software de urmărire a închirierii pentru chiriași și locatari

pentru chiriași și locatari, urmărirea contractelor de leasing este cu siguranță posibilă cu o foaie de calcul Excel sau foi de calcul Google. Dar cu cât aveți mai multe contracte de leasing, cu atât este mai dificil să țineți pasul cu datele, documentele și datele importante de închiriere. Acest lucru este valabil mai ales dacă numărul de contracte de leasing pe care le aveți este în cifre duble sau triple. Implementarea software-ului de gestionare a leasingului simplifică procesele de administrare a leasingului și îmbunătățește capacitățile de raportare, negociere și prognoză.

Managementul leasingului, uneori cunoscut sub numele de urmărirea leasingului sau administrarea leasingului, este necesar deoarece fiecare contract are propriile nuanțe și complexități. Gestionarea contractelor de leasing implică direcționarea unui contract către departamentele relevante, crearea unui rezumat al contractului de închiriere, pregătirea activului pentru utilizare și, în final, achiziționarea acestuia. Cineva trebuie să fie responsabil pentru executarea în condițiile contractului de închiriere și să servească drept persoană punctuală pentru părțile interesate interne. Software-ul de gestionare a închirierii automatizează multe dintre aceste sarcini și face informațiile de care aveți nevoie mai accesibile.

cum să știți dacă aveți nevoie de software pentru urmărirea închirierii

dacă aveți mai mult de zece contracte de leasing, atunci probabil că aveți nevoie de software de gestionare a închirierii. Sarcinile zilnice de administrare a închirierii pot implica un efort manual dacă nu utilizați software.

într-o zi din viața unui manager de leasing, toate aceste scenarii se pot întâmpla: Departamentul juridic solicită copii ale contractelor; managerii de teren solicită detalii despre datele de posesie și punctele de contact; iar departamentul financiar are nevoie de rapoarte pentru a ajuta la prognozarea bugetului pentru anul viitor. Dacă vă mențineți documentele în fișiere pe un server local, răspunsul la aceste solicitări vă poate ocupa cu ușurință o parte semnificativă din timp. Finalizarea acestor sarcini pentru un singur contract de leasing poate fi suficient de consumatoare de timp. De aceea, companiile cu mai mult de zece contracte de leasing ar trebui să ia în considerare un software pentru a economisi timp și a reduce erorile.

mulți manageri de leasing folosesc Excel pentru a ține pasul cu cele mai importante date legate de contractele de leasing. Excel poate economisi timp, dar numai atât de mult. În plus, este predispus la erori. Trebuie să creați foaia de calcul și să determinați ce date doriți să capturați. Odată ce ați că, în loc, aveți nevoie de încă un proces separat pentru stocarea documentelor de leasing. Când trebuie să creați rapoarte despre contracte de leasing, va trebui să extrageți informațiile corespunzătoare din Excel. Și trebuie să sperați că nimeni nu a introdus date eronate în foaia de calcul și formulele dvs. sunt corecte. Organizațiile care implementează software-ul de gestionare a închirierii sunt capabile să consolideze aceste funcții într-un singur sistem și să elimine erorile umane care vin cu Excel.

ce industrii au de obicei nevoie de software de închiriere?

leasingul este o practică comună în toate industriile, dar există anumite sectoare care îl practică mai mult decât altele. Companiile de Retail, petrol și gaze, asistență medicală, producție și logistică și transport închiriază de obicei un volum mare de active. Termenii și cerințele zilnice de gestionare a contractelor de leasing pentru aeronave, terenuri, echipamente medicale, clădiri sau o flotă de vehicule pot fi complexe. Și întreprinderile care închiriază echipamente specializate sau active care sunt răspândite geografic au nevoie în special de sisteme care simplifică urmărirea închirierii.

consultați ghidurile noastre de tranziție a contabilității de leasing aici.

alegerea celui mai bun software de gestionare a închirierii

nu există lipsă de sisteme de gestionare a închirierii pe piață. Unele sunt adaptate special pentru imobiliare, echipamente sau închirieri de vehicule. Veți găsi chiar și software gratuit și open source de gestionare a închirierii. Căutați următoarele caracteristici pentru a vă asigura că alegeți un sistem care vă economisește cu adevărat timp și protejează securitatea datelor dvs. de închiriere.

preveniți greșelile cu alerte critice de dată

unul dintre cele mai dificile aspecte ale administrării închirierii este să țineți pasul cu datele importante: posesie, începere, terminări, reînnoiri etc. Lipsa unei date importante poate provoca întreruperi în afaceri și poate duce la plăți excedentare. Fără alerte pentru date importante, este posibil să uitați că un contract de închiriere conține reducerea chiriei, să nu vă pregătiți pentru negocieri înainte de reînnoire sau să pierdeți clauzele de închiriere care vă pot economisi bani. Și în cazul în care oricare dintre aceste scenarii se întâmplă, este puțin probabil ca locatorul să vă avertizeze cu privire la greșeala dvs. Un sistem de management de leasing surprinde date importante și vă oferă alerte automate înainte de aceste date ajunge pentru a economisi timp, bani, și de stres.

