Special Event Planner: typer av sociala evenemang

Special Event Planner: typer av sociala evenemang

för de flesta evenemangsplanerare, den sociala arenan är deras Fort brasilian. Att sätta ihop en bra fest kräver mycket kreativitet och förmåga att planera, organisera och samordna. Planerare måste vara mycket detaljorienterade. Bröllopsplanerare är uppenbarligen de mest kända av de sociala evenemangsplanerarna; de flesta evenemangsplanerare är dock lika glada att sätta ihop en familjeåterförening som att sätta ihop ett bröllop. Processen är i huvudsak densamma. Skälen är bara lite annorlunda, och så är några av de nödvändiga stegen.

sociala evenemang, som med företagsevenemang, måste börja med syftet och budgeten. Vad är händelsen? Vad firas? Varför ha en händelse eller fest? Då spelar frågan om budget in. Du kommer ofta att bli ombedd att sätta på en champagne och kaviar händelse på en öl och pizza budget. Ditt jobb är inte nödvändigtvis att berätta för din klient att du inte kan göra det. Du måste vara kreativ och erbjuda alternativ. Visa din klient där budgeten kan justeras för att spendera mer pengar på mat och mindre pengar på underhållning eller d ouguiscor. Försök att upptäcka din kunds vision och se hur du kan hjälpa din klient att uppnå detta inom ramen för den godkända budgeten.

även om de inte har samma betydelse på den sociala arenan, är de inte mindre viktiga för din klient. Vad du kommer att upptäcka i den sociala arenan är att de flesta av dina kunder kommer att ha en mycket kraftfull känslomässig anknytning till orsaken till händelsen. Ditt mål är då att tillfredsställa din kunds behov av att göra evenemanget till en framgång. Det är klokt att utvärdera dina förmågor och bestämma tidigt i processen om du kan göra denna händelse framgångsrik. Det är alltid bättre att gå ifrån ett kontrakt än att ha ett misslyckande och en dålig referens om ett jobb.

speciellt på den sociala arenan är din första uppgift att fastställa om du och din klient är en bra match för varandra. Trots allt, du håller på att inleda en ganska intensiv relation med den här personen som kan pågå i ett antal månader. Se till att både du och din klient är väl lämpade för varandra. Det är bättre att ta reda på nu att dina stilar är inkompatibla än efter att du har lagt in många timmar på evenemanget.

välja leverantörer

när du först börjar i den speciella evenemangsplaneringsbranschen måste du verkligen göra dina läxor för dina sociala evenemang. Innan du har en lista över leverantörer som du har byggt ett arbetsförhållande med är det viktigt att du fortsätter med försiktighet.

efter råd från Better Business Bureau (BBB) är det klokt att intervjua tre eller fyra möjliga leverantörer för varje specialitet. Prata med tre eller fyra cateringfirmor, tre eller fyra fotografer och representanter för tre eller fyra arenor. Håll koll på dessa samtal. Sedan, tillbaka på kontoret, din kan jämföra dem alla, deras uppskattningar, och vad de erbjuder för priset.

be om prover av varje leverantörs arbete. Titta på bilderna från varje fotograf. Smaka på maten hos varje cateringfirma. Se till att varje leverantör är ansvarig för proverna. Ibland får du en portfölj av det bästa arbetet i en studio eller restaurang; vilket innebär att arbetet är en sammanställning av flera personer, inte nödvändigtvis den du tänker anställa. Detta kommer inte att ge dig en god uppfattning om kvaliteten på arbetet från säljaren innan du gör några rekommendationer till din klient.

varje gång du träffar en ny leverantör, be om en kopia av hans eller hennes kontrakt att behålla. Detta hjälper dig att bli bekant med terminologin för kontrakt i den speciella evenemangsplaneringsverksamheten och hjälper dig att utvärdera om ett kontrakt som din klient måste underteckna är rättvist.

kom ihåg att när du skriver ett kontrakt måste du båda godkänna allt i kontraktet. Med andra ord, om det finns något i kontraktet som du inte gillar, eller din klient inte gillar, gör ändringen innan kontraktet är undertecknat.

för det mesta rekommenderas att du arbetar med leverantörer som har varit verksamma ett tag. Det har länge konstaterats att de flesta nya företag misslyckas inom det första verksamhetsåret. Du vill inte anställa en leverantör som är ett nytt företag för ett evenemang som är mer än ett år ute bara för att upptäcka att företaget har stängt sina dörrar och tagit din kunds insättning med den. BBB påminner oss också om att för företag som har varit i branschen bara ett par månader, det har inte funnits tillräckligt med tid för klagomål mot dem att ha lämnats in.

en stark rekommendation är att betala för allt med kreditkort. Fair Credit Billing Act säger att inom tre månader från tidpunkten för ett köp, avgifterna på kreditkortet kan ifrågasättas. Kreditkortsföretaget kommer att ingripa för din räkning och försöka lösa frågan, och du behöver inte betala saldot för det omtvistade köpet eller någon ränta som uppkommit under undersökningsperioden.

slutligen, om du i slutändan är missnöjd med tjänsterna från en leverantör eller något FÖRETAG eller företag som du anställer, skriv ett brev för att meddela ägaren. Skriv också ett brev till BBB så att det kommer att få ditt klagomål till fil för framtida kunder som frågar om leverantörens servicekvalitet.

