de bästa böckerna om produktivitet

kan böcker lära oss att vara mer produktiva?

absolut. Jag tror att böcker kan ge en ram och modeller att tänka igenom. Mycket av min karriär har byggts på att undersöka, förstå, klargöra och formulera en tankeprocess som gör människor oerhört mer produktiva. Vid något tillfälle fick jag reda på att det jag hade lärt mig under min 25-åriga karriär var unikt, att ingen annan hade gjort det och att det var skottsäkert om du implementerade det. Jag blev övertygad om att jag bara skulle skriva manualen. Så jag skrev Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, som först publicerades 2001.

den första helgen var det på hyllorna i Barnes & Noble i USA, en kvinna mailade mig att säga: ’Wow, David, Jag plockade upp din bok. Jag läste den och den förändrade mitt liv.’Jag tänkte:’ Ja! Eftersom jag inte var tydlig med att jag kunde sätta mig i boken eller att jag faktiskt kunde överföra något genom det skrivna ordet. Det var fortfarande lite okänt för mig.

absolut. Att få saker gjorda gjorde en enorm inverkan. The Guardian också kallade det ” inget annat än livet förändras.”Men varför tror du att det hade ett så stort svar? Jag antar att det jag frågar är: varför har människor haft ett så känslomässigt svar på vad som är en rad administrativa uppgifter?

Tja, friheten och den frigjorda energin som tillämpar tankeprocessen och övningen ger är omedelbar och mycket utsökt för människor. Särskilt om de vill förbättra sitt liv på något sätt, form eller form.

men den märkliga paradoxen är att de människor som är mest lockade till att få saker gjorda är de människor som behöver det minst. De är redan de mest produktiva, ambitiösa, positivt fokuserade människorna. De behöver bara mer utrymme; de har bara slut på rummet, med tanke på deras kreativitet och deras inspiration och allt arbete som de gör. Så de är extremt hungriga efter något som ger dem mer utrymme. De vet hur mycket mer värde de kunde producera om de frigjordes eller hade mer utrymme och mer utrymme att göra det.

så det finns goda och dåliga nyheter. Den goda nyheten är, jag får hänga med några av de coolaste människor du någonsin har träffat, som lockas till mitt arbete. Den dåliga nyheten är att de människor som verkligen behöver det här inte dyker upp. De är bara inte medvetna nog att vara medvetna om att de kan ändra eller är intresserade av det. De flesta, även om de kan klaga på att vara överväldigade eller förvirrade, tror att vad de gör är tillräckligt.

hur tidskrävande är det att använda en produktivitetsmetod som din egen? Att få saker gjorda rekommenderar att man utarbetar listor över mål, delar upp dem i uppgifter, utarbetar att göra-listor och väger dem efter prioritet. Den skeptiska delen av mig undrar om vi kan vara bättre att använda den tiden bara för att komma direkt till arbetet.

Tja, min metodik lägger inte till arbete. Det har faktiskt du få ditt arbete gjort mycket lättare, direkt. Så det är inte extra saker. Det är roligt, folk blir arg på mig om sina listor. Jag säger: ’ursäkta mig, Det är inte min lista. Den är din.’Och hur många gånger vill du fortsätta tänka på något utan att göra några framsteg på det? Snacka om slöseri med tid.

så snart något dyker upp i ditt huvud mer än en gång—om du inte bara gillar att ha tanken—betyder det bara att du ännu inte är lämpligt engagerad i den saken och det tar upp psykiskt utrymme, med hjälp av mentalt utrymme som inte är tillgängligt för något annat. Och så validerade han det i en mycket noggrant undersökt bok.

Ja, det är en bra poäng. Låt oss prata om dina bokrekommendationer. Först och främst har vi neurovetenskapsmannen Daniel Levitin ’ s the Organized Mind. Detta var en stor bästsäljare tillbaka 2014. Kan du berätta varför du rekommenderar det?

