Lease Tracking Software för hyresgäster och leasetagare

för hyresgäster och leasetagare är det säkert möjligt att spåra dina leasingavtal med ett Excel-kalkylblad eller Google Sheets. Men ju fler hyresavtal du har, desto svårare är det att hålla jämna steg med viktiga hyresdatum, dokument och data. Detta gäller särskilt om antalet leasingavtal du har är i dubbla eller tredubbla siffror. Implementering av programvara för leasinghantering effektiviserar dina leasingadministrationsprocesser och förbättrar dina rapporterings -, förhandlings-och prognosfunktioner.

Leasinghantering, ibland känd som lease tracking eller leasing administration, är nödvändig eftersom varje kontrakt har sina egna nyanser och komplexiteter. Hantering av leasingavtal innebär att man dirigerar ett kontrakt till relevanta avdelningar, skapar en leasingabstrakt, förbereder tillgången för användning och slutligen förvärvar den. Någon måste vara ansvarig för att genomföra villkoren i hyresavtalet och fungera som en punktperson för interna intressenter. Lease management software automatiserar många av dessa uppgifter och gör den information du behöver mest mer tillgänglig.

hur man vet om du behöver programvara för lease tracking

om du har mer än tio leasingavtal, då behöver du förmodligen lease management software. Dagliga leasingadministrationsuppgifter kan innebära en hel del manuell ansträngning om du inte använder programvara.

under dagen i livet för en leasingchef kan alla dessa scenarier hända: den juridiska avdelningen begär kopior av kontrakt; fältchefer ber om detaljer om innehavsdatum och kontaktpunkter; och finansavdelningen behöver rapporter för att hjälpa till med prognoser för nästa års budget. Om du behåller dina dokument i filer på en lokal server kan det enkelt ta upp en betydande del av din tid att svara på dessa förfrågningar. Att slutföra dessa uppgifter för bara ett leasingavtal kan vara tidskrävande nog. Därför bör företag med mer än tio leasingavtal överväga en programvara för att spara tid och minska fel.

många leasingchefer använder Excel för att hålla jämna steg med de viktigaste uppgifterna relaterade till deras leasingavtal. Excel kan spara tid, men bara så mycket. Dessutom är det felaktigt. Du måste skapa kalkylbladet och bestämma vilka data du vill fånga. När du har det på plats behöver du fortfarande en separat process för att lagra leasingdokument. När du behöver skapa rapporter om leasing måste du hämta lämplig information från Excel. Och du måste hoppas att ingen har angett felaktiga data i ditt kalkylblad och dina formler är korrekta. Organisationer som implementerar programvara för leasinghantering kan konsolidera dessa funktioner i ett system och eliminera de mänskliga fel som följer med Excel.

vilka branscher behöver vanligtvis leasingprogramvara?

Leasing är en vanlig praxis inom branscher, men det finns vissa sektorer som utövar det hårdare än andra. Detaljhandel, olja och gas, hälso-och sjukvård, tillverkning, och logistik och transport företag alla vanligtvis hyra en stor volym av tillgångar. Villkoren och de dagliga kraven för att hantera leasingavtal för flygplan, Mark, medicinsk utrustning, byggnader eller en fordonsflotta kan vara komplexa. Och företag som hyr specialiserad utrustning eller tillgångar som är utspridda geografiskt är särskilt i behov av system som effektiviserar leasing spårning.

kolla in våra övergångsguider för leasingredovisning här.

välja den bästa programvaran för leasinghantering

det finns ingen brist på leasinghanteringssystem på marknaden. Vissa är skräddarsydda specifikt för fastigheter, utrustning eller fordonshyrningar. Du hittar även gratis och öppen källkod leasing programvara. Leta efter följande funktioner för att se till att du väljer ett system som verkligen sparar tid och skyddar säkerheten för dina leasingdata.

förhindra misstag med kritiska datumvarningar

en av de mest utmanande aspekterna av hyresadministration är att hålla jämna steg med viktiga datum: innehav, påbörjande,uppsägning, förnyelse etc. Att sakna ett viktigt datum kan orsaka avbrott i affärer och leda till överbetalningar. Utan varningar för viktiga datum är det möjligt att glömma att ett leasingavtal innehåller hyresminskning, misslyckas med att förbereda sig för förhandlingar före förnyelse eller missa leasingbestämmelser som kan spara pengar. Och om någon av dessa scenarier inträffar är det osannolikt att uthyraren kommer att varna dig för ditt misstag. Ett leasinghanteringssystem fångar viktiga datum och ger dig automatiska varningar innan dessa datum anländer för att spara tid, pengar och stress.

