Sådan oprettes et projekt køreplan: et værktøjssæt til succes
det er ikke altid let at kommunikere dit projektmål og strategi. Ofte vil vigtige interessenter og ledere se, hvordan et projekt vil udfolde sig, men har ikke tid til at gennemgå en alt for detaljeret plan.
derfor er et projekt køreplan så nyttigt. Det giver en kortfattet måde at kortlægge projektets milepæle og mål på, så beslutningstagere ved, hvilke leverancer de kan forvente, og hvornår. Det er også en måde at etablere effektive arbejdsstrømme, der hjælper dig med at delegere og styre opgaver fra starten.
her dækker vi det grundlæggende ved at oprette en projektkøreplan, fra at indstille en realistisk tidslinje til at etablere afbalancerede arbejdsstrømme med definerbare mål.
vi har tilføjet hurtige links for at hjælpe dig med at navigere i guiden og finde de oplysninger, du har brug for:
- Hvad er en Project roadmap?
- projekt køreplaner og agile: hvad er linket?
- Sådan laver du et projekt køreplan: trin for trin
- Trin 1: Definer projektmål og-planer
- Trin 2: Opret en realistisk tidslinje (eksempel inkluderet)
- Trin 3: Vurder værdien og risiciene ved hver projektopgave
- Trin 4: Overvej omkostninger og ressourcer
- Trin 5: delegere effektivt
- Trin 6: Indstil opnåelige milepæle
- beredskab og risikostyring
- nøgle grillbarer
Hvad er et projekt køreplan?
et projekt køreplan giver et højt niveau overblik over et projekts mål, målsætninger og resultater. Det præsenteres som en tidslinje, der viser, hvornår og hvordan vigtige projektmilepæle vil blive opfyldt.
et projekt køreplan bør være enkel og kortfattet. Undgå at medtage for mange detaljer, da dette går ind i hovedprojektplanen. Din køreplan skal give et styr på projektets tidslinje, hvilket gør det lettere at styre interessenternes forventninger og kommunikere de næste trin og milepæle til teamet.
tænk på et projekt køreplan som et overblik ressource, der supplerer den vigtigste projektplan. Det giver et strategisk overblik over et projekt, så alle kan gennemgå status for projektet, når det bevæger sig mod færdiggørelse.
her ser vi på, hvad et projekt køreplan skal indeholde:
- mål og mål
- en tidslinje, der skitserer vigtige milepæle
- leverancer
- risici
- uforudsete
Projektkøreplaner og agile: hvad er linket?
agil projektledelse er ved at blive normen i procesdrevne discipliner, da virksomheder ser ud til at bevæge sig væk fra stive måder at arbejde til fordel for korte udviklingscyklusser, der fokuserer på kontinuerlig forbedring og optimering. Men hvordan passer projektkøreplaner ind i denne nye ledelsespraksis? Er de stadig af værdi?
den agile projektstyringsmodel bygger på et stort samarbejde mellem individuelle interessenter og teams, som alle mødes for at få projektet til at ske. På grund af den mangesidede karakter af denne arbejdsdynamik er det vigtigt, at alle nemt kan spore og gennemgå projektets status-og det er her en projektkøreplan kommer ind.
et projekt køreplan supplerer agile ledelse perfekt. Køreplaner, der er lette på detaljer, men alligevel koncise og håndterbare, gør agil projektledelse let, med teams, der får et klart overblik over projektets mål og målsætninger uden at blive fastklemt i små detaljer – hvilket er nøglen til at opnå en agil ledelsesstrategi.
hvordan man laver et projekt køreplan: trin-for-trin
en effektiv projekt køreplan bør kommunikere højt niveau projektmål og aktivitet på et øjeblik. Sådan opretter du en projektkøreplan, der skitserer din strategi tydeligt.
Trin 1: Definer projektmål og planer
et godt projekt køreplan kommunikerer mål og planer kortfattet, giver højt niveau detaljer uden at stole på overdreven planlægning noter og trusser. Dit kort skal kortlægge projektets mål simpelthen og fremhæve, hvad interessenter kan forvente, og hvordan dit team vil nå det.
Start med at oprette en liste over leverancer. Dette er en foruddefineret oversigt over, hvad der vil blive opnået, hvilket viser projektets værdi og gennemførlighed for ledende medarbejdere. Giv ikke detaljer her; angiv blot dine forventninger, før du supplerer målene med en brugbar projekttidslinje.
Trin 2: Opret en realistisk tidslinje (eksempel inkluderet)
en tidslinje er den vigtigste del af et projekt køreplan. Dette beskriver ikke kun projektets varighed, men hvordan det vil udvikle sig, hvornår milepæle vil blive opfyldt, og hvordan individuelle arbejdsstrømme samles for at nå mål i overensstemmelse med dine projekttider.
Begynd med at bestemme de nødvendige arbejdsstrømme og ressourcer, der er nødvendige for at gennemføre mål, da disse vil diktere projektets længde og hvornår de vigtigste milepæle skal indstilles. Tidslinjen skal identificere den tid, det vil tage at fuldføre dine mål og til hvilken pris. Hvor langt ind i fremtiden du ser, når du kommunikerer disse tider og omkostninger, er op til dig, og vil afhænge af projektets omfang og det involverede arbejdsniveau.
nedenfor har vi samlet et eksempel på et projekt køreplan, så du kan få en klar ide om, hvordan din tidslinje skal se ud.
