SharePoint o platformă puternică pentru managementul de proiect

„proiectele de grup sunt finalizate cu mai puțină frustrare și toată lumea este capabilă să obțină contribuția lor la fiecare aspect al unui proiect. Acest program este definiția muncii în echipă.”

— SharePoint Opinie, Capterra.

capabilitățile SharePoint și Office 365 sunt de neegalat, personalizarea, colaborarea și capacitățile de gestionare a documentelor ale platformei o fac soluția ideală pentru 80% din companiile Fortune 500. SharePoint funcționează bine ca un instrument de management de proiect; managerii de proiect pot crea liste de activități pentru o mai bună gestionare a activităților. Creați un plan de proiect și o bibliotecă de documente pentru a stoca documente de proiect în site-ul proiectului. În acest articol, vom examina cazurile de utilizare ale SharePoint pentru managementul de proiect și componentele care îl fac un instrument puternic de gestionare a proiectelor.

Prezentare generală a managementului de proiect SharePoint

de la inițierea proiectului până la închiderea proiectului, SharePoint facilitează toate cele cinci etape ale managementului de proiect colaborativ.

inițierea proiectului

SharePoint îi ajută pe managerii de proiect să construiască o bază solidă pentru lucrările viitoare. În această etapă, veți crea un site de proiect pe SharePoint; site-ul poate fi partajat cu sponsorii, facilitând obținerea aprobării, sponsorizării sau resurselor. Site-ul proiectului are funcționalitate SharePoint nativ, astfel încât părțile implicate pot lucra împreună pentru a defini obiectivul sau abordarea proiectului. Puteți utiliza site-ul pentru a crea o cartă de proiect și pentru a seta obiectul, domeniul de activitate și cronologia proiectului.

planificare, configurare

după crearea unui site de proiect desemnat, membrii echipei pot utiliza SharePoint pentru a crea un depozit de documente pe site-ul proiectului și pentru a crea liste de activități. Pe măsură ce proiectul progresează, puteți actualiza sarcinile și termenele. De asemenea, puteți utiliza SharePoint pentru a verifica desk planul de proiect prin partajarea cu membrii echipei și sponsori. De asemenea, puteți notifica membrii echipei despre responsabilitățile lor și puteți activa funcția de confirmare pentru a vă asigura că sunt conștienți de rolul atribuit.

lucru

managerul de proiect poate afișa lista de sarcini pe pagina principală a site-ului proiectului, sporind vizibilitatea sarcinilor la îndemână. Membrii echipei își pot găsi cu ușurință munca și o pot marca completă după terminarea sarcinii. De asemenea, puteți genera rapoarte și monitoriza progresul proiectului.

urmărire și Re-planificare

SharePoint permite monitorizarea continuă a proiectului, ceea ce face mai ușor pentru managerii de proiect pentru a re-planifica proiectul în cazul în care proiectul nu se execută în conformitate cu planul. Puteți fixa KPI-urile pe pagina principală a site-ului proiectului, facilitând verificarea și înțelegerea stării proiectului de către toată lumea.

închidere

SharePoint simplifică închiderea unui proiect; managerii de proiect pot crea o listă pumn, determina cursul de acțiune pentru proiectele viitoare prin crearea unui raport post mortem. Managerii de proiect pot marca sarcinile finalizate pe site-urile proiectului și pot actualiza documentele relevante. De asemenea, puteți rula o retrospectivă a proiectului și puteți adăuga un document învățat de lecție pe site.

componente SharePoint care îl fac un instrument puternic de gestionare a proiectelor

cele patru componente cheie care fac din SharePoint un instrument puternic de gestionare a proiectelor sunt după cum urmează.

liste SharePoint

managerii de proiect trebuie să țină pasul cu toate componentele proiectului pentru gestionarea eficientă a proiectului. SharePoint oferă o modalitate convenabilă de gestionare a proiectelor; utilizatorii pot crea diverse liste pentru sarcini la îndemână. De fiecare dată când adăugați o listă, adăugați un proces de management de proiect la site-ul SharePoint. Aceste liste pot include;

• liste de activități cu capacitatea de a organiza structura defalcare de lucru, de transfer, shuffle, și indentare sau sarcini outdent.
• Biblioteca de documente cu capabilități native SharePoint, inclusiv co-creație, versionarea documentelor, controlul versiunilor, check-in, check-out etc.
• alte liste pe care managerii de proiect le pot crea pentru un management eficient al proiectului includ Declarația de proiect, riscurile proiectelor, problemele proiectului etc.

părți Web

listele SharePoint sunt o modalitate convenabilă de a urmări procesul și de a introduce actualizări de proiect. Pe de altă parte, părțile Web SharePoint permit utilizatorilor să urmărească progresul proiectului lor, cu opțiunea de a raporta progresul direct pe listă. Părțile Web facilitează urmărirea și raportarea progresului proceselor din listă cu ajutorul tablourilor de bord.

puteți utiliza părți web pentru a Pentru.

• indicatoare de semafor
• Probleme deschise
• diagrame de raportare a stării
• lucrări restante
• KPI etc.

site-uri SharePoint

site-urile SharePoint oferă un ghișeu unic prin reunirea tuturor componentelor instrumentelor de gestionare a proiectelor SharePoint, inclusiv biblioteci, părți web, liste. Fiecare dintre proiectele dvs. poate avea un site dedicat proiectului, de unde puteți accesa cu ușurință instrumentele de raportare (partea web) și puteți actualiza sau urmări (listele) munca dvs. Aceste site-uri de proiect sunt colaborative, astfel încât membrii proiectului să poată lucra împreună în funcție de rolurile care le sunt atribuite.

funcția de căutare SharePoint facilitează găsirea unui document fără a pierde timp efectuând căutări manuale în mai multe foldere sau rețele. Un site de proiect are toate caracteristicile cheie ale unui site SharePoint, inclusiv șabloane, permisiuni și navigare.

SharePoint Site Collection

după cum sugerează și numele, SharePoint site collection este o colecție de site-uri de proiect SharePoint. În managementul de proiect, o colecție de site-uri SharePoint funcționează ca un portofoliu în care informațiile dintr-o varietate de surse sunt stocate într-un singur loc. Această caracteristică este utilă, mai ales dacă fiecare unitate de afaceri a organizației dvs. are propriile cerințe unice ale proiectului.

concluzie

SharePoint ca instrument de management de proiect aduce multe la masă; oferă o locație centrală pentru a gestiona, colabora și urmări progresul proiectului.

Jessie Bell W., proprietarul unei companii de construcții, folosește SharePoint de peste doi ani. Ea spune că SharePoint îi ajută pe membrii echipei să rămână organizați, să mențină echipa la distanță conectată și să păstreze fișierele de proiect documentate. Ea afirmă în continuare că SharePoint ajută la menținerea responsabil manageri de proiect și administratori. Echipa ei are un număr mare de membri ai echipei sale lucrează din locații îndepărtate, dar datorită accesului mobil, au reușit să mențină fluxul de documente.