meny

om du just har blivit vald till din HOA: s styrelse kan det vara en spännande och överväldigande upplevelse. Du kanske är lite bekant med vad som händer, men du oroar dig fortfarande för att utföra alla dina HOA-roller och ansvar. Vägen till framgång, fastän, börjar med en omfattande förståelse av dina Hoa officers arbetsbeskrivningar.

att bryta ner HOA Officers arbetsbeskrivningar

när du accepterar en av HOA-styrelsens positioner bör du veta att du tar mycket ansvar. Men låt inte det skrämma dig. Din roll som styrelseledamot kan också vara extremt uppfyllande. Men för att utföra dina uppgifter framgångsrikt måste du först veta vad de är.

styrelsen ansvarar för att förvalta hela föreningen. Ibland kommer HOAs att vända sig till ett Hoa-förvaltningsbolag för att uppfylla vissa skyldigheter. Det betyder inte att styrelsen bara kan stå passivt. Om din förening arbetar med ett Hoa-förvaltningsbolag är ditt jobb som styrelseledamot att övervaka uppgifter.

HOA-styrelseledamöternas specifika uppgifter beror dock på tjänstemannens Titel. Här är HOA officers arbetsbeskrivningar:

Hoa Board President

i alla avseenden fungerar föreningens president som operationens ansikte. Det liknar att vara VD för ett företag. Även om varje förening är annorlunda, HOA-presidentens uppgifter och ansvar förblir i stort sett desamma.

för en sak Driver presidenten alla styrelsemöten. De utför också kontrakt, order och dokument på föreningens vägnar. Presidenten hanterar också föreningens dagliga administration. Dessutom ser de till att alla Hoa-styrelseuppgifter uppfylls med samhällets bästa i åtanke.

att lära sig att vara en bra HOA-president kräver ansträngning. Baserat på presidentens arbetsbeskrivning måste alla som tar på sig denna roll ha utmärkt ledarskap, ledning och kommunikationsförmåga. De måste veta hur man delegerar och är en lagspelare. En president är ingen diktator. Snarare ser en president till att hela styrelsen fungerar som en väloljad maskin med samhällets bästa i åtanke.

Hoa styrelse Vice President

HOA vice president, i enkla termer, antar rollen som president när, av någon anledning, den senare inte kan. I så fall uppfyller VP presidentens ansvar. Naturligtvis kan vicepresidenten bara utöva dessa befogenheter i presidentens frånvaro.

andra HOA vice president-uppgifter kan variera beroende på föreningen. De flesta HOAs tilldelar dock VP med ansvar som att hantera grunder och byggnader samt rekreationsfastigheter. Vicepresidenten kan också ta över andra aktiviteter i HOA och leda utskott. Om din HOA anställer arbetare kan vice presidenten fungera som verkställande direktör för personalchefen.

Hoa-styrelsens sekreterare

några av HOA-sekreterarens ansvarsområden inkluderar att upprätthålla och hålla en majoritet av föreningens register. Detta hänvisar till medlemsregister, styrelsemötesposter och andra officiella HOA-poster.

sekreteraren tar också ner mötesprotokoll och skickar ut meddelanden om mötet. Utöver det inkluderar HOA: s sekreteraruppgifter arkivering av företagsårsrapporter och intyg om juridiska handlingar som undertecknats av presidenten på HOA: s vägnar.

att utföra Hoa-styrelsens sekreteraruppgifter kommer ofta med utmaningar. Således kräver det en person med stora organisatoriska färdigheter och ett öga för detaljer.

Hoa styrelse kassör

kassören förvaltar föreningens ekonomi. Som en del av HOA-kassörsuppgifterna håller de alla finansiella poster och fungerar som förvaring av värdepapper och fonder. Kassören är också ansvarig för att förbereda-eller, om du lägger ut på en CPA, övervaka utarbetandet av — alla finansiella rapporter och rapporter. Utöver detta arbetar kassören nära med andra ledare för att planera den årliga budgeten.

