RFP-process och steg: den ultimata guiden för att effektivisera din process

BY admin
|

6 viktiga RFP-processsteg

per definition ger RFP mycket viktig information för att göra det möjligt för ett företag att fatta ett välgrundat och strategiskt beslut. För att uppnå detta mål krävs en betydande mängd förberedelser, forskning och skickligt utförande.

även om det kan verka komplicerat är RFP-processen ganska enkel när den delas upp i de väsentliga sex stegen.

  1. samla RFP-krav
  2. skapa din RFP
  3. genomföra den första utvärderingen
  4. följa upp med kortlistade leverantörer
  5. göra ditt slutliga val
  6. skapa och slutföra kontraktet

samla företag krav

en framgångsrik RFP leder till ett partnerskap. Med målet att hitta den bästa partnern i åtanke är det viktigt att ge leverantörer bakgrunden och sammanhanget för att förstå företagets behov. Detta säkerställer att leverantörer utvecklar en förståelse och har befogenhet att reagera på lämpligt sätt.

RFP bör informera leverantörer om de problem som emittenten hoppas kunna ta itu med. Visst är det i emittentens bästa intresse att göra detta dokument så tydligt som möjligt. Ju mer information som lämnas, desto mer exakt och användbar kommer förslagen att vara.

kunskapsnätverk

vid insamling av information och lösningskrav från viktiga intressenter finns det fyra primära områden att överväga. RFP bör detalj vart och ett av dessa element så leverantörer kan leverera effektiva svar.

Intressentupptäcktsöverväganden

syfte

fråga först intressenterna om information om behovet. Vad letar du efter? Är du intresserad av en långsiktig partner eller en lösning för ett engångsprojekt? Vilken utmaning löser du? Använd den informationen för att specificera syftet med RFP. Detta sätter förväntningarna tidigt och säkerställer att du bara får förslag från kvalificerade leverantörer.

mål

nästa, förklara exakt vad verksamheten vill uppnå. Fråga intressenterna hur de förväntar sig att säljaren ska lösa utmaningen. Fråga dessutom vilken roll kommer säljaren att spela för att hjälpa dig att lyckas? Hur skulle ett framgångsrikt resultat se ut?

utvärderingskriterier

diskutera med intressenter vilka de viktigaste faktorerna i lösningen är. När du får förslagen, hur kommer du att göra dem? Vad kommer att vara den viktigaste informationen för att hjälpa dig att fatta ett beslut? Detta kommer att vara annorlunda i nästan alla RFP. Till exempel kan den viktigaste faktorn vara pris, tillgänglighet, lösningens hastighet, kundupplevelse eller något annat antal tekniska eller immateriella överväganden.

ytterligare förfrågningar

samla några ytterligare anteckningar om vad som kan vara trevligt att ha i en lösning. Dessa bör inte nödvändigtvis vara krav, utan istället en önskelista över saker som kan förbättra din syn på en leverantörs erbjudande. Detta gör det möjligt för leverantörer att markera dessa objekt om de erbjuder dem, samtidigt som de inte avskräcker svar från dem som inte gör det.

2. Skapa RFP-dokumentet

varje RFP har frågor. Medan vissa har ett dussin frågor kan andra ha hundratals. För att förenkla utvärderingen är det bra att hålla antalet RFP-frågor så låga som möjligt. Inte bara gör kortare RFP: er att välja rätt leverantör mycket enklare, det kommer också att öka färdigställandet i tid och förhindra att hjälpsamma leverantörer minskar för att svara.

med hjälp av den information du samlat in från intressenter, börja utforma frågor. För väsentliga krav kan formuleringsfrågor i ja eller nej-format hjälpa till att snabbt eliminera okvalificerade eller underkvalificerade leverantörer. Å andra sidan, om du söker en partner med en djup förståelse för din bransch och behov, open text answers kan uppmuntra leverantörer att dela sin kreativitet och vision.

viktiga frågor att ställa i en RFP inkluderar:

erbjuder du en rättegång?
gratis försök kan ge emittenter en tydlig bild av vad säljaren har att erbjuda utan risk för sin organisation.