Tja, det är typ av en rolig historia. Jag har träffat Dan-Han är en bra kille. När han var halvvägs genom att skriva sin bok kom han över min och freaked out, och han gick till sin redaktör för att säga: ’Åh min Gud, kanske borde jag bara sluta—för David gjorde det. Så det är väldigt simpatico.

jag är glad att han inte slutade eftersom han har ackumulerat och kuraterat en hel del riktigt cool forskning som i princip bara validerar behovet av en extern hjärna. Ditt huvud är inte utformat för att komma ihåg, påminna, prioritera eller hantera relationer med mer än fyra saker—och det är nya kognitiva vetenskapsdata. Jag har känt detta erfarenhetsmässigt de senaste 35 åren: ditt huvud är för att ha ideer, men det är en hemsk plats att hänga på dem. Jag menar, ditt huvud är ett skit kontor.

så han validerade det i en mycket noggrant undersökt bok. Han är Professor Emeritus vid McGill University, stipendiat vid Haas School of Business i Berkeley . . . Jag menar, den här killen har creds upp wazoo. Jag tyckte det var bra—och det är en bra påminnelse för alla som tycker att du bara ska bära saker runt i huvudet för att växa upp.

är det här en bok som erbjuder ett system för att förbättra produktiviteten, eller är det en som rekommenderar att vi ska ha ett system?

det rekommenderar att du bör ha ett system. Jag menar, Dan har några tips och tricks och tekniker där inne som är användbara, men vi känner alla till dem. Lägg saker framför dörren så att du inte glömmer det på morgonen. Du kan kalla det ett system, men det är bara uppenbart.

i boken påpekar han att våra hjärnor har en daglig bearbetningsgräns och vi kan slösa bort det på att titta på roliga bilder på vår telefon eller läsa artiklar online.

men distraktioner har alltid funnits. Är internet så annorlunda?

bara i hastighet och volym, det är allt. Och tillgängligheten och ubiquity av det. Om du var ute i skogen skulle det ta ett tag att hitta saker att distrahera dig, men du kunde fortfarande. Men nu är det i fickan. I nästa bok, som du ser, Theo Compernolle har en stor rant om hur grunda människor tänker nu. Att bara ha din iPhone i fickan eller din handväska eller ditt paket skapar en dopaminhopp och undrar vem som kan pinga dig.

det är mycket beroendeframkallande, allt det där är. Men frågan är gammal som Smuts. Om du vet vad du gör är det en bra tid att leva, för wow, hur coolt är det att du och jag kan prata på Skype från andra sidan världen? Du har ett stort nätverk av människor globalt som du kan chatta med, umgås med och få värde från och dela med. Hur snyggt är det? Men det är väldigt lätt att bli ansluten till det om du inte är säker på vad du gör, eller om du vill hitta ett sätt att undvika att göra det tuffa, fula du vet att du behöver göra.

absolut. Jag vet att många studier har visat att det är bra för kreativitet att vara uttråkad; men genom att bära internet i våra fickor innebär att vi mycket sällan någonsin uttråkad dessa dagar. Jag menar, jag har märkt att den andra någon har någon form av negativ känsla, det omedelbara som de flesta kommer att göra är att ta ut sin telefon för att distrahera sig själva. Låt oss gå vidare till vår nästa produktivitetsbok, BrainChains. Theo Compernolle är en neuropsykiater, så det är ett intressant mönster redan. Är en takeaway som vi behöver förstå våra hjärnor för att vara mest produktiva?

Tja, du borde förstå bara en mycket enkel ide som Theo talar om: det finns tre delar av din hjärna. Den mest evolutionära, äldsta delen är den limbiska delen-det är överlevnaden. Det är den som lever i nuet. Det är den som känner igen tigrar och björnar och åskväder och bär och saker att äta och så vidare. Det är exekveringsdelen av din hjärna som fungerar extremt bra för att hålla dig vid liv på savannen och i djungeln.

sedan, senare på evolutionär vis, utvecklade du framhjärnan. Framhjärnan är den tänkande delen, den framtida delen, den del som kan göra planer, sätta mål, ha visioner och så vidare. Som Theo påpekade är det den del som faktiskt kan bli trött. Två andra vänner till mig, John Tierney och Roy Baumeister, när de skrev Willpower: Rediscovering the Greatest Human Strength—som är en annan bok som kunde ha gjort det till listan—talade om beslutsutmattning: forebrain har bara en viss mängd hästkrafter som den kan använda innan den blir trött, uppriktigt sagt.

