Start, Stop, Fortsæt Tutorial

gæstepost skrevet af

David Ciccarelli

administrerende direktør for Voices.com

jeg er ikke sikker på, hvor længe det havde foregået, før jeg indså det, men det var sandsynligvis et stykke tid.

måske en lille baggrund ville være nyttigt at starte. Som medstifter af et hurtigt voksende firma, især i vores tidlige år (som var for få år siden), var jeg meget vant til at gøre alt. Vi voksede, og tingene udviklede sig, og jeg behøvede langsomt ikke at gøre alt – men selv da havde jeg stadig en god fornemmelse af, hvordan jeg skulle gøre det, hvis jeg havde brug for det. Bestemt havde jeg en stor forståelse for, hvad alle de forskellige små ting var, som sammen kørte virksomheden fremad.

nu, i min rolle som administrerende direktør for et selskab med næsten 100 mennesker, er mit fokus med rette på det store billede: at drive strategien fremad, skabe visionen og se den næste mulighed. Af nødvendighed rammer de små ting ikke min radar så meget. På intet tidspunkt dog, blev de mindre vigtige, og heldigvis har jeg gode mennesker til at være mine øjne.

problemet er selvfølgelig, at disse øjne aldrig har mangel på andre ting at gøre. Folk har fuld job og fuld to-do lister. De kender alle smertepunkterne, fordi de føler dem, men af forskellige grunde føler de sig også for travlt til at gøre noget, at de ikke har autoritet eller midler til at indlede forandring, ikke fuldt ud sætter pris på virkningen eller på anden måde ikke kommer rundt til det.

sådan endte det med, at vi sad på 5 fulde dage med pengestrøm. Nu, ved første læsning, det virker måske ikke som sådan en big deal – så pengene kommer i døren 5 dage senere, end det ellers kunne være; vi betalte stadig regningerne. Men som virksomhedsledere kan empati, selv 1 dag med ekstra pengestrøm kan være ekstremt indflydelsesrig økonomisk. Mange ville give deres venstre arm for bare 1 dag! Så hvordan fik vi de fulde 5 ekstra dage med kontanter?

vi sendte en e-mail til vores kunder og bad om det.

Ja – det var så simpelt. Vi plejede at sende en e-mail til en kunde, når en regning skulle betales, og i stedet, vi sendte det omkring en uge før. Og gæt hvad? De betalte. Det er så smerteligt simpelt, men det er en af de små ting, som jeg ikke så, og lærte ikke muligheden eller dens løsning, før jeg spurgte (indsæt ‘hånd til pande’ her).

hvad jeg dog indså, var at identificere alle de små ting, der gør store forskelle, ikke kunne ske bare ved at spørge folk en ad gangen – jeg havde brug for en struktur, en dedikeret proces og en del tid til at gøre det. Den struktur, jeg implementerede, som drillede dette og mange andre indsigter ud, var Start/Stop/Continue-processen, men med vores egen vri. Sådan fungerer det for vores virksomhed og mig i særdeleshed.

opsætning af din Start, Stop, Fortsæt Session

jeg inviterede hele afdelinger til en dedikeret mødetid og delte, at vi ville brainstorme på ting i deres område, som vi skulle starte, stoppe eller fortsætte med at gøre. Jeg introducerede deltagerne til sessionen ved at forklare det i løbet af det sidste kvartal eller år, vi har alle været involveret i en række aktiviteter, projekter og relationer. Tid, som det var, tillod os ikke at forfølge lovende muligheder, der stirrede os lige i ansigtet, primært fordi vi allerede var overforpligtede. Hvis bare vi havde tid, energi og ressourcer til at starte det nye projekt.

jeg fungerer som facilitator for sessionen, hvilket er et centralt punkt. Med ansvar for at moderere gruppens aktivitet og bringe klarhed over, hvad der bliver sagt, sikrer dette, at mit fokus er på at lytte snarere end at deltage. Ud over selvfølgelig at give mig et forreste sæde til samtaler, som jeg måske ellers ikke har hørt.

jeg sørger også for at have en separat person, der tager detaljerede noter under de tre overskrifter i Start, Stop og fortsæt. At komme ind i et rum med en tavle eller et middel til at vise noterne i realtid er også nyttigt.

