special de evenimente, veți fi chemat să planificați orice, de la un duș pentru bebeluși la un miting politic. Uită-te la următoarea listă și vezi marea varietate de evenimente care probabil îți vor alcătui slujba. Nici două evenimente nu vor fi vreodată la fel. Acesta este unul dintre cele mai bune avantaje ale acestei afaceri!