men Theo påpekar att det finns en tredje del av hjärnan, en mycket viktig del som jag inte tror att de flesta är medvetna om, kallad arkiveringshjärnan. Den arkiverande hjärnan är den del av dig som tar alla de mångfaldiga ingångarna som vi får 24/7 och börjar sticka ihop. Det fungerar bortom ditt medvetna sinne. Därför är sömn det bästa stället för din arkivhjärna att förstärka och återuppliva alla andra delar av din hjärna, och det är absolut nödvändigt.

”du måste dagdrömma, du måste låta ditt sinne vila eller ta en tupplur”

det är också varför det är nödvändigt, var 90: e minut, att gå upp och gå runt i fem minuter. Du måste dagdrömma, du måste låta ditt sinne vila eller ta en tupplur. Och Theo curated i BrainChains över 600 av de senaste kognitiva vetenskapliga forskningsstudierna för att dra ihop sin grundläggande rant på denna punkt.

jag älskar bara att sova. Varje natt tittar jag på min kalender för att se hur sent jag kan sova på morgonen, för jag älskar det bara. Jag trodde jag var lat. Nu efter att ha läst all den nya kognitiva vetenskapen är jag bara sofistikerad. Jag optimerar bara min kognitiva funktion genom att sova när jag kan och ta en tupplur när jag har råd att! Bra grejer.

faktum är att jag skulle vara ganska orolig om du inte får sju till nio timmars sömn per natt. Det finns några personer, jag tror att han nämner det, det finns några personer som kan klara sig med mindre. Men de flesta behöver åtminstone så mycket sömn för att verkligen optimera dina kognitiva funktioner.

Ja. Matthew Walkers bok Varför vi sover är ett annat utmärkt fackverk som understryker vikten av god, ostörd sömn. Men det verkar kollidera med kulturen i många högdrivna yrken—säg i de ekonomiska och juridiska världarna, för att inte tala om medicin, som vi bara kommer till—vilket kräver att arbetare klarar sig på mycket lite sömn.

Ja, ja, de har fel.

Låt oss prata om checklistan manifest av Atul Gawande. Detta publicerades 2009.

Ja, Det har varit där ute ett tag, som du vet. Men det är bara en sådan klassiker. Atul-som är en bra kille, en super smart, stor välkänd kirurg i USA—helt enkelt sagt, ’piloter har checklistor, men kirurger inte.’ anledningen är att piloterna är i planet, höger. Så jag antar att om du arbetade på dig själv, skulle du vara ganska jävla säker på att du hade en checklista eftersom du upplever effekterna av det.

bara de enklaste typerna av saker-kirurger försummar att tvätta händerna, till exempel. Atul talar verkligen om hur absolut kraftfulla checklistor är, och jag tror att han gör en mycket kreativ punkt: att checklistor är inte bara några statiska, tråkig sak. De tillåter dig faktiskt att göra utmärkt arbete och frigöra din hjärna genom att inte behöva fortsätta komma ihåg vad du behöver göra när. Det gör att din hjärna kan vara mycket mer kreativ om vad du än gör. Som ett exempel-ja, till exempel, gillar du att laga mat?

Åh visst, jag älskar det.

Ja, någonsin läst recept?

ibland.

ja, så det är en checklista, du läser receptet. Men jag slår vad om att du inte håller fast vid det.

Nej. Jag brukar bara använda de ingredienser jag har i huset.

rätt, men det ger dig friheten att vara kreativ och spontan och göra riktigt coola saker.

