RFP proces și pași: ghidul final pentru a eficientiza procesul de

6 esențiale RFP proces pași

prin definiție, RFP oferă o mulțime de informații cruciale pentru a permite o afacere pentru a face o decizie informată și strategică. Pentru a atinge acest obiectiv necesită o cantitate substanțială de pregătire, cercetare și execuție abilă.

deși poate părea complicat, procesul RFP este destul de simplu atunci când este împărțit în șase pași esențiali.

1. colectarea cerințelor RFP
2. realizarea RFP
3. Efectuarea evaluării inițiale
4. urmărirea furnizorilor selectați
5. efectuarea selecției finale
6. crearea și finalizarea contractului

colectarea afacerii cerințe

un RFP de succes duce la un parteneriat. Cu scopul de a găsi cel mai bun partener în minte, este important să oferiți furnizorilor fundalul și contextul pentru a înțelege nevoile afacerii. Acest lucru asigură vânzătorii dezvolta o înțelegere și sunt împuternicite să răspundă în mod corespunzător.

RFP ar trebui să informeze vânzătorii despre problemele pe care emitentul speră să le abordeze. Desigur, este în interesul emitentului să facă acest document cât mai clar posibil. Cu cât sunt furnizate mai multe informații, cu atât propunerile vor fi mai exacte și mai utile.

la colectarea informațiilor și a cerințelor de soluții de la părțile interesate cheie, Există patru domenii principale de luat în considerare. RFP ar trebui să detalieze fiecare dintre aceste elemente, astfel încât furnizorii să poată oferi răspunsuri eficiente.

considerații de descoperire a părților interesate

scop

în primul rând, cereți părților interesate informații despre necesitate. Ce cauți? Vă interesează un partener pe termen lung sau o soluție pentru un proiect unic? Ce provocare rezolvi? Utilizați aceste informații pentru a detalia scopul RFP. Acest lucru stabilește așteptările din timp și vă asigură că primiți doar propuneri de la furnizori calificați.

obiective

în continuare, explicați exact ce vrea să realizeze afacerea. Întrebați părțile interesate cum se așteaptă ca vânzătorul să rezolve provocarea. În plus, întrebați ce rol va juca vânzătorul în a vă ajuta să aveți succes? Cum ar arăta un rezultat reușit?

criterii de evaluare

discutați cu părțile interesate care sunt cei mai importanți factori ai soluției. Când primiți propunerile, cum le veți înscrie? Care vor fi cele mai importante informații pentru a vă ajuta să luați o decizie? Acest lucru va fi diferit în aproape fiecare RFP. De exemplu, cel mai important factor poate fi prețul, disponibilitatea, viteza soluției, experiența clientului sau orice alt număr de considerente tehnice sau intangibile.

cereri suplimentare

aduna orice note suplimentare despre ceea ce ar putea fi frumos să aibă într-o soluție. Acestea nu ar trebui să fie neapărat cerințe, ci o listă de dorințe care ar putea îmbunătăți viziunea dvs. asupra ofertei unui furnizor. Acest lucru permite vânzătorilor să evidențieze aceste elemente dacă le oferă, fără a descuraja răspunsurile celor care nu le oferă.

2. Crafting documentul RFP

fiecare RFP are întrebări. În timp ce unii au o duzină de întrebări, alții pot avea sute. Pentru a simplifica evaluarea, este util să mențineți numărul de întrebări RFP cât mai scăzut posibil. Nu numai că RFP-urile mai scurte fac ca selectarea furnizorului potrivit să fie mult mai simplă, ci va crește și finalizarea la timp și va împiedica furnizorii de ajutor să refuze să răspundă.

folosind informațiile pe care le-ați adunat de la părțile interesate, începeți să creați întrebări. Pentru cerințele esențiale, formularea întrebărilor într-un format da sau nu poate ajuta la eliminarea rapidă a furnizorilor necalificați sau necalificați. Pe de altă parte, dacă sunteți în căutarea unui partener cu o înțelegere profundă a industriei și nevoilor dvs., răspunsurile cu text deschis pot încuraja furnizorii să-și împărtășească creativitatea și viziunea.

