hur man skapar ett projekt färdplan: en verktygslåda för framgång

kommunicera ditt projekt mål och strategi är inte alltid lätt. Ofta vill viktiga intressenter och chefer se hur ett projekt kommer att utvecklas men har inte tid att tråla igenom en alltför detaljerad plan.

det är därför en projektkarta är så användbar. Det erbjuder ett kortfattat sätt att kartlägga projektets milstolpar och mål så att beslutsfattarna vet vilka resultat som kan förväntas och när. Det är också ett sätt att skapa effektiva arbetsströmmar som hjälper dig att delegera och hantera uppgifter från början.

här täcker vi grunderna för att skapa en projektplan, från att ställa in en realistisk tidslinje för att skapa balanserade arbetsströmmar med definierbara mål.

vi har lagt till snabblänkar som hjälper dig att navigera i guiden och hitta den information du behöver:

• Vad är en projektkarta?
• projektplaner och agile: vad är länken?
• hur man gör ett projekt färdplan: steg för steg
• Steg 1: Definiera projektmål och planer
• steg 2: skapa en realistisk tidslinje (exempel ingår)
• steg 3: bedöma värdet och riskerna för varje projektuppgift
• steg 4: överväga kostnader och resurser
• Steg 5: delegera effektivt
• steg 6: Ange uppnåbara milstolpar
• beredskaps-och riskhantering
• viktiga hämtställen

Vad är ett projekt färdplan?

en projektfärdplan ger en högnivåöversikt över ett projekts mål, mål och resultat. Den presenteras som en tidslinje som visar när och hur viktiga milstolpar i projektet kommer att uppfyllas.

en projektplan ska vara enkel och koncis. Undvik att inkludera för mycket detaljer, eftersom detta går in i huvudprojektplanen. Din färdplan bör ge en styrning på projektets tidslinje, vilket gör det lättare att hantera intressenternas förväntningar och kommunicera nästa steg och milstolpar till teamet.

Tänk på en projektkarta som en överblick resurs som kompletterar huvudprojektplanen. Det ger en strategisk översikt över ett projekt, så att alla kan granska projektets status när det går mot slutförande.

här tittar vi på vad en projektkarta ska innehålla:

• mål och mål
• en tidslinje som beskriver viktiga milstolpar
• resultat
• risker
• oförutsedda händelser

projektplaner och agile: vad är länken?

Agile projektledning håller på att bli normen i processdrivna discipliner, eftersom företag ser ut att flytta bort från styva arbetssätt till förmån för korta utvecklingscykler som fokuserar på kontinuerlig förbättring och optimering. Men hur passar projektplaner in i denna nya ledningspraxis? Och är de fortfarande av värde?

den agila projektledningsmodellen bygger på ett stort samarbete mellan enskilda intressenter och team, som alla samlas för att få projektet att hända. På grund av den mångfacetterade karaktären av denna arbetsdynamik är det viktigt att alla enkelt kan spåra och granska projektets status-och det är där en projektplan kommer in.

en projektplan kompletterar agile management perfekt. Lätt på detaljer men koncisa och hanterbara, färdplaner gör smidig projektledning lätt, med team som får en tydlig bild av projektets mål och mål utan att fastna i små detaljer – vilket är nyckeln till att uppnå en smidig förvaltningsstrategi.

hur man gör ett projekt färdplan: steg-för-steg

en effektiv projekt färdplan bör kommunicera hög nivå projektmål och aktivitet på ett ögonkast. Så här skapar du en projektplan som tydligt beskriver din strategi.

Steg 1: Definiera projektmål och planer

en bra projektfärdplan kommunicerar mål och planer kortfattat och ger detaljer på hög nivå utan att förlita sig på överdrivna planeringsanteckningar och trosor. Din karta ska enkelt kartlägga projektets mål och belysa vad intressenter kan förvänta sig och hur ditt team kommer att uppnå det.

börja med att skapa en lista över resultat. Detta är en fördefinierad översikt över vad som kommer att uppnås, vilket visar projektets värde och genomförbarhet för ledande befattningshavare. Erbjud inte detaljer här; Ange bara dina förväntningar innan du kompletterar målen med en fungerande projekttidslinje.

steg 2: skapa en realistisk tidslinje (exempel ingår)

en tidslinje är den viktigaste delen av ett projekt färdplan. Detta anger inte bara projektets varaktighet, utan hur det kommer att utvecklas, när milstolpar kommer att uppfyllas och hur enskilda arbetsströmmar kommer att samlas för att uppnå mål i linje med dina projekttider.

börja med att bestämma nödvändiga arbetsströmmar och resurser som behövs för att slutföra mål, eftersom dessa kommer att diktera projektets längd och när viktiga milstolpar ska fastställas. Tidslinjen ska identifiera den tid det tar att slutföra dina mål och till vilken kostnad. Hur långt in i framtiden du ser när du kommunicerar dessa tidpunkter och kostnader är upp till dig, och beror på projektets omfattning och arbetsnivån.

nedan har vi sammanställt ett exempel på en projektplan, så att du kan få en klar uppfattning om hur din tidslinje ska se ut.

steg 3: bedöma värdet och riskerna för varje projektuppgift

vissa uppgifter har större vikt och ansvar än andra, så du måste se till att dessa delegeras till rätt personer. Betygsätt varje uppgift efter hur kritisk det är för projektets framgång och tilldela därefter till lämplig teammedlem eller avdelning.

steg 4: överväga kostnader och resurser

varje Arbetsström bör noggrant bedömas för att mäta kostnader och resurser som behövs. Intressenter vill se hur mycket tid, pengar och resurser som investeras i specifika uppgifter, så inkludera denna information i arbetsströmmen.