Åh, jag förstår vad du menar. Det ger en grundläggande ram. Jag skulle aldrig bara gå ut och uppfinna en hel maträtt från början. Allt nytt jag lagar mat är alltid baserat på ett recept av något slag.

höger, höger. Du behöver en checklista. Jag har massor av checklistor. Du kan kalla vad som helst en checklista. Din kalender är en checklista. Vad behöver du kontrollera för att veta var du behöver vara när, och att hitta dig själv i tid och rum? Så allt, varje typ av en lista som är en påminnelselista, är någon form av en checklista. Även din dag-kanske saker. Även maten jag kanske vill laga mat någon gång, böcker jag kanske vill läsa någon gång, filmer jag kanske vill se, städer jag kanske vill besöka, et cetera. Det är alla checklistor.

någon som tycker att checklistor är tråkiga och onödiga—Åh, kom igen, har du ens en kalender? Du erkänner redan att din hjärna inte kan göra det, och att du behöver någon extern påminnelse så att du kan känna dig bekväm om var du är och vad du gör.

jag är helt förlorad utan att kalendern på min telefon skickar mig påminnelser. Låt oss komma tillbaka till frågan om teknik och produktivitet med nästa bok, det oundvikliga av Kevin Kelly.

Kevin är en cool kille. Han var den första redaktören för tidningen Wired. Kevin sade att anledningen till att det kallas ’det oundvikliga’ är att dessa är 12 trender som pågår, och om du gillar dem eller inte, de kommer inte att sluta. Kanske överskattade han fallet lite, jag är inte säker, men han sa: Vi är i en tid just nu, en topp i vår kultur, som är viktigare än den industriella revolutionen, när det gäller hur mycket det kommer att förändra världen. Han pratar om artificiell intelligens och virtuell verklighet, sådana saker.

han sa: ’artificiell intelligens är bara de saker som inte har implementerats ännu.’Han sa:’ Du vet inte hur mycket som redan händer. Så fort du kör och använder Google Maps tar artificiell intelligens redan den informationen och uppdaterar allas kalendrar och allas GPS och allas trafikmönster som du ser. Det är redan på.’

så det är fascinerande att se hans 12 trender. Jag älskar hans första kapitel. Han sa, ’ Du kommer aldrig att bli riktigt bra på någonting, för allt fortsätter att uppdateras. Du måste ständigt uppdatera ditt kylskåp, din tvättmaskin, dina datorer, dina telefoner, kanske dina relationer, Gud vet.’

ett bra exempel är Quicken.

detta är pengar-programvara.

jag brukade kunna ignorera Quicken-uppgraderingarna och säga, ’Åh, kom igen, Quicken fungerar bra. Tills vid en viss tidpunkt, om du inte uppgraderade, skulle det hela inte fungera, med tanke på alla nya saker som de gjorde. Så de fick mig. Jag måste uppgradera. Så varje gång en Quicken uppgradering dyker upp, jag går, ’ja, okej, installera. Livet är så.

och hur påverkar förståelsen av teknisk förändring (genom böcker som detta) vår produktivitet?

Åh, jag är inte säker än. Det finns ett stort antal studier som jag har sett som i princip säger att produktiviteten inte har ökat under de senaste 10 eller 15 åren, medan tekniken har exponentiellt ökat. Så en ökning av tekniken betyder inte nödvändigtvis en ökning av produktiviteten. I själva verket, för vissa människor är det som, ’Herregud, jag fick ett nytt datorprogram jag måste lära. Geez, min produktivitet gick bara ner i avloppet på grund av att jag försökte förstå och hur man optimalt använder tekniken. Så det är både goda och dåliga nyheter. Den goda nyheten är att det finns coola saker där ute som du kan använda; de dåliga nyheterna är att det inte är gratis.

så om vi vet vad som kommer, kan vi känna igen det när det kommer och vad det kan göra för oss, antar jag.

Ja och uppriktigt sagt finns det verkligen inget nytt som har förändrats sedan ordbehandlaren och kalkylbladet verkligen. Eftersom dessa saker förändrade spelet . . . Jag menar, det finns så många människor som driver hela sitt liv och sin verksamhet med Excel, eller hur? Använder du Word för att skriva dina saker?

naturligtvis.

jag är gammal nog att komma ihåg radera tejp på en manuell skrivmaskin. Det är bäst att det är rätt innan du börjar skriva. Herregud, radera tejp var en smärta i rumpan. Men ordbehandlare fungerar mycket mer som din hjärna fungerar. Du gillar att ha ideer och sedan ta reda på vad du ska göra med dem. Så det var spelbyte, verkligen spelbyte, liksom när WYSIWYG dök upp med ordbehandlaren—vad du ser är vad du får. 1970, om du skulle skriva ett brev, behövde du en programmerare på datorn.