Trin 3: Vurder værdien og risiciene ved hver projektopgave
nogle opgaver har større vægt og ansvar end andre, så du skal sørge for, at disse er delegeret til de rigtige mennesker. Bedøm hver opgave efter, hvor kritisk det er for projektets succes, og tildel det relevante teammedlem eller afdeling i overensstemmelse hermed.
Trin 4: Overvej omkostninger og ressourcer
hver arbejdsstrøm skal vurderes omhyggeligt for at måle de nødvendige omkostninger og ressourcer. Interessenter vil gerne se, hvor meget tid, penge og ressourcer der investeres i specifikke opgaver, så inkluder disse oplysninger i arbejdsstrømmen.
Trin 5: Delegere effektivt
når du har en ide om omkostninger og ressource, kan du begynde at delegere projektaktivitet til individuelle afdelinger og teammedlemmer. Delegation kræver en omhyggelig balance mellem omkostninger og gennemførlighed; der er ikke noget punkt at give en person hovedejerskab af en arbejdsstrøm som en omkostningsbesparende foranstaltning, hvis der er tvivl om, hvorvidt de kan nå deres mål. Vær realistisk og overvej projektets langsigtede levedygtighed snarere end kortsigtede omkostningssnit.
Tip – et projekt køreplan er en at-a-glance løsning, så føler ikke, at du er nødt til at medtage alle detaljer i, hvordan målene vil blive nået. Arbejdsstrømme er en måde at kommunikere ejerskab af projektopgaver på højt niveau, men der bør ikke være behov for at gå mere detaljeret end dette.
de enkelte teammedlemmers aktivitet kan udgøre en stor del af en bredere arbejdsstrøm, så det er ikke nødvendigt at medtage dette i køreplanen. Dette vil holde tingene mere fleksible, så du kan skifte ansvar og oprette en beredskabsplan uden at retfærdiggøre enhver ændring til interessenter.
Trin 6: Indstil opnåelige milepæle
individuelle arbejdsstrømme skal hjælpe med at fremhæve udviklingen af et projekt, og milepæle er en enkel måde at kommunikere trinvis fremskridt til interessenter. Ved etablering af arbejdsstrømme gør milepæle det nemt at se, hvordan individuel aktivitet vil hjælpe med at opfylde mål og målsætninger, hvilket sikrer, at hver facet af projektet skrider frem som forventet i din køreplan.
beredskab og risikostyring
når du bygger tidslinjen ud og begynder at tilføje definerede arbejdsstrømme, skal du overveje områder med høj risiko og implementere beredskabsforanstaltninger, der styrer projektet tilbage mod succes, hvis noget går galt.
risikostyring er afgørende for projektets vejkortlægning, og vigtige interessenter vil gerne se, at enhver eventualitet er blevet redegjort for. Undgå specifik højrisikoaktivitet med et passende mærke, såsom ‘begrænset ressource’, ‘potentiale for eksterne forsinkelser’ eller ‘finansieringsspørgsmål’, så interessenter er opmærksomme på risikoområder fra starten. Dette styrer ikke kun forventning, men kan hjælpe dig med at løse problemer; for eksempel, hvis du godkender yderligere finansiering eller ressourcer til at understøtte en jævn gennemførelse af individuelle arbejdsstrømme og projektmål.
for at supplere din projektkøreplan skal du oprette et beredskabsdokument, der dækker, hvilke foranstaltninger der vil blive truffet, hvis nogen af arbejdsstrømmene ikke opfylder deres mål. Dette bør effektivt skitsere en plan B for projektgennemførelsen under hensyntagen til risikostyringsanalyse og beredskabsforanstaltninger.
nøgle grillbarer
her er nogle af de vigtigste grillbarer og ting at huske, når du opretter dit eget projekt køreplan:
- et projekt køreplan skal give mening for alle, der læser det, giver en kortfattet oversigt over dine mål, strategi og aktivitet på et øjeblik. Prøv at undgå at medtage for mange detaljer; dette kan inkluderes i en længere strategi eller planlægningsdokument.
- et projekt køreplan bør indeholde to centrale dele: en klar liste over definerede mål og resultater og en ledsagende tidslinje, der beskriver de arbejdsstrømme, der hjælper dig med at nå dine mål.
- Vær realistisk, når du udarbejder en projekttidslinje, og tænk nøje over, hvem du skal delegere specifikke opgaver til.
- overbelast ikke arbejdsstrømme med granulær aktivitet og processer; Inkluder kun information på højt niveau for at holde projektets arbejdsstrømme fleksible.
- Bed en kollega om at tjekke din køreplan, før du distribuerer den til interessenter. Hvis de ikke kan forstå noget eller har usikkerheder om dets opnåelighed, skal du muligvis foretage nogle ændringer.
Klik her for de seneste nyheder og funktioner fra Marketing & handel Eller besøg vores hjemmeside for at finde ud af om vores seneste karrieremuligheder.
de synspunkter, meninger og holdninger, der udtrykkes i denne artikel, er de af vores tredjeparts indholdsudbydere alene og repræsenterer ikke dem af