întrebările cheie de pus într-un RFP includ:

oferiți un proces?
studiile gratuite pot oferi emitenților o imagine clară a ceea ce vânzătorul are de oferit fără niciun risc pentru organizația lor.

cine sunt concurenții tăi?
adresarea acestei întrebări poate ajuta emitenții să determine integritatea unui furnizor. Permite emitenților să știe dacă vânzătorii sunt sinceri cu privire la cine sunt concurenții lor și de ce pierd în fața lor. De asemenea, poate ajuta emitenții să determine dacă există alte opțiuni pe care ar trebui să le exploreze.

cum este procesul de implementare?
atunci când achiziționați software, Configurarea corectă a acestuia este crucială pentru maximizarea eficienței acestuia. Emitenții RFP ar trebui să determine cât timp va dura procesul de implementare și cât de implicat va fi vânzătorul.

ce fel de instruire oferiți?
cu cât soluția este mai complexă, cu atât este mai importantă această întrebare. Cu siguranță, dacă nu înțelegeți cum să utilizați toate caracteristicile și funcționalitatea soluției, este posibil să pierdeți avantajele cheie. Emitenții ar trebui să se intereseze despre echipa de succes a clientului vânzătorului, domeniul de aplicare al ofertei de furnizori de formare, precum și formatele disponibile. De exemplu, asistența va fi oferită doar prin telefon sau va exista și autoservire online și e-mail?

cum gestionați asistența pentru clienți?
aproape toți utilizatorii de software întâmpină o problemă la un moment dat. Emitenții ar trebui să stabilească cât timp durează furnizorii pentru a răspunde solicitărilor de asistență pentru clienți, precum și modul în care pot trimite aceste solicitări.

puteți oferi referințe, recenzii și studii de caz?
în absența unui proces, nu există o modalitate mai bună de a determina eficacitatea unei soluții decât de a învăța despre experiențele celor care o folosesc deja. Cereți să discutați direct cu un client actual. Dacă este posibil, solicitați să vorbiți cu unul care are un caz similar de afaceri sau de utilizare.

considerații suplimentare atunci când scrieți un RFP

în cele din urmă, emitenții RFP ar trebui să pună întrebări legate de industria lor. Este important să determinați dacă un furnizor înțelege provocările afacerii și își poate folosi experiența pentru a avea succes.

pe măsură ce construiți RFP-uri, s-ar putea să vă fie util să le salvați ca șabloane. Amintiți-vă, examinați întotdeauna șabloanele și eliminați orice întrebări inutile sau irelevante. Software-ul RFP face acest lucru ușor cu template-uri dinamice defalcate în secțiuni.

evaluarea inițială pentru a selecta furnizorii preselectați

după ce furnizorii și-au prezentat propunerile, emitentul RFP poate începe o evaluare preliminară. În această etapă, Emitentul va identifica un subset de furnizori care sunt cei mai calificați pentru a răspunde nevoilor lor. Acest subset este cunoscut sub numele de listă scurtă.

3 pași pentru a selecta lista scurtă:

• comparați factorii critici cu punctele forte ale furnizorului
• eliminați furnizorii care nu sunt calificați sau nu pot concura
• identificați factorii de diferențiere pentru o comparație aprofundată

întrebări pentru evaluarea propunerilor furnizorului

• au furnizat o propunere în timp util și exactă?
• cât timp a fost furnizorul în afaceri?
• este furnizorul capabil să se extindă pe măsură ce afacerea dvs. crește? Vor putea să vă satisfacă nevoile în viitor?
• v-a fost recomandat furnizorul printr-o conexiune inter pares sau de rețea?
• vânzătorul este membru al unei organizații de încredere, al unei asociații comerciale sau certificat de o agenție guvernamentală?
• au experiență de lucru cu concurența dumneavoastră sau alte întreprinderi într-o industrie similară?

urmărirea furnizorilor selectați

odată ce emitentul RFP a stabilit care furnizori au făcut lista scurtă, aceștia pot începe o evaluare mai aprofundată. Acest proces ar trebui să identifice care Furnizor va câștiga în cele din urmă oferta.