vilka är dina konkurrenter?
att ställa denna fråga kan hjälpa emittenter att bestämma en leverantörs integritet. Det låter emittenter veta om leverantörerna är ärliga om vem deras konkurrenter är och varför de förlorar för dem. Det kan också hjälpa emittenter att avgöra om det finns andra alternativ de bör utforska.

hur är din implementeringsprocess?
när du köper programvara är det viktigt att ställa in den korrekt för att maximera dess effektivitet. RFP-emittenter bör bestämma hur lång tid implementeringsprocessen tar och hur involverad säljaren kommer att vara.

vilken typ av utbildning erbjuder du?
ju mer komplex lösningen är, desto viktigare är denna fråga. Visst, om du inte förstår hur du använder alla lösningens funktioner och funktionalitet kan du missa viktiga fördelar. Emittenter bör fråga om säljarens customer success team, omfattningen av utbildning leverantörer erbjuder, liksom de tillgängliga formaten. Till exempel kommer stöd endast att erbjudas via telefon eller kommer det också att finnas online självbetjäning och e-post?

hur hanterar du kundsupport?
nästan alla programvaruanvändare stöter på ett problem vid någon tidpunkt. Emittenter bör bestämma hur lång tid leverantörer tar att svara på kundsupportförfrågningar, samt hur de kan skicka in dessa förfrågningar.

kan du ge referenser, recensioner och fallstudier?
i avsaknad av en rättegång finns det inget bättre sätt att bestämma effektiviteten hos en lösning än genom att lära sig om erfarenheterna från dem som redan använder den. Be om att prata direkt med en nuvarande kund. Om möjligt, be om att prata med en som har ett liknande affärs-eller användningsfall.

ytterligare överväganden när du skriver en RFP

slutligen bör RFP-emittenter ställa frågor relaterade till sin bransch. Det är viktigt att avgöra om en leverantör förstår företagets utmaningar och kan använda sin erfarenhet för att lyckas.

när du bygger RFP: er kan det vara bra att spara dem som mallar. Kom ihåg att alltid granska dina mallar och ta bort onödiga eller irrelevanta frågor. RFP-programvara gör det enkelt med dynamiska mallar uppdelade i sektioner.

inledande utvärdering för att välja kortlistade leverantörer

efter att leverantörer har lämnat in sina förslag kan RFP-emittenten börja en preliminär utvärdering. Under detta skede kommer emittenten att identifiera en delmängd av leverantörer som är mest kvalificerade för att tillgodose deras behov. Denna delmängd är känd som en kortlista.

3 steg för att välja din kortlista:

  • jämför kritiska faktorer med leverantörsstyrkor
  • eliminera leverantörer som inte är kvalificerade eller inte kan konkurrera
  • identifiera differentieringsfaktorer för en djupgående jämförelse

frågor för utvärdering av leverantörsförslag

  • gav de ett snabbt och korrekt förslag?
  • hur länge har leverantören varit i branschen?
  • kan leverantören skala när ditt företag växer? Kommer de att kunna möta dina behov i framtiden?
  • har leverantören rekommenderats av en peer-eller nätverksanslutning?
  • är säljaren medlem i en betrodd organisation, branschorganisation eller certifierad av en myndighet?
  • har de erfarenhet av att arbeta med dina konkurrenter eller andra företag i en liknande bransch?

Följ upp med listade leverantörer

när RFP-emittenten har bestämt vilka leverantörer som gjorde kortlistan kan de börja en mer djupgående utvärdering. Denna process bör identifiera vilken leverantör som i slutändan kommer att vinna budet.