spåra alla tillgångar

även om ditt företag vanligtvis hyr en typ av tillgång, är det bra att få ett tillgångs-agnostiskt system som kan växa med dig när dina behov förändras. Investera i utrustning Leasing programvara kan verka som en bra ide när du bara hyra tunga maskiner, till exempel. Men vad händer om du bestämmer dig för att ändra din affärsmodell och hyra fältkontor för att sälja dina produkter? Vill du köpa en fastighet leasing programvara och spåra dina hyresavtal separat? Eller byter du till ett system som kan hantera båda? Att börja med ett asset-agnostiskt system hindrar dig från att behöva möta det beslutet.

centralisera leasingdokument

ju fler leasingavtal du har, desto svårare är det att hålla jämna steg med alla kontrakt, tillägg, rapporter och noteringar för var och en. Därför är det viktigt att ha en leasingprogramvara som gör att du kan ladda upp och lagra din leasinginformation, samt utföra en snabb sökning för att hitta den information du behöver om ett visst leasingavtal. Den ideala programvaran låter dig också ställa in kontroller över åtkomst till leasingdokument. Om du har kollegor som behöver visa dokument men inte vill att de ska kunna göra ändringar kan du ge dem skrivskyddad åtkomst. Din leasing programvara bör vara en enda källa till sanning för alla dokument, och denna funktion hjälper till att förhindra fel.

förbättra din rapportering

använda programvara byggd speciellt för leasing ger dig tillgång till rapporteringsfunktioner som gör det enkelt att hämta hyresdata. Den bästa programvaran för leasinghantering gör att du kan generera rapporter baserade på kvadratmeter, geografi, typ av hyresavtal eller något attribut du väljer. Så när finansteamet ber om data för att hjälpa dem att planera nästa års budget, eller när vice vd för verksamheten vill få en uppfattning om hur många tillgångar du hyr i ett visst tillstånd, kan du snabbt svara och känna dig säker på riktigheten i din rapportering.

varför lease tracking är viktigare än någonsin

under de senaste åren har redovisningsavdelningar varit upptagna med att anta nya standarder för hur de rapporterar om leasingavtal. På grund av denna nya vägledning granskar företag och investerare hyresavtal mer noggrant än tidigare. Även om de inte är en del av bokföringsavdelningen kan leasingchefer bli involverade i förfrågningar om dokument och uppgifter om leasingavtal.

före den nya leasingredovisningsguiden hade många företag fragmenterade leasingdata, med olika intressenter som var och en hade sin egen pusselbit. Nu är det absolut nödvändigt för företag att spåra all finansiell information i samband med sina leasingavtal för rapporterings-och revisionssyfte. Även om den processen kan vara tidskrävande, har den sina fördelar.

med en fullständig inventering av dina leasingavtal som fångats i en programvara kan alla i hela organisationen få en mer fullständig bild av dina leasingförpliktelser. Och för företag som ännu inte har antagit de nya standarderna, att hitta en programvara för leasinghantering som enkelt matas in i ett leasingredovisningssystem kommer att spara värdefull tid. Du behöver bara inventera dina leasingavtal en gång, och du har bara ett system att implementera.

effektivisera kommunikationen mellan avdelningar

med den snabba (och potentiellt långvariga) övergången till fjärrarbete har det blivit komplicerat att slutföra samarbetsuppgifter. Att ha ett molnbaserat system för att få tillgång till leasingdata är inte bara en bekvämlighet; det är en nödvändighet. Resurserna är också begränsade, och lease manager-roller kan ha skurits eller kombinerats med andra funktioner. Lease management software gör det möjligt för intressenter i hela organisationen att självbetjäna när de behöver dokument och rapporter.

packa upp det

mellan nya redovisningsregler och ökningen av fjärrarbete är det nu en bra tid att investera i leasinghanteringsprogramvara. Att ha möjlighet att få tillgång till all dokumentation på ett ställe, tillsammans med att få regelbundna varningar om viktiga datum och enkel rapportering är bara några av biprodukterna i en omfattande lösning. Se till att hålla dessa fördelar i åtanke när du går om att läsa recensioner och letar efter den bästa hyresavtal programvara lösning för ditt företag.