urmăriți orice activ

chiar dacă afacerea dvs. închiriază de obicei un tip de activ, este o idee bună să obțineți un sistem agnostic al activelor care poate crește odată cu dvs. pe măsură ce nevoile dvs. se schimbă. Investiția în software-ul de gestionare a închirierii echipamentelor poate părea o idee bună atunci când închiriați doar utilaje grele, de exemplu. Dar ce se întâmplă dacă decideți să vă schimbați modelul de afaceri și să închiriați birouri de teren pentru a vă vinde produsele? Achiziționați un software de gestionare a leasingului de proprietate și urmăriți contractele de leasing separat? Sau treceți la un sistem care poate gestiona ambele? Începând cu un sistem agnostic activ vă împiedică să vă confruntați cu această decizie.

centralizați documentele de închiriere

cu cât aveți mai multe contracte de leasing, cu atât este mai greu să țineți pasul cu toate contractele, suplimentele, rapoartele și notele pentru fiecare. De aceea, este esențial să aveți un software de închiriere care vă permite să încărcați și să stocați informațiile dvs. de închiriere, precum și să efectuați o căutare rapidă pentru a găsi informațiile de care aveți nevoie despre un anumit contract de închiriere. Software-ul ideal vă va permite, de asemenea, să setați controale asupra accesului la documentele de închiriere. Dacă aveți colegi care trebuie să vizualizeze documente, dar nu doriți ca aceștia să poată face modificări, le puteți oferi acces numai în citire. Software-ul dvs. de gestionare a închirierii ar trebui să fie o singură sursă de adevăr pentru toate documentele, iar această funcționalitate ajută la prevenirea erorilor.

îmbunătățiți raportarea

utilizarea software-ului construit special pentru contracte de leasing vă oferă acces la caracteristici de raportare care facilitează recuperarea datelor de leasing. Cel mai bun software de gestionare a leasingului vă va permite să generați rapoarte bazate pe metri pătrați, geografie, tip de leasing sau orice atribut pe care îl alegeți. Deci, atunci când echipa de Finanțe solicită date care să îi ajute să planifice bugetul de anul viitor sau când vicepreședintele operațiunilor dorește să-și facă o idee despre câte active închiriați într-un anumit stat, puteți răspunde rapid și vă puteți simți încrezători în exactitatea raportării dvs.

de ce urmărirea contractelor de leasing este mai importantă ca niciodată

în ultimii ani, departamentele de contabilitate au fost ocupate cu adoptarea de noi standarde pentru modul în care raportează contractele de leasing. Din cauza acestei noi orientări, companiile și investitorii examinează contractele de închiriere mai atent decât înainte. Chiar dacă nu fac parte din departamentul de contabilitate, managerii de leasing se pot implica în cereri de documente și date privind contractele de leasing.

înainte de noua orientare contabilă a contractelor de leasing, multe companii aveau date de leasing fragmentate, cu diferite părți interesate, fiecare deținând propria piesă a puzzle-ului. Acum, este imperativ ca companiile să urmărească toate informațiile financiare asociate contractelor de leasing în scopuri de raportare și audit. În timp ce acest proces poate fi consumatoare de timp, are beneficiile sale.

cu un inventar complet al contractelor de leasing capturate într-un singur software, toată lumea din întreaga organizație poate obține o imagine mai completă a obligațiilor de leasing. Și pentru companiile care nu au adoptat încă noile standarde, găsirea unui software de gestionare a contractelor de leasing care se alimentează cu ușurință într-un sistem de contabilitate a contractelor de leasing vă va economisi timp prețios. Va trebui să vă inventariați contractele de leasing o singură dată și veți avea un singur sistem de implementat.

eficientizați comunicarea între departamente

cu trecerea rapidă (și potențial de lungă durată) la munca la distanță, finalizarea sarcinilor de colaborare a devenit complicată. A avea un sistem bazat pe cloud pentru a accesa datele de închiriere nu este doar o comoditate; este o necesitate. Resursele sunt, de asemenea, limitate, iar rolurile managerului de leasing pot fi tăiate sau combinate cu alte funcții. Software-ul de gestionare a închirierii permite părților interesate din întreaga organizație să se autoservească atunci când au nevoie de documente și rapoarte.

înfășurându-l

între noile reglementări contabile și creșterea muncii la distanță, acum este un moment bun pentru a investi în software-ul de gestionare a închirierii. Având capacitatea de a accesa toată documentația într-un singur loc, împreună cu primirea de alerte regulate despre datele importante și raportarea ușoară sunt doar câteva dintre produsele secundare ale unei soluții complete. Asigurați-vă că pentru a păstra aceste beneficii în minte ca te duci despre lectură comentarii și caută cea mai bună soluție software de management de leasing pentru afacerea ta.