Övriga Hoa Styrelseansvar

det finns också några kollektiva ansvarsområden som en homeowner association styrelse måste uppfylla. Förutom de specifika uppgifter som följer med deras jobbtitlar måste HOA: s styrelse som helhet utföra följande Hoa-styrelseledamotsuppgifter:

1. Följ styrande dokument

varje husägare förening, oavsett vilken stat de är i, har en uppsättning styrande dokument. Dessa inkluderar föreningens stadgar, bolagsordning och CC&Rs. Sådana dokument innehåller riktlinjer för hur styrelsen ska driva samhället. De består också vanligtvis av bestämmelser om vad styrelsen kan och inte kan göra.

dessa styrande dokument, andra än landets lagar, har den högsta myndigheten i en HOA. De dikterar regler och föreskrifter inom en förening, som både styrelsen och samhällsmedlemmarna måste följa.

som samhällsledare måste Hoa-styrelsen se till att följa bestämmelserna i styrdokumenten. De måste följa de processer och förfaranden som anges i dessa dokument. Underlåtenhet att göra det kan betraktas som ett brott mot Hoa-styrelseledamöternas förvaltningsansvar.

naturligtvis är det självklart att HOA-styrelsen också måste följa federala, statliga och lokala lagar. Inte alla stater har samma lagar när det gäller husägare föreningar. Därför är det bäst att granska dina statliga lagar innan du fortsätter med åtgärder eller beslut. När du är osäker är det alltid bra att rådgöra med din HOA-advokat. På så sätt kan du förhindra risken för ansvar.

2. Genomdriva regler

en förenings CC& Rs och driftsregler styr vad husägare kan och inte kan göra i samhället. CC &Rs informerar också hur man beräknar och samlar in bedömningar.

styrelseledamöter har en skyldighet att genomdriva dessa förbund och regler för att möjliggöra smidig drift. Till exempel, om en husägare underlåter att betala sina avgifter, HOA styrelsen kan ålägga böter eller placera en lien på sin egendom för att uppmuntra betalning. Se naturligtvis till att du fortfarande följer dina styrande dokument när du tillämpar sådana regler.

ett problem som många föreningar står inför är selektiv verkställighet. Det betyder att Hoa-styrelsen inte tillämpar reglerna konsekvent bland alla husägare, kanske på grund av favorisering eller personlig bias. Selektiv verkställighet kan få styrelsen i allvarliga problem som rättsliga åtgärder. Som sådan måste styrelsen alltid utöva enhetlig tillämpning av regler och förbund. Följ företräde och hålla sig borta från intressekonflikter.

3. Underhålla gemensamma områden

en av de primära Hoa-styrelsens uppgifter är att upprätthålla samhället. Detta innebär att anställa leverantörer för att hålla gemensamma utrymmen i tiptop form. De flesta föreningar står dock inför svårigheten att ha för många reparationer eller underhållsförfrågningar. I sådana fall måste styrelsen lära sig att prioritera. Vilka förfrågningar är de allvarligaste och kräver mest uppmärksamhet? Utarbeta en plan för att ta itu med dessa förfrågningar i prioritetsordning.

dessutom måste styrelsen utföra regelbundna inspektioner av alla gemensamma utrymmen och byggnadens exteriörer. Styrelsen behöver inte nödvändigtvis utföra inspektionen själva. Faktum är att det är oändligt bättre att lägga ut jobbet till en professionell som kan upptäcka även de minsta sårbarheterna. Genom att schemalägga regelbundna inspektioner kan du se till att alla områden förblir säkra och i gott skick.

4. Hantera medel

hantera föreningens ekonomi faller också under listan över Hoa-styrelsens uppgifter. Styrelseledamöterna arbetar tillsammans för att förbereda den årliga budgeten för det kommande året. För att göra detta förutser styrelsen kommande utgifter och tar saker som tjänster och försäkringar. Styrelsen måste också titta på föregående års faktiska kostnader och få förslag från leverantörer.

glöm inte att redovisa reservfonden också. En förenings reserver finns för att täcka framtida storskaliga ersättningar eller reparationer. En del av de insamlade bedömningarna går till reservfonden för att upprätthålla en hälsosam nivå. För att bestämma den optimala nivån för dina reserver, se till att genomföra en reservstudie regelbundet. Vissa stater kräver att man utför en reservstudie några år.

därifrån måste styrelsen sedan beräkna hur mycket man ska debitera husägare i avgifter. När du har ett nummer i åtanke måste du meddela alla husägare om beloppet. Styrelsen ansvarar också för att samla in dessa bedömningar, inklusive eventuella förseningsavgifter som invånare kan ådra sig. För kriminella husägare kan styrelsen samarbeta med en HOA-samlingsbyrå, ett förvaltningsbolag eller hantera frågan själva.

kunskap leder till framgång

enskilda styrelseledamöter har sina egna respektive Hoa-ledarroller och skyldigheter att uppfylla. Men som helhet bör din HOA-styrelse arbeta tillsammans för att uppnå dina mål. Att förstå dina Hoa officers arbetsbeskrivningar är en integrerad del av framgången. När du väl vet vad du behöver göra kan du ta rätt steg för att nå dina mål. Vissa kanske tycker att det är besvärligt att bli styrelseledamot, men arbetet lönar sig och rollen kan uppfylla i slutändan.