uppdatera den globala adresslistan i Outlook på Windows
en Global adresslista är ett värdefullt verktyg för alla företag, klubb eller gemenskap där medlemmarna behöver e-post varandra på en daglig basis.
i stora organisationer är den dagliga verksamheten otänkbar utan sådana Windows-verktyg, eftersom fördelarna är uppenbara.
att skapa en centraliserad adresslista gör elektronisk kommunikation snabbare och effektivare, vilket är viktigt i affärer. Från sin dator kan varje anställd få tillgång till detaljer om sina kollegor och överordnade.
Innehållsförteckning:
- vad är den globala Outlook-adresslistan?
- Hur skapar jag en global adresslista?
- hur visas den globala adresslistan?
- lägga till global adresslista till kontakter i Outlook
- uppdatera den globala adresslistan i Outlook
- exportera global adresslista från Outlook
- så här exporterar du Outlook-e-postadresser till distributionslista
Vad är den globala adresslistan i Outlook?
upptäck en extremt praktisk typ av lista som hanteras centralt och låter dig uppdatera global adresslista i Outlook. Med någon version av Outlook (2010, 2013, 2016, 2019), ett företag måste ha sin e-post värd via Microsoft Exchange. Listan innehåller kontaktuppgifter för varje företags e-postanvändare och relaterade distributionsgrupper. GAL tas normalt hand om AV IT-avdelningen.
Hur skapar jag en global adresslista?
för att göra detta i Microsoft Windows måste du använda Exchange Online Powershell. Det gör att du kan justera dina inställningar via kommandoraden. Var och en av procedurerna nedan kräver cirka 5 minuter.
den allmänna sekvensen är:
Ny-GlobalAddressList-namn ” < GAL namn>”
således, du kan använda antingen en” pre-burk ”mottagare filter eller en” anpassad ” en. Här är den grundläggande skillnaden mellan de två.
om din organisations namn är Wink, är ett möjligt GAL-namn ”Wink GAL”, och det förkonserverade filtret väljer alla mottagare med Wink som företagsvärde:
New-GlobalAddressList-Name ”Wink GAL” -IncludedRecipients AllRecipients-ConditionalCompany Wink
å andra sidan, med en anpassad alternativ, endast mottagare där, till exempel, CustomAttribute15 egendom innehåller ”AgencyB”, kommer att ingå:
New-GlobalAddressList-Name ”Agency B GAL” -recipientfilter {customattribute15-liknande ”*Agencyb*”}
när det är klart, glöm inte att kontrollera om du har lyckats. Försök att skriva namnet på din GAL istället för <GAL Name> och kör detta:
Get-GlobalAddressList-Identity ” < GAL Name>” | Format-List Name,RecipientFilterType,RecipientFilter,IncludedRecipients,Conditional*
övergripande, även om processen kan verka skrämmande, är det logiskt och snabbt. Det tar bara några kommandon för att säkerställa att din helt nya GAL är klar!
visa den globala adresslistan
från Ny, gå till Adressbok och sedan till Global adressbok.
du kommer att se vad din globala adresslista innehåller. Om du vill exportera till dina personliga kontakter markerar du all information du behöver. För hela den globala adresslistan trycker du på Ctrl-A. För att markera ett visst intervall klickar du på det första objektet i det, håller ned Skift och klickar på det sista objektet. Högerklicka på intervallet gör att knappen Lägg till i Kontakter visas.
lägga till global adresslista till kontakter i Outlook
när en användare har gått igenom sekvensen nedan ser de nödvändiga kontakter kopierade till sin egen adressbok för en effektivitetsökning.
- klicka på Adressbok under avsnittet Sök (titta på det övre bandet).
- Välj nu avancerat sökalternativ.
- skriv in namnet på individen att hitta.
- klicka på OK.
- hitta namnet i sökresultaten och dubbelklicka på det. Öppningsfönstret innehåller kontaktuppgifterna för den personen.
- i det nedre vänstra hörnet hittar du alternativet Lägg till i Kontakter och trycker på det.
- i öppningsfönstret kan du ändra detaljerna om det behövs.
- avsluta med spara & Stäng.
uppdatera den globala adresslistan i Outlook
proceduren är enkel, snabb och avgörande, eftersom det i princip kommer att uppdatera kontaktlistan på din dator. För att se till att alla ändringar i den huvudsakliga globala adresslistan visas på din enhet och allt är synkroniserat:
på fliken med titeln skicka/ta emot, lokalisera hämta adressbok… i Skicka/ta emot grupper optionslist. Det är viktigt att nedladdningen ändras sedan Senast skicka/ta emot i offlineadressboken är markerad. Slutför proceduren genom att trycka på OK.
alla ändringar har nu tagit kraft, och du kan vara säker på att din e-post assistent är helt synkroniserad. Kom ihåg att upprepa denna procedur regelbundet för att din e-postkorrespondens ska fungera smidigt.
exportera global adresslista från Outlook
om du behöver exportera är det lite mer komplicerat än några klick. Du måste först lägga till alla GAL-kontakter i din personliga kontaktlista (se ovan). För att förhindra blandning med dina andra kontakter kan du tillfälligt flytta den senare till någon annan mapp. För detta kan du filtrera efter datum för skapande eller ändring.
därefter finns det två vägar att överväga. Först kan kontakterna exporteras till en CSV – eller xls-fil. Alternativt kan de användas direkt från Kontakter för en dokumentkoppling. Installation av Access förenklar proceduren, eftersom du antingen kan importera detaljerna till din Access-databas direkt eller exportera den därifrån som en csv eller xlsx.
exportera Outlook – e-postadresser
när du behöver skapa en distributionslista från Outlook-mottagare och ta bort dubbla adresser finns det den enda lösningen-Data Extraction Kit för Outlook.
här är vad du måste göra:
- kör Data Extracton Kit för Outlook ansökan.
- klicka på Rapporter och välj Lista över mottagarens e-postadresser alternativ.
- detta öppnar ett rapportinställningsfönster:
- Välj *.CSV-fil möjlighet att exportera Outlook-mottagaradresser till Excel-format
- välj lämplig källa: extern PST-fil-om du vill skapa distributionslista från e – postmottagarna i den externa PST-filen eller Outlook-användarprofilen-för att skapa en distributionslista från aktuella Outlook-e-postmeddelanden.
- klicka på Kör rapport och ange platsen och filnamnet för att spara det.
verktyget sparar e-postmottagaradresserna i distributionslistan som du kan använda senare.
fler Kunskapsbasartiklar