Bröllop

bröllop är förmodligen den vanligaste firandet i livet för en speciell evenemangsplanerare. Eftersom de flesta brudar har ingen aning om vad de måste göra för att få sitt bröllop redo, de flesta kommer att anställa någon som du för att hjälpa dem med några eller alla av planeringen för deras bröllop.

bröllop har några speciella överväganden, såsom:

• budgetar: vilken familj betalar för vad?
• brudparti: vem kommer att stå med bruden och brudgummen?
• planering: börja långt före evenemanget.
• förlovningsfester: vem kommer att vara värd för dem och var?
• korrespondens och inbjudningar: Välj gästlistan och brevpapper.
• bröllopskläder: val måste göras för bruden, brudgummen, skötare, föräldrar etc.
• matleverantör: vem kommer att hantera alla mat-och dryckesbehov för varje händelse i samband med bröllopet?
• bröllopstårta: Välj från specialbagerier.
• inspelning av evenemanget: fatta beslut om fotografering och videografi.
• musik: val måste göras för ceremonin och mottagningen.
• bröllop blommor: Val behövs för bruden, tärnor, brudgummen, groomsmen, föräldrar, ceremonin, och mottagning, samt för eventuell bevarande av vissa festliga blommor.
• ringar: måste väljas och köpas.
• gäster utanför staden: transport och boende måste ordnas.
• Bröllopspresenter.
• bröllopsceremoni: typ, stil och plats måste väljas.
• bröllopsmottagning: val av plats, Mat, Musik och mer måste göras.
• Destination bröllop: arrangemang måste göras för deltagarna att resa till en unik destination.
  vill du lära dig mer? Ta en online-kurs i speciella Evenemangsplanering.
• smekmånad: resplaner, biljetter och boende måste bokas.
• post-wedding frågor: arrangemang måste göras för att bevara brudklänning, retur hyra kläder och accessoarer, få bröllop bilder, etc.

medan varje bröllop kommer att vara unikt, finns det ett antal steg som du kommer att ta som är bekanta för dig. Vad du måste påminna dig själv är att ett bröllop är en mycket speciell dag för alla och du måste arbeta mycket hårt för att se till att det visar sig vara en speciell, verkligen. Bröllop, mer än någon annan fest, borde gå utan problem.

familjeevenemang: återföreningar, födelsedagar och årsdagar

återföreningar: familjeåterföreningar har blivit en enorm händelse i branschen. Dessa är vanligtvis stora, tillfälliga händelser. Med fler och fler familjer utspridda över hela landet, även över hela världen, återföreningar är ett sätt att få kontakt med länge förlorade släktingar. Det finns många familjer som inrättat reunion utskott att planera händelsen, övervaka budgeten, och ta hand om varje liten detalj. Oftare är dock människor idag helt enkelt för upptagna med sina jobb och liv för att lägga den nödvändiga tiden på att planera en bra Återförening. Som ett resultat vänder de sig till evenemangsplanerare. Evenemangsplaneraren tar hand om så mycket eller så lite av återföreningsplaneringsprocessen som din familj önskar.

en framgångsrik familjeåterförening har många steg och som evenemangsplanerare kan du göra de flesta av dem för din klient:

• Bestäm vilken familj som ska bjudas in till återföreningen. Detta steg kommer att behöva input från familjen.
• skapa en gästlista baserat på föregående steg. Få namnen på alla: familj, makar och barn. Som evenemangsplanerare måste du komma i kontakt med flera grenar av familjen för att hjälpa din klient att spåra lämpliga medlemmar i släktträdet.
• i god tid före återföreningen vill du skicka en enkel undersökning till de inbjudna familjemedlemmarna. Denna undersökning hjälper dig och din klient att bestämma ett datum och en plats. En diskussion om budgeten börjar här.
• Välj datum.
• Välj och boka återföreningsplatsen. Eftersom möten vanligtvis innehåller ett antal barn är det vanligtvis bra att hitta en plats som är familjevänlig. Vissa släktträffar kan hållas på djurparker, på nöjesparker, eller på specialanläggningar, såsom en dude ranch.
• upprätta en budget. Din klient kommer att behöva avgöra om han eller hon kommer att bära alla ekonomiska bördan av händelsen, eller om en per familj avgift kommer att debiteras för att täcka kostnaden för händelsen.
• Bestäm temat.
• skapa en e-postlista, e-post, posttjänst eller båda.
• hjälp att bestämma menyn. Kommer evenemanget att tillgodoses? Helt eller delvis?
• planera aktiviteter. Eftersom släktträffar inkluderar människor i alla åldrar, att hitta aktiviteter som spänner över generationsklyftan är en viktig del av ditt jobb. Det här kan vara en bra tid att presentera din klient för clowner, ansiktsmålare, magiker, karikatyrartister etc.
• Bestäm behovet av fotografering och videografi.
• skicka inbjudningar och hålla reda på svaren.
• Skriv ut ett program.
• dekorera för evenemanget.

