Complete conference Planning Checklist

BY admin
|

värd för en lyckad konferens har många fördelar. De inkluderar att hjälpa till att marknadsföra din organisation och nätverk, förutom att utöka din räckvidd genom marknadsföring och branschförespråkare. Bäst av allt, du kan generera intäkter!

senaste händelse marknadsföring statistik visar att 41 procent av marknadsförare tror att händelser är den enskilt mest effektiva marknadsföringskanal över digital reklam, e-postmarknadsföring och innehållsmarknadsföring. Detta återspeglar en ökning med 32 procent sedan 2017, enligt Bizzabo.

det finns en mängd olika faktorer att tänka på när du planerar din konferens. De två bästa faktorerna till att börja med är årstiden och platsen. När du bestämmer dig för den bästa tiden på året att hålla din konferens, tänk på högsäsongen för dina deltagares företag och yrkesroller. Du vill hålla dig borta från deras upptagna perioder, när de inte nödvändigtvis kommer att kunna delta i ditt evenemang.

ur ett budgetperspektiv, var medveten om toppkonferenssäsongen i regionen du planerar att hålla din konferens, till exempel januari-mars, på semesterorter. Tänk också på destinationer som kanske inte är de första som kommer att tänka på. Andra och tredje tier städer kan erbjuda unika överklagande, samt leverera bra priser för dem som är mer budgetmedvetna.

du vill erbjuda deltagarna en utmärkt konferensupplevelse, vilket kan vara en utmaning. Det finns många aspekter på planeringsprocessen. Det kräver ett dedikerat team av människor, med expertis inom olika konferensplaneringsområden, för att hantera den olika uppsättningen aktiviteter. Dessa aktiviteter täcker spektrumet, från marknadsföring och registrering, till mötesplanering och agendaplanering.

det är absolut nödvändigt att ha en checklista för konferensplanering för att hålla allt i ordning. Checklistan är ett allomfattande dokument som innehåller en lista över uppgifter som du och ditt team behöver slutföra före, under och efter en konferens.

checklistan hjälper också till att hålla ditt team på samma sida, med viktiga datum och objekt som du inte vill missa. Du måste uppdatera checklistan varje vecka, för att hålla det ett levande dokument och se till att du håller dig på rätt spår.

det finns olika sätt att närma sig en checklista för konferensplanering. Det kan brytas ut av pre, plats och post objekt, efter kategori av aktivitet, eller kan vara i tidslinje ordning. Oavsett format måste det innehålla förfallodatum och vem som är ansvarig för varje rad.

här är ett exempel på en checklista för konferensplanering, som innehåller höjdpunkterna:

kampanjer

  • utveckla en händelse marknadsföringsplan
  • Bestäm händelse varumärke strategi
  • strategisera tema, baserat på plats och mål händelse
  • initiera försäljningsprogram för sponsorer och leverantörer
  • skapa en dedikerad konferens webbplats
  • utveckla annonser och schema
  • utveckla sociala medier inlägg, innehåll och schema
  • utveckla pressmeddelande och samordna andra PR-aktiviteter
  • utveckla eblast series påminnelser och schema
  • distribuera reklambroschyrer eller flygblad

konferenslokal

  • initiera begäran om förslag (RFP) med konventionen och besökare Bureau (CVB) i önskad plats(s)
  • forskning konferens center venue alternativ
  • genomföra inspektion på platsen
  • slutföra val, bekräfta detaljer och förhandla kontrakt
  • initiera RFP för audio/visual och Wi-Fi
  • upprätta schema för Rumsblockrapporter från hotellet
  • koordinera säkerhet
  • planera catering-och bankettbeställningar, inklusive mat och dryck

off-site & Destination relaterade aktiviteter

  • granska och välj DMC partner
  • forskning off-site alternativ, att erbjuda konferensdeltagare
  • slutföra off-site kontrakt
  • slutföra off-site räknas
  • bekräfta transport
  • verifiera pick-up tider och platser

allmän planering

  • utveckla händelsebudget
  • ordna avboknings-och ansvarsförsäkring för evenemang
  • ansök om musiklicens
  • samordna personalresor
  • skapa en daglig checklista och uppdrag på plats
  • utveckla en intern” show flow ” – agenda
  • hyra showentreprenör; bestäm utställningsområdet layout
  • Bestäm och slutför underhållning
  • Bestäm och köp giveaways
  • utveckla Programbok
  • implementering av mobilappar
  • granska skyltalternativ och ordning
  • koordinera dekorationer
  • koordinera eventuella speciella behov
  • utveckla en master slide däck, att inkludera sponsor diabilder

registrering

  • ange registreringsavgifter
  • Ställ in ett registreringssystem och online-registrering
  • samordna märken
  • beställa nyckelband, bestämma slutliga kvantiteter
  • var redo med torget för att behandla betalningar

högtalare

  • kontakta Högtalarbyråer för att källa till huvudtalare
  • identifiera branschämnen och högtalare
  • slutföra ämnen och högtalare
  • utveckla kalkylblad med högtalare med all kontaktinformation
  • schemalägg prep-samtal med högtalare
  • samla högtalarpresentationer
  • Lägg till högtalare på webbplatsen
  • koordinera VIP-hotellbokningar

post evenemangsplanering

  • uppdatera konferenswebbplatsen efter konferensen händelse
  • skicka tackbrev
  • distribuera efterhändelsenkäter
  • svara på plats och CVB efterhändelsenkäter
  • utveckla efterkonferensrapport om finansiell information och resultat

även om jag delade några av mina bästa konferensplaneringstips, som du kan se från denna omfattande checklista, berör händelseplanering många områden och har många lager. Beroende på tid och resurser kan det vara vettigt att arbeta med en konferensplaneringspartner, som har sitt eget dedikerade team och kompetensen att hantera alla typer av evenemang.

det finns konferensplanering företag som specialiserar sig inte bara i händelsehantering, men också kan erbjuda ett komplett utbud av tjänster, inklusive marknadsföring. Att ha ett företag att hantera alla komponenter kommer att resultera i en mer sömlös, trevlig och framgångsrik konferens.

behöver du hjälp med att planera din nästa konferens? Kontakta oss idag, för att få konversationen igång.