SharePoint en kraftfuld Platform til Projektledelse

“gruppeprojekter afsluttes med mindre frustration, og alle er i stand til at få deres input til alle aspekter af et projekt. Dette program er definitionen af samarbejde.”

— SharePoint Anmeldelse, Capterra.

funktionerne i SharePoint og Office 365 er uovertruffen, tilpasning, samarbejde og dokumentstyring kapaciteter af platformen gør det go-to løsning for 80% af Fortune 500 virksomheder. SharePoint fungerer godt som et projektstyringsværktøj; projektledere kan oprette opgavelister for bedre opgavestyring. Opret en projektplan og et dokumentbibliotek for at gemme projektdokumenter på projektstedet. I denne artikel gennemgår vi brugstilfælde af SharePoint til projektstyring og de komponenter, der gør det til et effektivt projektstyringsværktøj.

oversigt over SharePoint-projektstyring

fra projektinitiering til afslutning af projektet Letter SharePoint for alle de fem faser af samarbejdsprojektstyring.

Projektinitiering

SharePoint hjælper projektledere med at opbygge et solidt fundament for det fremtidige arbejde. På dette tidspunkt opretter du et projektsted på SharePoint; siden kan deles med sponsorer, hvilket gør det lettere at få godkendelse, sponsorering eller ressourcer. Projektstedet har indbygget SharePoint-funktionalitet, så de involverede parter kan arbejde sammen om at definere projektets mål eller tilgang. Du kan bruge siden til at oprette et projektcharter og indstille objektet, arbejdsomfanget og projektets tidslinje.

planlægning, opsætning

efter oprettelse af et udpeget projektsted kan teammedlemmer bruge SharePoint til at oprette et dokumentlager på projektstedet og oprette opgavelister. Efterhånden som projektet skrider frem, kan du opdatere opgaverne og tidslinjerne. Du kan også bruge SharePoint til at kontrollere projektplanen ved at dele den med teammedlemmer og sponsorer. Du kan også underrette teammedlemmer om deres ansvar og aktivere bekræftelsesfunktionen for at sikre, at de er opmærksomme på deres tildelte rolle.

arbejde

projektlederen kan vise opgavelisten på projektets hjemmeside, hvilket øger synligheden af de opgaver, der er til rådighed. Teammedlemmer kan nemt finde deres arbejde og markere det komplet efter afslutningen af opgaven. Du kan også generere rapporter og overvåge projektets fremskridt.

sporing og omplanlægning

SharePoint muliggør kontinuerlig overvågning af projektet, hvilket gør det lettere for projektledere at omplanlægge projektet, hvis projektet ikke kører i henhold til planen. Du kan fastgøre KPI ‘ erne på projektets hjemmeside, hvilket gør det lettere for alle at kontrollere og forstå projektets status.

lukning

SharePoint forenkler lukningen af et projekt; projektledere kan oprette en stempelliste, bestemme handlingsforløbet for fremtidige projekter ved at oprette en post mortem-rapport. Projektledere kan markere de opgaver, der er udført på projektstederne og opdatere de relevante dokumenter. Du kan også køre et projekt retrospektiv og tilføje en lektion lært dokument til stedet.

SharePoint-komponenter, der gør det til et kraftfuldt projektstyringsværktøj

de fire nøglekomponenter, der gør SharePoint til et kraftfuldt projektstyringsværktøj, er som følger.

SharePoint lister

projektledere skal holde trit med alle komponenterne i projektet for effektiv projektstyring. SharePoint giver en bekvem måde til styring af projekter; brugere kan oprette forskellige lister til opgaver ved hånden. Hver gang du tilføjer en liste, tilføjer du en projektstyringsproces til dit SharePoint-sted. Disse lister kan omfatte;

• opgavelister med evnen til at organisere arbejdsopdelingsstruktur, overføre, blande og indrykke eller overgå opgaver.
• dokumentbibliotek med indbyggede SharePoint-funktioner, herunder samtidig redigering, dokumentversionering, versionskontrol, check-in, check-out osv.
• andre lister, som projektledere kan oprette til effektiv projektstyring, inkluderer projekterklæring, projekterisici, projektproblemer osv.

dele

SharePoint-lister er en bekvem måde at holde styr på processen og indtaste projektopdateringer. På den anden side giver SharePoint-dele brugerne mulighed for at spore deres projekts fremskridt med mulighed for at rapportere status direkte på listen. Dele gør det nemmere at spore og rapportere forløbet af processer på listen ved hjælp af dashboards.

du kan bruge netdele til for.

• trafiklysindikatorer
• åbne problemer
• statusrapporteringsdiagrammer
• forsinket arbejde
• KPI ‘ er osv.

SharePoint Sites

SharePoint sites giver en one-stop-shop ved at samle alle komponenterne i dine SharePoint-projektstyringsværktøjer, herunder biblioteker, netdele, lister. Hvert af dine projekter kan have et dedikeret projektsted, hvorfra du nemt kan få adgang til rapporteringsværktøjer (internetdel) og opdatere eller spore (lister) dit arbejde. Disse projektsider er samarbejdende, så projektmedlemmerne kan arbejde sammen i henhold til de roller, der er tildelt dem.

SharePoint ‘ s søgefunktionalitet gør det nemmere at finde et dokument uden at miste tid på at udføre manuelle søgninger på tværs af flere mapper eller netværk. Et projektsted har alle nøglefunktionerne på et SharePoint-sted, herunder skabeloner, tilladelser og navigation.

SharePoint site Collection

som navnet antyder, er SharePoint site collection En samling af SharePoint project sites. I projektstyring fungerer en SharePoint-site-samling som en portefølje, hvor information fra en række kilder gemmes et sted. Denne funktion er praktisk, især hvis hver forretningsenhed i din organisation har sine egne unikke projektkrav.

konklusion

SharePoint som et projektstyringsværktøj bringer meget til bordet; det giver en central placering til at styre, samarbejde og spore projektets fremskridt.

Jessie Bell, ejer af et byggefirma, har brugt SharePoint i over to år. Hun siger, at SharePoint hjælper teammedlemmer med at holde orden, holder fjernteamet tilsluttet og holder projektfilerne dokumenteret. Hun siger endvidere, at SharePoint hjælper med at holde projektledere og administratorer ansvarlige. Hendes team har et stort antal af hendes teammedlemmer, der arbejder fra fjerntliggende steder, men på grund af mobil adgang, de var i stand til at opretholde dokumentstrømmen.