SharePoint en kraftfull plattform för projektledning

BY admin
|

”gruppprojekt avslutas med mindre frustration, och alla kan få sina synpunkter på varje aspekt av ett projekt. Detta program är definitionen av lagarbete.”

funktionerna i SharePoint och Office 365 är oöverträffade, plattformens anpassnings -, samarbets-och dokumenthanteringsfunktioner gör det till lösningen för 80% av Fortune 500-företagen. SharePoint fungerar bra som ett projekthanteringsverktyg; projektledare kan skapa uppgiftslistor för bättre uppgiftshantering. Skapa en projektplan och ett dokumentbibliotek för att lagra projektdokument på projektplatsen. I den här artikeln granskar vi användningsfallen för SharePoint för projektledning och de komponenter som gör det till ett kraftfullt projekthanteringsverktyg.

SharePoint Project Management översikt

från projektinitiering till stängning av projektet, SharePoint underlättar för alla de fem stegen i samverkande Projektledning.

projektinitiering

SharePoint hjälper projektledare att bygga en stabil grund för framtida arbete. I det här skedet skapar du en Projektwebbplats på SharePoint; webbplatsen kan delas med sponsorer, vilket gör det lättare att få godkännande, sponsring eller resurser. Projektwebbplatsen har inbyggd SharePoint-funktionalitet, så att de berörda parterna kan arbeta tillsammans för att definiera projektets mål eller tillvägagångssätt. Du kan använda webbplatsen för att skapa en projektcharter och ange objektet, omfattningen av arbetet och tidslinjen för projektet.

planera, konfigurera

när du har skapat en utsedd Projektwebbplats kan teammedlemmar använda SharePoint för att skapa ett dokumentarkiv på projektwebbplatsen och skapa aktivitetslistor. När projektet fortskrider kan du uppdatera uppgifter och tidslinjer. Du kan också använda SharePoint till skrivbord kontrollera projektplanen genom att dela den med gruppmedlemmar och sponsorer. Du kan också meddela teammedlemmarna om deras ansvar och aktivera bekräftelsefunktionen för att se till att de är medvetna om sin tilldelade Roll.

arbeta

projektledaren kan visa uppgiftslistan på projektwebbplatsens hemsida, vilket ökar synligheten för aktuella uppgifter. Teammedlemmar kan enkelt hitta sitt arbete och markera det komplett efter avslutad uppgift. Du kan också generera rapporter och övervaka projektets framsteg.

spårning och omplanering

SharePoint möjliggör kontinuerlig övervakning av projektet, vilket gör det lättare för projektledare att omplanera projektet om projektet inte körs enligt planen. Du kan fästa KPI: erna på projektwebbplatsens hemsida, vilket gör det lättare för alla att kontrollera och förstå projektets status.

stängning

SharePoint förenklar stängning av ett projekt; projektledare kan skapa en punch lista, bestämma tillvägagångssättet för framtida projekt genom att skapa en post mortem rapport. Projektledare kan markera de uppgifter som slutförts på projektplatserna och uppdatera relevanta dokument. Du kan också köra ett projekt i efterhand och lägga till ett lektionslärt dokument på webbplatsen.

SharePoint-komponenter som gör det till ett kraftfullt projekthanteringsverktyg

de fyra nyckelkomponenterna som gör SharePoint till ett kraftfullt projekthanteringsverktyg är följande.

SharePoint-listor

projektledare måste hålla jämna steg med alla komponenter i projektet för effektiv projektledning. SharePoint ger ett bekvämt sätt att hantera projekt; användare kan skapa olika listor för uppgifter till hands. Varje gång du lägger till en lista lägger du till en projekthanteringsprocess på din SharePoint-webbplats. Dessa listor kan innehålla;

  • uppgiftslistor med möjlighet att organisera arbetet uppdelning struktur, överföring, shuffle och strecksats eller outdent uppgifter.
  • dokumentbibliotek med inbyggda SharePoint-funktioner, inklusive samtidig redigering, dokumentversionering, versionskontroll, incheckning, utcheckning etc.
  • andra listor som projektledare kan skapa för effektiv projektledning inkluderar projektutlåtande, projektrisker,projektfrågor etc.

webbdelar

SharePoint-listor är ett bekvämt sätt att hålla reda på processen och ange projektuppdateringar. Å andra sidan tillåter SharePoint-webbdelar användare att spåra projektets framsteg, med möjlighet att rapportera framstegen direkt i listan. Webbdelar gör det lättare att spåra och rapportera processernas framsteg i listan med hjälp av instrumentpaneler.

du kan använda webbdelar till för.

  • trafikljusindikatorer
  • öppna problem
  • statusrapporteringsdiagram
  • försenat arbete
  • KPI, etc.

SharePoint-webbplatser

SharePoint-webbplatser ger en one-stop-shop genom att sammanföra alla komponenter i dina SharePoint – projekthanteringsverktyg, inklusive bibliotek, webbdelar, listor. Var och en av dina projekt kan ha en dedikerad Projektwebbplats, där du enkelt kan komma åt rapporteringsverktyg (webbdel) och uppdatera eller spåra (listor) ditt arbete. Dessa projektplatser är samarbetsvilliga så att projektmedlemmarna kan arbeta tillsammans enligt de roller som tilldelats dem.

SharePoint sökfunktion gör det lättare att hitta ett dokument utan att förlora tid att utföra manuella sökningar i flera mappar eller nätverk. En Projektwebbplats har alla viktiga funktioner på en SharePoint-webbplats, inklusive mallar, behörigheter och navigering.

SharePoint-webbplatssamling

som namnet antyder är SharePoint-webbplatssamling en samling SharePoint-projektwebbplatser. I projektledning fungerar en SharePoint-webbplatssamling som en portfölj där information från olika källor lagras på ett ställe. Den här funktionen är praktisk, särskilt om varje affärsenhet i din organisation har sina egna unika projektkrav.

slutsats

SharePoint som ett projekthanteringsverktyg ger mycket till tabellen; det ger en central plats för att hantera, samarbeta och spåra projektets framsteg.

Jessie Bell W., ägare till ett byggföretag, har använt SharePoint i över två år. Hon säger att SharePoint hjälper teammedlemmarna att hålla sig organiserade, håller fjärrgruppen ansluten och hålla projektfilerna dokumenterade. Hon säger vidare att SharePoint hjälper till att hålla projektledare och administratörer ansvariga. Hennes team har ett stort antal av hennes teammedlemmar som arbetar från avlägsna platser, men på grund av mobil åtkomst kunde de behålla dokumentflödet.