Start, stopp, Fortsätt handledning

gäst inlägg skrivet av

David Ciccarelli

VD för Voices.com

jag är inte säker på hur länge det hade pågått innan jag insåg det, men det var nog ett tag.

kanske lite bakgrund skulle vara till hjälp att börja. Som grundare av ett snabbt växande företag, särskilt under våra tidiga år (som för bara några år sedan), var jag väldigt van vid att göra allt. Vi växte och saker utvecklades, och jag behövde långsamt inte göra allt – men även då hade jag fortfarande en bra känsla för hur jag skulle göra det om jag behövde. Visst hade jag ett stort grepp om vad alla de olika små sakerna var som tillsammans drev företaget framåt.

nu, i min roll som VD för ett företag med nästan 100 personer, är mitt fokus med rätta på den stora bilden: att driva strategin framåt, skapa visionen, se nästa möjlighet. Av nödvändighet träffar de små sakerna inte min radar så mycket. På något sätt blev de dock mindre viktiga, och lyckligtvis har jag fantastiska människor att vara mina ögon.

problemet är naturligtvis att dessa ögon aldrig har brist på andra saker att göra. Människor har fulla jobb och fullständiga att göra-listor. De känner alla till smärtpunkterna eftersom de känner dem, men av olika skäl känner de sig också för upptagna för att göra något, att de inte har auktoritet eller medel för att initiera förändring, inte fullt ut uppskattar effekten eller på annat sätt inte komma runt det.

så slutade det att vi satt på 5 hela dagar med kassaflöde. Nu, vid första läsningen, kanske det inte verkar som en så stor sak – så pengarna kommer in i dörren 5 dagar senare än det annars skulle kunna vara; vi betalade fortfarande räkningarna. Men som företagsledare kan empati, även 1 dag med ytterligare kassaflöde kan vara extremt påverkande ekonomiskt. Många skulle ge sin vänstra arm för bara 1 dag! Så hur fick vi de fulla 5 Extra dagarna med kontanter?

vi skickade ett mail till våra kunder och bad om det.

Ja-det var så enkelt. Vi brukade skicka ett mail till en kund när en faktura skulle betalas, och istället skickade vi det ungefär en vecka innan. Och gissa vad? De betalade. Det är så smärtsamt enkelt, men det är en av de små sakerna som jag inte såg och lärde mig inte möjligheten eller dess lösning förrän jag frågade (sätt in ’hand till panna’ här).

vad jag insåg var dock att identifiera alla de små sakerna som gör stora skillnader inte kunde hända bara genom att fråga människor en i taget – jag behövde en struktur, en dedikerad process och bit av tid att göra det. Strukturen jag implementerade som retade detta och många andra insikter var Start/Stopp/Fortsättningsprocessen, men med vår egen twist. Så här fungerar det för vårt företag och mig i synnerhet.

ställa in din Start, Stopp, Fortsätt Session

jag bjöd in hela avdelningar till en dedikerad mötestid och delade att vi skulle brainstorma på saker i deras område som vi borde börja, stoppa eller fortsätta göra. Jag introducerade deltagarna till sessionen genom att förklara att vi under det senaste kvartalet eller året har varit engagerade i en mängd olika aktiviteter, projekt och relationer. Tiden, som det var, tillät oss inte att driva lovande möjligheter som stirrade oss rätt i ansiktet, främst för att vi redan var alltför engagerade. Om vi bara hade tid, energi och resurser att starta det nya projektet.

jag fungerar som facilitator för sessionen som är en viktig punkt. Med ansvar för att moderera gruppens verksamhet och få klarhet i vad som sägs, säkerställer detta att mitt fokus ligger på att lyssna snarare än att delta. Förutom naturligtvis att ge mig en första parkett till samtal jag kanske inte har annars hört.

jag ser också till att ha en separat person som tar detaljerade anteckningar under de tre rubrikerna Start, Stopp och fortsätt. Att komma in i ett rum med en whiteboard eller ett sätt att visa anteckningarna i realtid är också till hjälp.

Start

det bästa stället att börja är naturligtvis Startskopan. Vilka ideer är mest vettiga att utföra på? Är förutsättningarna rätt att gå vidare med en ny process, initiativ eller aktivitet med tanke på det nuvarande klimatet på kontoret? Nu är det dags att kartlägga en ny kurs för att få territorium i områden du vet möjlighet väntar.