Steg 5: Delegera effektivt

när du har en uppfattning om kostnadsberäkningar och resurser kan du börja delegera projektaktivitet till enskilda avdelningar och teammedlemmar. Delegering kräver en noggrann balans mellan kostnad och genomförbarhet; det finns liten mening att ge en person huvudägande av en workstream som en kostnadsbesparande åtgärd om det finns tvivel om huruvida de kan uppnå sitt mål. Var realistisk och överväga projektets långsiktiga lönsamhet snarare än kortsiktiga kostnadsstickningar.

tips – en projektkarta är en snabb lösning, så känn inte att du måste inkludera alla detaljer om hur målen ska uppnås. Workstreams är ett sätt att kommunicera ägandet av projektuppgifter på hög nivå, men det bör inte finnas något behov av att gå mer detaljerad än detta.

aktiviteten hos enskilda teammedlemmar kan utgöra en stor del av en bredare Arbetsström, så det finns ingen anledning att inkludera detta i färdplanen. Detta kommer att hålla saker mer flexibla, så att du kan flytta ansvaret och skapa en beredskapsplan utan att motivera varje förändring till intressenter.

steg 6: Ange uppnåbara milstolpar

individuella arbetsströmmar bör bidra till att belysa utvecklingen av ett projekt, och milstolpar är ett enkelt sätt att kommunicera steg-för-steg-framsteg till intressenter. När du etablerar arbetsströmmar gör milstolpar det enkelt att se hur individuell aktivitet hjälper till att uppfylla mål och mål, så att varje aspekt av projektet fortskrider som prognosen i din färdplan.

beredskaps-och riskhantering

när du bygger ut tidslinjen och börjar lägga till definierade arbetsströmmar måste du överväga högriskområden och genomföra beredskapsåtgärder som kommer att styra projektet tillbaka till framgång om något går fel.

riskhantering är avgörande för projektets vägkarta och viktiga intressenter kommer att vilja se att alla eventualiteter har redovisats. Var försiktig med specifika högriskaktiviteter med en lämplig märkning, t.ex. begränsad resurs, potential för externa förseningar eller finansieringsproblem, så att berörda parter redan från början är medvetna om riskområden. Detta hanterar inte bara förväntan utan kan hjälpa dig att lösa problem.till exempel om du godkänner ytterligare finansiering eller resurser för att stödja ett smidigt slutförande av enskilda arbetsströmmar och projektmål.

för att komplettera din projektplan, skapa ett beredskapsdokument som täcker vilka åtgärder som ska vidtas om något av arbetsströmmarna inte uppfyller sitt mål. Detta bör effektivt beskriva en plan B för projektleveransen, med beaktande av riskhanteringsanalys och beredskapsåtgärder.

viktiga takeaways

här är några av de viktigaste takeaways och saker att komma ihåg när du skapar ditt eget projekt färdplan:

• en projektkarta bör vara meningsfull för alla som läser den, vilket ger en kortfattad uppdelning av dina mål, strategi och aktivitet på ett ögonblick. Försök att undvika att inkludera för mycket detaljer; Detta kan ingå i en längre strategi eller planeringsdokument.
• en projektplan bör innehålla två viktiga delar: en tydlig lista över definierade mål och resultat och en medföljande tidslinje som beskriver arbetsströmmarna som hjälper dig att uppnå dina mål.
• var realistisk när du utarbetar en projekttidslinje och tänk noga på vem du ska delegera specifika uppgifter till.
• överbelasta inte arbetsströmmar med granulär aktivitet och processer; inkludera endast information på hög nivå för att hålla projektets arbetsströmmar flexibla.
• be en kollega att känna-kontrollera din färdplan innan du distribuerar den till intressenter. Om de inte kan förstå något eller har osäkerheter om dess uppnåbarhet kan du behöva göra några ändringar.

Klicka här för de senaste nyheterna och funktionerna från Gazprom Marketing & handel eller besök vår hemsida för att ta reda på våra senaste karriärmöjligheter.

de åsikter, åsikter och ståndpunkter som uttrycks i denna artikel är bara våra tredjepartsleverantörer av innehåll och representerar inte Gazprom Marketing & handel. Riktigheten, fullständigheten och giltigheten av alla uttalanden som gjorts i denna artikel garanteras inte. Gazprom Marketing & Trading tar inget ansvar för eventuella fel, utelämnanden eller representationer.