  • engagera de listade leverantörerna
  • fråga uppföljningsfrågor som fokuserar på kritiska faktorer
  • Ställ in viktade poängkriterier
  • begär en RFP-presentation eller demo från finalister

i detta skede är det viktigt för emittenter att skilja mellan de återstående leverantörernas erbjudanden, samtidigt som hävstångseffekten bibehålls. Enligt Computerworld:

”leverantörer som fortfarande beaktas kan berömmas för sina ansträngningar hittills, som en goodwill-gest. Men de måste också få veta att det fortfarande finns konkurrens och att de måste skärpa sina pennor. Dina viktiga kundmål vid denna tidpunkt är att upprätthålla flexibilitet, skapa viss förhandlingsstyrka och hålla dina alternativ öppna. Ett felsteg här kan förlora dig lite hävstång.”

leverantörer ska kunna visa hur deras erbjudanden skiljer sig från resten av tävlingen. Vid denna tidpunkt bör emittenternas behov och farhågor vara tydliga och ge möjlighet till riktade meddelanden.

slutför den slutliga utvärderingen

i detta skede bör RFP-emittenten ha en grundlig förståelse för vad varje leverantör har att erbjuda. Nu är det dags att bestämma vilken lösning som bäst passar deras behov.

för att korrekt utvärdera leverantörer bör emittenten jämföra varje leverantör sida vid sida. Detta innebär ofta en strategisk poängprocess, till exempel viktad poäng — där sektioner eller enskilda frågor som representerar de områden som är mest angelägna värderas mest.

viktiga intressenter bör delta i utvärdering och poängsättning av finalister. Visst kan du granska och göra poäng i en gruppinställning eller individuellt. Om enskilda poäng tillhandahålls kan områden med oenighet identifieras och adresseras vid behov. Detta förbättrar inköp från intressenter och säkerställer att varje perspektiv redovisas.

i vissa fall kan ytterligare intressenter krävas för poäng. Om du till exempel köper en mjukvarulösning är det klokt att låta IT-avdelningen granska tekniska specifikationer och säkerhet.

efter att ha scorat leverantörerna bör emittenterna ha en intern granskning av poängen där de gör sitt slutliga val av leverantör. Om poängprocessen är ofullständig eller gruppen inte kom till enighet, kanske du vill schemalägga ytterligare intervjuer eller uppföljningsdemos för att ta itu med eventuella kvardröjande frågor.

skapa, utfärda och underteckna kontraktet

när emittenten väljer en leverantör är det dags att dokumentera beslutet, liksom go-forward-processen. Detta bör inkludera:

  • tillhandahålla RFP-resultaten till juridiska avdelningen
  • utarbeta en arbetsförklaring (SOW) Från svar som samlats in
  • inklusive prestationsmått och granskningsprocess i kontraktet

råd för ditt arbetsförklaring

SOW ska vara så detaljerad som möjligt eftersom den definierar hur RFP-emittenten och den valda leverantören kommer att arbeta tillsammans. Det är därför det är viktigt att inkludera prestationsmått och metoden för granskning. Dessa nyckelelement informerar slutligen säljaren om vad som förväntas av dem och skyddar RFP-emittenten om de överenskomna förväntningarna inte uppfylls.

vikten av att skapa ett noggrant kontrakt

processen att skapa och underteckna ett kontrakt kräver extrem försiktighet. Faktum är att de är avgörande om eventuella tvister blir nödvändiga.

  1. eliminera missförstånd och förvirring
  2. stärka båda parternas engagemang
  3. ge tydliga ekonomiska förväntningar
  4. begränsa och definiera ditt ansvar
  5. fungerar som ett värdefullt referensdokument

när ditt kontrakt har är slutgiltigt och fullständigt kan din RFP stängas. Vid denna tidpunkt är det dags att informera leverantörer om resultatet och ge feedback om orsakerna bakom ditt beslut om möjligt. Visst, de kommer att uppskatta informationen och upprätthålla en positiv relation med leverantörer säkerställer att nästa gång du har en utmaning, de kommer att vara angelägna om att hjälpa dig att hitta en lösning.

när du går vidare med ditt nya partnerskap, kom ihåg att checka in och utvärdera resultaten. Det är klokt att vara förlovad för att regelbundet granska avkastning och resultat för att säkerställa att förväntningar och behov uppfylls.

utforska hur man bestämmer programvara ROI i denna ebook: mäta värdet av RFP programvara.