• angajați furnizorii selectați
• puneți întrebări de urmărire care se concentrează pe factori critici
• Stabiliți criterii de notare ponderate
• solicitați o prezentare sau o demonstrație RFP de la finaliști

în această etapă, este important ca emitenții să facă diferența între ofertele furnizorilor rămași, menținând în același timp efectul de levier. Potrivit Computerworld:

„vânzătorii încă în considerare pot fi lăudați pentru eforturile lor de până acum, ca un gest de bunăvoință. Dar trebuie, de asemenea, să li se spună că există încă concurență și că trebuie să-și ascuțească creioanele. Obiectivele esențiale ale clienților dvs. în acest moment sunt menținerea flexibilității, stabilirea unei puteri de negociere și menținerea opțiunilor deschise. Un pas greșit aici vă poate pierde o pârghie.”

vânzătorii ar trebui să poată arăta modul în care ofertele lor diferă de restul concurenței. În acest moment, nevoile și preocupările emitenților ar trebui să fie clare, oferind o oportunitate pentru mesaje direcționate.

finalizarea evaluării finale

în această etapă, emitentul RFP ar trebui să aibă o înțelegere aprofundată a ceea ce fiecare furnizor are de oferit. Acum, este timpul să decideți ce soluție va răspunde cel mai bine nevoilor lor.

pentru a evalua în mod corespunzător vânzătorii, emitentul ar trebui să compare fiecare vânzător cot la cot. Acest lucru implică adesea un proces de notare strategică, cum ar fi punctajul ponderat — în care secțiunile sau întrebările individuale care reprezintă domeniile de cea mai mare îngrijorare sunt evaluate cel mai mult.

principalele părți interesate ar trebui să se angajeze în evaluarea și punctarea finaliștilor. Desigur, puteți revizui și înscrie într-un cadru de grup sau individual. Dacă sunt furnizate scoruri individuale, zonele de dezacord pot fi identificate și abordate, dacă este necesar. Acest lucru îmbunătățește buy-in de la părțile interesate și asigură că fiecare perspectivă este contabilizată.

în unele cazuri, pot fi necesare părți interesate suplimentare pentru notare. De exemplu, dacă achiziționați o soluție software, este înțelept ca departamentul IT să revizuiască specificațiile tehnice și securitatea.

după notarea vânzătorilor, emitenții ar trebui să aibă o revizuire internă a punctajului în cazul în care își fac selecția finală a vânzătorului. Dacă procesul de notare este neconcludent sau grupul nu a ajuns la un consens, vă recomandăm să programați interviuri suplimentare sau demonstrații de urmărire pentru a aborda orice întrebări persistente.

crearea, emiterea și semnarea contractului

odată ce emitentul selectează un furnizor, este timpul să documentăm decizia, precum și procesul de avansare. Aceasta ar trebui să includă:

• furnizarea rezultatelor RFP către Departamentul juridic
• redactarea unei declarații de muncă (SOW) din răspunsurile adunate
• inclusiv valorile de performanță și procesul de revizuire în contract

Sfaturi pentru declarația dvs. de muncă

scroafa trebuie să fie cât mai detaliată posibil, deoarece definește modul în care emitentul RFP și vânzătorul selectat vor lucra împreună. Acesta este motivul pentru care este important să includeți valori de performanță și metoda de revizuire. Aceste elemente cheie informează în cele din urmă vânzătorul despre ceea ce se așteaptă de la ei și protejează emitentul RFP în cazul în care așteptările convenite nu sunt îndeplinite.

importanța creării unui contract atent

procesul de creare și semnare a oricărui contract necesită o atenție deosebită. Într-adevăr, acestea sunt cruciale în cazul în care orice litigiu devine necesar.

1. eliminarea neînțelegerilor și confuziei
2. consolidarea angajamentului ambelor părți
3. furnizarea de așteptări financiare clare
4. limitarea și definirea răspunderii dumneavoastră
5. servind ca document de referință valoros

odată ce contractul dvs. este definitiv și complet, RFP-ul dvs. poate fi închis. În acest moment, este timpul să informați furnizorii cu privire la rezultat și să oferiți feedback cu privire la motivele din spatele deciziei dvs., dacă este posibil. Cu siguranță, ei vor aprecia informațiile și menținerea unei relații pozitive cu furnizorii asigură că data viitoare când aveți o provocare, vor fi dornici să vă ajute să găsiți o soluție.

pe măsură ce avansezi cu noul tău parteneriat, nu uita să verifici și să evaluezi rezultatele. Este înțelept să rămâneți angajat pentru a revizui periodic rentabilitatea investiției și rezultatele pentru a vă asigura că așteptările și nevoile sunt îndeplinite.

explorați cum să determinați rentabilitatea investiției software în această carte electronică: măsurarea valorii software-ului RFP.