människor över hela världen ägnar särskild uppmärksamhet åt olika övergångsriter i sina liv eller i sina barns liv. Förstående, dessa är fyllda med mycket laddade känslor och kan vara stressande. Dessa händelser är vanligtvis baserade på uppnåendet av en viss ålder eller stadium i ens livstid. Typiska övergångsritualer inkluderar dop, bar och bat mitzvahs, bekräftelser, Quincenera, examen, pensionering och till och med begravningar. Sådana ceremonier är vanligtvis ritualiserade och kan vara starkt religiösa eller med den stora vikten av kulturella värden. På grund av detta är det klokt att lära sig så mycket om händelsen som möjligt för att undvika misstag när du interagerar med din klient.

sådana fester kan vara lika utsmyckade och involverade som att planera ett bröllop, även om hedersgästen vanligtvis är en tonåring:

• Bar och bat mitzvahs: dessa fester hedra en pojke eller flicka som har kommit av ålder i den judiska religionen, vanligtvis ålder 13 för pojken och 12 för flickan. Den religiösa ceremonin firar första gången där barnet deltar som vuxen i en normal Sabbatstjänst. Efter ceremonin kan firandet hållas i barnets hem eller i en festsal.
• Quincea Macauera: detta är en firande av en tjejs 15-årsdag, vanligtvis av spansktalande romerska katoliker. Firandet börjar med en religiös ceremoni där flickan bekräftar sin tro. Därefter hålls en mottagning, ofta i en festsal. De Quincea Jacoberas domstol består av hennes föräldrar, faddrar och Chambelan, eller ung man som är hennes eskort för kvällen. Vanligtvis ordnar flickans fadder för firandet.
• Sweet 16: vanligtvis firar denna fest en tjejs 16-årsdag. Det kan vara så traditionellt eller detaljerat som kunden önskar. Det finns vanligtvis inga religiösa övertoner till denna fest.
• Debutantboll: denna händelse, medan den låter daterad, inträffar fortfarande idag. Som det historiskt indikerat är en debutant en ung dam som har nått mognadsåldern, är berättigad till äktenskap och introduceras för samhället i denna formella presentation. De flesta moderna bollar har förvandlats till välgörenhetshändelser där debutantens föräldrar donerar till en välgörenhetssak, och de personer som har blivit inbjudna betalar faktiskt för sina biljetter. Sådana bollar kan vara mycket utsmyckade och formella och ta månader och månader av planering.

ibland väljer din klient en cocktailparty i stället för middag, i vilket fall det vanligtvis börjar senare på kvällen och kommer att ha upp till sex eller sju typer av hors d ’ oeuvres brickor och två eller tre stationära föremål. Cocktailpartyn kan hållas i din kunds hem eller kan ställas in som en mer formell affär på en hyrd plats, till exempel en del av en insamlingsgala eller till och med ett bröllop. Du kan hyras för att vara värd för hela cocktailpartiet, eller din klient kan välja att ha festen på en lokal restaurang. Om du också är en cateringfirma, du kan bli ombedd att planera och presentera hela cocktailparty för din klient.

intima middagar

dessa är mindre evenemang men kan faktiskt ge dig en större förståelse för ditt företag än några av de större evenemangen. Anledningen till detta är att du är mer intimt involverad i planeringen av varje detalj i middagen. Du kommer faktiskt att sitta ner med din klient och få ideer för middagen. Ta reda på din kunds favoriträtter och få en uppfattning om gillar och ogillar. Ta reda på om din klient har en preferens för en viss typ av mat för varje kurs. Då kommer du att sitta ner med den valda kocken och be honom eller henne att utforma en meny speciellt för din klient. När du har etablerat menyn, skicka tillbaka den till din klient komplett med en lista över ingredienser som behövs för middagen.

andra evenemang

som en speciell evenemangsplanerare kommer du att uppmanas att planera för allt från en baby shower till en politisk rally. Titta på följande lista och se det stora utbudet av händelser som sannolikt kommer att göra ditt jobb. Inga två händelser kommer någonsin att vara lika. Det är en av de bästa fördelarna med denna verksamhet!