så dessa saker förändrade spelet. Allt annat har för det mesta bara ökat och ökat volymen till våra källmaterial. Det är ganska mycket det, så på ett sätt finns det inget riktigt nytt förutom innehållets hastighet och volym. Det är vad mycket av tekniken verkligen har gjort. Och jag tror att det är Kevins punkt: vi väntar fortfarande i vingarna för coola saker som vi inte har sett än, det kan verkligen påverka allt det.

du släppte Getting Things Done 2015 för att ta hänsyn till tekniska förändringar. Hur mycket var du tvungen att ändra?

vad jag gjorde var att haka en hel del av mina referenser till teknik, eftersom nya saker nu dyker upp varje vecka. Vid senaste räkningen fanns det över 300 appar som byggdes runt min Getting Things Done methodology (GTD)—inte min, bara andra som säger, ’Wow, allt jag behöver är listor, låt mig hitta ett coolt sätt att göra en listhanterare med olika klockor och visselpipor. Så de dyker bara upp regelbundet. Jag nämnde tekniken i den första upplagan eftersom de flesta inte var medvetna om hur de kunde använda sin teknik för att genomföra att få saker gjorda. Så jag nämnde Outlook, Jag nämnde Lotus Notes. Jag nämnde Palmpiloten. Är du gammal nog att minnas Palmpiloten?

vagt, ja.

du måste ha varit en liten bebis. Jag nämnde dem helt enkelt för att det var ett nytt sätt att tänka på hur man använder tekniken—att hantera listor på ett lämpligt sätt. I den nya upplagan bestämde jag mig för att ta bort många av dessa referenser, eftersom det skulle datera det i veckan. Människor fokuserar sedan på verktyget, inte metoden, vilket verkligen är kärnan i GTD. När du väl har fått metoden getting things done under ditt bälte kan alla verktyg fungera.

absolut. Låt oss gå vidare till din sista bok. Det här är Oliver Burkemans motgift. Vi är ett stort fan av Burkeman på fem böcker. Vi intervjuade honom när den här boken släpptes om kraften i negativt tänkande. Varför rekommenderar du den här boken i samband med produktivitet?

eftersom min fru fortsatte att läsa den och skratta högt, vilket hon nästan aldrig gör. Han är en så bra författare och han har så bra historier där inne. För de av oss som har varit runt självförbättring, självutveckling, Personlig tillväxt spel för 40 år, det var så kul att läsa. ”Lycka för människor som inte tål positivt tänkande” är en rolig undertext. Men innehållet är, som du vet, mycket mer sofistikerat än titeln representerar.

han beskriver Stoicism, filosofin att acceptera nuvarande verklighet så att du kan gå förbi den. Det är ett sådant nyckelelement. Det är ett verkligt nyckelelement för att få saker gjorda, på ett sätt, för att många människor motstår det jag undervisar för att de inte vill titta på alla åtaganden som de har gjort, möta dem. Hallå, det tar de flesta människor en till sex timmar bara för att identifiera alla de ’skulle,’ ’kunde,’ ’borde,’ ’behöver,’ ’borde’ uppgifter som banka runt i sitt psyke.

de flesta människor vill inte engagera sig i den verkligheten. Det är ett mycket bra exempel på vad Oliver pratar om. Det här är inte nah-nah-nu-nu-fru-fru Grejer. Detta är: kan du bara ta itu med vad du har åtagit dig, vad händer och vad som finns i ditt ansikte? För om du inte gör det är det väldigt svårt att gå framåt utan motstånd.

tack. Som en sista fråga, Vem kan dra nytta av dessa böcker?

alla. Alla som vill förbättra sitt liv. Någon som vill ha sitt liv, 18 månader från nu, att vara bättre eller mer kreativ eller mer expansiv än det för närvarande är. Varje livslång elev-det är min breda definition. Någon som vill kunna göra mer, bättre; ha mindre stress; ha roligare; ha mer något, i motsats till att bara vara självbelåtna.