överväg att ha några ledande frågor redo som:

• ”om pengar inte var en faktor, var skulle du investera?”
• ” Tänk dig att ha en annan person i ditt lag. Vilket projekt skulle du tilldela dem som vi ännu inte har börjat?”

the takeaway borde vara en fin lista med nya ideer som inte har startats tidigare.

sluta

Vad behöver verkligen sluta? Finns det något som förbrukar mycket av din tid för mycket liten avkastning eller belöning? Spotting aktiviteter som distraherar dig från din huvudsakliga syfte och sedan eliminera dem kan vara som en frisk fläkt. Om du upptäcker att en process behöver förändras eller att en viss aspekt av hur du gör något orsakar en överdriven mängd stress, är det en annan kandidat för diskussion i Stoppfasen.

på flipsidan kan du höra teammedlemmar säga att även om de tycker om en viss aktivitet eller ett initiativ, känner de att det har gått sin kurs. Att kunna stoppa något gör att du kan göra plats för andra värdiga sysslor. Kom bara ihåg att om du slutar något, måste du överväga vem i företaget ditt beslut kan påverka. Om du upptäcker att det du vill sluta involverar människor i en annan avdelning, måste du rådgöra med dem om vad du vill göra och verkligen överväga deras perspektiv innan du går vidare med ditt beslut. Du vet aldrig hur mycket av en inverkan ditt beslut kommer att göra, så var noga med att fråga innan du skriver ditt beslut i sten.

för det här avsnittet inkluderar några frågor att komma igång:

• ”vad skulle du skära från din arbetsdag om du var tvungen att lämna tidigt för semester?”
• ” vilka aktiviteter placerar du mentalt längst ner på din att göra-lista, även innan du har skrivit den?”
• ” har du någonsin märkt ett område i ditt jobb som konsekvent stöter på nästa dag eller till och med nästa månad? Vad är det och varför är det så lätt att skjuta upp till ett senare datum?”

Fortsätt

kom ihåg det gamla axiomet, ”om det inte är trasigt, fixa det inte”? Betrakta fortsättningsfasen som en tid för att identifiera och utvärdera vilka aktiviteter som fortsätter att visa positiva resultat. Det här avsnittet ger ditt team möjlighet att identifiera de områden som de tror bidrar positivt till ditt företags framgång. Dessa aktiviteter bör vara livgivande som upprätthåller de ansträngningar som krävs för att fortsätta att uppnå dina mål.

Håll konversationen igång genom att fråga:

• ”Var lägger vi till mest värde för våra kunder?”
• ” vilka ansvarsområden tycker du personligen är mest uppfyllande?”
• ” finns det en aktivitet som definierar vår företagskultur som vi bör fortsätta göra?”

inse att du letar efter bekräftande uttalanden och att det riskerar att bli kornigt. Håll konversationen fokuserad på viktiga intressenter, nämligen dina kunder, anställda och investerare. Lyssna efter de tacksamma känslorna till ytan som den tid då vi verkligen ”wowed” kunden eller vi hjälpte till att vända en tuff situation. Det är de minnen som håller kunder för livet och anställda engagerade på arbetsplatsen.

vad kommer härnäst

när du har träffat alla grupper, har du en bunt papper med din organisations ideer. Samma vecka bestämmer du vilken som är meningsfull att gå vidare med nu och vilken som ska behållas men för en annan gång (och ställ in när det kommer att bli). Utveckla implementeringsplaner efter behov, kom ihåg att om du kan få några av de snabba vinsterna först, kommer du att ge alla bevis på att deras åsikt spelade roll och att processen var värdefull.

slutligen, gör ett löfte att träffas igen för att säkerställa att objekten var kompletta och planera en ny Start, stopp, Fortsätt session om några månader (vi gör vårt två gånger per år).

genom att visa din vilja att utforska alla aspekter av ditt företag, att lyssna på varje medarbetares åsikter i en gruppinställning och att vidta åtgärder på de områden som behöver, kan du bli förvånad över vad du lär dig och hur några små förändringar kan leda till stora vinster. Vi hittade 5 extra dagar med kassaflöde-jag undrar vad du kommer att upptäcka?