Start

det bedste sted at begynde er selvfølgelig Startspanden. Hvilke ideer giver mest mening at udføre på? Er betingelserne rigtige for at komme videre med en ny proces, initiativ eller aktivitet i betragtning af det nuværende klima på kontoret? Nu er det tid til at kortlægge et nyt kursus for at få territorium i områder, du ved, at muligheden venter.

overvej at have et par førende spørgsmål klar, såsom:

• “hvis penge ikke var en faktor, hvor ville du investere?”
• ” Forestil dig at have en anden person på dit team. Hvilket projekt vil du tildele dem, som vi endnu ikke er begyndt på?”

afhentningen skal være en dejlig liste over friske ideer, der ikke er startet før.

Stop

hvad skal virkelig stoppe? Er der noget, der bruger meget af din tid til meget lidt afkast eller belønning? Spotting aktiviteter, der distraherer dig fra din kerne formål og derefter fjerne dem kan være som et pust af frisk luft. Hvis du finder ud af, at en proces skal ændres, eller at et bestemt aspekt af, hvordan du gør noget, forårsager en overdreven mængde stress, er det en anden kandidat til diskussion i Stopfasen.

på bagsiden kan du høre teammedlemmer sige, at selvom de nyder en bestemt aktivitet eller et initiativ, føler de, at det har kørt sin kurs. At være i stand til at stoppe noget giver dig mulighed for at give plads til andre værdige sysler. Bare husk dog, at hvis du stopper noget, skal du overveje, hvem der ellers i virksomheden din beslutning kan påvirke. Hvis du finder ud af, at det, du gerne vil stoppe, involverer folk i en anden afdeling, skal du konsultere dem om, hvad du gerne vil gøre, og virkelig overveje deres perspektiv, før du Steamroller videre med din beslutning. Du ved aldrig, hvor meget indflydelse din beslutning vil have, så sørg for at spørge, før du skriver din beslutning i sten.

til dette afsnit inkluderer nogle spørgsmål at komme i gang:

• “hvad ville du skære fra din arbejdsdag, hvis du skulle forlade tidligt til ferie?”
• “hvilke aktiviteter placerer du mentalt nederst på din opgaveliste, selv før du har skrevet den?”
• “har du nogensinde bemærket et område af dit job, der konsekvent bliver stødt til den næste dag eller endda næste måned? Hvad er det, og hvorfor er det så let at udsætte indtil et senere tidspunkt?”

Fortsæt

husk det gamle aksiom, “hvis det ikke er brudt, skal du ikke rette det”? Overvej Fortsættelsesfasen som en tid til at identificere og evaluere, hvilke aktiviteter der fortsat viser positive resultater. Dette afsnit giver dit team mulighed for at identificere de områder, som de mener bidrager positivt til din virksomheds succes. Disse aktiviteter skal være livgivende, der opretholder den nødvendige indsats for at fortsætte med at nå dine mål.

Hold samtalen i gang ved at spørge:

• “hvor tilfører vi mest værdi til vores kunder?”
• “hvilket ansvar finder du personligt mest tilfredsstillende?”
• “er der en aktivitet, der definerer vores virksomhedskultur, som vi skal fortsætte med at gøre?”

Anerkend at du leder efter bekræftende udsagn, og at det risikerer at blive corny. Hold samtalen fokuseret på vigtige interessenter, nemlig dine kunder, medarbejdere og investorer. Lyt efter de taknemmelige følelser til overfladen, såsom det tidspunkt, hvor vi virkelig “imponerede” kunden, eller vi hjalp med at vende en hård situation. Det er de minder, der holder kunderne for livet og medarbejderne engageret på arbejdspladsen.

Hvad kommer næste

når du har mødt med alle grupperne, har du en stak papirer med din organisations ideer. Samme uge skal du beslutte, hvad der giver mening at gå videre med nu, og hvilke du skal beholde, men for en anden gang (og indstil, hvornår det vil være). Udvikle implementeringsplaner efter behov, husk at hvis du kan få nogle af de hurtige gevinster opnået først, vil du give alle bevis for, at deres mening var vigtig, og at processen var værdifuld.

endelig skal du love at mødes igen for at sikre, at varerne var komplette og planlægge en ny Start, Stop, Fortsæt session om et par måneder (vi gør vores to gange årligt).

ved at demonstrere din vilje til at udforske alle facetter af din virksomhed, at lytte til hver medarbejders meninger i en gruppeindstilling og og at handle på de områder i nød, kan du blive overrasket over, hvad du lærer, og hvordan et par små ændringer kan resultere i enorme gevinster. Vi fandt 5 ekstra dage med pengestrøm-jeg spekulerer på, hvad du vil opdage?